Die 11 besten Tools für die Zusammenarbeit für kleine Unternehmen im Jahr 2023

Zusammenarbeit ist für kleine Unternehmen der Schlüssel zum Erreichen ihrer Ziele und zum Erfolg. Daher wird es immer wichtiger, im Jahr 2023 die besten Tools für die Zusammenarbeit zur Hand zu haben. Allerdings kann es angesichts der Vielzahl an Optionen, die heute auf dem Markt verfügbar sind, überwältigend sein, das für Ihre Geschäftsanforderungen am besten geeignete Produkt zu finden.

Keine Angst! Wir verstehen dieses Problem nur allzu gut und haben unzählige Stunden damit verbracht, 11 der besten Tools für die Zusammenarbeit zu recherchieren, die speziell dafür entwickelt wurden, kleinen Unternehmen zum Erfolg in der heutigen digitalen Landschaft zu verhelfen.

In diesem Blogbeitrag gehen wir auf diese leistungsstarken Lösungen ein, damit Sie besser informiert sind, wenn Sie eine Entscheidung darüber treffen, welche Plattform für Ihre Anforderungen am besten geeignet ist. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie die Wahl einer dieser Plattformen die Zusammenarbeit zwischen Teams optimieren und die Produktivität maximieren kann!

Was sind Kollaborationstools?

Bei Kollaborationstools handelt es sich um Software, die dazu entwickelt wurde, Teams dabei zu helfen, effektiver zu kommunizieren, zu koordinieren und Aufgaben zu erledigen. Diese digitalen Plattformen ermöglichen Benutzern die Remote-Zusammenarbeit verschiedener Funktionen in Echtzeit innerhalb einer Unternehmensorganisation oder eines Unternehmens.

Zu den gängigen Funktionen von Collaboration-Software gehören Dateifreigabe, Messaging-Dienste, Videokonferenzen, Aufgabenverwaltungssysteme und Tools zur Dokumentenbearbeitung. Sie bieten gemeinsame Räume sowie sofortige Kommunikation, sodass Teammitglieder auch dann effizient an Projekten zusammenarbeiten können, wenn sie global voneinander entfernt sind, indem sie das gemeinsame Wissen der Teams in zentralen Datenkernen zur Überprüfung und Diskussion zusammenführen.

Durch die Nutzung der Leistungsfähigkeit dieser kollaborativen Lösungen können Kleinunternehmer enorme Vorteile wie eine höhere Produktivität und Leistung erzielen, was sich auf lange Sicht in höheren Gewinnen niederschlägt!

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1. Trello: Für visuelles Projektmanagement

Trello ist ein beliebtes Projektmanagement-Tool, das für seine benutzerfreundliche Oberfläche und leistungsstarke Kanban-Board-Funktionen bekannt ist. Dieser visuelle Ansatz zur Aufgabenverwaltung macht es ideal für Teams jeder Größe, auch für kleine Unternehmen, da es einen hervorragenden Überblick über Projekte klar und einfach bietet.

Es ermöglicht auch die Zusammenarbeit an Projekten von überall aus, sogar auf mobilen Geräten – was die Teamarbeit aus der Ferne vereinfacht. Das To-Do-Listenformat von Trello ermöglicht optimierte Arbeitsabläufe, indem es mühsame Aufgaben wie die Budgetverfolgung oder die Nachverfolgung von Ergebnissen automatisiert.

Der kostenlose Plan eignet sich gut für kleine Teams, die in die Welt des Projektmanagements eintauchen möchten, bevor sie mehr Ressourcen in größere Tools wie Asana oder Monday.com investieren.

2. Slack: Für Echtzeitkommunikation

Slack ist das ultimative Team-Collaboration-Tool für kleine Unternehmen und bietet Tools für Online-Kommunikation und Dateifreigabe. Es hilft Remote-Teams, in Verbindung zu bleiben und in Echtzeit zusammenzuarbeiten, was die Produktivität steigert.

