Geschäftsprozessverbesserung (BPI): Was es ist und wie es funktioniert

Um mit sich entwickelnden Szenarien Schritt zu halten, ist die Verbesserung von Geschäftsprozessen (BPI) für jedes Unternehmen unerlässlich.

Jedes Unternehmen muss Hunderte von Geschäftsprozessen bewältigen. Kein Unternehmer kann diese Prozesse als 100% narrensicher bezeichnen, da es immer wieder Engpässe gibt, die ihn Zeit und Geld kosten.

Die Optimierung oder Verbesserung dieser Geschäftsprozesse kann dazu beitragen, Probleme zu beseitigen, die Ihrem Team oder Ihren Kunden Unannehmlichkeiten bereiten. Sehen wir uns an, wie die Verbesserung von Geschäftsprozessen funktioniert und wie sie Ihrem Unternehmen zum Erfolg verhilft.

Was ist Geschäftsprozessverbesserung?

Geschäftsprozesse sind die Aufgaben, die Sie ausführen, um Ihr Unternehmen zu führen. Sie müssen diese Prozesse verbessern, um in dieser wettbewerbsorientierten Welt stark zu bleiben. Geschäftsprozessverbesserung bedeutet also die kontinuierliche Optimierung von Geschäftsprozessen für mehr Produktivität und Effektivität.

Die Geschäftsprozesse eines Unternehmens umfassen drei Arten von Aktivitäten:

• Operative Aufgabe: Die sich wiederholenden Aufgaben, die Unternehmen jeden Tag ausführen müssen, wie Fertigung, Logistik und Berichterstattung.
• Führungsaufgaben: Diese Aufgaben umfassen Budgetierung, Verwaltung und Personalentwicklung.
• Unterstützende Aufgaben: Die restlichen Aufgaben fallen in diese Kategorie, wie technischer Support, Rekrutierung, Buchhaltung usw.

Alle Aufgaben dieser Kategorien müssen regelmäßig evaluiert und korrigiert werden, um Ineffizienzen zu vermeiden. Durch BPI können Unternehmen kontinuierlich positive Änderungen an diesen Vorgängen vornehmen, je nach Input interner und externer Stakeholder.

Diese Verbesserungen führen entweder neue Vorgehensweisen ein oder beseitigen Fehler aus den aktuellen Prozessen. In beiden Fällen ist das Ziel, den Prozess zu rationalisieren.

Bedeutung der Verbesserung von Geschäftsprozessen

Unabhängig davon, welcher Branche Ihr Unternehmen angehört, müssen Sie sich an die Veränderungen anpassen, um im Wettbewerb bestehen zu können. Die Verbesserung von Geschäftsprozessen ermöglicht es Ihnen, diese Änderung vorzunehmen.

Während dieses Prozesses können Unternehmen die Bereiche ermitteln, die verbessert werden müssen, und Ineffizienzen lokalisieren, die beseitigt werden müssen. Es hilft Organisationen, das System zu verstehen und sich gemäß den aktuellen Industriestandards weiterzuentwickeln.

Darüber hinaus bietet es einen frischen Blick auf Ihre Geschäftsprozesse, um Produktivität, Qualität, Kundenbeziehung und Kompetenzentwicklung zu verbessern.

Wie funktioniert die Verbesserung von Geschäftsprozessen?

#1. Wählen Sie einen Prozess aus

Zuerst müssen Sie die Bereiche oder Prozesse bestimmen, die verbessert werden müssen. Während in einem Unternehmen zahlreiche Geschäftsprozesse ablaufen, können Sie die sich wiederholenden Prozesse zur Verbesserung priorisieren.

#2. Probleme beim Kartenprozess

Konzentrieren Sie sich auf den gewählten Prozess, um die Probleme zu identifizieren, die beseitigt werden müssen. Mapping bedeutet, den gesamten Betrieb zu visualisieren und die Engpässe herauszufinden.

#3. Geschäftsprozesse analysieren

Jetzt müssen Sie die Schmerzpunkte analysieren, um die Probleme zu finden, die verbessert werden können. Sie können die entsprechenden Fragen an die verantwortlichen Personen stellen, um Antworten zu erhalten.

#4. Neugestaltung des Prozesses

In diesem Stadium müssen Sie den Prozess neu gestalten, um ihn zu verbessern. Verwenden Sie die am besten geeignete Methodik, um die identifizierten Probleme zu beseitigen und Ihre Prozesse effizienter zu gestalten.

#5. Erwerben Sie Ressourcen

Für jede Art von Verbesserung der Geschäftsprozesse müssen Unternehmen die notwendigen Ressourcen sichern. Es könnte sich um neue Software, Hardware oder Arbeitskräfte handeln. Holen Sie für all dies die Genehmigung des Managements ein.

