Kontinuierliche Transaktionskontrolle: Warum sie auch für Unternehmen von Vorteil ist

Für Unternehmen stellt Continuous Transaction Control eine wichtige Neuerung dar, die nicht nur mehr Aufmerksamkeit seitens der Behörden bedeutet, sondern auch eine Reihe bedeutender Vorteile und eine Gelegenheit, ihr Geschäft in Richtung eines transparenteren, sichereren und offeneren digitalen Modells weiterzuentwickeln Weltmarkt.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle für Unternehmen : Ist es ein Vermögenswert oder eine „Belastung“? Die Antwort ist nicht offensichtlich.

Auf den ersten Blick könnten Sie denken, dass Continuous Transaction Control -Systeme nur für Regierungsbehörden nützlich sind, die von einem zusätzlichen Tool zur Überwachung der Unternehmensaktivitäten profitieren können, um falsches oder schlimmer noch betrügerisches Verhalten zu vermeiden.

Immerhin haben wir in einem aktuellen Beitrag die wesentlichen Vorteile von Continuous Transaction Control für das Ländersystem aufgelistet und dabei ein sehr positives Bild ergeben:

1. CTC-Lösungen verbessern die Wirksamkeit von Kontrollen , da alle Transaktionen jederzeit im Wesentlichen in Echtzeit überwacht werden können;
2. Da die Kontrolle von Transaktionen im Wesentlichen zeitgleich mit dem Moment ihres Abschlusses erfolgt, haben die Behörden den enormen Vorteil, dass sie keine Ressourcen für langwierige Inspektionsaktivitäten aufwenden müssen, um historische Informationen auch noch vor langer Zeit abzurufen;
3. Im Allgemeinen sind dank eines effektiveren und effizienteren Kontrollsystems die Kosten für Überwachungs- und Überprüfungsaktivitäten erheblich geringer und ermöglichen gleichzeitig eine konstante Steigerung der Steuereinnahmen , die Bekämpfung von Betrug oder Hinterziehung.

Diese Gründe allein wären mehr als genug, um jeden Staat dazu zu drängen, Technologien zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle so schnell wie möglich einzuführen, aber kann man das auch aus geschäftlicher Sicht sagen?

Continuous Transaction Control begünstigt die Digitalisierung

Die Antwort auf die obige Frage lautet ja: Continuous Transaction Control ist ein hervorragendes Werkzeug, wenn es darum geht, die digitale Transformation in Unternehmen voranzutreiben. Diese Transformation sollte nicht nur die Produktionsphase oder die Phase der Kundenbeziehung betreffen. Es sollte so bereichsübergreifend wie möglich sein und alle Sektoren der Geschäftstätigkeit einbeziehen. Die Rechnungsstellung ist zweifellos einer der strategischsten Anwendungsbereiche , da sie nicht nur interne Auswirkungen auf Unternehmen hat, sondern auch den Kontext beeinflusst, in dem Unternehmen tätig sind, und die Beziehungen, die sie mit anderen öffentlichen und privaten Einrichtungen aufbauen. Auf diese Weise spielen Unternehmen eine aktive Rolle bei der digitalen Transformation des gesamten Landessystems und tragen dazu bei, die oben genannten Vorteile zu erzielen.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle fördert die Dematerialisierung von Dokumenten

Ein Aspekt der digitalen Transformation, der durch die Einführung von Continuous Transaction Control -Modellen am meisten gefördert wird, ist die Dematerialisierung von Dokumenten . Schließlich erfordern die Rechnungsstellung und alle damit verbundenen Verfahren traditionell mehr Papierdokumente, sowohl während der eigentlichen Transaktion als auch in der Deklarations- und Bewertungsphase. Dazu müssen wir dann alle anderen Dokumente hinzufügen, die im Laufe der täglichen Arbeit erstellt werden.