Mit Kanälen zur Erleichterung von Konversationen, integrierten Suchtools zum schnellen Auffinden von Informationen anhand von Schlüsselwörtern oder Phrasen, Integrationen mit Drittanbieter-Apps wie GitHub und Asana, Datei-Uploads, virtuellen Arbeitsbereichen sowie Sprachanrufen und Video-Chat-Funktionen für Besprechungen – Slack bietet alle notwendigen Funktionen zur Optimierung Ihres Arbeitsablaufs.

Im Gegensatz zu anderen Lösungen wie Microsoft Teams, die sich eher an größere Organisationen richten, in denen Dutzende von Personen gleichzeitig an Projekten arbeiten, bietet Slack eine elegantere Option für kleinere Unternehmen, die wenig Personal haben, aber dennoch effiziente Plattformen für die Zusammenarbeit benötigen, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten.

Es gibt zum Beispiel Fleep Connect, mit dem Sie mehrere Konten in einem einheitlichen Bereich verbinden können, wodurch überflüssige Gespräche vermieden werden und sichergestellt wird, dass jeder über seine Aufgaben auf dem Laufenden ist, unabhängig von Standort oder Beruf.

Darüber hinaus kann Instant Messaging dazu beitragen, Engpässe zu beseitigen, die entstehen, wenn Nachrichten einer zusätzlichen Klärung bedürfen, was zu kürzeren Entscheidungszeiten führt, Zeit und Geld spart und gleichzeitig die Effizienz insgesamt steigert – besonders wichtig in der heutigen schnelllebigen Arbeitsumgebung, in der jede Sekunde zählt!

3. Asana: Für die Workflow-Automatisierung

Asana ist eine erstklassige Kollaborationsplattform für Teams aus allen Branchen, insbesondere für Großunternehmen. Es bietet umfassende Automatisierungsfunktionen, die zur Rationalisierung und Vereinfachung von Arbeitsabläufen beitragen.

Mit der intuitiven Benutzeroberfläche von Asana können Benutzer problemlos Aufgaben anzeigen, Verantwortlichkeiten zuweisen und den Fortschritt verfolgen. Mit automatisierten Benachrichtigungen, die dafür sorgen, dass alle auf dem gleichen Stand bleiben und die Aufgabenfristen im Blick bleiben, stellt es sicher, dass alle konzentriert und produktiv bleiben.

Asana bietet außerdem leistungsstarke Tools für das Projektmanagement mit erweiterten Suchfiltern, sodass vielbeschäftigte Profis die benötigten Projekte schnell finden können. Alle relevanten Dateien werden übersichtlich auf einer einzigen Plattform gespeichert, sodass es nicht zu Verwechslungen oder verlorenen Dokumenten aufgrund verlegter Ordner kommt.

Die Integrationsfunktion erleichtert außerdem den einfachen Zugriff bei der Integration externer Daten in Ihren Arbeitsbereich. Sie hält Sie über alle notwendigen Details auf dem Laufenden, die aus anderen Quellen benötigt werden, während sie sich dennoch zentral in Ihrem Projekttafel-Anzeigeformat befinden. So stellen Sie sicher, dass alle Bemühungen ihren rechtmäßigen Platz im Team haben Workflow-Prozess!

Mit der Asana Task Builder-Funktion, die in Premium-Plänen verfügbar ist, können spezielle Formulare verwendet werden, um Ideen, Anforderungen und Wünsche zu erfassen, die die Zusammenarbeit mehrerer beteiligter Abteilungen/Teams gleichzeitig erfordern – wie zum Beispiel Kundenfeedback oder Einblicke von bestimmten Personen in Bezug auf Aufzeichnungen zu Produktforschungs- und -entwicklungsinitiativen .

Dadurch wird Zeit gespart, da verhindert wird, dass E-Mails in den Posteingängen verloren gehen. Dies ermöglicht schnellere Antworten, verhindert Fehler und erhöht die Durchlaufzeiten und reduziert gleichzeitig die manuelle Arbeit durch Automatisierungstechniken, wodurch produktivere Stunden für eine bessere Effizienzsteigerung bereitgestellt werden!

