Exzellenz ermöglichen: Migration von HCI zu HubSpot

Die Migration von einem System auf ein anderes kann für jedes Unternehmen eine gewaltige Aufgabe sein, kann aber auch Chancen für Wachstum und Effizienzsteigerung bieten. Vor kurzem hatte unser Team die Gelegenheit, mit HCI zusammenzuarbeiten, einem Umweltmanagementunternehmen, das von Quickbase zu HubSpot wechseln möchte. Dabei implementierten und überarbeiteten wir ihre komplexe Datenstruktur und Prozesse und schulten ihr Team in den HubSpot-Tools.

Das Unternehmen und die Herausforderung

HCI nutzte Quickbase mehrere Jahre lang als primäre Datenbank. Obwohl Quickbase ihre Anforderungen gut erfüllt hatte, versuchten sie, Prozesse durch Automatisierung zu rationalisieren und die Berichtsfunktionen zu verbessern. Nachdem sie mit Kuno Creative Kontakt aufgenommen und sich über die Möglichkeiten von HubSpot informiert hatten, entschieden sie, dass der Wechsel zu HubSpot die richtige Entscheidung war. Abgesehen von den normalen Herausforderungen bei der Migration von Daten in ein neues System und der Erleichterung aller damit verbundenen Prozesse verfügte HCI auch über ein Team, das mit den täglichen Prozessen vertraut war und während des gesamten Prozesses Unterstützung benötigte, um die Einführung sicherzustellen ausreichend Komfortniveau durch Änderungsmanagement.

Erfahren Sie mehr über die Prozesse von HCI

Kuno verbrachte den größten Teil der ersten Wochen damit, sich über das Geschäft, die Prozesse und die besonderen Herausforderungen von HCI zu informieren. Dies ermöglichte es uns, ihre HubSpot-Instanz auf eine Weise zu entwickeln, die für sie sinnvoll war und gleichzeitig anpassbar und zugänglich blieb. Es war auch wichtig, die Fehler des vorherigen CRM nicht zu wiederholen: Schließlich wurde HCI aus einem bestimmten Grund verschoben, und HubSpot bot eine einzigartige Gelegenheit, fehlerhafte Prozesse zurückzusetzen und funktionierende Prozesse in einer maßgeschneiderten CRM-Lösung aufzubauen.

Es war auch wichtig, Zeitpläne, Meilensteine ​​und die Abfolge der Ereignisse aufeinander abzustimmen. Dies gab dem Team von HCI die Gewissheit, durch einen effektiv kommunizierten Projektplan über fünf Monate weiterhin in seinem aktuellen CRM zu arbeiten.

Unsere Lösung

Erstellen eines benutzerdefinierten Objekts in HubSpot

Einer der ersten Punkte, die bei der Migration angegangen wurden, war die Zuordnung eines benutzerdefinierten Objekts für die „Jobplanung“. Zu diesem Zweck setzte das Kuno-Team Lucidchart ein, um ERDs sowie Prozessdokumentationen und Flussdiagramme zu erstellen und so dem HCI-Team bei der Visualisierung seiner Daten in der neuen Umgebung zu helfen. Dies bot auch die Gelegenheit, die Fähigkeiten von HubSpot in Bezug auf seine CRM-Funktionalität und Anpassung zu demonstrieren – etwas, mit dem sie in Quickbase Schwierigkeiten hatten. Wir haben eng mit HCI-Partnern zusammengearbeitet, um sicherzustellen, dass das neue benutzerdefinierte Objekt ihren Anforderungen entspricht und eine ausreichende Berichterstellung ermöglicht.

Datenmigration von Quickbase zu HubSpot

Nachdem das benutzerdefinierte Objekt erstellt und validiert wurde, war der nächste Schritt die Datenmigration in HubSpot. Dies war ein komplexer Prozess, der eine sorgfältige Planung und Durchführung erforderte. Unser Plan umfasste das Zuordnen der Daten aus Quickbase, das Ausrichten von Objekten, das Testen des Migrationsprozesses und die Implementierung von Datenvalidierungsprüfungen, um die Genauigkeit in HubSpot sicherzustellen.

