Was ist ein Geschäftsbrief? So kommunizieren Sie professionell

Geschäftskommunikation ist nicht dasselbe wie normale Kommunikation.

Der durchschnittliche Tag in einer Unternehmensumgebung besteht aus Kommunikation per Telefon, Videoanrufen oder Geschäftsbriefen. Die Kommunikation bei der Arbeit ist formell und professionell – oder so sollte es auch sein. Auch in einer entspannten Kultur sollten Sie schriftliche Korrespondenz mit einer Dokumentenerstellungssoftware erstellen und erfassen .

Geschäftsbriefe sind oft privat und vertraulich, und ihre Art variiert je nach Stakeholder, an den Sie sie senden. Das Thema sollte kurz und trocken und zweckorientiert sein und die sofortige Aufmerksamkeit fördern.

Für jede Rednereinladung, jedes Testimonial, jede Lieferantenzahlung oder jedes Kunden-Follow-up können Sie einen Geschäftsbrief schreiben.

Um einen idealen Geschäftsbrief zu verfassen, müssen Sie dem Empfänger besondere Aufmerksamkeit widmen. Wenn Sie an einen Investor schreiben, sollte Ihre Sprache überzeugend und klar sein. Wenn Sie einem neu aufgenommenen Kunden eine E-Mail senden, geben Sie den Zeitplan für die Produktimplementierung an. Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie beim Versenden des Briefes den offiziellen Briefkopf der Organisation verwenden.

Einige Beispiele für Geschäftsbriefe, die wir besprechen werden, sind E-Mails von Personalvermittlern, Dankesschreiben, Empfehlungsschreiben, Anerkennungsschreiben und Kunden-Onboarding -Briefe.

Unabhängig vom Anwendungsfall sollte ein Geschäftsbrief knackig, handlungsorientiert und professionell klingen. Verbessern Sie Ihre Schreibfähigkeiten und seien Sie auf das vorbereitet, was auf Sie zukommt.

Leicht verständliches Geschäftsbriefformat

Lassen Sie uns zunächst darüber sprechen, wie Sie einen Geschäftsbrief formatieren sollten. Die Besonderheiten jedes Briefes werden unterschiedlich aussehen, aber wenn Sie einen allgemeinen Geschäftsbrief versenden müssen, müssen Sie sich an einer strukturellen Darstellung orientieren.

1. Überschrift: Wie jeder Brief sollte auch eine Überschrift mit Adresse und Datum vorhanden sein.

2. Anrede : Als nächstes sollten Sie die Anrede schreiben. Nennen Sie den Namen. E-Mail, Bezeichnung und Anschrift des Absenders und des Empfängers des Briefes. Das Standardformat ist der Name des Empfängers, gefolgt von Titel, Firma und Adresse.

2. Dann kommt die Betreffzeile . Fassen Sie den Sachverhalt des Geschäftsbriefes in einer Zeile zusammen, bevor Sie zum nächsten Abschnitt übergehen.

Dann kommt der Hauptteil des Briefes. Sie müssen den Empfänger namentlich nennen. Wenn Sie ihren Namen nicht kennen, können Sie den Brief an "An wen es betreffen könnte" adressieren.

Wenn Sie Ihren (sehr wichtigen) Geschäftsbrief fertig geschrieben haben, schließen Sie ihn mit einer höflichen Unterschrift ab.

Lassen Sie uns alles zusammenfügen, um eine grobe Geschäftsbriefvorlage zu erstellen, die Sie verwenden können, um den Projekterfolg und die Verbesserung zu bewerten.

Best Practices für Geschäftsbriefe

Wenn Sie in den Groove des Briefschreibens geraten, denken Sie daran, dass ein Geschäftsbrief keine Einladung zu einer Geburtstagsfeier ist. Oder ein jährliches Barbecue-Dinner mit Ihren Teammitgliedern. Sie müssen die Höflichkeiten überspringen und direkt zum Punkt kommen.

Eine Möglichkeit sicherzustellen, dass Ihre Nachricht wie beabsichtigt ankommt, besteht darin, sich an die folgenden Best Practices zu halten, unabhängig vom Zweck des Briefs.

