Die Einführung von Board-Management-Software (BMS) ist für jede Geschäftsstrategie von entscheidender Bedeutung.

Dieser Artikel hilft Ihnen dabei, einen überzeugenden Business Case für Board-Management-Software zu erstellen. Das Ziel hier ist, dass Sie informiert nach Hause gehen und wissen, dass Ihr gesamter Unternehmens-Workflow gestärkt würde, wenn Sie eine Board-Management-Software an Ihrer Seite hätten.

Bevor Sie den richtigen Anbieter identifizieren, müssen Sie sicher sein, diesen Business Case den Stakeholdern vorzustellen, indem Sie erklären, warum Board-Management-Software unerlässlich ist.

Zu wissen, wo man mit Board-Management-Technologie anfangen soll, kann überwältigend sein, aber Sie haben ziemlich viel Glück. Da die Software so viele Vorteile bietet und nahezu jeden Aspekt eines Unternehmens berührt, passt sie problemlos in jedes IT-Projektportfolio.

Beschaffung von Board-Management-Software

Unabhängig von Ihrem Hauptziel passt die Board-Management-Software problemlos in jede IT-Beschaffungsstrategie, sodass Sie ganz einfach einen überzeugenden Business Case erstellen können.

Die Gliederung des Falls ähnelt einem Businessplan:

1. Die Executive Summary & Objectives beginnt mit dem, was Sie zu erreichen versuchen und warum.
2. Benefits & Limitations ist eine einfache qualitative Analyse, wie und warum sich Board-Software als überzeugend erweisen wird.
3. Die Finanzanalyse untersucht die quantitativen Auswirkungen – die harten Dollars und Cents Ihrer Investition.
4. Die Risikobewertung befasst sich mit möglichen Fallstricken und Mängeln.
5. Die Optionsidentifikation liefert Ihren Stakeholdern schließlich eine Analyse der statischen und alternativen Lösungen.

BMS ist transaktional und bietet Administratoren und Direktoren die Flexibilität, von überall aus zu arbeiten. Es verbessert die Governance, zentralisiert die Kommunikation und erhöht die Sicherheit. Ein transaktionales Projekt wie Board-Software verlangt, dass Sie die Effizienz und Produktivität verbessern und gleichzeitig das Risiko reduzieren.

Darüber hinaus ist es infrastrukturell, senkt die Arbeitskosten und reduziert Abfall. Board-Software steigert die Produktivität, indem sie den Zeitaufwand für alltägliche Aufgaben minimiert und Papierverschwendung eliminiert. Wer kann mit Produktivitätsgewinnen, Geldeinsparungen und einem geringeren CO2-Fußabdruck argumentieren?

Darüber hinaus ist es informativ durch die rechtzeitige Verteilung von Informationen mit weniger Fehlern, diese Projekte schließen Informationsasymmetrien. In der Tat sind Genauigkeit und Zuverlässigkeit von Informationen für Direktoren von höchster Bedeutung. Es sollte leicht zu argumentieren sein, dass dieses Projekt eine Informationslücke schließt und die Fähigkeit der Direktoren verbessert, das strategische Wachstum der Organisation zu leiten.

Schließlich ist es strategisch.

Indem Sie zum Wettbewerbsvorteil Ihres Unternehmens beitragen, ist es einfach zu argumentieren, dass Board-Software Ihre Direktoren in die Lage versetzt, Ihre langfristige Strategie besser zu berücksichtigen. Als Verwalter der Strategie Ihrer Organisation hilft es ihnen, mit Ihrer Organisation in Kontakt zu bleiben, zusammenzuarbeiten und mit besseren Informationen beizutragen, die ihnen zur Verfügung stehen.

Vorteile und Grenzen von Board-Management-Software

In diesem Abschnitt werden wir die Vorteile und Grenzen von Board-Management-Software diskutieren.

Vorteile von Board-Management-Tools

Bei der Erstellung eines klaren Business Case sind nicht alle Vorteile gleich. Hier ist, was bei der Argumentation im Vordergrund stehen sollte.

Vorstandssoftware stellt sicher, dass Vorstände besser informiert sind, um intelligente Entscheidungen zu treffen. Optimierte Governance-Tools, die die Zuverlässigkeit von Informationen verbessern. Wenn Materialien weit im Voraus verteilt werden und die Direktoren in die Überprüfung von Materialien zu ihren eigenen Bedingungen investiert werden, werden Meetings zu gemeinsamen Bemühungen – ein Ort, an dem wichtige Entscheidungen getroffen und über die langfristige Gesundheit der Organisation nachgedacht wird.

Es beweist den Stakeholdern, dass Sie die Verantwortung für Umwelt, Soziales und Corporate Governance (ESG) ernst nehmen. Aufgrund der Informationsverbesserungen bedeutet dies, dass Direktoren lebhaft über Strategien diskutieren und Entscheidungen treffen können, die auf langfristige Sicht ausgerichtet sind.