Um eine Vorstellung davon zu bekommen, wovon wir sprechen, bedenken Sie nur, dass ein italienischer Angestellter einigen Umfragen zufolge durchschnittlich etwa 70 Kilo Papier pro Jahr verbraucht: Dies entspricht dem Fällen von 17 Bäumen und dem Verbrauch von 440.000 Litern Wasser , der Verbrauch von 3 Barrel Öl und schließlich die Produktion von 3m² Abfall (Quelle: Adnkronos). Und wie bereits erwähnt, wird ein guter Prozentsatz des verwendeten Papiers sicherlich mit der Rechnungsstellung und anderen damit verbundenen Aktivitäten in Verbindung gebracht. Darüber hinaus muss betont werden, dass die Verwendung von Papiermedien mit erheblichen Kosten für Unternehmen verbunden ist, die jedes Jahr mit verschiedenen damit verbundenen Kostenposten fertig werden müssen, darunter die Anschaffung von Papier, Toner, Fotokopierern, Wartung und physischem Archivraum.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle , die die Digitalisierung von Transaktionsdaten von jedem Unternehmen verlangt, führt Unternehmen dazu, traditionelle Rechnungsstellungsmethoden zugunsten digitaler Methoden aufzugeben. Über das implementierte CTC-Modell hinaus erfordert die Art und Weise, wie Informationen an zentrale Behörden übermittelt werden, die Annahme spezifischer dematerialisierter Formen.

Beispielsweise werden beim Meldemodell, das in allen Mitgliedsstaaten der Europäischen Union weit verbreitet ist, spezifische XML-Standards etabliert (wie in Spanien) oder das sogenannte Standard Audit File for Tax (auferlegt in Portugal und Polen). von der OECD eingeführt. In ähnlicher Weise werden im Clearance-Modell bestimmte Standard-Kommunikationsmodelle verwendet, wie z. B. der ISO20022-Rechnungssteuerbericht, wenn auch nur als Übermittlungsmodell, auf das in Bezug auf den Datenaustausch zwischen Unternehmen und öffentlicher Verwaltung verwiesen werden sollte. Von hier aus ist es verständlich, dass die Dematerialisierung von Dokumenten einfach sinnvoll ist, und es hilft Unternehmen, sich effizient an den von den Kontrollbehörden implementierten Systemen auszurichten.

Wie wir in anderen Beiträgen erwähnt haben, geht es bei der Dematerialisierung jedoch nicht nur darum, die in einem Unternehmen verwendeten Papiermedien aufzugeben. Es geht auch darum , die internen Dokumentenprozesse von der Dokumentenerstellung bis zur Archivierung komplett zu überdenken. Andernfalls erzielen Sie am Ende den gegenteiligen Effekt: Anstatt interne Prozesse agiler und nachhaltiger zu gestalten, erzeugen Sie zwangsläufig Friktionen zwischen der Verwendung von Dokumenten in digitaler Form und einem Dokumentenmanagementsystem, das bei allem noch an analoge Verfahren und Zeitpläne gebunden ist leicht vorstellbare Ineffizienzen.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle schützt Unternehmen

Ein weiterer interessanter Vorteil der Implementierung von Continuous Transaction Control -Systemen besteht darin, dass die Verwaltung der Beziehungen zu zentralen Kontrollbehörden effizienter wird. Darüber hinaus ist das Thema Compliance angesichts der Anzahl der einzuhaltenden Fristen und der Fristen selbst für jedes Unternehmen so sensibel. Aus diesem Grund haben Unternehmen oft interne Teams mit der spezifischen Aufgabe, die Erfüllung dieser Verpflichtungen sicherzustellen.

Continuous Transaction Control (CTC)-Systeme erhöhen die Kontrollmöglichkeiten der Behörden und damit den Druck auf die Unternehmen, da selbst kleinste Unregelmäßigkeiten leichter aufgedeckt werden. Gleichzeitig bietet die Implementierung von Continuous Transaction Control-Technologien jedoch allen Betreibern in allen Sektoren die Möglichkeit, eine Reihe digitaler Lösungen zu entdecken und einzuführen , die darauf ausgelegt sind, alle Prozesse im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung und Erklärung der Mehrwertsteuer automatisiert zu steuern und zu verwalten (Quelle: The European Financial Review) .

