CRM-Automatisierung: Eine schnelle und einfache Anleitung

Für Unternehmen jeder Größe können Tabellenkalkulationen und manuelle Aufzeichnungen sehr schnell lästig werden. Aus diesem Grund verwenden viele B2B- und B2C-Unternehmen, die Wachstum priorisieren möchten, CRM-Systeme wie Salesforce, um Geschäftsprozesse zu organisieren und komplexe Aufgaben zu vereinfachen.

CRM-Systeme verfügen über eine breite Palette von Funktionen, von der Unterstützung von Unternehmen bei der Verwaltung von Kundendaten und der Unterstützung von Marketingteams bis hin zur Steigerung der Kundenzufriedenheit und sogar zur Unterstützung des Kundensupports. Je mehr Daten jedoch in das CRM eingespeist werden (über 2,5 Trillionen Bytes werden täglich erstellt!), desto schwieriger wird es, die Gesamtqualität der CRM-Daten aufrechtzuerhalten.

Warum? Nun, viele Aufgaben der Kundengewinnung und des Kundenmanagements wiederholen sich und sind zeitaufwändig. Je mehr Daten also in das CRM eingehen, desto mehr müssen diese Aufgaben erledigt werden, und desto mehr Zeit wird von anderen Verantwortlichkeiten abgezogen. Im Wesentlichen bedeutet dies weniger Produktivität, weniger Umsatz und letztendlich einen Umsatzrückgang. Huch.

Glücklicherweise ermöglicht die CRM-Automatisierung den Benutzern, lästige, zeitaufwändige Aufgaben in der Vergangenheit zu belassen, ohne die Qualität ihrer CRM-Daten zu beeinträchtigen. Lesen Sie weiter für alles, was Sie über die CRM-Automatisierung wissen müssen.

Was ist CRM-Automatisierung?

CRM-Automatisierung ist eine Möglichkeit, sich wiederholende, manuelle Aufgaben zu automatisieren, um Prozesse zu rationalisieren und die Produktivität zu verbessern. Die Automatisierung Ihres CRM übernimmt tägliche Aufgaben wie die Aktualisierung von Kundeninformationen, Kalenderverwaltung, Dateneingabe und mehr.

Die Kraft der CRM-Automatisierung

CRM mit Automatisierung eröffnet eine Welt voller Vorteile, die letztendlich zu großartigen Ergebnissen für Ihr Endergebnis führen können.

Erhöhte Produktivität und Effizienz

Das Beste an der Automatisierung ist die Freiheit, die sie Ihnen gibt. Die CRM-Automatisierung ermöglicht es Benutzern, Aufgaben zu rationalisieren und den Rest des Tages frei zu haben, um sich auf das Wesentliche zu konzentrieren.

Für das Vertriebsteam könnte dies die Freiheit bedeuten, mehr E-Mails zu senden oder mehr Kunden am Telefon zu erreichen, was letztendlich mehr Verkaufschancen für das Unternehmen bedeutet.

Besseres Kundenerlebnis

Ein automatisiertes CRM kommt nicht nur seinen Nutzern zugute. Auch die Kunden werden die Vorteile spüren!

Wenn alles im CRM manuell erledigt werden muss (insbesondere bei einer Lawine von Daten, die in das System gelangen), dauert es nicht lange, bis Aufgaben auf der Strecke bleiben. Das Problem? Dies führt zu einer schlechten Datenpflege, was zu großen Reibungsverlusten bei den Kunden führen kann.

Angenommen, jemand aus dem Vertriebsteam beschließt, einen Lead zu kontaktieren. Als sie den Anruf tätigen, stellt sich heraus, dass diese Person bereits von jemandem im Unternehmen kontaktiert wurde! Da sich der Verkäufer unwissentlich auf einen doppelten Datensatz verlassen hatte, um den Anruf zu informieren, war ihm nicht bewusst, dass dieser Lead bereits kontaktiert worden war.

Es kommt noch schlimmer: Der Kunde hatte bereits mehrere offene Support-Fälle zu einem Produkt, das er von dem Unternehmen gekauft hat. Sie sind jetzt verärgert, weil das Unternehmen versucht, ihnen ein anderes Produkt zu verkaufen, anstatt ihr Problem zu lösen. Dies bringt nicht nur den Verkäufer in Verlegenheit, sondern der Kunde beschließt, nie wieder mit dem Unternehmen Geschäfte zu machen.

Dies ist ein Problem, das durch CRM-Automatisierung gelöst werden kann. Durch die Automatisierung des Deduplizierungsprozesses können alle doppelten Datensätze abgerufen werden, für die das Vertriebsteam keine Zeit hat, um seinen Stresspegel zu reduzieren und die Kundenbeziehungen intakt zu halten. Punktzahl!

