Die 6 besten Tools für die Geschäftskommunikation, die Sie 2023 verwenden müssen

Effiziente und maßgeschneiderte Kommunikation ist der Grundstein für den Geschäftserfolg. Das gilt im Jahr 2023 so wie eh und je. In den letzten Jahren haben sich jedoch auch verschiedene Tools vermehrt, die versprechen, die Kommunikationsleistung von Unternehmen zu steigern. Die Vielfalt ist mittlerweile so groß, dass sie leicht überwältigend werden kann. Wo soll man also anfangen? Welche Tools sind eigentlich notwendig für eine reibungslose Geschäftskommunikation? Hier ist die vollständige Zusammenfassung der besten Tools für die Geschäftskommunikation, die Sie im Jahr 2023 verwenden müssen.

Virtuelle Telefondienste für Unternehmen

Zunächst benötigen Sie einen soliden Telefondienst für Unternehmen. Warten. Was? Sind Telefone nicht etwas veraltet? Auf den ersten Blick ja. Aber moderne Telefondienste für Unternehmen haben wenig mit den alten Festnetzanschlüssen zu tun, die hinter den Geschäften verstauben. Stattdessen sind moderne Telefondienste für Unternehmen cloudbasiert. Sie sind von überall erreichbar und bieten eine viel größere Vielfalt an Kommunikationskanälen als ihre analogen Pendants.

Neben Sprachanrufen bieten viele moderne Telefondienste für Unternehmen auch Videoanrufe, Messaging, Live-Chat und E-Mail. Einige sind auch mit praktischen KI-basierten Tools wie Voicemail und Anruftranskription, sprachbasierter Anrufweiterleitung und automatischen Anrufzusammenfassungen ausgestattet.

Asynchrone Videokonferenzen

Als nächstes sollten Sie erwägen, sich ein asynchrones Videokonferenz-Tool zu besorgen. Vor allem, wenn Sie international tätig sind und Teammitglieder oder Kunden in unterschiedlichen Zeitzonen haben. Wir sind alle mit Live-Videokonferenz-Tools wie Zoom, Google Meet, Jitsi, Skype und dergleichen vertraut – und haben sie oft satt. Aber asynchrone Videokonferenzen haben einen entscheidenden Vorteil – Sie müssen keine Zeit finden, die für alle passt.

Mit asynchronen Tools wie Loom können Sie einen Clip wie während einer Videokonferenz aufzeichnen. Sie können vor der Kamera erscheinen, Ihren Bildschirm freigeben, sogar auf ein Whiteboard schreiben und alles erklären, was Sie wollen. Anschließend können Sie dieses Video über einen einfachen Link teilen. Die Empfänger können es dann nach Belieben ansehen, die Geschwindigkeit ändern, das automatische Transkript nach den wichtigsten Informationen durchsuchen, Kommentare zu verschiedenen Teilen des Videos hinterlassen oder mit einem eigenen Clip antworten.

Letztendlich sind asynchrone Videokonferenzen eine Verbesserung sowohl gegenüber einem E-Mail-Austausch als auch gegenüber einer herkömmlichen Videokonferenz. Dadurch sparen Sie Zeit und reduzieren die Anzahl Ihrer Besprechungen, können aber auch viel mehr Informationen übermitteln als mit einer normalen schriftlichen Nachricht.

Projektmanagement-Plattformen

Ein weiteres wichtiges Kommunikationsinstrument sind Projektmanagement-Plattformen. Unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens haben Sie wahrscheinlich eine Million Projekte gleichzeitig am Laufen. Den Überblick zu behalten – ganz zu schweigen von den einzelnen Aufgaben, Fristen und Beiträgen verschiedener Teammitglieder – kann schwierig sein. Projektmanagementplattformen vereinfachen diesen Prozess. Es gibt verschiedene Arten von Projektmanagement- und Team-Collaboration-Tools. Wählen Sie eine aus, die der Komplexität der Aufgaben, der Anzahl der Teammitglieder und der Vielfalt der Projekte, die Sie bewältigen müssen, entspricht.

Einige Tools, wie Trello, sind ziemlich unkompliziert. Trello imitiert ein einfaches Kanban-Board. Sie können verschiedene Links hinzufügen, Aufgaben als Karten erstellen und sich mit Teammitgliedern abstimmen. Andere sind komplex und leistungsstark, wie Asana. Auf diese Weise können Sie Teammitgliedern Rollen, Aufgaben und Fristen zuweisen sowie Zeitleisten und Abhängigkeiten einbeziehen und Projekte als Gantt-Diagramme, Kanban-Boards und verschiedene andere Ansichten anzeigen. Insgesamt hilft eine gut ausgewählte Projektmanagement-Plattform Ihrem Team dabei, den Überblick über den Fortschritt, die endgültigen Ziele und bevorstehenden Aufgaben zu behalten.