• Korrekturlesen: Gehen Sie Ihren Brief unbedingt zwei- oder dreimal durch und überprüfen Sie ihn auf Grammatik- und Rechtschreibfehler. Dadurch stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Kommunikation klüger erscheinen.
• Peer-Änderungen : Wenn Sie einen Freund, Kollegen oder Mentor haben, von dem Sie wissen, dass er bereit wäre, das Dokument für Sie zu bearbeiten, scheuen Sie sich nicht, ihn zu fragen. Ein frischer Blick auf den Brief wird Fehler erkennen, die Ihr Gehirn beschönigt hat.
• Dateiformat: Stellen Sie sicher, dass Ihr Brief mit dem angeforderten Dateiformat übereinstimmt. Senden Sie beispielsweise Anschreiben als PDFs, aber senden Sie Werbebriefe nach den Vorlieben Ihres Unternehmens.
• Überprüfen Sie die Rechtschreibung der Namen: Ich weiß, dass ich das Korrekturlesen bereits erwähnt habe, aber die Überprüfung, ob Sie die Namen richtig geschrieben haben, sollte ein Schritt sein. Dies gilt insbesondere für Anschreiben und Absichtserklärungen. Es ist ein Zeichen des Respekts, den Namen einer Person oder Organisation richtig zu machen.
• Brieflänge: Kontrollieren Sie die Wortlänge Ihres Geschäftsbriefes. Überspringen Sie den blumigen Jargon oder die Einleitung und listen Sie den Inhalt, wenn möglich, in Aufzählungszeichen auf. Teilen Sie Ihre Bedenken einzeln und in einem klaren Ton auf. Verwechseln Sie Ihren Empfänger nicht mit einem Massen-E-Mail-Versender.
• Richtiger Ton: Vermeiden Sie Sarkasmus beim Schreiben des Briefes. Stellen Sie sicher, dass sich Ihr Empfänger zu keinem Zeitpunkt gezwungen oder befohlen fühlt, eine bestimmte Aufgabe zu erledigen. Seien Sie intuitiv, einfühlsam und freundlich, da dies die Eckpfeiler eines guten Fachmanns sind.

Wir können keinen bestimmten Geschäftsbrief nennen, der von Bedeutung ist. Ein Geschäftsbrief darf nicht den gleichen Inhalt wie ein anderer haben. Daher könnte es ein Fehlverhalten sein, einem groben Entwurf zu folgen und ihn jedes Mal zu bearbeiten.

Arten von Geschäftsbriefen

Geschäftsbriefe werden nach ihrem Verwendungszweck aufgeteilt. Nicht jede Kommunikation zielt darauf ab, die gleiche Botschaft zu übermitteln. Manche Briefe beenden Ihre Zeit bei einem Unternehmen; andere sorgen dafür, dass Sie von einem neuen Personalchef wahrgenommen werden. Einige sind eine Zusammenfassung Ihrer Amtszeit als Angestellter; andere sind Umfragen, um Ihre Zufriedenheit mit Ihrem aktuellen Arbeitsplatz zu messen.

Nachfolgend finden Sie eine Liste verschiedener Geschäftsbriefformate sowie Muster von Geschäftsbriefen, die Ihnen helfen würden, die Bedeutung besser zu verstehen.

Um eine professionelle Beziehung am Arbeitsplatz aufrechtzuerhalten, machen Sie sich mit den folgenden Arten von Buchstaben vertraut und wann Sie sie verwenden.

1. E-Mail an den Personalvermittler

Wenn Sie in den Sumpf der Unternehmenswelt eintreten, halten Sie Ausschau nach Möglichkeiten, sich zu schützen. Jeder Arbeitssuchende füllt Bewerbungen und persönliche Daten aus und reicht einen Lebenslauf ein. Das fällt dem geschulten Auge nicht auf. Wie können Sie verhindern, dass Sie in diesen Graben der Redundanz fallen? Durch Senden einer E-Mail an den Personalvermittler.

Wir erleben derzeit die wettbewerbsintensivste Phase des Jahrhunderts. Für jede Stellenausschreibung stehen Hunderte oder sogar Tausende von Bewerbern Schlange. Die Stellenbeschreibung für eine Einstiegsposition enthält unrealistische Erwartungen wie „erstklassiger MBA“, „fünf Jahre Erfahrung“ und so weiter. Bescheidene Kandidaten haben keinen Platz, an den sie gehen können, wenn sie die Geschichte der Akademiker nicht meistern. Eine gut geschriebene E-Mail an einen potenziellen Personalvermittler kann Sie aus diesem Trott herausholen und Ihre Bewerbung zum Strahlen bringen.

