Automatisierung 101: Wissen, wie Automatisierung Ihnen bei der Verarbeitung von Rechnungen helfen kann

Wenn Sie ein Unternehmen führen, haben Sie wahrscheinlich mit vielen Rechnungen zu tun. Vielleicht haben Sie eine Kreditorenbuchhaltungs- (AP) oder Debitorenbuchhaltungsabteilung (AR), die für die Bearbeitung von Rechnungen zuständig ist. Oder Sie kümmern sich selbst um die Rechnungsstellung.

In jedem Fall wissen Sie, dass die Bearbeitung von Rechnungen eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein kann. Und wenn Sie einen Fehler machen, kann das Ihr Unternehmen Geld kosten. Hier kommt die Automatisierung ins Spiel. Durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung können Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem ist eine Software, die die mit dem Erstellen, Versenden und Verwalten von Rechnungen verbundenen Aufgaben automatisiert und Ihnen durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben Zeit spart.

Aber was genau ist Rechnungsautomatisierung und wie kann sie Ihnen bei der Rechnungsverarbeitung helfen? Lesen Sie weiter, um dies und vieles mehr in unserem ultimativen Leitfaden zur Rechnungsautomatisierung zu erfahren. Lass uns anfangen!

Was ist ein Rechnungsverarbeitungssystem?

Die Rechnungsstellung umfasst mehrere Schritte:-

1. Datenerfassung aus Rechnungen
2. Bestellungsabgleich
3. Senden von Rechnungen zur Genehmigung
4. Genehmigen Sie Rechnungen für Zahlungen
5. Verarbeiten Sie Zahlungen und registrieren Sie Details für Aufzeichnungen

Manuelle Rechnungsverarbeitungssysteme erfordern, dass Mitarbeiter Daten aus jeder Rechnung manuell in das System eingeben, was ein zeitaufwändiger Prozess ist, der anfällig für menschliche Fehler ist.

Andererseits automatisieren automatisierte Rechnungsverarbeitungssysteme die Aufgaben, die mit dem Erstellen, Versenden und Verwalten von Rechnungen verbunden sind. Ein Rechnungsverarbeitungssystem hilft Unternehmen, Daten aus Rechnungen automatisch zu erfassen. Das System kann dabei helfen, viele der anderen Aufgaben im Zusammenhang mit der Rechnungsstellung zu automatisieren, von der Erstellung von Rechnungen bis zur Ausgabe von Zahlungen.

Es gibt viele verschiedene Rechnungsverarbeitungssysteme auf dem Markt – einige davon sind vorlagenbasierte halbautomatische Lösungen, während einige von ihnen intelligente KI-basierte End-to-End-Automatisierungslösungen sind. Die Wahl der Lösung hängt von Ihrem Anwendungsfall und dem Ziel ab, das Sie erreichen möchten.

Es gibt viele verschiedene Funktionen, die Sie erhalten, wenn Sie das Rechnungsverarbeitungssystem automatisieren , aber das Wichtigste ist, dass Sie Zeit sparen, indem Sie sich wiederholende Aufgaben automatisieren. Durch den Einsatz automatisierter Software können sich Ihre Mitarbeiter auf wichtigere Aufgaben konzentrieren und Ihr Endergebnis verbessern. Eine automatisierte Rechnungsverarbeitungslösung hilft bei der Erstellung von Rechnungen aus Bestellungen und der Verfolgung von Zahlungen und der Ausstellung von Rückerstattungen.

Wie Automatisierung bei Ihrer Rechnungsverarbeitung hilft

Die manuelle Rechnungsverwaltung ist eine mühsame und zeitaufwändige Aufgabe und ein Geschäftsrisiko, und sie kann die Wahrscheinlichkeit von Rechnungsbetrug und Fehlern bei Jahresabschlüssen erhöhen.

Automatisierung kann Ihnen helfen, diese Probleme zu vermeiden und zusätzliche Vorteile für Ihr Unternehmen zu schaffen. So trägt es dazu bei, Ihr Unternehmen effizienter zu machen:-

Verbesserte Genauigkeit

Einer der größten Vorteile der Automatisierung ist, dass sie Ihnen helfen kann, Fehler zu vermeiden. Beispielsweise kann eine automatisierte Rechnungsverarbeitungssoftware automatisch Rechnungen auf der Grundlage von Daten aus Ihren Bestellungen oder anderen Datenquellen erstellen, wodurch die Notwendigkeit einer manuellen Dateneingabe entfällt.

Erhöhte Geschwindigkeit

Die Automatisierung kann auch dazu beitragen, Ihre Rechnungsverarbeitung zu beschleunigen. Darüber hinaus kann die Software sich wiederholende Aufgaben automatisieren, z. B. das Erstellen von Rechnungen oder das Ausstellen von Rückerstattungen, wodurch Zeit frei wird, die zur Verbesserung anderer Bereiche Ihres Unternehmens verwendet werden kann.