Um die Migration zu erleichtern, haben wir eine benutzerdefinierte Einwegintegration von Quickbase zu HubSpot entwickelt. Dadurch wurden alle Aspekte der Datenbanken miteinander verbunden: Aktivitäten, Kontakte, Unternehmen, Möglichkeiten und, was ebenso wichtig ist, die Verbindungen zwischen diesen Einheiten. Dadurch konnten wir große Datenmengen in großen Mengen zwischen benutzerdefinierten und Standardobjekten verschieben, was die anfängliche Migration zu einem reibungslosen Prozess machte und vor allem nahtlose Delta-Migrationen ermöglichte. Es war wichtig, über Daten für Schulungszwecke und die Einrichtung zu verfügen, aber für den Komfort von HCI in HubSpot beim Start war es besonders wichtig, über alle Daten „zwischen den Systemen“ zu verfügen.

Schulung des Teams auf HubSpot

Nachdem die Daten erfolgreich zu HubSpot migriert wurden, bestand der nächste Schritt darin, HCI in der Verwendung der neuen Plattform zu schulen. Wir haben einen maßgeschneiderten Schulungsplan entwickelt, der sowohl persönliche als auch virtuelle Schulungssitzungen umfasste und alles von der grundlegenden Navigation bis hin zu erweiterten Berichtsfunktionen abdeckte.

Annahme

Schulung ist nur eine Komponente der Einführung, aber eine erfolgreiche Einführung geht noch tiefer: Sie bedeutet, sicherzustellen, dass ein Kundenteam umfassend gerüstet ist, um in seiner neuen Umgebung erfolgreich zu sein und erfolgreich zu sein.

• Wir begannen mit den Grundlagen und arbeiteten uns bewusst zu komplexeren Funktionen vor, sofern die Daten es zuließen
• Wir haben die Umstellungstermine im Voraus vereinbart, um sicherzustellen, dass sich alle wohlfühlen und es keine Überraschungen gibt
• Das Kuno-Team stand in den Wochen nach dem Start von HubSpot gerne für zusätzliche Schulungsmodule und Supportanrufe zur Verfügung, um die Akzeptanz und den Komfort zu gewährleisten

Change Management im Projekt

Das Änderungsmanagement war ein entscheidender Bestandteil dieses Projekts. Wir erkannten, dass die Migration von Quickbase zu HubSpot eine erhebliche Änderung der Arbeitsweise des HCI-Teams erfordern würde. Um diese Veränderung zu bewältigen, haben wir eng mit ihnen zusammengearbeitet, um einen Kommunikationsplan zu entwickeln, der regelmäßige Updates zum Projektfortschritt, Schulungen und laufenden Support umfasst.

Wir haben auch Ressourcen wie Benutzerhandbücher und Spickzettel bereitgestellt, um HCI bei der Navigation durch das neue System zu helfen. Abschließend führten wir eine Überprüfung nach der Implementierung durch, um Feedback vom Kundenteam einzuholen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren.

Die Ergebnisse

Wir konnten HCI erfolgreich auf HubSpot migrieren, ihr Team im neuen System schulen und kontinuierlichen Support bieten, um eine dauerhafte Einführung sicherzustellen. Das Änderungsmanagement war ein entscheidender Bestandteil des Projekts, und wir haben ihnen durch die Entwicklung eines klaren Kommunikationsplans und die gezielte Bereitstellung von Ressourcen und Unterstützung geholfen. Das Ergebnis war ein voller Erfolg: Unser Kunde profitiert nun von einem schlankeren Prozess und einer höheren Effizienz durch HubSpot.

Der Aufprall

Allein durch die Automatisierung spart HCI etwa 6,5 ​​Stunden pro Tag ein, die eher für den Verkauf als für die Verwaltungsarbeit verwendet werden können, was sich positiv auf den Umsatz auswirkt. Durch umfangreiche Schulungen und kontinuierliche Kommunikation arbeitet das HCI-Team problemlos mit der neuen Plattform, profitiert von der automatisierten Lead-Generierung und -Rotation, einer besseren Transparenz sowohl des Verkaufsprozesses als auch der Übergaben sowie einer klareren Berichterstattung, was es HCI ermöglicht, zu wachsen und zu skalieren mit einer Plattform, die mit ihnen wachsen und skalieren kann.

Unser Team aus HubSpot-Fachleuten hat unzählige HubSpot-Migrationen erfolgreich durchgeführt und Unternehmen im gesamten Spektrum dabei geholfen, ihre Geschäftsziele problemlos zu erreichen und zu übertreffen. Kontaktieren Sie uns und lassen Sie uns gemeinsam sehen, wie wir Ihrem Team Spitzenleistungen ermöglichen können.