Verbesserte Datengenauigkeit und -organisation

Einer der größten Nachteile der manuellen Dateneingabe ist die erhöhte Fehlerwahrscheinlichkeit. Bei der manuellen Eingabe von Daten können viele Fehler gemacht werden, darunter die falsche Schreibweise des Namens einer Person, das Vergessen des „@“-Symbols in der E-Mail-Adresse einer Person, das vollständige Überspringen eines Felds … Leider lässt sich die Liste fortsetzen.

Die CRM-Datenautomatisierung kann die Menge an manuellen Eingabeprozessen reduzieren, um die Fehlerwahrscheinlichkeit zu verringern und die allgemeine Datengenauigkeit zu verbessern.

Aber nicht nur die Dateneingabe kann automatisiert werden. Datensatzaktualisierungen können auch automatisiert werden! Dies ist gut zu bedenken, denn bei so vielen Daten, die in das CRM eingegeben werden, kann es leicht passieren, dass man vergisst, zurückzugehen und alte Kontaktinformationen zu aktualisieren. Durch die Automatisierung dieses Prozesses wird sichergestellt, dass alle Kontaktinformationen aktuell und korrekt sind, wodurch die Gesamtqualität Ihrer CRM-Daten verbessert wird.

Bessere Entscheidungsfindung

Unternehmen verlassen sich auf CRM-Daten, um Geschäftsentscheidungen zu treffen. Beispielsweise werden CRM-Daten verwendet, um Verkaufsprognosen zu erstellen, die dann verwendet werden, um eine strategische Planung zu ermöglichen und den Cashflow zu optimieren.

Wie im vorherigen Abschnitt erwähnt, kann die CRM-Datenautomatisierung eine wichtige Rolle bei der Verbesserung der Datengenauigkeit spielen. Genaue Daten sind unerlässlich, um genaue Verkaufsprognosen zu erstellen, die sogar noch umfassendere Geschäftsentscheidungen beeinflussen – insbesondere solche, die Budgetbelange betreffen.

Angenommen, der Vertriebsleiter prognostiziert für das Jahr einen Umsatz von 60 Millionen US-Dollar. Diese Zahl ist niedriger als erhofft, was bedeutet, dass das Unternehmen Budgets, Teamgrößen und mehr reduzieren muss, um das Umsatzziel zu erreichen. Es dauert nicht lange, bis Mitarbeiter entlassen werden, das Marketingteam aufhört, bei Branchenveranstaltungen zu sponsern und zu sprechen, und das Unternehmen seine verbleibenden Mitarbeiter an einen kleineren, weniger effizienten Arbeitsplatz verlegt, um Kosten zu sparen.

Dann macht der Vertriebsleiter eine unglückliche Erkenntnis: Er hat deutlich unterschätzt. Die CRM-Daten, die er zum Erstellen der Prognose verwendete, waren voller Fehler, was zu einer Prognose führte, die 50 Millionen US-Dollar niedriger war, als sie hätte sein sollen. Alle Änderungen, die das Unternehmen vorgenommen hat, um seine Rentabilität sicherzustellen, hatten den gegenteiligen Effekt – und jetzt fragen sich Führungskräfte, welche anderen Geschäftsentscheidungen durch schlechte Datenqualität beeinflusst wurden.

Kurz gesagt, die CRM-Automatisierung hätte die von Menschen verursachten Fehler verhindern können, die zu einem so katastrophalen Ergebnis geführt haben.

E-Mail-Marketing mit CRM revolutionieren

Eine der besten Möglichkeiten, die CRM-Automatisierung zu nutzen? Um Ihre E-Mail-Marketing-Bemühungen zu verbessern. Sie können E-Mail-Marketing- und CRM-Plattformen gemeinsam nutzen, um Kontakte zu organisieren, Kundendaten zu speichern und – Sie haben es erraten – Kampagnen zu automatisieren.

Die Magie der E-Mail-Marketing-Automatisierung

E-Mail-Marketing-Automatisierung ist eine E-Mail (oder eine Folge von E-Mails), die gesendet wird, nachdem ein Abonnent eine bestimmte Aktion ausgeführt hat, z. B. die Anmeldung für ein E-Mail-Programm, einen Kauf oder die Verwendung eines Rabattcodes.

Angenommen, Sie haben sich für das E-Mail-Programm eines Einzelhandelsgeschäfts angemeldet. Einige Minuten nach der Anmeldung erhalten Sie eine „Willkommen“-E-Mail in Ihrem Posteingang. Zufall? Nicht ganz – das ist E-Mail-Marketing-Automatisierung im Spiel. Als Sie sich für das E-Mail-Programm angemeldet haben, löste die E-Mail-Marketing-Automatisierung der Marke eine „Willkommens“-E-Mail aus, die an Ihren Posteingang gesendet wurde.

