So schreiben Sie einen Verhaltenskodex, der für Mitarbeiter hilfreich ist

Das Setzen von Erwartungen ist in mehreren Lebensbereichen wichtig.

Wenn Sie beispielsweise mit einem Mitbewohner eine neue Wohnung mieten, erwarten Sie wahrscheinlich, dass die Haustür immer verschlossen bleibt.

In der Geschäftswelt ist es besonders wichtig, Erwartungen zu formulieren, da dies allen Mitarbeitern Klarheit verschafft und das Unternehmen auf Erfolgskurs bringt. Und der Erfolg beginnt mit der Erstellung eines umfassenden Verhaltenskodex.

Es ist üblich, dass Unternehmen ihre Grundwerte und ihre Mission in ihren Verhaltenskodex integrieren. Der Kodex sollte als Leitfaden dienen, um eine solide Grundlage für andere Unternehmensrichtlinien zu schaffen. Diese Details über das Verhalten und die Interaktionen der Mitarbeiter sollten im Mitarbeiterhandbuch eines Unternehmens enthalten sein.

Unternehmen, die ihren Verhaltenskodex erstellen, greifen in der Regel auf Software zur Belästigungsprävention zurück, um Standard-Lerninhalte zu Regeln, Grundsätzen und Standards bereitzustellen, die Mitarbeiter einhalten sollten.

Verhaltenskodex vs. Ethikkodex

Ein Verhaltenskodex wird oft mit einem Ethikkodex verwechselt, aber beide sind unterschiedlich.

Der Verhaltenskodex eines Unternehmens ist eine Reihe von Regeln, die das Verhalten leiten. Dabei handelt es sich um eine Sammlung von Prinzipien und Verhaltensweisen, von denen das Unternehmen glaubt, dass sie zum Erfolg des Unternehmens beitragen. Es beinhaltet typischerweise auch Elemente der Unternehmenskultur .

Ein Ethikkodex besteht aus einer Reihe von Grundsätzen, die es Mitarbeitern ermöglichen, zwischen richtig und falsch zu unterscheiden. In gewissem Sinne ist es umfassender als ein Verhaltenskodex und enthält Grundsätze, die sich auf die Denkweise und den Entscheidungsprozess der Mitarbeiter auswirken.

Beide Komponenten sollten Bestandteil des Mitarbeiterhandbuchs sein.

Warum das Verfassen eines Verhaltenskodex wichtig ist

Unabhängig davon, ob Ihr Unternehmen zehn oder 1.000 Mitarbeiter hat, profitieren alle Beteiligten, vom CEO über die Praktikanten bis hin zum Vorstand, von der Kenntnis der Einzelheiten eines Verhaltenskodex. Wenn Führungskräfte ihre Erwartungen schriftlich festhalten, schaffen sie einen Rahmen, in dem jeder weiß, wie er Unterstützung leisten kann.

Durch das Verfassen eines Verhaltenskodex kann ein Unternehmen:

• Erläutert die Unternehmenswerte. Der Verhaltenskodex zeigt die Werte auf, die ein Unternehmen wahren möchte, und hebt akzeptables und inakzeptables Verhalten hervor. Wenn beschlossen wird, den Kodex öffentlich zu teilen, können Personen, die sich für offene Stellen bewerben möchten, vor dem Vorstellungsgespräch mehr über die Geschäftsethik , Werte und Moral ihres potenziellen Arbeitgebers erfahren.
• Leitet das Verhalten am Arbeitsplatz. Klare Erwartungen machen es einfach, ein gesundes Arbeitsumfeld zu schaffen, in dem sich alle Mitarbeiter professionell verhalten. Der Verhaltenskodex soll das Verhalten steuern, indem er das Verhalten an den Unternehmenswerten ausrichtet.
• Hält sich an geltende Gesetze . Da sich der Verhaltenskodex auf unangemessenes Verhalten wie Belästigung und Schulungsmethoden zur Belästigungsprävention bezieht, stellt er sicher, dass sich die Mitarbeiter gesetzeskonform verhalten und dass sich jeder am Arbeitsplatz sicher fühlt. Darüber hinaus verlangt der Sarbanes-Oxley Act von 2002, dass öffentliche Unternehmen Verhaltenskodizes einführen.
• Verbessert die Arbeitsmoral der Mitarbeiter. Mitarbeiter, die einander gleichberechtigt und respektvoll behandeln, sind tendenziell bessere Teammitglieder. Wenn der Verhaltenskodex dieses Verhalten verstärkt, steigt die Arbeitsmoral der aktuellen Mitarbeiter, was dazu beitragen kann, Top-Talente zu halten.

Was in einen Verhaltenskodex aufgenommen werden sollte

Die in einem Verhaltenskodex enthaltenen Informationen enthalten Einzelheiten zu Arbeitsrichtlinien, akzeptablem und inakzeptablem Verhalten, Maßnahmen und Konsequenzen. Es handelt sich um einen Leitfaden, auf den Mitarbeiter während des Onboardings und während ihrer gesamten Unternehmenszugehörigkeit zugreifen können.

