Ein vollständiger Leitfaden zur Cloud-Datenmigration für Unternehmen

Die Cloud-Datenmigration ist für Unternehmen umfassend und daher komplex und technisch anspruchsvoll. Aber gleichzeitig eröffnet es Unternehmen viele Möglichkeiten, interne Prozesse in der neuen Ziel-Cloud zu verbessern, was letztendlich dazu beiträgt, Geschäftsziele zu erreichen.

Wenn Sie die Cloud-Datenmigration Ihres Unternehmens planen, kann dieser Leitfaden Ihnen Einblicke bieten, um eine ordnungsgemäße Roadmap zu erstellen und das gesamte Migrationsprojekt zu strukturieren.

1. Durchführung einer Bewertung vor der Migration

Das IT-Team jedes Unternehmens, das eine Cloud-Datenmigration plant, muss vor der Migration eine eingehende Bewertung durchführen, um:

• Ermitteln und finalisieren Sie die tatsächliche Anzahl der Benutzer und die Größe der zu migrierenden Daten.
• Verstehen Sie die Zusammenarbeitsstruktur der Quell-Cloud und behalten Sie sie in der Ziel-Cloud bei.
• Planen Sie die gesamte SOW (Arbeitsumfang).
• Holen Sie das Preisangebot vom Migrationsdienstleister ein.
• Bereiten Sie die Zielcloud vor.
• AGB, Sicherheitsrichtlinien und rechtliche Hinweise ändern (falls erforderlich).

Die Durchführung einer eingehenden Analyse vor der Migration hilft Unternehmen und ihren IT-Teams auch dabei, Herausforderungen zu erkennen und Lösungen zu finden, um diese zu bewältigen. Das Erkennen von Herausforderungen vor Beginn der Migration und deren Bewältigung trägt dazu bei, das Risiko von Lücken im Migrationsprojekt zu verringern.

Jedes am Migrationsprojekt beteiligte Team muss an Demos, POC-Sitzungen und Besprechungen mit dem Migrationsdienstleister teilnehmen, um Klarheit über das Migrationstool und die Roadmap des Migrationsprojekts zu erhalten.

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2. Planen Sie einen angemessenen Migrationszeitplan

Einer der wichtigsten Leistungsindikatoren für ein erfolgreiches Cloud-Datenmigrationsprojekt ist die rechtzeitige Fertigstellung. Der pünktliche Abschluss des Migrationsprojekts ist eine absolute Notwendigkeit für Unternehmen mit einer kurzen Frist, um das Quellspeichersystem (Cloud-Speicher oder lokaler Speicher) zu verlassen, bevor sein Jahresplan reaktiviert wird.

Daher müssen Unternehmen der Zusammenarbeit ihrer IT- und anderen Teams Priorität einräumen und einen Migrationszeitplan planen, der die richtigen Erwartungen setzt für:

• Rechtzeitige Einleitung jedes Migrationsbatches.
• Rechtzeitige Validierung jedes Migrationsstapels nach Abschluss.
• Rechtzeitige Einleitung der Delta-Migration.
• Rechtzeitige Validierung der Delta-Migration und Vergleichsdelta.
• Rechtzeitige Stilllegung des Quellspeichersystems.

Außerdem ist es am besten, beim Migrationszeitplan etwas Spielraum für Flexibilität zu lassen, um potenzielle Hindernisse wie API-Drosselung und Dateikonflikte zu berücksichtigen. Das Lösen von API-Drosselungen und Dateikonflikten kann einige Zeit in Anspruch nehmen. Daher sollte die Zeitachse entsprechend anpassbar sein.

3. Auswählen der Funktionen, die zusammen mit den Daten migriert werden sollen

Da es sich bei der Cloud-Datenmigration für Unternehmen nicht um einen einfachen Datendump-Prozess handelt, ist es von entscheidender Bedeutung, alle mit den Daten verknüpften kritischen Funktionen auszuwählen und sie in die Ziel-Cloud zu übertragen. Zu diesen Funktionen gehören:

• Root-Ordner- und Dateiberechtigungen.
• Innere Ordner- und Dateiberechtigungen.
• Selektive oder alle Dateiversionen.
• Zeitstempel.
• Eingebettete Links.
• Geteilte Links.
• Externe Aktien.
• Inline-Dateikommentare.

Durch die Übertragung und Beibehaltung dieser Funktionen können Unternehmen sicherstellen, dass die Zusammenarbeit zwischen den Benutzern und ihrem Team nicht beeinträchtigt wird. Unternehmen müssen außerdem quellspeicherspezifische Dateien verschieben und sicherstellen, dass das Tool des Migrationsanbieters solche spezifischen Dateien in Formate konvertieren kann, die von der Ziel-Cloud unterstützt werden.

