Was sind Betriebsausgaben? Wie man intelligente Steuereinsparungen antreibt

Sie können kein Unternehmen führen, ohne zu wissen, was Ihnen Geld einbringt und was es verschlingt.

Jedes Unternehmen hat Ausgaben, egal ob Sie von zu Hause oder von einem Firmenbüro aus arbeiten. Die Verfolgung dieser Ausgaben ist für einen Geschäftsinhaber, ob groß oder klein, unglaublich wichtig. Diese Ausgaben können Kapital- oder Betriebsausgaben sein, die als Abzüge in der Gewinn- und Verlustrechnung erscheinen.

Sie können das steuerpflichtige Nettoeinkommen Ihres Unternehmens berechnen, indem Sie diese Abzüge von den Gesamteinnahmen abziehen. Unternehmen verfolgen und verwalten im Allgemeinen Geschäftsausgaben mithilfe von Buchhaltungssoftware.

Die Veröffentlichung 535 des Internal Revenue Service (IRS) gibt Ihnen eine klare Vorstellung von abzugsfähigen und nicht abzugsfähigen Geschäftsausgaben. Es besagt, dass eine Betriebsausgabe sowohl notwendig als auch gewöhnlich sein muss, um steuerlich absetzbar zu sein. Diese Kosten können ganz oder teilweise abgezogen werden.

Gewöhnliche Ausgaben sind übliche geschäftsbezogene Ausgaben wie Gebühren für die Einrichtung von Telefonleitungen. Notwendige Ausgaben sind diejenigen, die Ihnen helfen, effizient zu handeln. Ausgaben müssen nicht unabdingbar sein, um als notwendig zu gelten. Gängige Beispiele sind Miete, Gehaltsabrechnung und Inventar.

Es ist wichtig, zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben unterscheiden zu können. Ist ein Mittagessen mit Ihrem Kollegen wirklich hilfreich für Ihr Unternehmen? Wie wäre es mit dieser Lavalampe auf deinem Schreibtisch? Beides fällt leider nicht unter die abzugsfähigen Betriebsausgaben.

Geschäftsausgaben vs. persönliche Ausgaben

Betriebsausgaben sind das, was Sie für geschäftliche Zwecke oder während der Führung des Geschäftsbetriebs ausgeben. Übliche Geschäftsausgaben entstehen, wenn Sie Geräte kaufen, um die Fertigung zu rationalisieren, oder Büroräume mieten. Sie können diese Ausgaben von Ihrem Einkommen abziehen, um die Steuerschulden zu senken. Stellen Sie sicher, dass in den Dokumenten für diese Ausgaben der Ausgabenbetrag, der Name des Händlers und das Datum deutlich angegeben sind.

Persönliche Ausgaben sind solche, die nicht für den Geschäftsbetrieb notwendig sind. Aus diesem Grund ist es ratsam, Geschäftsbankkonten für geschäftliche Ausgaben zu verwenden. Auf diese Weise können Sie private Ausgaben steuerlich getrennt halten.

Berichterstattung über die Gewinn- und Verlustrechnung

Eine Gewinn- und Verlustrechnung ist die wichtigste Finanzaufstellung, die Unternehmen verwenden, um Ausgaben zu erfassen und das steuerpflichtige Einkommen zu bestimmen. Gewinn- und Verlustrechnungen geben Ihnen einen 360°-Blick auf Ausgaben, direkte Kosten, indirekte Kosten und Einnahmen.

Direkte Kosten

Direkte Kosten sind Ausgaben, die Ihnen direkt bei der Herstellung von Waren oder Dienstleistungen entstehen. Diese Kosten der verkauften Waren (COGS), auch bekannt als die Kosten der verkauften hergestellten oder gekauften Waren, leisten einen großen Beitrag zu den direkten Kosten eines Unternehmens.

Die COGS entsprechen der Differenz zwischen dem Lagerbestand zu Beginn und am Ende eines Steuerjahres. Diese Differenz wird auch als Bestandswert bezeichnet. Sie können die COGS oder den Lagerwert vom Gesamtumsatz abziehen, um den Bruttogewinn für das Jahr zu ermitteln.

Indirekte Kosten

Indirekte Kosten sind Betriebsausgaben, die Ihrem Unternehmen für die Verwaltung und die täglichen Wartungsaktivitäten entstehen. Übliche Beispiele sind allgemeine Ausgaben, Gehälter von Führungskräften, Marketingkosten und Abschreibungen.

Diese Betriebskosten können fest, variabel oder halbvariabel sein, da sie nicht mit der Herstellung oder dem Verkauf schwanken. Zieht man die indirekten Kosten vom Rohertrag ab, erhält man das Ergebnis vor Zinsen und Steuern (EBIT).

