Überlegungen zur Auswahl des Veranstaltungsortes

Veranstaltungsplaner haben zahlreiche Entscheidungen zu treffen, wobei die Auswahl des Veranstaltungsortes eine der wichtigsten ist. Diese Entscheidung wirkt sich auf fast alle anderen Entscheidungen aus, von der Wahl des Caterers bis hin zum Datum, an dem die Veranstaltung stattfindet. Die Teilnehmer erwarten ein unvergessliches Erlebnis und die Wahl des richtigen Veranstaltungsortes macht den entscheidenden Unterschied. Hier besprechen wir einige der wichtigsten Überlegungen zur Veranstaltungsortauswahl.

Wann Sie mit der Suche beginnen sollten

Clevedon Hall ist einer der beliebtesten Veranstaltungsorte der Gegend und das ganze Jahr über gefragt. Idealerweise sollten Partyplaner sechs bis acht Monate im Voraus buchen, damit sie Zeit haben, andere Aspekte wie Catering, Sponsoren, Unterhaltung und mehr zu planen.

Standort

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes müssen Planer berücksichtigen, ob potenzielle Standorte für ihre Teilnehmer geeignet sind. Wer beispielsweise lokale Veranstaltungen plant, sollte Veranstaltungsorte in der Nähe der Arbeits- und Wohnorte der Gäste wählen. Wenn einige von weit her anreisen, um zur Veranstaltung zu gelangen, sollten Sie einen Standort in der Nähe von öffentlichen Verkehrsmitteln und Unterkünften in Betracht ziehen.

Um das Gästeerlebnis zu verbessern, sollten Sie die Erstellung personalisierter Navigationshilfen in Betracht ziehen. Geben Sie den Veranstaltungsort, die Nähe des Veranstaltungsortes zu U-Bahnen und Buslinien sowie die Lage von Apotheken, Krankenhäusern und anderen Sehenswürdigkeiten an. Abhängig von den Vorlieben des Publikums kann es notwendig sein, Papier- und Digitalisate anzubieten.

Kapazität

Bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes ist die Berücksichtigung der Größe der Gästeliste von entscheidender Bedeutung. Die Buchung eines Saals mit unzureichendem Platz beeinträchtigt das Gästeerlebnis und kann zu Sicherheitsproblemen führen.

Die mögliche Größe der Gästeliste hängt von der Art der geplanten Veranstaltung ab. Während die Besucher von Musikfestivals mit Gedränge rechnen müssen, benötigen Hochzeitsgäste mehr Bewegungsfreiheit. Wenn Planer die Größe ihrer Gästeliste berücksichtigen, ist es wahrscheinlicher, dass sie den richtigen Veranstaltungsort auswählen.

Das Budget

Die Berechnung des Budgets ist einer der wichtigsten Aspekte der Veranstaltungsplanung. Alles hat seinen Preis – und wenn es an der Zeit ist, einen Veranstaltungsort zu buchen, können die Kosten hoch sein. Andere Ausgaben wie Verpflegung, Unterhaltung und Material summieren sich schnell. Wenn bei der Wahl des Datums ein gewisses Maß an Flexibilität besteht, haben Sie möglicherweise mehr Freiheit beim Budget der Veranstaltung. Eine frühzeitige Planung bietet mehr Optionen und die Möglichkeit, sich einen günstigen Tarif zu sichern.

Versteckte Gebühren

Seien Sie bei der Äußerung Ihrer Wünsche möglichst konkret und detailliert und nennen Sie bei Bedarf Beispiele aus früheren Veranstaltungen. Mit einer Vorstellung davon, was Sie erwartet, kann ein Veranstaltungsort ein umfassenderes Angebot unterbreiten – und Sie vermeiden Überraschungsgebühren und versteckte Kosten für Sicherheit, Reinigung und andere Dienstleistungen.

Parkplan

Während einige Gäste mit dem Flugzeug, Bus oder Zug anreisen, fahren andere mit dem Auto, weshalb das Parken ein entscheidender Faktor ist. Ist der Parkplatz des Veranstaltungsortes für alle geeignet? Ist ein Parkservice verfügbar? Wählen Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes einen mit ausreichend Parkmöglichkeiten. Alternativ besteht möglicherweise die Möglichkeit, Fahrgemeinschaftsfahrer anzuwerben oder einen Parkplatz zu reservieren und die Betreuer bei der Einfahrt Gebühren erheben zu lassen.

Veranstaltungsgröße und Gästeliste

Berücksichtigen Sie vor der Suche nach einem Veranstaltungsort die Anzahl der eingeladenen Gäste. Wenn Sie die Größe der Gästeliste kennen, können Sie einen Raum auswählen, in dem alle Platz finden. Obwohl Clevedon Hall ein weitläufiger Raum ist, bietet er die warme, persönliche Note, die Veranstaltungsplaner suchen.

