So wählen Sie ein Geschäftstelefonsystem aus: Ein umfassender Leitfaden

Die Technologie hat uns zwar verschiedene Kommunikationsmittel für Unternehmen zur Verfügung gestellt, sie hat es jedoch nicht geschafft, die Notwendigkeit von Telefonen in einem Unternehmensumfeld zu beseitigen. Der beliebteste Kanal für den Kundenservice sind nach wie vor Telefonanrufe. Aufgrund des technologischen Fortschritts stehen Unternehmen heute jedoch vielfältige Optionen für ihre geschäftliche Telefonanlage zur Verfügung.

Angesichts der großen Auswahl an Telefonsystemen kann es schwierig sein, die richtige Lösung für Ihr Unternehmen zu finden. Der Zweck dieses Artikels besteht darin, Ihnen klare Informationen über die zugänglichen Systeme, ihre besonderen Merkmale und Faktoren zu liefern, die Sie bei Ihrer Entscheidung berücksichtigen sollten. Also lasst uns anfangen.

Warum sollten Sie Ihre Geschäftskommunikation aufrüsten?

Wenn Sie geschäftliche Telefonsysteme untersuchen, haben Sie wahrscheinlich ein Unternehmen, in dem derzeit in irgendeiner Form mit Kunden kommuniziert wird. Möglicherweise nutzen Sie und Ihre Kollegen Ihre privaten Mobiltelefone beruflich. Möglicherweise haben Sie für Ihr Unternehmen spezifische Kontaktnummern eingerichtet, darunter auch eine geschäftliche Festnetznummer. Es bestehen jedoch weiterhin Zweifel an der Existenz wirksamerer Möglichkeiten zur Bearbeitung geschäftlicher Anrufe.

Unabhängig von den Grundlagen Ihrer Untersuchung wird es sich lohnen, das richtige, auf Ihre Geschäftsanforderungen zugeschnittene System auszuwählen. Telefonsystemtechnologien sind heutzutage nicht mehr so ​​kostspielig wie früher, sie sind zuverlässiger und verfügen über mehr ausgefeilte Funktionen, die denen von früher überlegen sind. Je nachdem, wie Sie derzeit mit Kunden kommunizieren und für welches Telefonsystem Sie sich entscheiden, sind hier einige der Vorteile aufgeführt, die ein Upgrade Ihres Geschäftstelefonsystems mit sich bringen könnte:

• Zentralisierte Kommunikation: Abhängig von einzelnen Mobiltelefonen oder getrennten Festnetzanschlüssen kann es bei der Bearbeitung geschäftlicher Anrufe zu Missverständnissen kommen. Ein spezielles Firmentelefonsystem ermöglicht es Ihnen, alle eingehenden Anrufe von einem zentralen Punkt aus zu leiten.
• Verbesserte Anrufbearbeitung: Es kann ein reibungsloseres Erlebnis geschaffen werden, und Anrufe werden immer mit Funktionen wie Anrufwarteschlangen, Anrufweiterleitung und automatischen Vermittlungen in geschäftlichen Telefonsystemen beantwortet.
• Skalierbarkeit und Wachstum: Mit einem Telefonsystem, das bei Bedarf das Hinzufügen zusätzlicher Leitungen und Nebenstellen ermöglicht, ist ein nahtloses Wachstum Ihres Unternehmens möglich.
• Einblicke in Anrufe: Ihre Kundeninteraktionen können sich im Laufe der Zeit erheblich verbessern, indem Sie ein Geschäftstelefonsystem verwenden, das mit Tools wie Anrufverfolgung und -analysen ausgestattet ist, um Ihnen ein besseres Verständnis Ihrer Anrufe zu ermöglichen.
• Integrationen: Sie haben die Möglichkeit, die von Ihren Geschäftstelefonsystemen gesammelten Daten mit anderen in Ihrem Unternehmen verwendeten Tools – wie CRM oder Helpdesk-Software – zusammenzuführen und Ihren Agenten so einen umfassenden Überblick über die Kundeninteraktionen zu verschaffen.
• Remote- und Hybridarbeit: Fortschrittliche Geschäftstelefonsysteme mit Elementen wie mobilen Apps, virtuellen Filialen und Softphone-Funktionen ermöglichen eine mühelose Handhabung hybrider und Remote-Arbeitsumgebungen.