Document Collaboration Suites

Eine der grundlegendsten Voraussetzungen für eine effiziente Teamzusammenarbeit ist eine zentrale Möglichkeit zum Teilen, Bearbeiten und gemeinsamen Erstellen von Dokumenten. Auch wenn dies einfach klingt, ist es für viele Unternehmen immer noch einer der größten Reibungspunkte. Einige Leute arbeiten auf Macs mit Pages, Keynote und Numbers. Andere halten sich an Microsoft Office – entweder die Offline- oder die Cloud-basierte Version. Dann gibt es noch LibreOffice und OpenOffice und natürlich Google Workspace (ehemals G Suite).

Das Teilen und möglicherweise Konvertieren von Dokumenten zwischen diesen Plattformen kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Entscheiden Sie sich stattdessen für eine – vorzugsweise eine Cloud-basierte Lösung wie Google Workspace oder Microsoft 365. Damit können Ihre Teammitglieder Dokumente teilen, gleichzeitig daran arbeiten, Kommentare hinterlassen, bearbeiten und alle Änderungen und Modifikationen nachverfolgen.

Social-Media-Management-Software

Im Jahr 2023 sind soziale Medien aus der Geschäftskommunikation nicht mehr wegzudenken. Kunden erwarten von Unternehmen insbesondere, dass sie auf Plattformen wie Facebook, Instagram, Twitter und TikTok präsent sind. Welche Social-Media-Plattformen für Ihr Unternehmen entscheidend sind, hängt von Ihrer Zielgruppe und Ihrer Nische ab. Daten zeigen, dass Gen X Facebook bevorzugt, Millennials eine Vorliebe für Instagram haben und Gen Z auf TikTok verkauft wird. Wenn Ihr Unternehmen in die kreative Nische fällt, möchten Sie sich möglicherweise mehr auf Instagram konzentrieren und andere bildlastige Plattformen wie Snapchat und Pinterest hinzufügen.

Unabhängig davon, für welche Social-Media-Plattform Sie sich im Besonderen entscheiden, sollte ein zentrales Instrument der Unternehmenskommunikation in Ihrem Arsenal eine Social-Media-Management-Plattform (SMM) sein. Diese ermöglichen es Ihnen, alle Ihre Social-Media-Konten mit einem zentralen Dashboard zu verknüpfen. Anstatt sich bei vier verschiedenen Apps anmelden zu müssen, um Posts zu planen, auf Kommentare zu antworten und Analysen zu überprüfen, können Sie alles an einem Ort erledigen. Das spart Ihnen nicht nur Zeit und Nerven. Es kann Ihnen auch unschätzbare Einblicke in das Verhalten Ihres Publikums geben und darüber, welche Inhalte auf allen Plattformen am besten abschneiden.

E-Mail-Marketing-Plattformen

Schließlich ist ein wesentliches Tool für die Geschäftskommunikation, das Sie im Jahr 2023 verwenden müssen, eine E-Mail-Marketing-Plattform. E-Mail bleibt einer der effektivsten Kommunikationskanäle für Kunden. Das Senden von Updates, Werbeaktionen und personalisierten Nachrichten direkt an den Posteingang einer Person erhöht Ihre Chancen, sie in treue Kunden umzuwandeln, erheblich.

E-Mail-Marketing-Plattformen können Ihnen dabei helfen, dieses Ziel zu erreichen. Ihre Vorlagen und Drag-and-Drop-Builder ermöglichen es Ihnen nicht nur, Ihren E-Mails einen zusätzlichen visuellen Glanz zu verleihen. Sie lassen Sie auch nachverfolgen, wer Ihre E-Mails öffnet und wer auf welche Links klickt, sowie verschiedene Variationen desselben Inhalts testen, um die effektivste zu ermitteln.

Tools für die Geschäftskommunikation – Fazit

Die Wahl der richtigen Kommunikationstools für Ihre geschäftlichen Anforderungen ist entscheidend. Oben finden Sie die breiten Kategorien von Tools, die Sie in Ihre Arbeitsabläufe integrieren sollten. Es wird jedoch einige Zeit und Arbeit in Anspruch nehmen, den Anbieter zu finden, der zu Ihrem individuellen Budget und Ihren Anforderungen passt. Letztendlich lohnt es sich aber, diesen Aufwand – und das entsprechende Budget – in die Suche nach den richtigen Kommunikationstools zu investieren. Es hilft Ihnen, der Kurve voraus zu bleiben, Ihren Konkurrenten voraus zu sein und die allgemeine Kundenzufriedenheit und Teamproduktivität zu steigern. Die Quintessenz? Kommunikation ist der Schlüssel. Finden Sie die richtigen Werkzeuge, um es zu drehen.