Annehmlichkeiten und Dienstleistungen

Es ist leicht, mit der Anzahl der verfügbaren Veranstaltungsorte überfordert zu sein. Neben der Festlegung eines Budgets besteht ein weiterer Schritt hin zu einer kürzeren Liste darin, sich über die Annehmlichkeiten und Dienstleistungen der einzelnen Veranstaltungsorte zu informieren. Wer beispielsweise plant, während einer Veranstaltung Essen anzubieten, sollte Orte in Betracht ziehen, die Tische, Stühle, Küchenraum und Bettwäsche umfassen. Weitere Annehmlichkeiten wie Zugang zu AV-Geräten und Einrichtungs- oder Reinigungsdienste sollten bei der Auswahl von Veranstaltungsorten berücksichtigt werden, insbesondere für diejenigen, die Veranstaltungen außerhalb der Stadt planen.

Das Layout

Das Layout eines Veranstaltungsortes ist ein weiterer wichtiger Faktor, auf den man sich bei der Auswahl konzentrieren sollte. Wenn Sie dazu in der Lage sind, ist es am besten, jeden Ort persönlich zu besuchen. Diese Besuche vermitteln ein besseres Verständnis darüber, welche Aktivitäten möglich sind, wie Ausrüstung und Sitzgelegenheiten eingerichtet werden können und ob zusätzliche Dienstleistungen erforderlich sind.

Wenn persönliche Besuche nicht möglich sind, fragen Sie nach detaillierten Grundrissen der einzelnen Veranstaltungsorte. Obwohl dieser Schritt zeitaufwändig erscheinen mag, hilft er bei der Entscheidungsfindung. Stellen Sie sich bei der Besichtigung jedes Veranstaltungsortes vor, wie der Raum eingerichtet werden würde – und vergessen Sie nicht, den Zugang für Menschen mit Behinderungen zu erleichtern.

Stimmung schaffen

Passen Architektur und Dekor des Veranstaltungsortes zu der Stimmung, die Sie hervorrufen möchten? Die Dekoration eines Veranstaltungsortes kann kostspielig sein, was viele Planer dazu veranlasst, Räume zu wählen, die bereits das gewünschte Ambiente bieten. Ob Sie eine Messe, eine Konferenz oder eine Hochzeit veranstalten, Clevedon Hall schafft eine einladende Atmosphäre.

Planen Sie das Unerwartete

Während wir aufrichtig hoffen, dass Ihre Veranstaltung wie geplant verläuft, sind wir uns auch darüber im Klaren, dass Dinge passieren. Einige Veranstaltungsorte weigern sich, Geschäfte mit Personen zu tätigen, die nicht über den entsprechenden Versicherungsschutz verfügen. Aus diesem wichtigen Grund ist es am besten, so früh wie möglich eine Haftpflichtversicherung für die Veranstaltung abzuschließen.

Zugänglichkeit für Gäste

Die Bedürfnisse jedes Menschen sind unterschiedlich und manche Gäste benötigen möglicherweise besondere Unterkünfte. Ermitteln Sie die Bedürfnisse der Gäste, indem Sie herausfinden, wer sie sind – einschließlich Senioren, Kindern und Menschen mit besonderen Bedürfnissen. Veranstaltungsorte mit Rollstuhlrampen und Aufzügen werden bevorzugt und geben den Teilnehmern das Gefühl, geschätzt zu werden.

Gästeunterkünfte

Um eine erfolgreiche mehrtägige Veranstaltung zu planen, ist es am besten, sich auf Veranstaltungsorte in der Nähe der Unterkunft zu konzentrieren. Bestimmte Veranstaltungen wie Seminare, Messen und Konferenzen erfordern häufig, dass Gäste Übernachtungen einplanen. Wenn Unterkünfte in der Nähe sind, können Teilnehmer bequem zu den Veranstaltungen gelangen und lange Wege vermeiden.

Wenn Planer mehrere Optionen anbieten, von preisgünstigen Hostels bis hin zu Luxussuiten, können Teilnehmer die Unterkünfte auswählen, die ihrem Budget und ihren Bedürfnissen entsprechen. Darüber hinaus erleichtert die Nähe zum Veranstaltungsort die Geselligkeit und Vernetzung nach Feierabend, was ein Gefühl der Einheit fördert und das Gesamterlebnis verbessert.

Internet Zugang

Veranstaltungsorte mit starken drahtlosen Internetverbindungen bieten Rednern, Anbietern und Besuchern ein verbessertes Erlebnis. Mit dem WLAN-Zugang können Verkäufer mobile Zahlungen akzeptieren und den Umsatz steigern, während Gäste während der gesamten Veranstaltung mit Freunden und Familie in Kontakt bleiben können. Erkundigen Sie sich bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für eine bevorstehende Veranstaltung nach der WLAN-Geschwindigkeit, damit alles reibungslos funktioniert.

