Wie Geschäftsreiseanalysen dabei helfen, intelligentere Entscheidungen zu treffen

Daten waren schon immer der Grundstein aller strategischen Geschäftsentscheidungen.

Allerdings ist dieser Ansatz noch nicht so weit verbreitet, wenn es darum geht , datengesteuerte Entscheidungen über die Reisen von Mitarbeitern zu steuern.

Da Geschäftsreisen immer wichtiger werden, ist es für Unternehmen zwingend erforderlich, ihren Fokus auf technologische Lösungen zu verlagern. Mithilfe von Geschäftsreiseanalysen können Sie Einblicke in Ihre Reisebedürfnisse gewinnen. Dies kann dazu beitragen, das Reisemanagement Ihres Unternehmens zu transformieren, Kosten zu optimieren, das Reiseerlebnis zu verbessern und intelligentere Entscheidungen zu treffen.

Aber wie können Sie die endlosen Möglichkeiten der Geschäftsreiseanalyse voll ausschöpfen?

Lesen Sie diesen Artikel, um mehr über die Bedeutung der Geschäftsreiseanalyse bei der Umstrukturierung Ihrer Geschäftsreisemanagementpraktiken zu erfahren und wie Sie ihr grenzenloses Potenzial erschließen können.

Die Analyse von Reisedaten umfasst vier Schritte:

• Erfassung von Geschäftsreisedaten.
• Verarbeitung der gesammelten Daten und Kategorisierung in verbrauchbare Informationen.  
• Identifizieren von Reisetrends, Ausgabenmustern, Kostenverlusten und mehr anhand der verarbeiteten Daten.
• Treffen Sie fundierte Entscheidungen auf der Grundlage dieser datengesteuerten Erkenntnisse.

Mithilfe dieser Erkenntnisse können Unternehmen ihre Reiseausgaben, ihr Reiseverhalten und ihr Risikomanagement besser verstehen, was sowohl dem Unternehmen als auch seinen Mitarbeitern zugute kommt.

Welche Arten von Geschäftsreiseanalysen gibt es?

"Mit großer Macht kommt große Verantwortung." Das berühmte Zitat gilt für Reisemanager, die dafür verantwortlich sind, das Reiseprogramm ihres Unternehmens effizienter zu gestalten.

Daher würde die bloße Erhebung von Geschäftsreisedaten nicht ausreichen. Reisemanager müssen in der Lage sein, diese Daten sinnvoll zu kategorisieren und zu verarbeiten, um bessere Reiserichtlinien in ihrem Unternehmen zu überprüfen, zu verbessern und einzuführen.

Hier sind drei Arten der Datenanalyse, die nicht nur vollständige Transparenz bieten, sondern auch die Tür zu besseren Entscheidungen im Hinblick auf das Geschäftsreise- und Spesenmanagement des Unternehmens öffnen können:

Quelle: myBiz von MakeMyTrip

Spesenanalyse

Reiseausgaben sind ein entscheidender Bestandteil der Geschäftsreisedaten. Durch eine genaue Verfolgung der Reisekosten der Mitarbeiter des Unternehmens lassen sich Kernbereiche leicht identifizieren:

• Ersparnisse
• Verhandlung
• Bessere Compliance

Darüber hinaus können geeignete Bereiche hervorgehoben werden, für die eine Budgetzuweisung erforderlich ist, und Bereiche, in denen die Möglichkeit besteht, Kosten zu senken. Mit intelligenten Reisedatenlösungen können Unternehmen ihr Reisebudget planen, um höhere Einsparungen zu erzielen.

Analyse des Reiseverhaltens

Während die Erhöhung der Einsparungen bei Geschäftsreisen das ultimative Ziel ist, müssen Unternehmen auch daran arbeiten, das Reiseerlebnis zu verbessern. Dieses Ziel lässt sich mit Geschäftsreiseanalysen leicht erreichen, da sie das Verhalten, die Trends und die Buchungspräferenzen der Reisenden bewerten.

Durch die Umsetzung dieser Reiseerkenntnisse können Unternehmen eine höhere Rentabilität erzielen, da sie ihre Einsparziele mit der Zufriedenheit ihrer Geschäftsreisenden in Einklang bringen können. Die Beachtung maßgeschneiderter Empfehlungen, die durch Verhaltensdatenanalysen generiert werden, kann die Personalisierung der Reisen der Mitarbeiter erleichtern, was zu einer höheren Produktivität führen kann.

Risikomanagementanalysen

Bei der Verwaltung von Geschäftsreisen ist es ein Muss, der Sicherheit der Mitarbeiter Priorität einzuräumen. Mithilfe von Risikomanagementanalysen können potenzielle Reiserisiken identifiziert, ihre möglichen Auswirkungen bewertet und proaktiv minimiert werden.