Da jedes Unternehmen anders agiert, folgt ein Verhaltenskodex keiner Vorlage. Unabhängig davon wird in den folgenden Informationen erläutert, was die einzelnen Abschnitte enthalten können.

Unternehmenswerte, Ethik und Verantwortung

In diesem Abschnitt des Verhaltenskodex werden alle Themen im Zusammenhang mit den Werten, die die Organisation hochhält, und der Art und Weise, wie sie diese in die Tat umsetzen will, detailliert beschrieben.

Informationen zu Werten können Folgendes umfassen:

• Unternehmensethik.
• Arbeitnehmerrechte.
• Vielfalt und Inklusion .
• Soziale Verantwortung .
• Umweltverantwortung.
• Engagement und Verantwortung.

Verhalten und Handeln der Mitarbeiter

Im Abschnitt „Verhalten und Handeln der Mitarbeiter“ des Verhaltenskodex sollte die Führung darlegen, was in Bezug auf Leistung und Verhalten erwartet wird. Dies kann Elemente wie den Umgang mit Kollegen oder Einzelheiten zur professionellen Ausübung ihrer Rolle umfassen. Es können auch Themen zum Mitarbeiterverhalten beschrieben werden.

Beispiele für Verhalten und Handeln in diesem Abschnitt sind:

• Ehrlichkeit in Bezug auf Arbeitsverpflichtungen
• Standards der Professionalität
• Nutzung sozialer Medien im Hinblick darauf, ob es angemessen ist, während der Arbeitszeit auf Plattformen wie Facebook, Twitter oder Instagram zu sein
• Nutzung von Unternehmensvermögen – in der Regel Regeln für einen Firmenwagen, ein Telefon oder einen Computer.
• Kommunikationsregeln.
• Romantische Beziehungen zu anderen Mitarbeitern.
• Disziplinarmaßnahmen.

Interne Richtlinien

Der interne Richtlinienteil des Verhaltenskodex deckt den täglichen Geschäftsbetrieb ab. Ziel dieses Abschnitts ist es, Mitarbeitern die Informationen zu geben, die sie für Fragen benötigen, die häufiger auftauchen als andere, z. B. wie viel bezahlte Freistellung sie erhalten oder was sie bei einem Wetternotfall tun sollen.

Einige interne Praktiken, die in diesem Abschnitt detailliert beschrieben werden sollten, sind:

• Die Kleiderordnung des Unternehmens.
• Jahresurlaub, bezahlte Freizeit und Urlaubszeit.
• Schlechtwetterrichtlinie.
• Der Onboarding- Prozess.
• Anwesenheit, Verspätung und Pünktlichkeit.
• Nutzung privater Mobiltelefone während der Arbeitszeit.
• Die Kette der Befehl.
• Rechts- und HR-Compliance .

Beispiel für eine Kleiderordnung: Die Kleiderordnung von [Firmenname] ist entspannt oder geschäftlich lässig. Mitarbeiter dürfen Jeans, T-Shirts, Sweatshirts und Leggings tragen. Auch formelle Geschäftskleidung wie Hemden, Hosen und Blazer sind angemessen. Vermeiden Sie Kleidung mit Fluchen, Rissen, Löchern, groben Aussagen und illegalen Substanzen.

Wenn ein Kunde, Kunde oder Investor das Büro besucht, wird [Name des Unternehmens] eine entsprechende Vorwarnung geben, wenn eine Änderung der Kleiderordnung erforderlich sein könnte. In diesen Fällen sind möglicherweise formelle Kleider, Röcke, Hosen, Khakis, Button-Down-Hemden, Blusen und geschlossene Schuhe erforderlich.

Externe Richtlinien

Auf der anderen Seite sollte ein Verhaltenskodex auch externe Richtlinien enthalten. In diesem Abschnitt wird detailliert beschrieben, wie sich Mitarbeiter im Umgang mit externen Parteien wie Kunden, Mandanten oder externen Stakeholdern verhalten sollten.

In diesem Abschnitt werden Informationen zu Folgendem erläutert:

• Interessenkonflikt.
• Privatsphäre.
• Vertraulichkeit.
• Richtlinien zum Schutz geistigen Eigentums.
• Anforderungen rund um die Kundenkommunikation.

Fehlverhalten

Abschließend ist ein Abschnitt erforderlich, in dem Verhaltensweisen detailliert beschrieben werden, die als Fehlverhalten gelten. Technisch gesehen kann es in den oben genannten Abschnitten zu Fehlverhalten kommen, allerdings müssen Sie hier unangemessenes Verhalten explizit benennen.

Dieser Teil muss Richtlinien zu Folgendem enthalten:

• Diskriminierung.
• Sexuelle Belästigung.
• Missbrauch oder Körperverletzung.
• Rausch.
• Mobbing .
• Plagiat.
• Fehlverhalten melden.

Wie man mit einem Verstoß gegen den Verhaltenskodex umgeht

Es ist schwierig zu wissen, wie man mit einem Verstoß gegen einen Verhaltenskodex umgeht. Wenn ein Mitarbeiter die im Verhaltenskodex dargelegten beruflichen Standards nicht einhält, können entsprechende Maßnahmen erforderlich sein.