Verwandte Themen: Die Zukunft der VoIP-Kommunikation: Wie künstliche Intelligenz die Art und Weise, wie wir uns verbinden, revolutioniert.

Arten von Geschäftstelefonsystemen

Je nachdem, wie Sie sie klassifizieren, bestimmt dies die Anzahl der Telefonanlagen, die es gibt. Hier liegt unser Schwerpunkt auf der Aufteilung in traditionelle Festnetzanschlüsse, VoIP-Systeme und virtuelle Telefonsysteme.

Traditionelle Festnetzanschlüsse

Lokale oder regionale Telefongesellschaften bieten in der Regel sogenannte traditionelle Festnetzsysteme an. Sie werden auch als öffentliche Telefonnetze (PSTNs) anerkannt. Der Service wird Ihrem Unternehmen über Kupfertelefonleitungen bereitgestellt.

Eine private Nebenstellenanlage (PBX) in Ihren Räumlichkeiten ist für die Verwaltung eines dedizierten Festnetzdienstes in Ihrem Unternehmen unerlässlich. Bei der PBX-Anlage handelt es sich um Hardware, die Funktionen wie Nebenstellen, Anrufweiterleitung und Telefonbuchlisten an das Telekommunikationssystem bereitstellt. Viele bestehende Festnetzdienste sind Hybride mit VoIP oder virtuellen Telefonsystemen.

Zuverlässigkeit und Zeitüberschreitung sind die Vorteile der Verwendung von Festnetzsystemen. Es gibt jedoch mehrere Nachteile, da viele Telekommunikationsunternehmen vom traditionellen Festnetzanschluss abwandern. Schon bald werden diese Geräte veraltet sein. Aufgrund ihres Budgets für Hardware und Wartung sind große Unternehmen in der Regel die einzigen, die in der Lage sind, herkömmliche Festnetzsysteme kostengünstig zu warten. Allerdings gelten diese Systeme auch dort oft als veraltet und werden nach und nach ersetzt.

VoIP-Systeme

Anstatt altmodische Kupfer-Telefonleitungen für Festnetzanschlüsse zu verwenden, sind VoIP-Telefonsysteme auf die Internetverbindung des Unternehmens angewiesen. Sie bieten außerdem die gleichen Funktionen, die früher nur in teuren Festnetz-PBX-Systemen verfügbar waren, wie zum Beispiel:

• Automatisierte Telefonzentralen.
• Anrufwarteschlangen.
• Computerintegration.

Ihr Unternehmen kann sich alle diese Funktionen mit den kostengünstigeren VoIP-Systemen leisten. Die einzige Einschränkung besteht darin, dass sie für Spitzenleistungen unbedingt eine zuverlässige und schnelle Internetverbindung benötigen. Es gibt auch zwei Arten von VoIP-Telefonsystemen.

VoIP vor Ort

Wenn Ihr Unternehmen ein VoIP-System vor Ort nutzt, hostet Ihr Unternehmen die gesamte Hardware und Ausrüstung für das Telefon in seinem Unternehmensrechenzentrum. Dies ermöglicht Ihrem Unternehmen die vollständige Kontrolle über die Telekommunikationseinrichtung, geht jedoch mit einer höheren Vorabgebühr einher und erfordert engagierte Mitarbeiter, die sich um die Hardware kümmern. Diese Art der VoIP-Installation eignet sich für Unternehmen, die eine vollständige Sicherheit ihrer Daten benötigen, um Compliance-Verpflichtungen zu erfüllen, und über ein Team vor Ort verfügen, das sich um das System kümmert.

Cloudbasiertes VoIP

Die gesamte physische Hardware und der laufende Wartungsservice werden von Ihrem Telefonsystemanbieter übernommen, wenn Sie cloudbasiertes VoIP nutzen. Das Telefonsystem ist alles, worauf sich Ihr Unternehmen konzentrieren muss. Mit der Cloud-basierten VoIP-Nutzung können selbst kleinere Unternehmen auf alle möglichen Funktionen einer Standard-Festnetz-PBX-Anlage sowie auf zusätzliche VoIP-Funktionen zugreifen, ohne dass Wartungsaufwand und Kosten anfallen. Firmen verbinden sich einfach über das Internet mit ihrem VoIP-Telefonsystem.