Senkt die Geschäftskosten

Es ist einfach, die Kostensenkungen während einer Finanzanalyse zu messen. Es ist leicht zu übersehen, weil es schon immer so gemacht wurde, aber die Kosten für das Drucken Ihrer Board-Materialien sind ausnahmslos höher als die meisten Board-Software. Berücksichtigen Sie alles, was involviert ist: Papier, Ordner, Drucker, Toner, Versand und Nachdrucke. Die Leute stellen normalerweise fest, dass nur die Grundmaterialien am Ende mehr kosten.

Wir haben festgestellt, dass Board-Software die zum Erstellen Ihrer Board-Bücher erforderliche Zeit in der Regel um die Hälfte reduziert. Berücksichtigen Sie die Zeitersparnis durch Änderungen und Ergänzungen in letzter Minute, und Sie haben deutliche quantitative Arbeitseinsparungen.

Verringert Sicherheitsrisiken

Ihre Risikobewertung untersucht potenzielle Fallstricke, Konsequenzen und Strategien zur Vermeidung dieser Bedrohungen. Mit dem richtigen Anbieter werden diese Risiken jedoch erheblich eingeschränkt.

• Cybersicherheit: Überlegen Sie, ob Papier und E-Mail Sie dem Risiko einer unbefugten Veröffentlichung vertraulicher Vorstandsinformationen aussetzen, die sich unmittelbar auf die Finanzlage und die Marke Ihres Unternehmens auswirken und das Risiko von Cyberangriffen erhöhen können.
• Übernahme durch den Vorstand: Beachten Sie, dass das Risiko besteht, dass die von Ihnen ausgewählte Software nicht für die Demografie Ihres Direktors entwickelt wurde, was zu einer mangelnden Akzeptanz führt, die zu einer verschwendeten Investition führt.
• Kontinuierliche Innovation und Unterstützung: Die BMS-Konsolidierung birgt das Risiko, dass ein Anbieter ausgewählt wird, der sein Produkt nicht mehr aktiv unterstützt

Einschränkungen von Board-Management-Plattformen

Keine Technologie ist perfekt.

• Fehlende Personalisierung: Board-Management-Lösungen fehlt derzeit eine Entwicklungsplattform, um die Software zu personalisieren, was bedeutet, dass die meisten Software auf dem Markt standardisierte Funktionalitäten haben.
• Haben wenige Integrationen: Die Tools lassen sich aufgrund von Sicherheitsbedenken nicht einfach in andere Collaboration- und Produktivitätssoftware integrieren.

Worauf Sie bei einem Board-Management-Anbieter achten sollten

Bei der Präsentation vor den Stakeholdern werden Sie um eine Status Quo- und Anbieteranalyse gebeten. Ihre Status-Quo-Analyse sollte die Verschwendung und Belastung durch Papier sowie die Sicherheitsrisiken von E-Mails umfassen und kann eine Kostenrechnung für die Erstellung Ihrer eigenen internen Board-Software enthalten.

Werten Sie Einkaufsleitfäden des Vorstandsmanagements aus, um Entscheidungen auf der Grundlage spezifischer Untersuchungslinien zu treffen, um zu überprüfen, wer noch im Dienst ist und nicht eine außer Betrieb befindliche Tochtergesellschaft. Dies ist wichtig, denn wenn ein Unternehmen lediglich nach einem Ausstiegsplan sucht, möchte es unbedingt gekauft und als Tochtergesellschaft verlassen werden, wodurch Ressourcen von Entwicklung, Support und Technologie abgezogen werden.

Werten Sie die Werte des Anbieters aus

Wenn Sie schon einmal beim DMV waren, wissen Sie, wie es ist, sich wie eine Nummer und nicht wie eine Person zu fühlen. Bei der Auswahl eines Anbieters, auf den Sie sich für die Arbeit Ihres Vorstands verlassen können, ist die Auswahl einer Person, die Ihre Werte teilt, entscheidend für den langfristigen Erfolg.

Wenn sich Ihr Team um die Community kümmert, suchen Sie nach einem Anbieter mit Programmen, um seiner Community Gewinn und Zeit zurückzugeben. Erstellen Sie eine Liste der Personen und der Kultur der Personen, mit denen Sie zusammenarbeiten, und vergleichen Sie sie mit der Kultur des Anbieters.

Ein Anbieter von Vorstandsmanagement, der Sie als eine Person sieht, die ihre Gemeinschaft an die erste Stelle setzt und ihre Mitarbeiter schätzt, ist ein Anbieter, der sich um Sie kümmern wird. Und das führt letztlich zu einer dauerhaften, vertrauensvollen Partnerschaft.

Optimierter Vorstand, stärkeres Geschäft

Zum Glück für alle, die ein Board-Management-Softwareprojekt in Betracht ziehen, ist der Fall einfach zu machen. Mit klaren Vorteilen, wenigen Einschränkungen, einem klaren finanziellen Vorteil und begrenztem Risiko werden Ihre Stakeholder den Fall überzeugend finden. So überzeugend, dass Sie bald mit der Auswahl eines Anbieters beauftragt werden.

Die Investition in ein BMS ist ein großer Schritt in Richtung Geschäftserfolg, aber es muss nicht dort enden. Investieren Sie in Business-Continuity-Maßnahmen, um wichtige Unternehmensleiter bei der Vorbereitung auf Notfälle zu unterstützen.