Wie mit diesem Verstoß umgegangen wird, hängt letztendlich davon ab, gegen welches Element des Verhaltenskodex verstoßen wurde. Beispielsweise werden die Disziplinarverfahren für jemanden, der soziale Medien während der Arbeitszeit nutzt, und für jemanden, der unter Drogeneinfluss zur Arbeit erscheint, nicht gleich sein.

Dennoch ist es ratsam, im Verhaltenskodex festzulegen, dass Disziplinarmaßnahmen, einschließlich einer Kündigung, bei Verstößen gegen einen Verhaltenskodex erforderlich sein können.

Tipps zum Verfassen einer Verhaltenskodex-Richtlinie

Beim Verfassen einer Verhaltenskodex-Richtlinie sollten sich Personalteams diese sechs Tipps merken, um sicherzustellen, dass sie so umfassend und klar wie möglich ist.

• Betrachten Sie Ihre Branche. Beispielsweise unterscheidet sich der Verhaltenskodex für Unternehmen mit Mitarbeitern in einer Schule von denen in einer Fabrik.
• Vermeiden Sie juristischen Fachjargon. Der Verhaltenskodex sollte in einer klaren Sprache verfasst sein, die jeder verstehen kann. Der juristische Fachjargon kann unklar sein, je nachdem, wer ihn liest.
• Machen Sie es zugänglich. Sobald der Code fertig ist, sollte er in einem Personalinformationssystem (HRIS) gespeichert werden, damit die Mitarbeiter jederzeit darauf zugreifen können.
• Beziehen Sie das gesamte HR-Team mit ein. Alle Mitarbeiter der Personalabteilung sollten in die Erstellung des Verhaltenskodex einbezogen werden. Das gesamte Team sollte wichtige Details absegnen, um sicherzustellen, dass nichts durchs Raster fällt.
• Beziehen Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung mit ein. Erwägen Sie, den Verhaltenskodex mit einer Notiz oder Nachricht des CEO zu beginnen, in der Sie die Unterstützung der Geschäftsleitung hinsichtlich der auf den folgenden Seiten dargelegten Details zum Ausdruck bringen.
• Stellen Sie sicher, dass es umfassend und voller Beispiele ist. Der Verhaltenskodex sollte klare Beispiele enthalten, die Mitarbeiter möglicherweise erleben, und einen FAQ-Bereich, in dem wichtige Fragen beantwortet werden.

Beispiele für Verhaltenskodizes

Manchmal ist es am besten, aus Beispielen zu lernen. Nachfolgend finden Sie einige Verhaltenskodizes bekannter und vertrauenswürdiger Marken.

• Coca-Cola : Die Erfrischungsgetränkemarke macht es Mitarbeitern mit einem klaren Inhaltsverzeichnis leicht, genau die Antworten zu finden, nach denen sie suchen. Von dort aus können Teammitglieder nach Details zur Marke, zum Schutz von Vermögenswerten, zur Vermeidung von Interessenkonflikten und zur Zusammenarbeit im Team suchen.
• Google : Von Dingen, die Sie erwarten, wie Integrität, Grundsätze und Diskriminierungsdetails, bis hin zu Dingen, die Sie möglicherweise nicht erwarten, wie der Hunderichtlinie, ist der Verhaltenskodex von Google informativ und unkompliziert, da er die wichtigsten Details beschreibt, die Mitarbeiter wissen sollten.
• IBM : Bei ihrem Verhaltenskodex dreht sich alles um Vertrauen, und die Mitarbeiter erkennen, dass dies der rote Faden in diesem Dokument ist. IBM beginnt mit einem leicht verständlichen Inhaltsverzeichnis, einer Nachricht des CEO und geht dann direkt auf die Richtlinien ein.
• Apple : Dieser Verhaltenskodex beginnt mit „Die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen“, der sofort den Ton für wichtige Details zum Verhalten am Arbeitsplatz, zum Schutz der Marke, zur individuellen Verantwortung und zur geschäftlichen Integrität angibt.
• Mastercard : Man erkennt sofort, dass der Verhaltenskodex von Mastercard die Marke, das Thema und die Farben prägt. Es beginnt mit einer Nachricht des CEO und schließt mit einer Notiz des Vorstands an. Es bietet auch ein Inhaltsverzeichnis, damit Mitarbeiter direkt zu den Antworten gelangen können, nach denen sie suchen.

Es ist gut, hohe Standards zu haben

Vor allem, wenn es um den Verhaltenskodex geht, den Ihr Unternehmen einhält. Von Details zur Geschäftsethik und der Nutzung sozialer Medien bis hin zu Kleiderordnung und Belästigung – die Bereitstellung dieser Informationen an die Mitarbeiter sorgt für ein sicheres und produktives Arbeitsumfeld.

Erfahren Sie mehr darüber, was Ihr Unternehmen tun kann, um ein feindseliges Arbeitsumfeld zu vermeiden .