#6. Testen Sie den neuen Prozess

Bevor Sie das BPI-System in Ihrer Organisation anwenden, ist das Testen ein obligatorischer Prozess. Überprüfen Sie jeden Workflow-Schritt, damit Sie nichts Wichtiges verpassen. Wenn Sie Änderungen benötigen, ist dies der richtige Schritt dafür.

#7. Implementieren Sie die Methode

Nach erfolgreichem Testen und Genehmigung durch das Management ist es an der Zeit, die Methodik zur Verbesserung der Geschäftsprozesse zu implementieren. Sie können klein anfangen und den Spielraum erweitern, um bessere Ergebnisse zu erzielen.

#8. Überprüfen und verfeinern

Ihre Arbeit endet nicht mit der Implementierungsphase. Sie müssen ständig überwachen, ob die neuen Methoden Ihren Prozess verbessern oder nicht. Manchmal kann eine Verfeinerung erforderlich sein, und Sie müssen dies entsprechend implementieren.

Methoden zur Verbesserung von Geschäftsprozessen

Abhängig von Ihrem Geschäftsprozess und Ihrer Branche können Sie die folgenden Methoden für BPI auswählen.

#1. Agile Methodik

Diese Methodik befreit ein Projekt von einer strengen Frist und ermöglicht es Ihnen, mehr Iterationen einzubauen. Basierend auf dem Team- und Kundenfeedback ermöglicht Ihnen Agile, die hervorgehobenen Probleme zu beheben. Es verbessert auch die Kommunikation und Zusammenarbeit zwischen allen Parteien.

#2. Schlanke Fertigung

Das Ziel dieser Methodik ist es, Verschwendung zu eliminieren und somit Kosten zu reduzieren. Neben der Fertigungsindustrie können auch andere ihre Kernprinzipien umsetzen. Hier müssen die Teams die Käuferwahrnehmung verstehen, um Verschwendung und Redundanz zu vermeiden.

#3. Six Sigma

Dieser beliebte Ansatz kann Variabilität und Fehler reduzieren, indem er Daten und Statistiken nutzt und gleichzeitig den Wert maximiert. Six Sigma beinhaltet die Verwendung von DMAIC und DMADV, um einen optimierten Prozess und einen höheren ROI zu erreichen.

#4. Totales Qualitätsmanagement (TQM)

Unternehmen, die diese Methode anwenden, müssen ihr gesamtes Team an Bord holen, um die Kundenzufriedenheit zu verbessern. Es bietet den Mitarbeitern ein Umfeld und eine Arbeitskultur, in der Erfahrungen geschätzt werden und sie ermutigt werden, ein gemeinsames Geschäftsziel zu verfolgen.

#5. Theorie der Beschränkungen

Die Theory of Constraints-Methodik wird häufig verwendet, wenn eine sofortige Verbesserung erforderlich ist. Es kann Prozessengpässe ermitteln und bis zur Beseitigung verbessern.

#6. Kaizen

Diese Methode zur Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert sich auf schlanke und agile Praktiken. Es verändert leicht Ihre Arbeits- und Unternehmenskultur für eine verbesserte Qualität und Produktivität der Prozesse.

#7. Kanban

Kanban ist eine visuelle Workflow-Technik, mit der Sie Probleme erkennen und Engpässe beseitigen können. Dadurch können Sie die Effizienz steigern und den Fortschritt Ihrer Initiative überwachen.

#8. Gerade rechtzeitig

Diese Methode ist ideal für produzierende Unternehmen, die Lagerkosten minimieren möchten, indem sie Waren nach Bedarf produzieren. In den meisten Fällen wird es mit der Kanban-Methodik verwendet, um genaue Prognosen zu erstellen und Arbeitsüberkapazitäten zu vermeiden.

#9. Prozessabbildung

Unternehmen können mit dieser Workflow-Visualisierungstechnik einen Prozessverbesserungsplan erstellen. Sie können es auch verwenden, um Karten für bestimmte Rollen oder Geschäftsziele zu entwickeln.

#10. PDCA

Dieses Modell steht für Plan, Do, Check und Act. Als Teil der Kaizen-Methodik hilft es Unternehmen, ineffiziente Prozesse zu lokalisieren.

Vorteile der Geschäftsprozessverbesserung

Geschäftliche Agilität

Durch die Verbesserung von Geschäftsprozessen können Unternehmen besser in der Lage sein, auf die sich ständig ändernden Anforderungen der Kunden einzugehen. Sie können schnell auf die Anforderungen reagieren und die Projekte entsprechend verfeinern.

Bessere Sichtbarkeit in Prozesse

Um BPI zu implementieren, müssen Unternehmen den gesamten Workflow visualisieren. Es ermöglicht ihnen, die Geschäftsprozesse zu überwachen und die Effektivität jeder Phase zu messen.

Kosteneffizient

Ziel der Verbesserung von Geschäftsprozessen ist es, Engpässe und Ineffizienzen zu beseitigen. Da Sie unnötige Ausgaben identifizieren und eliminieren können, werden die Gesamtausgaben automatisch reduziert.