Virtuelle Telefonsysteme

Kleine Unternehmen und Einzelunternehmen stellen oft fest, dass die optimale Lösung für ihre geschäftlichen Telefonanforderungen ein virtuelles Telefonsystem ist, das zudem leicht zugänglich ist. Mit einem virtuellen Telefonsystem werden Anrufe an Ihre geschäftliche Telefonnummer an eine Cloud-Software weitergeleitet, die über alle Funktionen der anderen von uns abgedeckten Systeme verfügt, wie zum Beispiel:

• Erweiterungen.
• Anrufweiterleitung.
• Anrufanalyse.
• Anrufverfolgung.

Dann können wir alle eingehenden Anrufe entsprechend Ihren bevorzugten Einstellungen auf Mobiltelefone, Festnetzanschlüsse oder möglicherweise auf Ihre Voicemail umleiten. Im Gegensatz zu anderen Systemen verbinden virtuelle Telefonsysteme Anrufe über vorhandene Telefonnetze und bieten aufgrund ihrer Anpassungsfähigkeit Remote-Mitarbeitern den gleichen Funktionszugriff wie diese herkömmlichen Systeme.

Siehe auch: Digitales Telefon vs. VoIP-Telefonsysteme – Die Vor- und Nachteile.

Faktoren, die bei der Auswahl eines Geschäftstelefonsystems zu berücksichtigen sind

Wenn Sie alle Funktionen betrachten, die verschiedene Telefonsysteme bieten können, ist es wichtig, einige darüber hinausgehende Faktoren zu berücksichtigen, darunter:

Budget

Denken Sie über alle Ausgaben nach, die mit der Anschaffung einer Telefonanlage verbunden sind, bevor Sie zu einer Schlussfolgerung kommen. Die Aussicht auf ein selbst gehostetes VoIP-Setup könnte Sie aufgrund der betrieblichen Kontrolle, die es Ihrem Unternehmen bietet, für Sie interessant machen. Denken Sie jedoch an die erheblichen Vorabkosten sowie die laufenden Kosten, die möglicherweise höher sind als das, was Sie jeden Monat ausgeben würden.

Skalierbarkeit

Bei Festnetzsystemen ist die Skalierung keine einfache Aufgabe. Sollten zukünftige Erweiterungen Teil Ihrer Pläne sein, prüfen Sie noch einmal, ob das Hinzufügen neuer Kontaktnummern und Durchwahlen zum Telefonsystem Ihres Unternehmens Schwierigkeiten bereiten würde. Halten Sie auch nach Funktionen Ausschau, die derzeit vielleicht nicht genutzt werden, sich aber später als notwendig erweisen könnten, um sicherzustellen, dass die von Ihnen gewählte Lösung Ihren zukünftigen Geschäftsanforderungen gerecht wird.

Technische Unterstützung

Der Grad des technischen Supports sollte ein Schlüsselelement bei der Entscheidung sein, für welche Lösung Sie sich entscheiden. Wenn Sie sich für die interne VoIP-Lösung entscheiden, ist es wichtig, über ein Supportsystem für Hardware- und Softwareherausforderungen zu verfügen, für deren Bewältigung Ihr Team nicht gerüstet ist. Wenn Sie sich für ein Cloud-VoIP- oder virtuelles Telefon-Framework entscheiden, ist es wichtig, dass der technische Support schnell auf Probleme reagiert.

Integrationen

Viele aktuelle Telefonsysteme können in andere Softwaretools integriert werden, die Ihr Unternehmen verwendet, wie z. B. Ihr CRM. Alle Telefonsystemanbieter verfügen möglicherweise über verschiedene integrierte Geräte oder bieten API-Zugriff, damit Ihr technisches Team eigene Geräte entwickeln kann. Wenn ein Hauptziel der Überholung Ihres Telefonsystems darin besteht, die Aufgabenabläufe zu vereinfachen, ist es von entscheidender Bedeutung, sicherzustellen, dass die Lösung gut mit den von Ihnen aktiv genutzten Tools harmoniert.

