So sammeln Sie Kundenfeedback und schützen gleichzeitig ihre privaten Informationen

Wenn Ihr Unternehmen florieren soll, benötigen Sie ein klares Bild davon, was gut läuft, was nicht und wo Sie wachsen können. Und diese Beurteilungen sind ohne hochwertiges Kundenfeedback nicht möglich.

Technologie- und Branchenentwicklungen bieten mehr Möglichkeiten zum Sammeln von Feedback als je zuvor. Bewertungen, Umfragen, Formulare und Direktnachrichten können auf zahlreichen Plattformen bereitgestellt werden und werden häufig in fast allen Verbraucherbranchen verwendet.

Aber die erhöhte Zugänglichkeit hat auch zu einem erhöhten Risiko geführt.

Laut AAG waren in der ersten Hälfte des Jahres 2022 rund 53 Millionen Amerikaner von Cyberkriminalität betroffen . Schlagzeilen wie diese reichen aus, um jeden Geschäftsinhaber oder Benutzer beim Navigieren in der Online-Welt zu erschrecken.

In diesem Sinne fragen Sie sich vielleicht…

• Wie kann ich trotz wachsender Datenschutzbedenken wichtiges Feedback sammeln?

• Wie sieht ein solider Plan zur Wahrung der Privatsphäre der Kunden aus?

• Wie hängen Datensicherheit und Kundenfeedback zusammen?

• Wie kann mir das alles langfristig helfen?

Sie sind an der richtigen Stelle! Heute werden wir diese Fragen und mehr beantworten.

Werfen wir einen Blick auf fünf wesentliche Aspekte zur Stärkung Ihres Datenschutzplans für Kunden, mit besonderem Augenmerk darauf, wie diese Schutzmaßnahmen Ihre Bemühungen unterstützen, wertvolles Feedback von Ihren Kunden zu erhalten.

Lass uns anfangen!

Entwickeln Sie Richtlinien für Cybersicherheit

Die Einrichtung und Aufrechterhaltung wirksamer Cybersicherheitsrichtlinien wirkt sich unter anderem auf Ihre Fähigkeit aus, effektiv mit Kunden zu kommunizieren.

Die 15 Millionen Datensätze, die im dritten Quartal 2022 durch Sicherheitsverletzungen offengelegt wurden, zeigen, dass die Sicherheit und das Überleben Ihres Unternehmens möglicherweise auf dem Spiel stehen.

( Bildquelle)

Aus diesem Grund ist es wichtig, zunächst die Risiken und Schwachstellen zu identifizieren, die für Ihr Unternehmen relevant sind. Welche Arten von Informations- und Organisationssystemen müssen Sie sichern? Was sind einige häufige Fallstricke und bewährte Ressourcen für Ihre Branche?

Berücksichtigen Sie auch die Anforderungen der Data Governance-Gesetze, die für Ihre Arbeit gelten, wie HIPPA, Export Administration Regulations und PCI Security Standards.

Übernehmen Sie die Verantwortung dafür, diese Vorschriften von Anfang an zu verstehen und einzuhalten, damit Sie sich später beruhigt zurücklehnen können.

Nachdem Sie Ihre Cybersicherheitsrichtlinien erstellt haben, entwickeln Sie einen Plan, um sie nach Bedarf zu testen und anzupassen.

Sie können dies erreichen, indem Sie „Tabletop“-Übungen planen, bei denen eine hypothetische Sicherheitssituation vorgeschlagen wird und Sie und Ihr Team die besten Reaktionsmöglichkeiten besprechen. Ihr Team kann sich auch vorbereiten, indem es auf Simulationen tatsächlicher Sicherheitsverletzungen und -bedrohungen reagiert.

Strategien wie diese unterstützen Ihre Fähigkeit, Kundenfeedback zu geben, da Prävention immer die beste Verteidigungslinie ist. Als Unternehmen mit einer soliden Geschichte sicherer Transaktionen sind Sie viel besser in der Lage, auf die Bedürfnisse Ihrer Kunden einzugehen.

Kontrollieren Sie den Datenzugriff

Von der Werbung für das angesagteste neue Restaurant der Stadt bis hin zur Präsentation Ihrer neuesten Revvi-Kreditkartenbewertung – jedes Unternehmen hat unterschiedliche Anforderungen an Kundendaten.

( Bildquelle)

Die Identifizierung der Mitglieder Ihres Teams und der Arten von Daten, auf die sie Zugriff haben, ist ein wesentlicher Bestandteil der Erstellung Ihres Cybersicherheitsplans. Entscheiden Sie für jede Rolle in Ihrer Organisation, welche Arten von Informationen diese Person benötigt.