Mehr Produktivität

Um Ihre Prozesse effizient zu gestalten, entfernt BPI alle sich wiederholenden und unnötigen Aufgaben aus dem Workflow. Dadurch steigt die Produktivität der Mitarbeiter um ein Vielfaches.

Compliance und Sicherheit

Die Implementierung von Geschäftsprozessverbesserungen bedeutet, einen ordnungsgemäß regulierten und verwalteten Arbeitsplatz zu haben. Daher können diese Unternehmen die geltenden Vorschriften und erforderlichen Sicherheitsmaßnahmen einhalten.

Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit

Jeder improvisierte Prozess wird den Kunden einen Mehrwert bringen. Mit zufriedenen Kunden können Sie ein florierendes Geschäft führen. Es macht Ihr Team auch effizient und produktiv, indem es unnötige Aufgaben eliminiert.

Herausforderungen der Geschäftsprozessverbesserung

#1. Widerstand von Mitarbeitern

Die größte Herausforderung für BPI ist der Widerstand der Mitarbeiter. Die meisten Menschen sind gegen jegliche Veränderungen und arbeiten gerne traditionell weiter. Daher müssen Unternehmen den Mitarbeitern den Nutzen dieser Verbesserung verständlich machen. Andernfalls wird die Initiative zum Totalausfall.

#2. Unfähigkeit, Ziele zu setzen

Während dieses Prozesses sollte die Führung klare und spezifische Ziele haben. Ohne klare Ziele können sie sich kein vollständiges Bild von der Ausrichtung des Unternehmens machen. Während Ziele Sie wissen lassen, wo Sie Ihre Zeit und Ressourcen einsetzen können, führt ein Mangel daran zu Schwierigkeiten bei der Verbesserung von Geschäftsprozessen.

#3. Zeitanpassung️

Damit die Dinge funktionieren, müssen Sie ihr etwas Zeit geben. Viele Unternehmen denken, dass eine Prozessverbesserung aufgrund ihrer täglichen Aktivitäten unmöglich ist. Es ist jedoch oft möglich, die Arbeitsabläufe zu rationalisieren und eine Person mit der Implementierung dieses Prozesses zu beauftragen. Unternehmen können jedoch sogar einen Auftragnehmer oder Freiberufler mit der Analyse des Prozesses beauftragen.

#4. Einführung neuer Technologien

Die meisten Verbesserungen von Geschäftsprozessen erfordern den Abschied von Legacy-Anwendungen und die Einführung neuer Technologien. Die meisten Unternehmen empfinden dies als sehr herausfordernd. Abgesehen von den Kosten müssen Sie Ihre Mitarbeiter auch mit den innovativen Technologien vertraut machen.

Lernmittel

Grundlagen der Verbesserung von Geschäftsprozessen: Udemy

Dieser Kurs „Grundlagen der Verbesserung von Geschäftsprozessen“ vermittelt Ihnen den Rahmen und die Schritte, die für BPI erforderlich sind. Das Ausrichten von Geschäftsprozessen an Zielen und das Finden praktischer Verbesserungslösungen sind ebenfalls in diesem Kurs enthalten.

Sie können auch lernen, verschiedene Tools zu verwenden, um neue Geschäftsprozesse und Techniken zu erstellen, um Ihre Ziele anhand dieser Ressource zu messen.

Effektive Verbesserung von Geschäftsprozessen: Udemy

Dieser Kurs zur effektiven Verbesserung von Geschäftsprozessen vermittelt Ihnen die Auswirkungen der Verbesserung von Geschäftsprozessen, damit Sie Ihre Organisationsprozesse neu gestalten können.

Die Entwicklung des BPI-Modells, dessen Implementierung im Projekt und die Messung des Fortschritts werden in diesem Kurs vermittelt. Es umfasst 2,5 Stunden On-Demand-Video und ein Zertifikat nach Abschluss des Kurses.

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Es geht auf das BPI-Modell mittels Erfolgsmessung ein und stellt Ihnen geeignete Tools vor. Darüber hinaus können Sie lernen, wie Sie diese Tools verwenden, und einige Vorlagen für die Implementierung erhalten.

Letzte Worte

Ohne Geschäftsprozessverbesserung ist es unmöglich, im Wettbewerb zu bestehen. Es ermöglicht Ihnen, Ihre Schwächen und Ineffizienzen herauszufinden, damit Sie neue Methoden implementieren können, um sie zu verbessern.

Hier besprachen wir die Welt der Geschäftsprozessverbesserung zusammen mit einigen nützlichen Kursen und Büchern, um sie zu lernen. Sobald Sie über ausreichende Kenntnisse verfügen, beginnen Sie mit den notwendigen Verbesserungen, um Ihr Unternehmen auf die nächste Stufe zu bringen.

Sie können sich auch über Geschäftsprozessmanagement-Software informieren.