4. Google Workspace: Für Cloud Productivity Suite

Google Workspace ist ein unverzichtbares Tool für kleine Unternehmen, die die Zusammenarbeit und Produktivität verbessern möchten. Es handelt sich um eine Produktsuite, die speziell für Geschäftsinhaber entwickelt wurde, die weltweit mit Remote-Teams zusammenarbeiten. Sie bietet Funktionen wie Google Docs, Sheets und Slides, mit denen alle Benutzer Dokumente in Echtzeit bearbeiten können.

Google Workspace bietet kostengünstige Produktivitätstools und erweiterte Funktionen für die Zusammenarbeit – von der gemeinsamen Nutzung von Teamdokumenten bis hin zur Cloud-Speicherung, sodass Sie überall problemlos auf Ihre Daten zugreifen können.

Darüber hinaus verfügt es über Sicherheitsprotokolle, die die Sicherheit Ihrer Daten bei jedem Schritt gewährleisten. Mit einfachen Benutzeroberflächen und informativen Tutorials eignet sich diese Plattform perfekt für Unternehmen jeder Größe, die effizient bleiben und gleichzeitig mehrere Projekte gleichzeitig verwalten möchten – obwohl es sich im Vergleich zu anderen Plattformen wie Microsoft 365 früher um eine teurere Lösung handelte.

Google Workspace bietet Erschwinglichkeit und robuste Funktionen, die die Zusammenarbeit mit internen Mitarbeitern oder externen Partnern erleichtern, unabhängig davon, wo sich diese auf der Welt befinden.

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5. Votacall: Für VoIP-Geschäftstelefonsysteme

Votacall ist eine ideale VoIP-Geschäftstelefonlösung für kleine Unternehmen und bietet die Flexibilität und Kosteneffizienz, die sie benötigen. Dieses innovative System bietet Anruffunktionen für mehrere Geräte, was bedeutet, dass Teammitglieder Anrufe über ihre Mobiltelefone, Computer oder Tischtelefone tätigen und empfangen können, ohne in mehrere Leitungen investieren zu müssen.

Mit dem neuen Zugang zu hochwertigen Audiosystemen wie VoIP-Diensten beginnen immer mehr kleine Unternehmen, auf Cloud-basierte Telefonlösungen zu vertrauen und Funktionen wie kristallklare Klangqualität und automatisierte Anrufweiterleitung zu nutzen.

Die Cloud-Plattform von Votacall ist auch eine großartige Option für Call-Center-Agenten, die rund um die Uhr eine ständige Kommunikation mit Kunden benötigen – sie ermöglicht ihnen die einfache Verwaltung eingehender Anrufe und stellt gleichzeitig alle relevanten Tools bereit, die zur Messung von Leistungsdaten wie Bearbeitungszeiten oder Servicelevels erforderlich sind.

Darüber hinaus verändert es im Kern ständig die Technologien – die Zusammenarbeit mit KI- und 5G-Netzwerken – und ermöglicht es Unternehmen, immer einen Schritt voraus zu sein, wenn es darum geht, mit Trends und Kundenerwartungen Schritt zu halten.

Durch die Nutzung dieses umfassenden und dennoch benutzerfreundlichen Dienstes von Votacall können kleinere Unternehmen schnell Vertrauen bei ihren Kunden aufbauen und gleichzeitig sicherstellen, dass jeder Agent jederzeit Höchstleistungen erbringt!

6. Zoom: Für Videokonferenzen und Webinare

Zoom ist eines der besten Tools für die Zusammenarbeit für kleine Unternehmen. Als moderne und benutzerfreundliche Plattform ermöglicht sie Teams die schnelle Durchführung virtueller Meetings – unabhängig vom Standort. Dies macht Videokonferenzen, Webinare, Telefonanrufe, Chat-Sitzungen, Veranstaltungen und Konferenzräume einfacher als je zuvor.

Das Tool bietet außerdem Whiteboard-Funktionalität für Ihre Online-Zusammenarbeit. Zoom ist eine perfekte Option für jede Organisation, die ein Publikum aus der Ferne oder persönlich ansprechen möchte, da es nahtlose Kommunikationslösungen mit Funktionen wie Chat-Nachrichten, Bildschirmfreigabe und der Aufzeichnung von Audio- und Video-Feeds bietet – wodurch die Verbindung noch intensiver wird als je zuvor.