Wenn Ihr Marketingteam niemals Kundenkontoinformationen verwendet, sollten sie ihm nicht zur Verfügung gestellt werden. Auch Ihre Kundendienstmitarbeiter benötigen möglicherweise keinen Zugriff auf Vertriebs-Leads.

Sie müssen auch entscheiden, welche Art von Zugriff jeder Mitarbeiter für jede Art von Informationen benötigt. Fragen Sie sich, welche Mitarbeiter in der Lage sein müssen, verschiedene Arten von sensiblen Informationen anzuzeigen, zu ändern, zu speichern oder zu löschen, und passen Sie ihre Berechtigungen entsprechend an.

Wenn Kunden feststellen, dass ihr Feedback von jemandem bearbeitet wird, der ihre Rolle in einem gut gestalteten System versteht, ist es viel wahrscheinlicher, dass sie eine positive Erfahrung machen.

Legen Sie einen Data-Governance-Plan fest

Ein Data-Governance-Plan ist ein übergreifender Satz von Richtlinien, der einige der Bereiche abdeckt, die wir bereits besprochen haben: Informationsebenen, Zugriff für verschiedene Rollen und angemessene Reaktionen auf Bedrohungen der Cybersicherheit.

( Bildquelle)

Es sollte auch Details darüber enthalten, wie und wo die sensiblen Daten Ihres Unternehmens gespeichert werden. Der Plan sollte Richtlinien und Verfahren zum Erfassen, Übertragen und Entfernen von Daten enthalten.

Die am besten gestalteten Data-Governance-Pläne beschreiben detailliert die Tools und Ressourcen, die zum Erreichen der Ziele erforderlich sind. Seien Sie bereit, den Plan zu überwachen und anzupassen, wenn Sie neue Bedürfnisse und Probleme entdecken.

Dieser allgemeine Rahmen für den Umgang Ihrer Organisation mit Daten ist notwendig, wenn Sie sich beim Sammeln von Kundenfeedback auf langfristigen Erfolg einstellen möchten.

Sie sollten davon ausgehen, dass sich Ihre Zielgruppe bereits der wachsenden Datenschutzrisiken bewusst ist , die mit der Weitergabe ihrer Daten verbunden sind. Sie können Vertrauen in Ihr Unternehmen aufbauen, indem Sie zeigen, dass Sie bereit sind, ihre Informationen sicher zu handhaben.

Bieten Sie eine gründliche Schulung an

Keiner dieser Pläne und Richtlinien wird Ihnen helfen, es sei denn, Sie haben sie effektiv an Ihr Team kommuniziert.

Entwickeln und planen Sie Schulungsmaterialien und Veranstaltungen, die jedem Mitglied Ihres Unternehmens helfen, seine Rolle in den Bereichen Cybersicherheit, Datenverwaltung und Schutz der Privatsphäre der Kunden zu verstehen.

Überlegen Sie, wie Sie diese Schulungen für maximale Effektivität überwachen und anpassen. Ziehen Sie zum Beispiel in Betracht, eines der besten Notion-Widgets zu verwenden , um tägliche Dashboards und Trainingsberichte zu erstellen.

Die Analyse der Antworten auf die oben genannten Übungen kann auch wertvolle Erkenntnisse darüber liefern, wie gut Ihre Mitarbeiter diese Richtlinien verstehen und umsetzen. Verwenden Sie diese Informationen, um den Kurs bei Bedarf anzupassen.

Stellen Sie während der Schulung sicher, dass alle Teammitglieder Zugang zu allen erforderlichen Tools haben und wissen, wie sie diese effektiv einsetzen.

Zuversichtliche, sachkundige Mitarbeiter sollten darauf vorbereitet sein, Feedback zu erhalten und auf eine professionelle und konstruktive Weise zu reagieren, nachdem sie eine angemessene Schulung erhalten haben.

Sei transparent

Bei der Entwicklung von Rollen und Richtlinien für Cybersicherheit und Data Governance geht es nicht nur darum, sich auf das Schlimmste vorzubereiten. Wenn Sie Zeit und Energie in diese Aufgaben investieren, können Sie Ihr Gesicht wahren und mehr Vertrauen bei Interessenten und Kunden aufbauen.

Sobald Ihr Plan entwickelt, optimiert und getestet wurde, veröffentlichen Sie ihn! Stellen Sie sicher, dass es auf den internen und externen Websites Ihres Unternehmens verfügbar ist. Erstellen Sie digitale und physische Kopien, die einfach zu lesen und zu verteilen sind.

Im Beispiel unten hat beispielsweise VShojo, eine Talentagentur für Videoblogger, nach einer Reihe von Cyberangriffen einige ihrer Cybersicherheitsprotokolle überarbeitet.

