Firmenveranstaltungsplanung 101: 5 Tipps für den Erfolg

Firmenveranstaltungen können viele Formen annehmen, darunter Produkteinführungen, Werbeaktionen, Teambuilding, Networking sowie berufliche Schulung und Entwicklung. Was auch immer der Grund sein mag, die Planung kann überwältigend sein – insbesondere, wenn es sich um ein neues Konzept handelt.

Darüber hinaus müssen Sie sich einen Vorsprung verschaffen, damit es erfolgreich ist. Da es so viele Details zu berücksichtigen gilt, hilft es, sich mehr Zeit zu nehmen, um Fehler wie das Auslassen wichtiger Informationen wie die Einladung von Aktionären oder die Planung des Budgets zu vermeiden.

Möglicherweise möchten Sie mit Veranstaltungsplanern in Ihrer Nähe zusammenarbeiten, um den Druck etwas zu verringern. Wenn Sie beispielsweise planen, Veranstaltungen in London zu organisieren, wenden Sie sich an erfahrene Veranstaltungsplaner, um Ideen für die Planung der besten Firmenveranstaltung zu erhalten.

Wenn Sie sich fragen, wie Sie eine erfolgreiche Firmenveranstaltung organisieren, liefert Ihnen dieser Leitfaden neue Erkenntnisse, Tipps und Tricks, die Sie bei der Planung unterstützen:

1. Bewerten Sie Ihre Hauptziele

Die Ermittlung des Zwecks und der Ziele der Veranstaltung ist ein guter Einstieg in die Planung. Dadurch erhalten Sie ein klares Bild davon, welche Segmente Sie in das Programm aufnehmen, welche Personen Sie einladen und welche Aufgaben Sie an das Team delegieren müssen.

Im Allgemeinen leitet es alle Ihre Entscheidungen und ermöglicht es Ihnen, den Erfolg der Veranstaltung zu messen. Darüber hinaus erhalten Sie einen Einblick in jeden einzelnen Schritt.

Um die Planung zu optimieren, denken Sie daran, einige dieser Hauptziele einzubeziehen:

• Generieren Sie ein Einkommen für das Unternehmen
• Steigern Sie die Bekanntheit Ihrer Marke
• Locken Sie potenzielle Investoren und neue Kunden an
• Schaffen Sie eine Gemeinschaft durch soziale Interaktion
• Stellen Sie neue oder herausfordernde Konzepte vor
• Wir feiern aktuelle Erfolge oder Durchbrüche
• Mitarbeiter für ihr Engagement anerkennen
• Fördern Sie Teamarbeit und Zusammenarbeit

Die Festlegung Ihrer Ziele ist der Grundstein für die Planung, Ausrichtung und Durchführung einer erfolgreichen Firmenveranstaltung.

2. Bestimmen Sie die Art und Größe der Veranstaltung

Sobald Sie den Zweck kennen, ist es einfacher, die Art der zu planenden Veranstaltung zu bestimmen. Je nachdem, welchen Ton Sie anschlagen möchten, kann sich auch jedes Ereignis vom nächsten unterscheiden. Aus diesem Grund sollten Unternehmen die Größe ihrer Veranstaltungen sorgfältig abwägen.

Im Durchschnitt fallen die meisten Firmenveranstaltungen in eine der folgenden Kategorien:

• Mikro: Diese sind für Organisationen gedacht, die einfache Veranstaltungen mit bis zu 100 Gästen durchführen. Die Planung solcher Veranstaltungen ist relativ einfach, kann jedoch von den eingeladenen Delegierten abhängen. Wenn Sie beispielsweise mehr Führungskräfte haben, müssen Sie je nach Zeitrahmen möglicherweise mehr Zeit für die Organisation der Logistik und der Unterbringung aufwenden.
• Klein: Diese Veranstaltungen bieten in der Regel Platz für 100–250 Teilnehmer. Der Umfang Ihrer Arbeit hängt auch von der Anzahl der Teilnehmer ab. Allerdings müssen Sie wie bei Mikroveranstaltungen ein Programm erstellen, das Pausen ermöglicht und den Transport für die Gäste der leitenden Manager plant.
• Mittelgroß: Dies sind größere Veranstaltungen für bis zu 2000 Gäste, hauptsächlich für Networking und Messen, wenn das Top-Management seine Top-Kunden treffen möchte. Es erfordert mehr Planung, da Sie neben Unterkunft und Logistik möglicherweise auch Unterhaltung nach dem Meeting einplanen müssen.
• Großformat: Dies sind die bedeutendsten Firmenveranstaltungen mit etwa 10.000 Delegierten. Das Navigieren in diesen Regelungen kann eine Herausforderung sein, und Sie benötigen die Hilfe von Fachleuten, um durchzukommen. Sie können Unternehmenstechnologie auch für die Buchung von Flügen und Unterkünften, die Registrierung und die Budgetzuweisung nutzen, um die Effizienz zu steigern.