2. Anschreiben

Ein Anschreiben ist ein Schreiben, das Sie an ein Unternehmen senden, wenn Sie für eine Stellenausschreibung berücksichtigt werden möchten. Es deckt neben den Angaben in Ihrem Lebenslauf weitere Aspekte Ihres bisherigen beruflichen Werdegangs ab. Sie können persönlich werden und ein paar Macken ansprechen, um Ihre Personalvermittler mit Ihrem Verstand anzuziehen. Anschreiben werden in der Regel zusammen mit Ihrer Bewerbung und Ihrem Lebenslauf eingereicht.

Anschreiben zielen darauf ab, Sie für das einzustellen, was Sie sind. Dies sind Informationen, die sie normalerweise nicht aus Ihren anderen professionellen Materialien entnehmen können.

Für weitere Informationen zum Verfassen von Anschreiben lesen Sie alles, was Sie über Anschreiben wissen müssen.

Sie sollten ein Anschreiben schreiben, wenn Sie versuchen, für einen Job in der Unternehmenswelt eingestellt zu werden. In vielen Bewerbungen wird angegeben, dass ein Anschreiben optional ist. Ich ermutige Sie jedoch, trotzdem einen zu schreiben.

3. Dankesschreiben

Ein Dankesschreiben ist ein Zeichen der Wertschätzung gegenüber dem Empfänger für jede Hilfe oder Zeit, die er Ihnen zur Verfügung gestellt hat. Sie können einen Dankesbrief an einen potenziellen Interviewer, Manager oder Kollegen schreiben, der Ihnen geholfen hat, Herausforderungen zu meistern und selbstbewusst daraus hervorzugehen. Typischerweise werden professionelle Dankesschreiben an die Einstellungsmanager oder Interviewer von einem Kandidaten geschrieben, der zu einem Vorstellungsgespräch eingeladen und für eine Stelle in Betracht gezogen wurde.

Dankesschreiben sind eine Möglichkeit, Ihrer potenziellen neuen Organisation Dankbarkeit zu signalisieren und Managern zu zeigen, dass Sie keine Angst haben, die Initiative zu ergreifen.

Sie sollten aus einer Reihe von Gründen einen professionellen Dankesbrief schreiben, aber in diesem Szenario beziehen wir uns auf Briefe als Ode an den Arbeitgeber. Bei Interviewpartnern sollten sie sich beim Arbeitgeber bedanken, bevor sie währenddessen ein persönliches Videointerview organisieren.

4. Kündigungsschreiben

  Mit einem Kündigungsschreiben teilen Sie Ihrem jetzigen Arbeitgeber offiziell mit, dass Sie nach kurzer Zeit nicht mehr dort arbeiten werden. In extremen oder dringenden Fällen informiert ein Kündigungsschreiben Ihren Arbeitgeber darüber, dass Sie mit sofortiger Wirkung kündigen werden.

In den meisten Szenarien reichen die Mitarbeiter dieses Schreiben mit einer Frist von zwei oder drei Wochen ein. Das bedeutet, dass Sie Ihren Arbeitgeber darüber informiert haben, dass Sie gehen, aber für eine vorher festgelegte Zeit weiterarbeiten werden, um beim Übergang zu helfen, entweder einen Ersatz einzustellen oder einen Mitarbeiter ganz zu verlieren.  

Um Ihre vollständige und endgültige (FnF) Abfindung von Ihrem ehemaligen Arbeitgeber zu verlangen, verwenden Sie den folgenden Entwurf:

Sie sollten ein Kündigungsschreiben schreiben, wenn Sie bereit sind, Ihren Job zu kündigen. Die Höhe der Kündigungsfrist hängt ganz von Ihrer Situation ab. Reichen Sie jedoch kein Kündigungsschreiben ein, es sei denn, Sie sind bereit, innerhalb der nächsten zwei oder drei Wochen zu kündigen.

5. Referenzschreiben

Ein Referenzschreiben wird von einer beruflichen oder persönlichen Verbindung verfasst, die für die Fähigkeiten und Erfahrungen eines Kandidaten bürgt, in der Hoffnung, ihm dabei zu helfen, ein neues Stellenangebot zu erhalten. Referenzschreiben werden oft von ehemaligen Managern oder anderen Führungskräften oder Lehrern, Professoren und Mentoren verfasst. Empfehlungsschreiben werden manchmal, aber nicht oft, von Freunden oder Nachbarn geschrieben.