Nach Abschluss der Änderungen veröffentlichte VShojo einen Link und Bilder seiner neuen Richtlinien auf Twitter, komplett mit einer speziellen Grafik.

( Bildquelle)

Wenn Sie auf diese Weise die Extrameile gehen, können Sie das Vertrauen in Ihre Marke stärken, selbst nach einem negativen Vorfall.

Stellen Sie sicher, dass Sie auch häufig gestellte Fragen in Ihre Mitarbeiterschulung aufnehmen, damit Kunden, die Ihre Fähigkeit zum Schutz ihrer Daten in Frage stellen, eine zufriedenstellende Antwort erhalten.

Wenn Pannen auftreten, übernehmen Sie die Verantwortung und haben Sie einen Plan, wie Sie reagieren werden.

Ihre Bereitschaft, mit Ihrem Publikum über diese Probleme zu kommunizieren, kann Ihre Fähigkeit verbessern, nützliches Kundenfeedback zu erhalten.

Zusätzliche Tipps

Hier sind einige Bonustipps, die Ihnen helfen, Kundeninformationen beim Sammeln von Feedback zu schützen.

Anonymität anbieten

Eine garantierte Möglichkeit, die Privatsphäre Ihrer Kunden zu schützen, besteht darin, sie zu vermeiden, sich überhaupt auszuweisen. Überprüfen Sie die Datenerfassungsmethoden, die Sie verwenden oder in Betracht ziehen, und identifizieren Sie alle Methoden, die ohne persönliche Identifizierung noch wirksam wären.

Bewertungen, Beschwerden und Vorschläge können immer noch viele Einblicke und Werte bieten, wenn sie anonym eingereicht werden.

Das Sammeln von Feedback auf diese Weise hat den zusätzlichen Vorteil, dass einige Befragte sich wohler fühlen, wenn sie ihre ehrliche Meinung äußern.

Software aktualisieren

Viele der wichtigsten Funktionen, die Ihre Datenschutzstrategie unterstützen, sind auf Software angewiesen, die regelmäßig aktualisiert werden muss.

Diese Updates sorgen dafür, dass Ihre Geräte und Programme reibungslos laufen, die neuesten Programmfunktionen nutzen und mit Ihren anderen Systemen kompatibel bleiben.

Entwickeln und kommunizieren Sie einen Plan, wer Updates auf welchen Systemen bereitstellt. Teilen Sie mit, wie oft diese Aktualisierungen durchgeführt werden müssen.

Viele dieser Aktualisierungen werden automatisch initiiert, aber es ist eine bewährte Methode, einige Ihrer Mitarbeiter dies überwachen zu lassen.

Kommunizieren Sie Richtlinienänderungen

Wenn sich Ihre Bedürfnisse und Umstände im Laufe der Zeit weiterentwickeln, müssen Sie möglicherweise einige Ihrer Datenschutz- und Sicherheitsrichtlinien aktualisieren. Stellen Sie sicher, dass Sie dies Ihren Kunden mitteilen.

Stellen Sie sicher, dass Sie dies auf eine Weise tun, die den örtlichen Vorschriften entspricht und ein positives Image für Ihre Marke fördert.

Vorausdenken

Verpflichtungen wie diese können Geschäftsinhabern in jeder Phase ihrer Reise helfen.

Wenn Sie und Ihr Unternehmen gerade erst anfangen, können Sie sich gute Gewohnheiten aneignen und von den Vorteilen profitieren, wenn Sie von Anfang an Schutzmaßnahmen für Kunden entwickelt haben.

Erfahrene Geschäftsinhaber können auf vergangenen Erfolgen aufbauen oder Schäden beheben, indem sie in diesen Bereichen Verbesserungen vornehmen.

Und wenn Sie sich eines Tages entscheiden, Käufer für Ihr Unternehmen zu finden, wirkt sich die Datensicherheit auf die Bewertung aus, insbesondere wenn Sie viele persönliche Informationen verwalten.

Mit anderen Worten, schauen Sie weiter nach vorne und verfeinern Sie Ihre Datenschutzmaßnahmen.

Einpacken

Die Gefahr, zu der ein falscher Umgang mit der Sicherheit und dem Datenschutz Ihres Unternehmens führen kann, ist klar. Aber Sie sollten sich davon nicht davon abhalten lassen, den Kunden-Input zu suchen, den Ihr Unternehmen braucht, um zu wachsen!

Die guten Nachrichten?

Mit dem richtigen Framework können Sie sich und Ihre Kunden schützen und erhalten gleichzeitig einen stetigen Strom nützlichen Feedbacks von Ihren Kunden.

Puh.

Das war es für heute, Freunde.

Zu Ihrem Erfolg.