Ihre Firmenveranstaltung wird erfolgreicher sein, wenn Sie die Anzahl der einzuplanenden Gäste einschätzen. So können Sie entsprechend planen und Überraschungen vermeiden, die das gesamte Programm zerstören könnten. Stellen Sie sich vor, was passieren würde, wenn Sie mehr als 500 Delegierte hätten, obwohl Sie nur 200 geplant hatten!

3. Erstellen Sie Ihr Budget

Die Ziele und die Größe der Veranstaltung haben Einfluss auf das Budget. Im Gegensatz zu anderen Finanzinvestitionen, bei denen Sie ein Budget erstellen und Ihre Entscheidungen fokussieren, müssen Sie bei der Planung von Firmenveranstaltungen Ihr Budget abhängig von der Größe, den Zielen und der Art der eingeladenen Gäste festlegen.

Wenn sich die Mikroseminare beispielsweise nur an Top-Manager richten, benötigen Sie wahrscheinlich mehr Ressourcen, als wenn Sie eine kleine Mitarbeiterschulung mit etwa 200 Teammitgliedern planen.

Dies kann daran liegen, dass das Unternehmen möglicherweise für den Transport, die Unterbringung und die Unterhaltung der VIPs sorgen muss, was teurer sein kann. Das Budget umfasst normalerweise Folgendes:

• Veranstaltungsort mit Ausrüstung und Materialien
• Erfrischungen und Mahlzeiten
• Premium-Geschenke
• Werbekosten
• Zu den Notfällen gehören unvorhergesehene Stromausfälle, bei denen Backup-Lösungen erforderlich sind.

Durch die Berücksichtigung weiterer potenzieller Kosten und Notfallkosten stellen Sie sicher, dass Sie der Veranstaltung ausreichend Ressourcen zuweisen, ganz gleich, was passiert. Es gibt keinen Raum für Überraschungen und Sie haben bessere Chancen auf eine erfolgreiche Firmenveranstaltung.

4. Wählen Sie einen geeigneten Veranstaltungsort und ein passendes Datum

Welcher Veranstaltungsort Sie wählen, hängt von der Position und der Anzahl der Delegierten ab, die zu den Veranstaltungen kommen. Stellen Sie jedoch sicher, dass Sie den Veranstaltungsort mindestens ein paar Monate im Voraus buchen, um sicherzustellen, dass er verfügbar ist. Je früher Sie sich den Veranstaltungsort sichern, desto früher können Sie auch Einladungen verschicken.

Berücksichtigen Sie bei der Auswahl Ihres Veranstaltungsortes unbedingt Ihr Budget. Vielleicht möchten Sie etwas Ausgefallenes und Aufwändiges, um Aufsehen zu erregen, möchten aber auch die Ressourcen des Unternehmens nicht überfordern. Wenn das Budget keinen luxuriösen Veranstaltungsort zulässt, wählen Sie einen guten Standort und dekorieren Sie ihn entsprechend den Standards Ihres Unternehmens.

Sie müssen auch den Standort des Veranstaltungsortes berücksichtigen. Es muss für die Gäste zugänglich sein und über wesentliche Annehmlichkeiten wie Toiletten verfügen. Es muss groß genug sein, um allen Teilnehmern Platz zu bieten und eine ordentliche Aufteilung ermöglichen, ohne zu eng zu wirken. Der Ort sollte außerdem sicher und geschützt sein und über ein entsprechendes Notfallprotokoll und einen Evakuierungsplan verfügen.

5. Bauen Sie Ihr Team auf

Sie benötigen ein Expertenteam, das Sie bei der Veranstaltungsplanung unterstützt – von der rechtzeitigen Buchung von Veranstaltungsorten und Unterkünften über die Terminplanung und den Versand von Einladungen bis hin zur Erstellung von Materialien. Die Einbindung Ihres Teams in solche Vorbereitungen fördert das Engagement und trägt dazu bei, dass Aufgaben delegiert und detailliert erledigt werden.

Darüber hinaus ist es eine Gelegenheit, die Fähigkeiten und Kenntnisse der aktuellen Mitarbeiter bei der Veranstaltungsplanung unter Beweis zu stellen. Beispielsweise unterstützt das Marketing-Team bei Bedarf mit Werbeartikeln und Broschüren, während die Grafikabteilung die Gestaltung von Einladungskarten und Online-Bannern übernimmt.

Sie können auch wertvolle Einblicke und Ideen geben, um die Veranstaltung erfolgreich zu machen, wie das Programm besser geplant werden kann und andere Überlegungen. Auch wenn Sie professionelle Veranstaltungsplaner bezahlen, stellen Sie sicher, dass Sie auch einige Verantwortungen für Ihre Kollegen übernehmen.

Abschluss

Die Planung von Firmenveranstaltungen, ob virtuell oder physisch, kann anspruchsvoll und entmutigend sein. Denken Sie daran, dass die Größe der Veranstaltung und die Ziele die wichtigsten Überlegungen sind. Mit dem richtigen Team, bestehend aus den besten Mitarbeitern und ausgelagerten professionellen Veranstaltungsplanern, könnte Ihre erste Firmenveranstaltung so erfolgreich sein, dass Sie beim nächsten Mal erneut darauf vertrauen können, sie zu organisieren.