Beispielsweise müssen Unternehmen bei einer Migration von Google Drive zu OneDrive Google Sheets, Docs und Slides übertragen und sie in Dateiformate konvertieren lassen, die OneDrive unterstützt, einschließlich Microsoft Excel, Word und PowerPoint.

4. Auswahl der richtigen Migrationsumgebung

Die Wahl der richtigen Cloud-Datenmigrationsumgebung hilft Unternehmen dabei, ein Gleichgewicht zwischen Datenmigrationssicherheit und Kosten gemäß ihren Anforderungen zu finden. IT-Teams haben zwei Migrationsumgebungsoptionen zur Auswahl:

• Cloudbasierte Migrationsumgebung.
• Lokale Migrationsumgebung.

Eine cloudbasierte Migrationsumgebung ist die Standardoption für viele Geschäftsdatenmigrationen. Es ist sicher genug und macht es Unternehmen einfach, die Kosten für das Migrationsprojekt unter Kontrolle zu halten. Anbieter von Datenmigrationen nutzen dedizierte Server, um die Datenübertragung sicher über einen API-basierten Datenzugriff durchzuführen.

Andererseits ist eine lokale Migrationsumgebung nicht so einfach wie eine cloudbasierte Migrationsumgebung. Es erfordert, dass Unternehmen das Migrationstool/die Migrationsplattform auf ihren lokalen Servern bereitstellen, um die Migration lokal durchzuführen.

Die lokale/isolierte Natur der On-Prem-Umgebung macht sie äußerst sicher, aber gleichzeitig technisch komplex. Aufgrund der damit verbundenen technischen Komplikationen sind Migrationen in lokalen Umgebungen im Allgemeinen auch teurer als Cloud-basierte Migrationsprojekte.

5. Einleiten der Migration und Überprüfen der regelmäßigen Migrationsberichte

Die Fertigstellung aller Konfigurationen/Parameter für die Cloud-Datenmigration und die rechtzeitige Einleitung des Datenübertragungsprozesses helfen Unternehmen, den geplanten Projektzeitplan einzuhalten. Das IT-Team, das das Migrationsprojekt überwacht, muss nach der Einleitung des Migrationsprozesses die täglichen Fortschrittsberichte überprüfen.

Das IT-Team und die Mitglieder des Managementteams, die die täglichen Migrationsberichte überprüfen, müssen nach wichtigen Erkenntnissen suchen, um den Fortschritt der Datenübertragung zu verfolgen. Zu den wichtigsten Bereichen, die in einem Datenmigrationsbericht überprüft werden sollten, gehören:

• Die Anzahl der migrierten Elemente (Dateien, Ordner und Benutzerkonten).
• Details zu den migrierten Elementen.
• Start- und Enddatum der Übertragung der migrierten Elemente.
• Datei-/Ordnerwarnung und Konfliktstatus.
• Nächster Satz von Elementen, die einem anderen Migrationsbatch zugewiesen werden.

Außerdem müssen alle Schlüsselpersonen im Unternehmen die Migrationsberichte täglich oder wöchentlich erhalten. Dieser Ansatz trägt dazu bei, eine 360°-Sicht auf den Migrationsfortschritt im gesamten Unternehmen zu gewährleisten.

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6. Validierung der Migration nach Abschluss

Eine ordnungsgemäße Validierung ist für jedes Unternehmen erforderlich, das Daten mithilfe des Tools des Migrationsanbieters von der Quelle zum Ziel migriert hat. Nur durch eine ordnungsgemäße Validierung kann das IT-Team sicherstellen, dass die Migration ein voller Erfolg wird.

Die Validierung der migrierten Daten erfolgt auf mehreren Ebenen. Die erste Ebene besteht darin, den Migrationserfolgsbericht aller Migrationsstapel zu überprüfen. Dies hilft zu erkennen, ob ein oder mehrere Dateien und Ordner in Konflikt geraten sind. Durch die Überprüfung der Migrationsberichte können Unternehmen auch nachvollziehen, wie viel Zeit es für die Migration jedes Batches gedauert hat und ob das Projekt gemäß dem geplanten Zeitplan vorangekommen ist.

Die zweite Ebene der Validierung der Cloud-Datenmigration besteht darin, die Quell- und Zieldaten zu vergleichen, um fehlende Dateien und Ordner zu identifizieren. Eine Technik namens Vergleichsdelta hilft IT-Teams dabei, die Quell- und Zieldaten mühelos zu vergleichen und festzustellen, ob bei der Migration Dateien und Ordner übersehen wurden.

7. Initiieren der Delta-Migration zur Übertragung inkrementeller Änderungen

Die Übertragung der während der Datenmigration an den Quell-Cloud-Daten vorgenommenen inkrementellen Änderungen ist eine der wichtigsten Möglichkeiten, um sicherzustellen, dass das Cloud-Datenmigrationsprojekt ein voller Erfolg wird. Die branchenübliche Methode zur Übertragung inkrementeller Änderungen ist die Delta-Migration.