Die branchenführende Metrik-Tracking-Technologie hilft Ihnen, jede Gesprächssitzung zu überprüfen, während während des Meetings Erkenntnisse aus Umfragen oder Fragen und Antworten sowie individuelles Feedback gewonnen werden können, das Ihnen dabei hilft, Gespräche mit Ihren Kunden insgesamt zu leiten.

Darüber hinaus haben sie gerade ihre neue „Classroom“-Funktion veröffentlicht, die speziell darauf ausgelegt ist, Fernlerninitiativen über Thread-Diskussionen zu unterstützen, die es Schulen und Universitäten gleichermaßen ermöglichen, den Unterricht ohne physische Anwesenheit zu beginnen – so wird sichergestellt, dass die Schüler während ihrer gesamten Bildungsreise engagiert bleiben. In einem kleinen Unternehmen können Ihre Studenten Ihre neuen Mitarbeiter sein. Nutzen Sie die Klassenzimmerfunktionen, um Ihre neuen Mitarbeiter aus der Ferne auf die nächste Stufe zu schulen.

All dies gepaart mit kostenlosen (und kostenpflichtigen) Webinar-Optionen macht die Implementierung von Zoom in jeder Umgebung problemlos, unabhängig von der Budgetgröße oder dem Umfang des Projekts!

7. Microsoft Teams: Für Unified Collaboration Hub

Microsoft Teams ist ein Collaboration-Hub für einheitliche Teamarbeit und Kommunikation. Es hilft kleinen Unternehmen, organisiert zu bleiben, effektiv zu kommunizieren und direkt über die App an Projekten zusammenzuarbeiten.

Mit Funktionen wie Spatial Audio in Teams-Besprechungen können Benutzer die Stimmen ihrer Gesprächspartner räumlich darstellen, ohne sich um Echos oder unangenehme Rückmeldungen sorgen zu müssen. Microsoft verfügt außerdem über strenge Sicherheitsrichtlinien mit zusätzlicher Integration in die Enterprise Security Suite von Microsoft 365 Defender.

Teammitglieder können problemlos Kontakte knüpfen und an Kernprojekten zusammenarbeiten, indem sie Tools wie Echtzeit-Co-Creation, geplante Besprechungen, Audio-/Videoanrufe, Chats, Dokumentenmanagementsysteme und App-Integrationen nutzen, die es allen erleichtern, unabhängig von ihrem Standort zusammenzuarbeiten befinden sich.

Die Zusammenarbeit war noch nie einfacher und effizienter, dank der verschiedenen Kollaborationsfunktionen von Microsoft Teams, mit denen Organisationsmitglieder Gruppen basierend auf Projektthemen oder bestimmten Aufgaben erstellen können, sodass alle mit diesen Aktivitäten verbundenen Gespräche an einem Ort bleiben und die Postfächer überall unübersichtlich werden.

Darüber hinaus können jederzeit Gruppenanrufe gestartet werden, um sicherzustellen, dass alle bei wichtigen Entscheidungen anwesend sind, während Suchoptionen in allen Dokumenten das schnelle Auffinden von Inhalten erleichtern und Sammlungen den Teams einen schnellen Zugriff auf Dateien ermöglichen, die im Laufe der Zeit verwendet und geteilt werden, was ihnen hilft, auch bei der Bearbeitung komplexer Projekte produktiv zu bleiben .

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8. Monday.com: Für Workflow-Management

Da kleine Unternehmen immer weiter expandieren und immer komplexer werden, kann es eine Herausforderung sein, die richtigen Tools für die Zusammenarbeit zu finden. Monday.com ist eine ausgezeichnete Wahl für das Workflow-Management.

Diese kollaborative Software bietet umfassende Anpassungsmöglichkeiten, Möglichkeiten zur Zusammenarbeit und automatisierte Funktionen, die Teams dabei helfen, bei Projekten auf dem Laufenden zu bleiben – egal wie groß oder klein sie sind!