Auf diese Weise können ganze Aufgabenblöcke effektiv von eigens entwickelten Plattformen erledigt werden, die nicht nur die Effizienz dieser Aktivitäten verbessern, sondern auch eine bessere und konstante Überwachung der Unternehmens-Compliance gewährleisten.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle und interne Dateneinsicht

Die Verknüpfung von Continuous Transaction Control und Corporate Compliance hat einen weiteren, nicht zu unterschätzenden Vorteil. Da CTC-Systeme es Unternehmen ermöglichen, die Verwaltung eines erheblichen Teils ihrer Daten zu automatisieren, kann dieselbe Technologie auch für die interne Datenanalyse verwendet werden . Dies kann sehr interessante Einblicke in Ihr Unternehmen geben.

Wenn es andererseits zutrifft, dass Continuous Transaction Control-Systeme tendenziell die Transparenz der Aktivitäten nach außen erhöhen, so ist es ebenso wahr, dass die gleiche Transparenz auch dem Unternehmen selbst zugute kommen kann. Darüber hinaus macht die Echtzeitkontrolle von Transaktionen diese rückverfolgbar und erleichtert somit die Datenerfassung, die zu einer Quelle sofort zugänglicher Informationen für jeden Teil der Organisation wird. Auch in diesem Fall müssen sich Unternehmen jedoch bemühen, die Situation zu nutzen: Insbesondere müssen sie möglicherweise Investitionen tätigen, um Technologielösungen zu implementieren, die auf künstlicher Intelligenz und insbesondere auf maschinellem Lernen basieren.

Diese Tools sind sehr nützlich, wenn es darum geht, große Datenmengen zu verwalten, zu reorganisieren, zu klassifizieren, zu analysieren, zu archivieren und vor allem verständlich zu machen. Daraus können Sie bestimmte Strategien entwickeln und vor allem Compliance-bezogene Aufgaben funktional und effizient organisieren, indem Sie im Vorfeld eventuell auftretender Kritikpunkte eingreifen.

Kontinuierliche Transaktionskontrolle und internationaler Handel

Es überrascht nicht, dass die meisten Unternehmen versuchen, ihr Geschäft so weit wie möglich zu erweitern und dabei nationale Grenzen zu überschreiten. Tatsächlich ist eine der Folgen der Hyperdigitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft die Verringerung von Entfernungen und die Erweiterung des Referenzmarktes für jedes Unternehmen. Internationale Transaktionen bringen jedoch oft einige Schwierigkeiten in Bezug auf Rechnungsstellung und Steuerkonformität mit sich. Aus dieser Sicht stellt Continuous Transaction Control ein Instrument außerordentlicher Vereinfachung dar, da theoretisch jedes Unternehmen, das sich an ein CTC-System anpasst, Teil eines Kreislaufs von Organisationen wird, die Formulare, Plattformen, Sicherheitsstandards und Abrechnungsmodelle teilen.

Aus Sicht der zentralen Behörden liegen die Vorteile auf der Hand, gleiches gilt aber auch für Unternehmen, die leichter mit anderen Akteuren interagieren können und Compliance-Risiken reduzieren . Und Vereinfachung ist immer ein Freund des Geschäfts.

Es ist jedoch zu beachten, dass dazu alle Länder Systeme zur kontinuierlichen Transaktionskontrolle einheitlich und konsistent einführen müssen, um eine Vielzahl unterschiedlicher Modelle und Prozesse zu vermeiden. Leider ist die einheitliche Umsetzung noch ein mittleres Ziel, da die Länder bisher weitgehend eigenständig agierten, es fehlte (auf europäischer Ebene und darüber hinaus) an verbindlichen Richtlinien oder einem „offiziell präferierten“ Modell.