Klangqualität und Akustik

Viele Planer ignorieren dies, aber Akustik und Schallübertragung können den Unterschied zwischen einem unvergesslichen und einem schlechten Gästeerlebnis ausmachen – insbesondere wenn Veranstaltungen mit Musikdarbietungen und Gastrednern stattfinden. Veranstaltungsorte mit niedrigen Decken schaffen eine intime Atmosphäre, können aber bei großem Andrang recht laut werden. Umgekehrt hallen Geräusche in größeren Räumen wider. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes die Akustik und den Komfort der Gäste.

Flexibilität beim Veranstaltungstermin

Wie bereits erwähnt, macht die Auswahl des Veranstaltungsortes einen beträchtlichen Teil des Budgets einer Veranstaltung aus. Glücklicherweise können diejenigen mit Datumsflexibilität Zugang zu erheblichen Rabatten erhalten. Abgesehen vom Veranstaltungsort selbst müssen Planer Caterer, Unterhaltung, Redner und andere Dienstleistungen buchen. Aus diesen Gründen ist es wichtig, eine gewisse Flexibilität zu bewahren, wenn die Zeitpläne nicht übereinstimmen.

Zugang zu Technologie

Der Einsatz fortschrittlicher Technologie in einer Veranstaltung erhöht die Erfolgschancen und bietet ein ansprechendes Erlebnis. Der Bedarf der Planer an Technologie hängt von der Art der Veranstaltung ab. Sobald Sie sich jedoch über Ihre Anforderungen Gedanken gemacht haben, erkundigen Sie sich am besten beim Veranstaltungsort, ob Sie Zugriff auf die entscheidende Ausrüstung haben.

Getränke- und Lebensmittelkosten

Einige Veranstaltungsorte bieten Getränke- und Essenspakete an, die meisten verlangen jedoch eine Mindestgebühr. Wenden Sie sich an den Veranstaltungsort Ihrer Wahl, um sich über die Getränke- und Essensrichtlinien zu informieren. Wenn Sie eine unauffällige Veranstaltung mit einer kleinen Gästeliste planen, ist ein Veranstaltungsort mit mindestens 200 Gästen als Catering möglicherweise nicht die beste Option.

Andere Dienstleistungen

Selbst mit einer umfassenden Checkliste können plötzlich Bedürfnisse auftauchen. Fragen Sie bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes nach den angebotenen Dienstleistungen. Einige Orte verfügen über High-Tech-Konferenzräume, während andere über Bereiche verfügen, in denen Gäste Spiele spielen und entspannen können. Auch wenn nicht jede Veranstaltung einen solchen Service erfordert, verleihen sie doch eine persönliche Note, wenn es darauf ankommt.

Nachhaltigkeit

Die Einbeziehung von Stabilität in einen Veranstaltungsplan erleichtert es Unternehmen und Einzelpersonen, gesellschaftliche Verantwortung und Governance-Grundsätze zu befolgen. Wählen Sie zunächst einen Veranstaltungsort, der auf Nachhaltigkeit setzt, beispielsweise einen mit umweltfreundlichen Reinigungsmethoden oder grünen Zertifizierungen.

Darüber hinaus kann der Kauf bei nachhaltigen Lieferanten vor Ort den CO2-Fußabdruck einer Veranstaltung verringern, indem der Weg zur Arbeit verkürzt und die Gemeinschaft, in der die Veranstaltung stattfindet, unterstützt wird. Die Wahl eines effizienten Veranstaltungsortes mit effizientem Abfallmanagement und Catering-Optionen trägt zur allgemeinen Nachhaltigkeit einer Veranstaltung bei, ohne das Erlebnis der Gäste zu beeinträchtigen.

Wenn Sie eine Veranstaltung planen, machen wir sie möglich

Wie Sie wahrscheinlich bemerkt haben, gibt es bei der Auswahl eines Veranstaltungsortes für eine bevorstehende Veranstaltung viele Dinge zu beachten. Diese Entscheidung sollte nicht leichtfertig getroffen werden und es kann einige Zeit dauern, den perfekten Ort zu finden – aber es ist eine lohnende Anstrengung.

Ob Sie ein Geschäftstreffen abhalten oder eine Hochzeit planen, Clevedon Hall ist der richtige Ort dafür. Dieses Herrenhaus im jakobinischen Stil ist voller Charakter und Charme und verfügt über Einrichtungen, die den meisten Bedürfnissen gerecht werden. Mit den oben genannten Überlegungen und unserem erstklassigen Team können Sie jede Veranstaltung unvergesslich und erfolgreich machen.