Die vielseitige Plattform von Monday.com wird von Benutzern von großen Unternehmen bis hin zu Start-ups genutzt, die eine effiziente Möglichkeit zur Verwaltung ihrer Projekte in funktionsübergreifenden Teams suchen. Das Tool ermöglicht einfache Anpassungen, sodass Projektinhaber es an jede Größe und Komplexität anpassen können. Es bietet Automatisierungsoptionen für die Aktualisierung des Fortschritts und gleichzeitig die effiziente Verfolgung von Aufgaben, Fristen und Aktivitätsaktualisierungen sowie Funktionen zur Verwaltung des Rekrutierungsprozesses wie das Bewerberverfolgungssystem (ATS).

Es gibt Benutzern die Möglichkeit, Dokumente, Links und Dateien einfach zu teilen, was die Teamkommunikation reibungsloser als je zuvor macht! Darüber hinaus machen die Marketingmanagementfunktionen von Monday, einschließlich Integrationen, die Kontaktaufnahme mit potenziellen Kunden einfacher als je zuvor und vereinfachen die Berichtsprozesse mithilfe der Option für benutzerdefinierte Berichte.

Dank des speziellen Kundenbeziehungsmanagementsystems (CRM) werden die Kundenbeziehungen weiter verbessert. Die einfache Integration von Drittanbieter-Apps bietet weitere Vorteile und macht diese leistungsstarke Suite zu einem Muss für Unternehmen jeder Größe.

9. Miro: Für Online-Whiteboarding und Zusammenarbeit

Miro ist ein unverzichtbares Tool für kleine Unternehmen. Es handelt sich um eine visuelle Kollaborationsplattform, die es Teams, die remote zusammenarbeiten, einfach macht, Ideen in Aufgaben und Projekte umzuwandeln.

Mit Miro können Teammitglieder in Echtzeit kommunizieren, indem sie leistungsstarke visuelle Tools wie Boards, Haftnotizen und Kommentarthreads an der Seite der Leinwand verwenden. Die Plattform ist hochsicher, sodass alle Daten sicher bleiben, ist auf mehreren Geräten wie PCs und Macs sowie den mobilen Plattformen iOS und Android verfügbar und läuft auf Servern der Unternehmensebene, sodass Ihre Informationen nicht gefährdet werden.

Miro hebt die Teamarbeit auf die nächste Ebene, indem es die Art und Weise verändert, wie Menschen gemeinsam an großen oder kleinen Aufgaben arbeiten und dabei ihre Ideen virtuell visuell miteinander kommunizieren, unabhängig davon, wo sie sich auf der Welt befinden.

Es bietet nicht nur visuelle Elemente, sondern ermöglicht Benutzern auch das Erstellen von Checklisten in Form von Haftnotizen, die zusammen mit Bildern oder Diagrammen angebracht werden. Dies hilft dabei, komplizierte Konzepte in überschaubare Schritte zu zerlegen und sicherzustellen, dass jeder versteht, was bei bestimmten Prozessen zu tun ist – von Brainstorming-Sitzungen bis hin zu Kundendienstschulungen bis hin zur Produkteinführung, inklusive Portfoliomanagement in jedem Produktionsschritt – das spart Unternehmen Zeit und Geld! Schließlich schätzen Unternehmen die Überprüfungsfähigkeit von Miro, die durch die sorgfältig geplante Ausführung aller zugewiesenen Aufgaben hervorragende Ergebnisse gewährleistet und ihnen die Gewissheit gibt, ihre Ressourcen zu maximieren und dennoch die gewünschten Ergebnisse zu erzielen!

10. Dropbox: Für die gemeinsame Nutzung und Speicherung von Dateien in der Cloud

Mit Dropbox können kleine Unternehmen cloudbasierte Dateifreigabe- und Speicherlösungen nutzen, die eine sichere Remote-Zusammenarbeit ermöglichen. Dieses Tool speichert alle freigegebenen Dokumente sicher in der Cloud, sodass autorisiertes Personal jederzeit und überall darauf zugreifen kann.