Ein datengesteuerter Ansatz kann dank Reisedatenanalyse dazu beitragen, diese Risiken zu mindern und es Unternehmen gleichzeitig zu ermöglichen, ihrer Sorgfaltspflicht nachzukommen.

Warum sind Geschäftsreiseanalysen wichtig?

Die richtigen Daten können Ihrem Unternehmen umfassende Informationen liefern, die für die Verbesserung der Unternehmenspraktiken und -richtlinien von entscheidender Bedeutung sind. Die Vorteile der Geschäftsreiseanalyse sind keineswegs begrenzt und dieser Vorteil kann Sie von der Konkurrenz abheben .

Steigerung der Kosteneffizienz und Einsparungen

Die Verwaltung von Geschäftsreisekosten kann eine Herausforderung sein. Wenn Reisen über verschiedene Plattformen gebucht werden, wird es schwierig, die Kostenprognosen genau vorherzusagen, und es kann leicht passieren, dass das Budget überschritten wird, wenn man nicht aufpasst.

Analytics löst dieses Problem, indem es Einblick in die Ausgabenmuster bietet, Finanzteams dabei hilft, Bereiche mit Mehrausgaben zu ermitteln und Maßnahmen zur Kosteneinsparung anzuwenden.

Verbesserung der Zufriedenheit und Produktivität der Reisenden

Durch die Personalisierung von Reiseerlebnissen für Mitarbeiter können Unternehmen zeigen, dass ihnen deren Wohlbefinden am Herzen liegt.

Mithilfe von Daten wird es viel einfacher, ihre Schwachstellen anzugehen und ihre Vorlieben zu berücksichtigen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Mitarbeiter zufriedener und engagierter sind, was sich positiv auf die Produktivität auswirkt.

Intelligentere Entscheidungsfindung

Daten ergeben ein möglichst genaues Bild und bieten Einblicke, die Stakeholdern wie Reisemanagern, Finanzteams und der Personalabteilung dabei helfen, kluge Entscheidungen zu treffen.

Mit der Leistungsfähigkeit von Analysen können sie bestehende Richtlinien verbessern, Ressourcen besser zuweisen und Lieferanten auswählen, die gut für das Geschäft sind. Es erleichtert das Erkennen von Trends und die Entwicklung effektiver Strategien zur Verbesserung der Managementpraktiken.

So verbessern Sie Geschäftsreiseprogramme durch Datenanalyse

Sobald Reisemanager alle notwendigen Daten gesammelt haben, können sie diese als Orientierungshilfe für die Verbesserung ihres Geschäftsreiseprogramms nutzen.

Sie können Daten nutzen, um ein Gleichgewicht zwischen intelligenten Ausgaben und effizienten Abläufen zu finden. Dies kann zu höheren Einsparungen, besserer Compliance und komfortableren Reiseerlebnissen für Mitarbeiter führen.

Quelle: myBiz von MakeMyTrip

Erstellung von Vorausbuchungsrichtlinien

Eine gründliche Analyse der Buchungsfristen, vom Abreisedatum bis zur Rückbuchung, kann Unternehmen dabei helfen, Richtlinien zur Förderung von Vorausbuchungen festzulegen.

Diese Daten bieten daher die Möglichkeit, steigende Kosten aufgrund von Last-Minute-Buchungen zu reduzieren.

Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen

Die Beobachtung einer zunehmenden Zahl von Buchungen, die nicht den Richtlinien entsprechen, kann ein Hinweis darauf sein, dass Ausnahmen von den Richtlinien erforderlich sind.

Durch die Anerkennung der zeitkritischen Natur und der Unsicherheit, die mit Geschäftsreisen verbunden sind, können Unternehmen Ausnahmen in der Richtlinie schaffen, die ein Gleichgewicht zwischen Einhaltung und Flexibilität schaffen.

Begrenzung der Ausgaben für Flugbuchungen

Wenn sich die Reisebuchungskosten des Unternehmens häufen, ist es an der Zeit, die Häufigkeit der gebuchten Premium-Flüge zu analysieren.

Durch die Identifizierung und Begrenzung solcher Buchungen können unnötige Ausgaben für Geschäftsreisen eingedämmt und die Kosten proaktiv gesteuert werden. Alternativ können Sie die Fälle definieren, in denen solche Buchungen zulässig sind, sowie den zu befolgenden Genehmigungsablauf.

Einführung von Hotelausgabenlimits

Durch die Auswertung der Reiseausgaben für Hotelbuchungen in verschiedenen Städten können Reisemanager Obergrenzen für die ausgegebenen Beträge festlegen, die auf der Bestimmung des Mitarbeiters und der Stadtstufe basieren.