Wie wählt man einen Anbieter für Geschäftstelefonsysteme aus?

Sobald Sie verschiedene Elemente verstanden haben, die für ein geschäftliches Telefonsystem spezifisch sind, und eine Vorstellung von seinen Typen sowie die Fähigkeit haben, diese gemäß den Anforderungen Ihres Unternehmens anzuwenden; Folglich besteht offensichtlich ein Bedarf, Zeit und Energie in diesen Prozess zu investieren. Wir müssen jetzt mit der Suche nach einem Telefonanlagenanbieter beginnen. Hier sind Tipps, die dabei helfen:

• Recherchieren Sie nach Anbietern: Durchsuchen Sie Online-Software-Vergleichsseiten nach Anbietern von Telefonsystemen, die alle von Ihnen benötigten Funktionen bieten, gleichzeitig einen lobenswerten Ruf genießen und in Ihr Budget passen.
• Testversionen anfordern: Viele Anbieter bieten kostenlose Testversionen oder Demoversionen an, mit denen Sie persönlich mit ihren Systemen interagieren können. Dies wird Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, zu beurteilen, ob das Versorgungsangebot allen Ihren Anforderungen entspricht.
• Vergleichen Sie Preise und Verträge: Verschiedene Anbieter können unterschiedliche Rahmenkosten haben. Bewerten Sie die Kosten für jedes Paket, das Sie bei jedem Anbieter in Betracht ziehen. Stellen Sie sicher, dass alle wesentlichen Funktionen, die Ihr Unternehmen benötigt, in den zu vergleichenden Plänen enthalten sind, um eine präzise Bewertung zu gewährleisten.
• Lesen Sie Bewertungen und fragen Sie nach Empfehlungen: Die besten Empfehlungen können von Personen kommen, die Sie in Ihrer Branche kennen. Möglicherweise haben sie ähnliche Anforderungen an ein professionelles Telefonsystem und können Ihnen möglicherweise eine Vereinbarung empfehlen, die zu Ihnen passt.
• Verhandeln Sie mit dem Anbieter: Sobald Sie sich für einen Anbieter von Geschäftstelefonsystemen entschieden haben, der Ihren Anforderungen entspricht, feilschen Sie über den endgültigen Vertrag, um sich das beste Angebot zu sichern. Standardpläne sind möglicherweise nicht für Ihre Anforderungen geeignet und können aufgrund zusätzlicher und unnötiger Funktionen höhere Kosten verursachen. Oftmals können Sie ein besseres Angebot erzielen, wenn Sie einen Plan an Ihre Anforderungen anpassen.

Verwandte Themen: VoIP-Schwachstelle und Sicherheitsrisiken: Alles, was Sie wissen müssen.

Abschließende Gedanken

Irgendwann besteht für jedes Unternehmen, egal wie klein oder groß, der Bedarf an einer geschäftlichen Telefonanlage. Es verbessert die Erfahrung Ihrer Mitarbeiter und Kunden, vereinfacht die Anrufverwaltung und steigert die Produktivität. Angesichts der großen Auswahl an Alternativen ist es jedoch wichtig, diese Entscheidung nicht auf die leichte Schulter zu nehmen.

Bevor Sie sich für ein Telefonsystem entscheiden, müssen Sie unbedingt die besonderen Anforderungen Ihres Unternehmens berücksichtigen. Unabhängig davon, ob Sie einem Festnetzsystem treu bleiben, sich für ein VoIP-Setup entscheiden oder sich für ein virtuelles Telefonsystem entscheiden, haben alle diese Formen Vor- und Nachteile, die Ihrem Unternehmen helfen können. Es stehen viele Dienstleister zur Auswahl. Wenn Sie jedoch die Art der für Ihr Unternehmen erforderlichen Vereinbarung festgelegt haben; Die Prüfung von Preislisten einschließlich Funktionen sowie Benutzerbewertungen kann die Entscheidung über den Erwerb einer effizienten Telefonanlage beschleunigen, die die Produktivität steigert und zu besseren organisatorischen Erfolgen führt.