Abschreibungen

Abschreibung ist der Vorgang, bei dem die Kosten eines physischen Wirtschaftsguts über einen langen Zeitraum statt über ein Jahr verteilt oder abgezogen werden. Abschreibungskosten gelten für Vermögenswerte wie Immobilien, Möbel, Computer usw.

Abschreibungen können Sie als steuerlich abzugsfähige indirekte Aufwendungen in der Gewinn- und Verlustrechnung ausweisen. Gemäß den allgemein anerkannten Rechnungslegungsgrundsätzen (GAAP) müssen Unternehmen Standardabschreibungsmethoden und spezifische Abschreibungspläne anwenden.

Die Abschreibung ähnelt der Abschreibung, bezieht sich jedoch auf die Anschaffungskosten eines immateriellen Vermögenswerts. Unternehmen können auch Zinsaufwendungen oder für Darlehen gezahlte Zinsen aus ihrem steuerpflichtigen Einkommen ausweisen.

Steuerlich abzugsfähige Betriebsausgaben

Um auf die Definition des IRS zurückzukommen, sind Geschäftsausgaben abzugsfähig, wenn sie als gewöhnlich (andere Unternehmen wie Ihres haben diese Ausgaben auch) und notwendig (die Ausgaben sind für Ihr Unternehmen hilfreich) erachtet werden.

Standort

Die meisten Unternehmen benötigen einen physischen Standort, von dem aus sie operieren können – Ziegel und Mörtel, Büroräume und so weiter. Mit diesen Räumen kommen Hypotheken, Pachtverträge, Mieten und Nebenkosten, die alle abzugsfähige Betriebsausgaben sind. Dazu gehören auch Telefon- und Computerkosten.

Wenn Sie ein selbstständiger Kleinunternehmer sind, der von zu Hause aus operiert, haben Sie möglicherweise Anspruch auf einen teilweisen Abzug von Grundsteuern, Hypothekenzinsen und Büroräumen, die der Hauptgeschäftssitz sind.

Die IRS-Veröffentlichung 587 enthält einige sehr strenge Regeln für Abzüge im Home Office.

Nicht sicher, was absetzbar ist? Erwägen Sie die Verwendung einer Steuersoftware für kleine Unternehmen, um die Steuererklärung zu optimieren.

Ausrüstung

Zu den abzugsfähigen Betriebsausgaben zählen Wirtschaftsgüter, die Sie für den betrieblichen Gebrauch erwerben (z. B. Drucker, Büromöbel, Regale etc.).

Die Kosten für diese Vermögenswerte sind etwas schwierig, da sie mit der Zeit an Wert verlieren. Denken Sie an den Wert eines Autos, wenn es den Parkplatz verlässt; Die Kosten für langfristige Vermögenswerte tun etwas Ähnliches, wenn der Wert des Vermögenswerts im Laufe der Zeit abnimmt. Enterprise-Asset-Management-Software (EAM) kann größeren Unternehmen helfen, den Wert ihrer Vermögenswerte im Auge zu behalten. Erwägen Sie die Berechnung der Abschreibung, bevor Sie den entsprechenden Betrag abziehen.

Bürobedarf

Dinge wie Heftklammern, Druckerpapier, Haftnotizen, Textmarker und andere Büromaterialien können winzig erscheinen. Aber wenn Sie sie jeden Monat auffüllen, können sie sich wirklich summieren. Eine Bestandsaufnahme dieser Kleinigkeiten kann bei der Abgabe als abzugsfähige Betriebsausgaben sehr hilfreich sein.

Software

Die Hilfe, die einige Software einem Unternehmen bieten kann, ist beispiellos und macht sie für Freiberufler und Unternehmen, sowohl für große als auch für kleine, unverzichtbar. All diese Software ist wichtig, um den Überblick zu behalten, damit Sie das Wesentliche von Ihren Steuern abziehen können.

Ein Auge auf die Verträge zu haben, die Ihr Unternehmen mit Anbietern hat, bis hin zu den einzelnen Plätzen für Ihre Mitarbeiter, kann Ihnen dabei helfen, den Geldbetrag zu verwalten, den Sie überhaupt ausgeben. Mit G2 Track können Sie all das und noch mehr tun.

Es gibt einige besondere Umstände, unter denen Software nicht abzugsfähig ist. Überprüfen Sie sicherheitshalber Abschnitt 179.