Du hast dich willkommen gefühlt. Der E-Mail-Vermarkter musste nie einen Finger rühren. Und das, mein Freund, ist die Magie der E-Mail-Marketing-Automatisierung.

Aber es endet nicht dort. Diese „Willkommens“-E-Mail markiert den Beginn einer Customer Journey, und ganze Journeys können basierend auf den Aktionen der Abonnenten automatisiert werden. Ein paar Tage nach der ersten Willkommens-E-Mail erhalten Sie möglicherweise eine E-Mail mit einem Rabatt von 25 % für neue Abonnenten. Wenn Sie auf den in der E-Mail eingebetteten Link klicken und den Rabatt für einen bestimmten Artikel verwenden, zeigt dies Interesse an dem Rabatt und kann einige Tage später eine weitere E-Mail auslösen, in der ähnliche Produkte wie die von Ihnen gekauften empfohlen werden.

Diese Empfehlungen wurden basierend auf Ihren früheren Einkäufen speziell für Sie erstellt, und der Inhalt der E-Mail wurde speziell auf Ihre Interessen abgestimmt. Es war jedoch kein E-Mail-Vermarkter, der am anderen Ende des Computers saß und Artikel von Hand auswählte, von denen er dachte, dass sie Ihnen gefallen könnten. Es war die E-Mail-Automatisierung, die dazu führte, dass zuvor erstellte E-Mails basierend auf Ihrem Verhalten an Sie gesendet wurden.

Am Ende ist es wahrscheinlicher, dass Sie einen Kauf tätigen, und der E-Mail-Vermarkter hat mehr Zeit, sich auf andere wichtige Aufgaben zu konzentrieren. Es ist eine Win-Win-Situation!

Wie die CRM-Automatisierung das E-Mail-Marketing verbessert

Wenn es um Marketing geht, ist Personalisierung der Schlüssel. Die E-Mail-Marketing-Automatisierung bietet Ihnen die perfekte Gelegenheit, personalisierte Inhalte zu versenden, die für jeden Abonnenten relevant sind.

Wie bereits erwähnt, können Sie mit der E-Mail-Marketing-Automatisierung getriggerte E-Mails basierend auf den Aktionen der Abonnenten senden. Aber wo kommt die CRM-Automatisierung ins Spiel?

Das CRM ist die Schatztruhe, in der all Ihre wertvollen Kundendaten gespeichert sind. Diese Daten sind entscheidend für die Erstellung personalisierter E-Mail-Marketingkampagnen – Name, Geschlecht, Beruf, Alter, Standort, Verhaltensmuster und mehr eines Kunden werden alle im CRM gespeichert. Aber damit diese Daten nützlich sind, müssen sie von hoher Qualität sein.

Generell können Daten nur dann als „hochwertig“ bezeichnet werden, wenn sie:

• Präzise
• Vollständig
• Zuverlässig
• Relevant
• Rechtzeitig
• Gültig

Die CRM-Datenautomatisierung kann dazu beitragen, dass Ihre CRM-Daten jedes dieser Kästchen ankreuzen.

Funktionen von CRM-gestütztem E-Mail-Marketing

Bei der Suche nach einem CRM-System und/oder einer E-Mail-Marketing-Plattform gibt es einige wichtige Merkmale, auf die Sie achten sollten:

Test- und Analysefunktionen

Das Marketing ändert sich ständig, und Ihre Kunden auch. Daher ändern sich auch ihre Daten.

Eine CRM-fähige E-Mail-Marketing-Plattform liefert Ihnen einen konstanten Strom aktueller Kundendaten. Außerdem bietet es Ihnen die Tools, die Sie benötigen, um diese Daten zu analysieren, E-Mail-Marketingkampagnen zu testen und Ihre Strategie nach Bedarf anzupassen.

Beispielsweise können Sie Analysen verwenden, um herauszufinden, wie viele Abonnenten auf den Link geklickt haben, den Sie in Ihre letzte E-Mail-Kampagne aufgenommen haben. Anhand dieser Messwerte können Sie feststellen, wie erfolgreich diese Kampagne war, und erforderliche Änderungen vornehmen.

Integrationen

Wenn Sie nach einem CRM- und/oder E-Mail-Marketing-Tool suchen, kann es sehr bequem sein, etwas zu finden, das so nah wie möglich an All-in-One ist. Stellen Sie sicher, dass das gesuchte Tool in andere Software und Dienste wie Microsoft, Salesforce oder andere Marketingplattformen integriert werden kann.

Warum ist das wichtig? Integrationen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Fähigkeiten zu erweitern und Ihr Publikum besser zu bedienen. Durch die Integration mit Microsoft können Sie beispielsweise automatisierte E-Mail-Kampagnen an segmentierte Kontaktlisten senden, ohne zwischen den Systemen wechseln zu müssen.