Reisemanager können auch die Umstände angeben, unter denen diese Buchungen zulässig sind und wer sie im Ausnahmefall genehmigen muss.

Anpassung der Hotelauswahl an die Organisationsstruktur

Reisemanager können häufig gewählte Hotelbuchungsoptionen aus früheren Reservierungen erkennen und diese als bevorzugte Unterkünfte auf der Grundlage der Organisationsstruktur auflisten.

Dies hilft, Zeit und Geld zu sparen und sorgt gleichzeitig dafür, dass Ihre Mitarbeiter während ihrer Geschäftsreisen höchsten Komfort genießen.

Ich suche GST-zertifizierte Hotels

Reisemanager können die Daten zu GST-versicherten Hotels in Indien und die durch die Verwendung dieser Rechnungen erzielten Einsparungen nutzen, um Steuervorteile wie Vorsteuergutschriften (Input Tax Credit, ITC) in Anspruch zu nehmen und so ihre Liste bevorzugter Hotels weiter zu verfeinern. Dies stellt nicht nur sicher, dass die Unterkunftsmöglichkeiten den GST-Vorschriften in Indien entsprechen, sondern dient auch als Sparmöglichkeit für Unternehmen.

Um diesen Prozess reibungsloser zu gestalten, können Unternehmen mit der richtigen Reisemanagementsoftware arbeiten, die sichere GST-Hotelrechnungen ermöglicht, um die Einsparungen zu maximieren.

So sammeln Sie Geschäftsreisedaten

Damit Unternehmen die Vorteile von Geschäftsreiseanalysen voll ausschöpfen können, sind genaue und relevante Daten der Schlüssel. Daher hängt viel davon ab, wie Unternehmen diese Daten sammeln.

Hier untersuchen wir die relevantesten Datenquellen, um die Reisestrategie Ihres Unternehmens zu optimieren.

Reisebuchungs- und Spesenverwaltungssysteme

Das Sammeln von Reisedaten kann mit einem gut integrierten Geschäftsreise- und Spesenmanagementsystem zum Kinderspiel werden. Mithilfe der richtigen Reise- und Spesensoftware können Unternehmen relevante Daten wie Reisebuchungen, Reiseausgaben, Reiseeinhaltung, Reisemuster und mehr problemlos erfassen.

Es kann einfach und effizient sein, die über diese Systeme gesammelten Daten zu nutzen, beispielsweise GST zu Reisekosten oder ITC zu Reisekosten. Dies kann dazu beitragen, detaillierte Einblicke in die Reisepraktiken der Organisation zu gewinnen.

Die gesammelten Daten können dann eine zentrale Rolle dabei spielen, die Geschäftsreisen Ihrer Mitarbeiter zu optimieren und das Reisen reibungsloser zu gestalten.

Feedback und Umfragen von Reisenden

Wachstum wird durch ständige Verbesserung vorangetrieben. Der beste Weg für Unternehmen, herauszufinden, welche Bedürfnisse sich ändern, besteht darin, regelmäßig Feedback von Mitarbeitern einzuholen, die geschäftlich unterwegs sind. Diese Umfragen unter Reisenden können die Kernbereiche der Veränderung auf der Grundlage ihrer Vorlieben, Erfahrungen und Herausforderungen hervorheben.

Die Kombination dieser qualitativen Daten mit einer quantitativen Analyse kann zu einem besseren Verständnis führen und Reisemanagern dabei helfen, Verbesserungsideen für Geschäftsreisen zu entwickeln.

Überwachung der Einhaltung von Reiserichtlinien

Es ist allgemein bekannt, dass die Einhaltung der Reiserichtlinien der Schlüssel zum Geldsparen bei Geschäftsreisen ist. Möglicherweise sind Sie sich jedoch nicht darüber im Klaren, dass die Verfolgung von Compliance-Daten Ihnen wertvolle Einblicke in die Reisegewohnheiten Ihres Unternehmens geben kann.

Die Einrichtung einer umfassenden Reiserichtlinie für Mitarbeiter in Indien kann Unternehmen dabei helfen, die Einhaltung der Vorschriften im Auge zu behalten und mehr Kontrolle über die Reisen und Ausgaben des Unternehmens zu bieten. Es bietet eine Schlüssellochansicht der Nichteinhaltungsbereiche, die sofortige Korrekturmaßnahmen erfordern.

Daher ist die Überwachung der Richtlinieneinhaltung eine intelligente Möglichkeit, Daten zu nutzen, um Kosteneinsparungen für das Unternehmen zu erzielen.

So analysieren Sie Geschäftsreisedaten

Das Sammeln von Reisedaten ist nur der erste Schritt zur Geschäftsreiseanalyse. Die eigentliche Herausforderung besteht darin, herauszufinden, wie man die Daten, die jeden Monat aus Hunderten und Tausenden von Buchungen gesammelt werden, sinnvoll nutzen kann.