Es unterstützt die Echtzeitsynchronisierung von Dateien auf mehreren Geräten, sodass Kollegen immer auf dem gleichen Stand sind und alle vorgenommenen Änderungen sofort übernommen werden, um sicherzustellen, dass alle mit einer aktuellen Version arbeiten.

Dieses leistungsstarke und dennoch einfache Tool ermöglicht auch die Kontrolle darüber, wer bestimmte Dateien anzeigen oder bearbeiten kann. Freigabeberechtigungen ermöglichen es Administratoren, genaue Rollen wie Eigentümer, Herausgeber, Betrachter usw. zu konfigurieren und so bestimmte Personen daran zu hindern, bestimmte Aktionen durchzuführen und die Datensicherheit jederzeit zu gewährleisten.

Ohne sich um komplexe Einrichtungsprozesse oder Softwareinstallationsanforderungen kümmern zu müssen, erleichtert Dropbox den schnellen Einstieg in die nahtlose Online-Zusammenarbeit mit Partnern, während bestehende Arbeitsabläufe noch weiter optimiert und redundante Aktivitäten eliminiert werden, wodurch die Produktivität erheblich gesteigert wird!

11. ClickUp: Für umfassendes Projektmanagement

ClickUp ist ein umfassendes Projektmanagement-Tool, das kleinen Unternehmen dabei hilft, ihre Arbeit effizient zu planen, zu organisieren und zusammenzuarbeiten. Mit anpassbaren Ansichten und Echtzeit-Berichtsfunktionen ermöglicht ClickUp Teams, schnell und genau über ihre Projekte auf dem Laufenden zu bleiben.

Darüber hinaus bietet es eine intuitive Benutzeroberfläche für eine einfache Navigation gepaart mit erweiterten Funktionen wie automatischen Erinnerungen, Aufgabenabhängigkeiten, Unterprojekten und Unteraufgaben. Darüber hinaus hilft es kleinen Unternehmen dabei, Dokumente sicher in der Cloud zu organisieren und bietet gleichzeitig integrierte Lösungen für die Verwaltung von Aufgaben mit erfolgreichen Abschlussquoten durch die Funktion zur Workflow-Automatisierung.

Darüber hinaus gewährleistet es einen zentralen Ort für alle Anrufe oder Chat-Gespräche mit allen Ihren Teammitgliedern, die Projekte durchführen, indem es sie ohne Ablenkungen über das VoIP-Geschäftstelefonsystem oder Videokonferenzen verbindet und so einen einheitlichen Hub für die Zusammenarbeit schafft, der Ihnen mehr Einblick in Projekte als je zuvor gibt.

Endlich wird den Benutzern ein großartiges Erlebnis geboten, wenn sie von verschiedenen Standorten aus zusammenarbeiten, wodurch die Zusammenarbeit mithilfe von Whiteboarding-Tools erleichtert wird, die dabei helfen, komplexe Prozesse visuell aufzuschlüsseln. Dadurch wird die Kommunikation zwischen Teammitgliedern optimiert, was zu effizienten Ergebnissen führt, die unabhängig von physischen Distanzbarrieren problemlos im Arbeitsbereich aller geteilt werden können, was zu einer höheren Produktivität führt und die Arbeitsbelastung in jedem Bereich effektiv reduziert!

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Abschluss

Die heute verfügbaren Tools für die Zusammenarbeit sind für kleine Unternehmen von unschätzbarem Wert. Die Auswahl des richtigen Tools oder der richtigen Tools aus der breiten Palette an Optionen kann die Produktivität, Kommunikation und das Projektmanagement erheblich verbessern.

Kleine Unternehmen müssen ihre spezifischen Bedürfnisse, ihr Budget und die bevorzugte Arbeitsweise ihrer Teammitglieder beurteilen, wenn sie entscheiden, welches Kollaborationstool ihren Anforderungen am besten entspricht. Bei so vielen Optionen auf dem Markt, die speziell auf unterschiedliche Nutzungsebenen zugeschnitten sind und über benutzerfreundliche Funktionen wie Echtzeit-Messaging und Cloud-Dateifreigabefunktionen verfügen, gibt es mit Sicherheit ein Kollaborationstool, das für Unternehmen jeder Größe geeignet ist.