Lead-Pflege

Lead Nurturing besteht aus dem Aufbau und der Pflege von Beziehungen zu Kunden in jeder Phase der Customer Journey. Um Zeit (und Geld) zu sparen, suchen Sie nach einer CRM-fähigen E-Mail-Marketing-Plattform, die Teile (oder alle) dieses Prozesses automatisiert.

Automatisierte E-Mail-Antworten

Die Möglichkeit, Drip-Kampagnen zu erstellen, ist eine der wichtigsten Funktionen, die Sie im Auge behalten sollten, da Sie dadurch viel Zeit sparen, die Produktivität steigern und das Kundenerlebnis verbessern können.

Drip-Kampagnen sind E-Mails, die basierend auf bestimmten Auslösern automatisch an bestimmte Kunden gesendet werden. Beispiele für Drip-Kampagnen sind Erinnerungen an aufgegebene Warenkörbe und Versandaktualisierungen.

Abonnenten-Engagement-Tracking

E-Mail-Marketing erfordert, dass Vermarkter ihre Strategie schnell ändern, wenn die Dinge nicht funktionieren. Mit CRM-E-Mail-Marketing können Sie sehen, welche Abonnenten Ihre E-Mail geöffnet, auf bestimmte Links geklickt haben und so weiter.

Diese Informationen geben Ihnen die Möglichkeit, Ihre Strategie anzupassen, bis Sie herausfinden, was bei Ihren Abonnenten ankommt. Suchen Sie nach einem Tool mit Conversion-Tracking, um das Verhalten Ihrer Abonnenten besser zu verstehen.

Vorteile von CRM-gestütztem E-Mail-Marketing

Die Verwendung einer E-Mail-Marketing-Plattform, die in ein CRM-System integriert ist, kann Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Vorteilen bieten.

Zentrale Drehscheibe für Kundendaten

Wenn Sie eine E-Mail-Marketing-Plattform mit einem CRM-System verwenden, bietet es Ihnen einen einzigen, zentralen Hub für alle Ihre Kundendaten. Dieser Hub ist dann für jeden in Ihrem Unternehmen zugänglich, der ihn möglicherweise benötigt, unabhängig davon, ob er im Vertrieb, Marketing oder sogar im Finanzwesen arbeitet.

Das CRM-System speichert Kontaktinformationen (z. B. Telefonnummern, E-Mail-Adressen, Postanschriften, Faxnummern usw.), Verkaufsaktivitäten, Benutzerverhalten, Telefonanrufe, Kundennotizen und mehr. Es kann Ihnen helfen, Muster aufzudecken und wichtige Ergebnisse in Bezug auf Ihre Kunden zu entdecken.

Klares Bild von Ihrem Publikum

Es ist einfacher, ein besseres Verständnis Ihrer Zielgruppe zu erlangen, wenn sich alle Ihre Kundendaten an einem Ort befinden. Durch die Möglichkeit, alle Ihre Kundeninteraktionen zu verfolgen, können Sie feststellen, welche Strategien funktionieren und welche nicht, und Bereiche ermitteln, in denen Ihr Unternehmen verbessert werden kann.

Gezielte, personalisierte Kampagnen

Die effektivsten E-Mail-Marketingkampagnen sind personalisiert, um den spezifischen Interessen und Vorlieben einer Person gerecht zu werden. Ein CRM-System erleichtert die Personalisierung, indem wichtige Benutzerdaten automatisch erfasst, organisiert und gespeichert werden.

Einfach ansprechende, reaktionsschnelle E-Mails zu erstellen

Heutzutage wissen Sie nie, auf welchem ​​Gerät jemand Ihre E-Mails empfängt. Abonnenten scrollen möglicherweise auf ihrem Desktop-Computer, Laptop, Mobiltelefon oder sogar ihrem iPad durch ihren Posteingang.

Mit einem CRM-fähigen E-Mail-Marketing-Tool erhalten Sie Zugriff auf E-Mail-Vorlagen, die einfach anpassbar und auf allen Arten von Geräten reaktionsschnell sind. Dies ist unerlässlich, um eine konsistente und ansprechende Benutzererfahrung zu schaffen. Außerdem kann es sich positiv auf das Kampagnenengagement auswirken.

Die Automatisierungsnation ist auf dem Vormarsch

Da immer mehr Daten in das CRM eingehen, ist die Aufrechterhaltung ihrer Qualität von entscheidender Bedeutung. Die CRM-Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, qualitativ hochwertige Daten zu verwalten, Zeit zu sparen, die Produktivität zu steigern und sogar Ihre E-Mail-Marketing-Bemühungen zu verbessern.

Möchten Sie mehr über CRM-Management erfahren? Sehen Sie sich unseren Bericht The State of CRM Data Management an.