Die Delta-Migrationstechnologie funktioniert intelligent, indem sie die Änderungen in den Quell-Cloud-Daten identifiziert und diese ausschließlich zum Ziel migriert, ohne die Originaldaten erneut zu migrieren. Dieser Ansatz trägt dazu bei, das Überschreiben von Daten zu vermeiden und stellt sicher, dass nur inkrementelle Änderungen in der Zielcloud aktualisiert werden.

Da viele Migrationsanbieter die Delta-Migration als Teil des kompletten Servicepakets anbieten, müssen Unternehmen sicherstellen, dass nach Abschluss der einmaligen Migration keine zusätzlichen Kosten für die Durchführung der Delta-Migration anfallen.

8. Validierung der Delta-Migration

Die Validierung der Delta-Migration ist ebenso wichtig wie die Validierung der einmaligen Migration. Ähnlich wie bei der einmaligen Migrationsvalidierung ist die Überprüfung der Berichte die beste Möglichkeit, jede Art von Delta-Migration zu validieren, egal ob einfach oder umfangreich.

Obwohl die Überprüfung der Berichte in vielen Fällen der Cloud-Datenmigration für Unternehmen effizient funktioniert, reicht sie möglicherweise nicht aus, um umfangreiche und komplizierte Delta-Migrationen zu validieren. Und hier kommt die Vergleichsdelta-Funktion ins Spiel.

IT-Teams können die Vergleichs-Delta-Technik auf ähnliche Weise verwenden, um die einmalige Migration zu validieren und zu prüfen, ob während der Delta-Migration übersehene Änderungen vorgenommen wurden. Anschließend können IT-Teams die verpassten inkrementellen Änderungen erneut in die Zielcloud migrieren lassen, um sicherzustellen, dass alle migrierten Daten auf dem neuesten Stand sind.

Im Gegensatz zur regulären Delta-Migration kann die Vergleichs-Delta-Funktion mit zusätzlichen Kosten verbunden sein. Daher müssen Unternehmen das Migrationspreisangebot mit dem Migrationsanbieter klären und das Migrationsbudget entsprechend anpassen.

9. Onboarding der Endbenutzer in die Zielcloud

Nach Abschluss der Cloud-Datenmigration besteht die nächste wichtige Aufgabe darin, die Endbenutzer (Mitarbeiter und Teams) in die neue Ziel-Cloud einzubinden. Der beste Weg nach vorne ist ein geeigneter Onboarding-Plan, der eine strukturierte Benutzerschulung umfasst.

Die Schulung der Endbenutzer für die Verwendung der Ziel-Cloud ist besonders wichtig für Unternehmen, die Daten von einer benutzerorientierten Speicherplattform (z. B. Box Business) in eine Ziel-Cloud mit einem zentralen Speichersystem wie Microsoft 365 migriert haben.

Das Verständnis des zentralisierten Layouts der neuen Ziel-Cloud-Suite hilft den Endbenutzern, ihren Zusammenarbeitsablauf zu replizieren. Dies wiederum stellt sicher, dass die Produktivität des Einzelnen/Teams und die allgemeine betriebliche Effizienz nicht sinken.

10. Außerbetriebnahme des Quellspeichersystems

Unternehmen, die Benutzer und Daten in eine neue Cloud migriert haben, um die Betriebskosten zu senken, müssen das Quellspeichersystem (Cloud-Speicher oder lokaler/lokaler Speicher) außer Betrieb nehmen. Die rechtzeitige Stilllegung des Quellspeichers ist entscheidend, um eine Lizenzverlängerung zu vermeiden.

Gleichzeitig müssen Unternehmen jedoch Rücksicht darauf nehmen, wichtige Daten im Quellspeicher zu archivieren. Beispielsweise müssen Unternehmen bei der Migration vom lokalen Speicher in die Cloud die Übertragung von Daten vermeiden, die mit lokalen Anwendungen verknüpft sind.

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Abschluss

Zusammenfassend müssen Unternehmen sicherstellen, dass ihr IT-Team den Quellspeicher rechtzeitig (vor der Lizenzverlängerung) außer Betrieb nimmt, während gleichzeitig kritische Daten archiviert werden und Lizenzen nur für die archivierten Daten/Benutzer erneuert/erworben werden.

 Dieser Artikel wurde von Pankaj Rai geschrieben. Pankaj von CloudFuze unterstützt Unternehmensleiter, Entscheidungsträger, IT-Manager und IT-Teams bei der strategischen Herangehensweise an die Datenmigration, um die Ergebnisse von Geschäftsprozessen zu verbessern. Sie können ihm auf LinkedIn folgen.