Hier kann Ihnen die Magie der Geschäftsreiseanalyse helfen. Dazu benötigen Sie jedoch die richtigen Werkzeuge und Techniken.

Quelle: myBiz von MakeMyTrip

Datenvisualisierung und Berichterstattung

Solange Ihre Daten keine Geschichte erzählen, sind sie nicht aussagekräftig.

Verdauliche Daten sind der einfachste Weg, das Verhalten und die Ausgaben von Reisenden zu analysieren und zu verstehen. Ein gut anschauliches und leicht verständliches Dashboard, das auf einen Blick Einblicke in die Leistung bietet, kann es Stakeholdern ermöglichen, Trends und Erkenntnisse schnell zu erkennen.

Die Datenvisualisierung zerlegt somit komplexe Informationen und hilft dabei, Muster zu beleuchten, die eine effektive Entscheidungsfindung leiten.

Predictive Analytics zur Vorhersage von Reisemustern

Wachstumschancen lassen sich leichter erkennen, wenn sowohl Einsicht als auch Weitblick vorhanden sind. Eine einfache Möglichkeit, dies zu erreichen, besteht darin, prädiktive Erkenntnisse zu nutzen, um mit Änderungen der Reiserichtlinien zu experimentieren und zu analysieren, wie diese sich auf die zukünftige Leistung auswirken.

Durch die Betrachtung historischer Daten können Unternehmen Folgendes prognostizieren:

• Reisemuster
• Nachfrageschwankungen
• Markt- und Preistrends

Mit diesem Wissen können Unternehmen in Lieferantenverhandlungen die Oberhand gewinnen, bevorstehende Probleme antizipieren und das Reiseprogramm für maximalen Erfolg optimieren.

KI- und ML-Anwendungen in der Reiseanalyse

Der Einsatz fortschrittlicher Technologien wie KI oder ML kann Unternehmen bei der Analyse großer Datenmengen helfen. Durch die Verarbeitung dieser Daten können einzigartige Muster und Zusammenhänge aufgedeckt werden, die das Wachstum jedes Unternehmens fördern können.

Wenn es um Geschäftsreisen geht, kann die Automatisierung der verschiedenen Schritte dabei helfen, Anomalien schnell zu erkennen und das Reiseprogramm für personalisierte Reisen zu optimieren.

Best Practices zum Aufbau eines effektiven Geschäftsreise-Analyseprogramms

Um den größtmöglichen Nutzen aus Geschäftsreiseanalysen zu ziehen, muss jedes Unternehmen die folgenden Best Practices einhalten:

• Richten Sie wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) ein und definieren Sie die erwarteten Ergebnisse, um den Erfolg genau zu messen. Sie können KPIs wie erzielte Einsparungen, Richtlinieneinhaltungsraten, Zufriedenheitswerte der Reisenden oder andere Kennzahlen messen, die für Ihr Unternehmen wichtig sind.
• Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrem Unternehmen eine datengesteuerte Kultur fördern . Dies wird die Entscheidungsfähigkeit der Stakeholder verbessern und ihnen helfen, immer einen Schritt voraus zu sein.
• Der Respekt vor der Privatsphäre der Reisenden ist für den Aufbau von Vertrauen von entscheidender Bedeutung. Erwägen Sie daher die Einführung von Sicherheitsprotokollen und Datenregulierungsmaßnahmen innerhalb der Organisation.
• Fördern Sie die Datenkompetenz im Unternehmen durch die Bereitstellung geeigneter Schulungs- und Übungsmodule.
• Steigern Sie die funktionsübergreifende Zusammenarbeit, um aus jeder Perspektive bessere Erkenntnisse zu gewinnen. Schließlich geht es um Teamarbeit.

Zufriedenere Mitarbeiter führen zu besseren Ergebnissen

Die Nutzung der Vorteile der Geschäftsreiseanalyse kann Ihrem Unternehmen einen erheblichen Vorsprung verschaffen. Im Zeitalter der datengesteuerten Entscheidungsfindung ist sie wirklich der Schlüssel zur Transformation Ihres Unternehmens Geschäftsreisemanagement.

Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit von Analysen können Sie Ihre Einsparungen maximieren, den Komfort für Reisende erhöhen und, was noch wichtiger ist, die Sicherheit Ihrer Mitarbeiter gewährleisten. Geschäftsreiseanalysen liefern somit umsetzbare Schritte, die zu zufriedeneren Geschäftsreisenden führen können, die Ergebnisse liefern, die das Wachstum Ihres Unternehmens skalieren.

Reise klug. Planen Sie kosteneffiziente Geschäftsreisen mit Hilfe von Anbietern von Geschäftsreisemanagement-Diensten.