Werbung und Marketing

Abzugsfähig sind Print- und digitale Werbekosten sowie die Kosten für allfällige Marketing- und Werbematerialien. Die Kosten für den Druck oder die Digitalisierung dieser können hoch sein, aber bedenken Sie, wie viel Sie Ihrem freiberuflichen Grafikdesigner bezahlen, um ein neues Konzept zu entwickeln, und wie viel Sie für die Lieferung bezahlen. Auch diese Kosten können abgezogen werden.

Teilweise abzugsfähige Betriebsausgaben

Die obige Liste macht ziemlich deutlich, dass abzugsfähige Betriebsausgaben genau das sind: Betriebsausgaben. Es gibt jedoch Zeiten, in denen die Grenze zwischen geschäftlichen und privaten Ausgaben ein wenig verschwimmt.

Zum Beispiel sind Geschenke, Bewirtungskosten und einige Reisekosten laut IRS nur teilweise abzugsfähig. Vielleicht möchten Sie sich mit einem professionellen Buchhalter in die Details der IRS-Veröffentlichung 535 vertiefen, um sicherzustellen, dass Sie alles so genau wie möglich aufzeichnen.

Nicht abzugsfähige Betriebsausgaben

Schließlich gibt es einige Betriebsausgaben, die der IRS einfach nicht abziehen wird. In erster Linie wird der IRS nichts abziehen, was Sie nicht nachweisen können. Wenn Sie die Aufzeichnungen nicht haben, machen Sie sich nicht die Mühe, sie einzureichen. Aber selbst bei den Aufzeichnungen wird Folgendes niemals abzugsfähig sein:

• Vereinsbeiträge
• Kleidung für die Arbeit
• Politische Spenden
• Bußgelder und Strafen
• Fahrtkosten
• Bundes- oder Landeseinkommenssteuern und andere Steuern

Tipps zum Umgang mit Geschäftsausgaben

Geschäftsausgaben können schwierig zu verwalten sein, aber sie können Ihnen auch dabei helfen, die Gesamtsteuerverbindlichkeiten zu minimieren. Probieren Sie diese Tipps zur Rationalisierung des Geschäftsausgabenmanagements aus.

• Pflegen Sie sorgfältige Aufzeichnungen für Steuerabzüge und IRS-Prüfungen. Der IRS verlangt, dass Sie Quittungen, Beschäftigungsunterlagen und Steuererklärungen bis zu vier Jahre lang aufbewahren. Wenn Sie uneinbringliche Forderungen abschreiben, sollten Sie die entsprechenden Dokumente sieben Jahre lang aufbewahren.
• Bewahren Sie Belege für steuerlich absetzbare Geschäftsreisekosten auf , einschließlich Transport, Unterkunft und Geschäftsessen.
• Trennen Sie private und geschäftliche Ausgaben , da Sie geschäftliche Ausgaben abschreiben können, um die Steuerlast zu reduzieren.
• Halten Sie sich über steuerlich absetzbare Ausgaben auf dem Laufenden. Obwohl nicht alle Ausgaben steuerlich absetzbar sind, können die meisten von ihnen steuerlich abgeschrieben werden. Beispielsweise können Sie die Investitionsausgaben für ein großes Gerät möglicherweise nicht in einem Jahr abschreiben. Aber Sie können die Betriebskosten und den Abschreibungswert abschreiben.
• Überprüfen Sie die Ausgaben regelmäßig. Implementieren Sie robuste Richtlinien für das Ausgabenmanagement und eine doppelte Buchführung, um Ausgaben nachzuverfolgen und Buchungsfehler zu vermeiden.

Buchhaltungssoftware für Geschäftsausgaben

Buchhaltungssoftwarelösungen gewährleisten eine genaue Aufzeichnung, indem sie Finanzverwaltungsprozesse automatisieren. Je nach gewählter Software können Sie auch Rechnungsstellung, Finanzberichterstattung, Gehaltsabrechnung und Abstimmung übernehmen.

Bleiben Sie mit einer besseren Buchhaltung rechenschaftspflichtig

In Wirklichkeit macht die Definition von Betriebsabzügen durchaus Sinn. Der schwierige Teil besteht darin, die Geschäftseinnahmen und -ausgaben im Auge zu behalten und zu wissen, was abzugsfähig ist und was nicht.

Wenn Sie die Zeit haben, sich selbst darüber zu informieren, zögern Sie nicht. Aber wissen Sie, dass es auch Steuerexperten oder zertifizierte Wirtschaftsprüfer (CPAs) gibt, die Ihnen gerne bei der Unternehmensbuchhaltung helfen würden.

Informieren Sie sich über die besten Buchhaltungsplattformen, mit denen Sie intelligenter arbeiten und schneller wachsen können.

Dieser Artikel wurde ursprünglich im Jahr 2019 veröffentlicht. Er wurde mit neuen Informationen aktualisiert.