Unabhängig davon, wer sie schreibt, sollten sie positive Berichte über die Erfahrung eines Fachmanns bei der Arbeit mit oder der Betreuung des Kandidaten sein. Sie sollten spezifische Anekdoten erwähnen und Aspekte des Charakters des Kandidaten beschreiben. Ein Empfehlungsschreiben wird auch als „Empfehlungsschreiben“ bezeichnet.

Sie sollten ein Referenzschreiben schreiben, wenn Sie gebeten wurden, ein Referenzschreiben zu schreiben. Sie sollten nur Ja sagen, wenn Sie ehrlich und positiv über den Charakter und die Berufserfahrung einer Person sprechen können. Wenn Sie jemand, den Sie nicht gut kennen oder von dem Sie nicht viel halten, bittet, ein Empfehlungsschreiben zu schreiben, ist es vielleicht am besten, höflich abzulehnen.

6. Absichtserklärung

Eine Absichtserklärung ist genau das, was sie klingt: Es ist ein Brief, der Ihre Absichten erklärt. Absichtserklärungen werden verwendet, um eine Vereinbarung zwischen verschiedenen Parteien zu treffen. Sie können verwendet werden, wenn Sie ein Angebot verfassen, sich um eine Stelle bewerben oder annehmen oder einem bestimmten Geschäft zustimmen.

Eine Absichtserklärung zeigt Ihre Zusage für eine bestimmte Aufgabe. Möglicherweise wird Ihnen ein neues Projekt zugewiesen, Sie wissen aber nicht, wie Sie anfangen sollen. Eine Absichtserklärung kann Ihre Sympathie zeigen, Ihnen helfen, sich Rat zu holen, und die Dinge aufpeppen.

Sie können eine Absichtserklärung verwenden, um zukünftige Bedenken mitzuteilen sowie Ihre Präferenzen bekannt zu geben oder öffentlich zu machen. Eine Absichtserklärung bindet beide Parteien in einer „impliziten“ Vereinbarung mit einer gemeinsamen Interessenbrücke.

8. Verkaufsbrief

Ein Verkaufsbrief, vielleicht besser als Verkaufs-E-Mail zu verstehen, ist eine Form der Kommunikation, die dazu dient, den Leser zu motivieren und zu interessieren, mehr über ein Produkt oder eine Dienstleistung zu erfahren.

Es gibt viele verschiedene Strategien, wie man einen Werbebrief schreiben sollte. Letztendlich sollten Sie die Strategie verfolgen, die Ihr Unternehmen in seinem Playbook vorgibt. Alle Werbebriefe sollten jedoch einen Call-to-Action sowie eine Methode zur Kontaktaufnahme mit Ihnen enthalten, falls der Leser interessiert ist.

Sie sollten einen Werbebrief schreiben, wenn Sie versuchen, die Aufmerksamkeit eines Fachmanns oder einer Organisation zu gewinnen. Mit anderen Worten, wenn Sie hoffen, jemanden für ein Geschäft oder einen Verkauf zu interessieren.

9. Beschwerdeschreiben

Ein Beschwerdebrief ist ein Brief, den Sie schreiben, wenn Sie mit einer Organisation oder Einzelperson ein Hühnchen zu rupfen haben. Es weist auf Ihre Bedenken hin und rückt sie ins Rampenlicht. Eine Beschwerde kann stellvertretend für mehrere andere Teammitglieder sprechen. Angenommen, Sie haben einen schrecklichen Kundenservice erhalten oder Sie haben eine Anzeige gefunden, die unangemessen auf Sie abzielt.

Sie würden einen Beschwerdebrief schreiben, um eine Organisation über die Situation zu informieren und ihr zu ermöglichen, über die nächsten Schritte zu entscheiden.

Obwohl das Wort „Beschwerde“ im Titel steht, müssen nicht alle Beschwerdebriefe Wutdokumente sein, in denen Sie ein Unternehmen wegen eines Fehlverhaltens anklagen. Sie könnten eine einfache Beschreibung Ihrer Unzufriedenheit mit ein paar vorgeschlagenen Erwartungen für Regress sein.

Wenn Sie jedoch wütend sind, lassen Sie es auf jeden Fall zu.