Die Internationale Handelskammer oder ICC ist eine private Organisation, die daran arbeitet, „Investitionen, die Öffnung von Märkten für Waren und Dienstleistungen und den freien Kapitalverkehr zu fördern“. Die ICC hat versucht, die Angelegenheit zu lösen, indem sie eine Liste von Grundsätzen und Werten skizzierte, die die Implementierung eines jeden kontinuierlichen Transaktionskontrollsystems inspirieren sollten. Unter den vielen identifizierten Werten der kontinuierlichen Transaktionskontrolle sind Kooperation, Verständlichkeit, Achtung der Privatsphäre sowie das Prinzip der geringsten Auswirkung und Nichtdiskriminierung: All dies sind sehr wichtig und relevant, aber aus der Sicht nicht sehr streng der praktischen Umsetzung bei einem hohen täglichen Transaktionsvolumen.

Dennoch sollte die Schaffung eines solchen Netzwerks sicherer, nachvollziehbarer Transaktionen im In- und Ausland ein Ziel für Staaten und Unternehmen sein, um den verfügbaren Marktraum, in dem sie ohne steuerliche Hindernisse oder Compliance-Risiken tätig sind, zunehmend zu erweitern. Aus diesem Grund müssen Unternehmen auch ihr Möglichstes tun, um positive Lobbying-Aktivitäten durchzuführen und Druck auf nationale und internationale Institutionen und Gremien auszuüben, um alle erforderlichen Maßnahmen umzusetzen, die zum Aufbau einheitlicher und gemeinsamer Continuous Transaction Control-Modelle und -Plattformen führen .

Continuous Transaction Control verändert auch die Bürokratie

Eine sehr positive Folge der Einführung von Continuous Transaction Control-Systemen ist dann systematisch und kann erfasst werden, indem man das oben Gesagte zusammenfasst. Dank Dematerialisierung, der Einführung von Schnittstellenplattformen und Kontrollen, die im Wesentlichen zeitgleich mit dem Abschluss der verschiedenen Transaktionen erfolgen, wird erwartet, dass dort, wo CTC-Systeme vorhanden sind, der bürokratische Aufwand im Laufe der Zeit reduziert werden kann.

Tatsächlich sollte digitales Management die Verfahren vereinfachen und es den Unternehmen daher ermöglichen, weniger Ressourcen (sowohl personelle als auch finanzielle) für die Durchführung aller erforderlichen Aufgaben aufzuwenden, vorausgesetzt, dass die Unternehmen weiterhin in Technologie investieren, um mit der Weiterentwicklung der Kontrollsysteme Schritt zu halten. Es ist klar, dass die Implementierung solcher Systeme keine Selbstverständlichkeit und nicht ohne Schwierigkeiten ist. Gleichzeitig ist ebenso unbestreitbar, dass die Zukunft hierher führt. Darüber hinaus werden nach Ansicht vieler Experten die wichtigsten Schwellenländer und die meisten vollständig industrialisierten Länder mindestens bis 2030 an diesem Prozess beteiligt sein, wenn erwartet wird, dass der Reifegrad und das Bewusstsein bei der Verwendung dieser Tools so groß sein werden, dass Continuous Transaction Kontrollsysteme werden sowohl auf nationaler als auch auf internationaler Ebene zur Hauptmethode der Steuerfestsetzung (Quelle: Fintech Direct) .

Daher ist jedes Unternehmen aufgerufen, seinen Teil dazu beizutragen, um von diesem Trend nicht ausgeschlossen zu werden und vor allem die Vorteile, die CTC-Lösungen für das gesamte Ländersystem bieten, voll auszuschöpfen. Die Herausforderung ist offen und es steht viel auf dem Spiel, aber es stimmt auch, dass die Digitalisierung mittlerweile in vielen Branchen akzeptierte Realität ist und dies auch bei der Transaktionskontrolle der Fall sein muss.