Bessere Organisation

Automatisierung kann Ihnen dabei helfen, Ihre Rechnungen zu organisieren. Die Rechnungsautomatisierungssoftware kann alle Ihre Rechnungen an einem Ort verfolgen, was Ihnen helfen kann, verpasste Zahlungen und verspätete Gebühren zu vermeiden. Dadurch ist es für Sie einfacher, den Überblick über Ihre Kunden zu behalten.

Höhere Wirtschaftlichkeit

Die Automatisierung kann Ihnen Geld sparen, da die manuelle Dateneingabe und andere manuelle Aufgaben entfallen. Dadurch wird Ihre Buchhaltung kostengünstiger und schlanker.

Weniger Raum für menschliches Versagen

Wenn Ihr Unternehmen wächst, ist es wichtig, unnötige manuelle Aufgaben und Komplexität zu vermeiden. Die Automatisierung kann Ihnen helfen, Fehler wie vergessene Zahlungen zu vermeiden, die zu verspäteten Gebühren führen könnten.

So automatisieren Sie die Rechnungsverarbeitung

Wenn Sie daran interessiert sind, Ihre Rechnungsverarbeitung zu automatisieren, müssen Sie einige Dinge tun.

Da viele verschiedene Softwareoptionen verfügbar sind, ist es wichtig, eine Software zu finden, die Ihren Anforderungen und Ihrem Anwendungsfall entspricht. Docsumo kann bei der Einrichtung mit automatisierter Rechnungsverarbeitung helfen. Es verwendet KI-Software mit intelligenter OCR-Technologie, um Ihre Rechnungen in verwertbare Daten umzuwandeln.

Nach der Konvertierung der Daten müssen Sie Ihre Rechnungsautomatisierungssoftware in Ihre Buchhaltungssoftware integrieren, mit der Sie automatisch Rechnungen erstellen und Zahlungen verfolgen können.

Als letzten Schritt müssen Sie automatische Zahlungen einrichten.

10 Schritte zur Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung

1. Richtlinien festlegen: Entscheiden Sie, welche Arten von Rechnungen automatisch verarbeitet werden können. Richtlinien dafür, welche Arten von Rechnungen der Software hinzugefügt werden können, garantieren, dass nur bestimmte Rechnungen verarbeitet werden, was den Prozess genauer macht.
2. Bestimmen Sie, wie Rechnungen empfangen werden: Indem Sie die Kanäle verstehen, über die Sie Ihre Rechnungen erhalten, können Sie die Automatisierung optimieren, sodass alle Rechnungen auf ähnliche Weise empfangen werden.
3. Richten Sie ein System zur automatischen Erfassung von Rechnungsdaten ein: Ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem macht die manuelle Dateneingabe überflüssig, die fehleranfällig sein kann.
4. Validieren Sie die Genauigkeit der erfassten Daten: Die Datenvalidierung stellt sicher, dass die verarbeiteten Informationen korrekt sind.
5. Rechnungen zur Genehmigung weiterleiten: Eine Genehmigungswarteschlange hilft sicherzustellen, dass Rechnungen umgehend genehmigt werden.
6. Zahlungen elektronisch generieren: Das spart Zeit und Geld!
7. Zahlungen automatisch abgleichen: Der Zahlungsabgleich hilft sicherzustellen, dass alle Rechnungen vollständig und pünktlich bezahlt werden.
8. Transparenz über den Status von Rechnungen bieten: Dies hilft zu verfolgen, welche Rechnungen bearbeitet wurden und welche nicht.
9. Lassen Sie Ausnahmen zu, wenn Rechnungen nicht automatisch verarbeitet werden können: Mit einem Ausnahmeprozess stellen Sie sicher, dass problematische Rechnungen dennoch rechtzeitig verarbeitet werden.
10. Verbessern Sie das System kontinuierlich: Stellen Sie nach der Einrichtung sicher, dass das System immer auf dem neuesten Stand und effizient ist.

Fazit

Die Rechnungsbearbeitung kann eine zeitraubende und mühsame Aufgabe sein, aber sie ist ein notwendiger Bestandteil der Führung eines Unternehmens. Durch die Automatisierung Ihrer Rechnungsverarbeitung können Sie Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Es gibt viele verschiedene Funktionen, die ein automatisiertes Rechnungsverarbeitungssystem bieten kann, aber das Wichtigste ist, dass es Ihnen Zeit spart, indem es sich wiederholende Aufgaben automatisiert. Es kann Ihren Mitarbeitern ermöglichen, sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren und Ihr Endergebnis zu verbessern.