Sie sollten einen Beschwerdebrief schreiben, wenn Sie eine Beschwerde haben. Zugegeben, wir haben heutzutage viele andere Methoden, um uns zu beschweren (glückliche Kundendienstmitarbeiter).

Es kommt häufiger vor, dass jemand die Kundendienst-Hotline eines Unternehmens anruft oder sogar online mit einem Mitarbeiter chattet. Ein Brief ist eine formellere Art der Kommunikation, aber er vermittelt die Botschaft, dass Sie dieses Problem ernst genug meinen, um zu schreiben.

10. Anpassungsschreiben

Anpassungsschreiben sind ein Unternehmen oder Einzelpersonen, die auf ein Beschwerdeschreiben antworten. Das Schreiben sollte die Haltung des Unternehmens in dem Fall klar darlegen.

Wenn Sie auf der Seite des Kunden stehen, sagen Sie das sofort. Wenn Sie nicht auf der Seite des Kunden stehen, kommunizieren Sie dies unbedingt klar und bieten Sie dennoch einen außergewöhnlichen Kundenservice.

Sie sollten einen Berichtigungsbrief schreiben, nachdem Ihr Unternehmen einen Beschwerdebrief von einem Kunden erhalten hat. Es ist wichtig, Support-Anfragen zu beantworten, um das Gesicht zu wahren und Kunden zu binden.

11. Bestellschreiben

Ein Bestellschreiben ist ein Dokument, in dem Geschäftsleiter oder Eigentümer ihren Herstellern die Einzelheiten dessen mitteilen, was sie kaufen werden. Bestellschreiben enthalten Informationen wie Mengen, Größen, Farben, Produktnamen und Bestellnummern sowie den voraussichtlichen Preis.

Bestellbriefe sind oft eher als Formular denn als offizieller Geschäftsbrief formatiert. Dies liegt daran, dass Formulare und Tabellenkalkulationen es einfacher machen, das Gesamtbild dessen zu verstehen, was eine Person will.

Sie sollten einen Bestellbrief schreiben, wenn Sie bereit sind, Großhandelswaren für den Einzelhandelsverkauf zu kaufen. Einige Geschäftsleiter und Eigentümer werden die Zahlung für Waren in das Bestellschreiben aufnehmen, daher ist es zwingend erforderlich, dass Sie kein Bestellschreiben einsenden, bis Sie bereit und in der Lage sind, den Kauf zu tätigen.

12. Bestätigungsschreiben

Bestätigungsschreiben sind wie Auftragsbestätigungen. Unternehmen versenden sie, um einem Kunden oder Verwandten mitzuteilen, dass sie frühere Telefonanrufe, E-Mails, Briefe usw. erhalten haben.

Bestätigungsschreiben garantieren nichts. Sie kommunizieren auch nicht, dass ein Unternehmen Schritte unternommen hat, um eine Situation zu verbessern. Vielmehr sagen sie einem Kunden, dass sie gehört wurden.

Unternehmen sollten ein Bestätigungsschreiben schreiben, wenn sie der Meinung sind, dass eine Person oder Organisation wissen muss, dass sie ihre Korrespondenz erhalten hat. Dies ist insbesondere dann erforderlich, wenn die ursprüngliche Mitteilung etwas Ernstes betraf, wie z. B. eine Verletzung im Geschäft.

Ein Bestätigungsschreiben bedeutet nicht, dass Sie etwas unternommen haben. Vielmehr ist es das geschäftliche Äquivalent einer Lesebestätigung – es bietet Sicherheit.

Zum Brief

Ein Geschäftsbrief erklärt die Kürze der Situation und schlägt Wege vor, wie man sie ohne Schaden angehen kann. Betrachten Sie es als Ersatz für professionelle Kaffeetischgespräche. Sie müssen Ihren Stift sorgfältig halten, damit Sie nicht Unprofessionalität verschütten.

Hoffentlich gibt Ihnen dies eine Vorstellung von Geschäftsbriefen. Machen Sie es zu Ihrer offiziellen Art der Interaktion, damit die andere Partei nur sehr wenig dagegen hat.

Je stärker die Unternehmenskultur, desto weniger negative Geschäftsbriefe. Integrieren Sie die besten Praktiken der Unternehmenskultur und stehen Sie an der Spitze der Mitarbeiterzufriedenheit.