Der ultimative Leitfaden zur Auswahl eines Bewerber-Tracking-Systems

Die Einstellung und Bindung der richtigen Mitarbeiter ist der wichtigste Faktor für die erfolgreiche Umsetzung der strategischen Ziele eines Unternehmens.

Die Wahl des richtigen Bewerber-Tracking-Systems , auch bekannt als ATS, ist entscheidend für die Einstellung der talentiertesten Mitarbeiter und wirkt sich direkt auf Ihre Fähigkeit aus, Ihre strategischen Ziele zu verwirklichen.

Jim Collins hat dies bekanntlich so ausgedrückt:

„…Ich hätte eine Priorität vor allen anderen: so viele der besten Leute wie möglich zu gewinnen … Das größte Hindernis für den Erfolg meiner Organisation ist die Fähigkeit, genügend der richtigen Leute zu gewinnen und zu behalten.“

Der Grund dafür ist, dass die Produktivitätsgewinne durch leistungsstarke Mitarbeiter enorm sind. Laut McKinsey Leistungsträger sind bis zu achtmal produktiver als durchschnittliche Leistungsträger.

Dieser Leitfaden hilft Ihnen dabei, die verschiedenen Vorteile von Bewerber-Tracking-Systemen zu verstehen. Es erklärt die gemeinsamen Kernfunktionen der Systeme und identifiziert die wichtigsten Vorteile, die jede Funktion bietet, sodass Sie die beste Lösung für Ihre Anforderungen auswählen können.

Welche Vorteile bietet ein Bewerber-Tracking-System?

Die Vorteile eines Bewerber-Tracking-Systems lassen sich im Allgemeinen in die folgenden drei Kategorien einteilen.

Dabei wird die verbesserte Einstellungsgenauigkeit leicht zum Hauptvorteil, da sie sich auf Ihre Fähigkeit auswirkt, leistungsstarke Mitarbeiter zu rekrutieren, und unglaubliche 82 % der Unternehmen glauben nicht, dass sie derzeit hochtalentierte Mitarbeiter einstellen.

Verbesserte Einstellungsgenauigkeit

Die technologisch fortschrittlicheren Bewerber-Tracking-Systeme bieten Funktionen zur Talentbewertung, mit denen Sie die zukünftige Leistung eines Bewerbers vorhersagen können. Dadurch wird Ihre Einstellungsgenauigkeit erheblich verbessert, sodass Sie Top-Performer besser identifizieren und auswählen können.

Erhöhte Einstellungsgeschwindigkeit

Bewerberverfolgungssysteme automatisieren eine Reihe von Rekrutierungsprozessen, sodass Sie die Zeit bis zur Einstellung verkürzen können, um sicherzustellen, dass Sie offene Stellen schneller besetzen und Bewerber schneller über die Einstellungsentscheidung informiert werden können.

Niedrigere Einstellungskosten

Die Automatisierung von Prozessen trägt auch dazu bei, die gesamten Rekrutierungskosten zu senken.

Darüber hinaus bieten viele Bewerber-Tracking-Systeme auch die Möglichkeit, Bewerber zu überprüfen oder herauszufiltern. Aufgrund dieser Funktionen werden häufig mehr als 50 % der Bewerber aufgrund ihrer Berufs- und/oder Bildungserfahrung ausgeschlossen. Dies reduziert den Zeitaufwand für das Lesen von Lebensläufen erheblich und senkt somit die Rekrutierungskosten.

Welche verschiedenen Arten von Bewerber-Tracking-Systemen gibt es?

Viele Bewerber-Tracking-Systeme bieten eine lange Liste von Funktionen, die schwer zu verstehen oder zwischen verschiedenen Systemanbietern schwer zu vergleichen sind. Dies kann es schwierig machen, die Software auszuwählen, ohne zeitaufwändige Demonstrationen mehrerer Systeme durchzuführen.

Wie können Sie also sicher das beste System für Ihr Unternehmen auswählen?

Konzentrieren Sie sich auf die Genauigkeit der Einstellung

Diese Anbieter verfügen über eine eigene, speziell entwickelte Talentbewertungslösung als natürlichen Bestandteil des Bewerberverfolgungssystems.

Beachten Sie, dass diese Systeme viele Funktionen zur Prozessautomatisierung bieten, jedoch häufig nicht so viele wie die beiden folgenden Kategorien.

Fokus auf Prozessautomatisierung

Dies ist der Großteil aller Bewerber-Tracking-Systeme. Diese Systeme verfügen über viele Funktionen, die auf eine schnellere Einstellungsgeschwindigkeit und niedrigere Einstellungskosten abzielen. Allerdings gibt es in der Regel keine oder nur wenige Funktionen, die zur Erhöhung der Einstellungsgenauigkeit beitragen.

Integration von Prozessautomatisierung und Talentbewertung

Auch diese Anbieter handhaben die Prozessautomatisierung gut, haben jedoch viel Zeit in den Aufbau von Integrationen mit Drittanbietern von Talentbewertungsanbietern investiert.

Wenn es sich bei dem Talentbewertungsanbieter um einen Qualitätsanbieter handelt, kann dies dazu beitragen, die Einstellungsgenauigkeit zu verbessern. Da es sich jedoch um eine Drittanbieter-Integration handelt, kann die Benutzererfahrung beeinträchtigt werden, und normalerweise wird die Talentbewertung nur auf Kandidaten angewendet, die am Ende des Rekrutierungsprozesses in die engere Auswahl kommen.

Passende Bewerber-Tracking-Systeme für Ihr Unternehmen

Ihre Wahl eines Bewerber-Tracking-Systems sollte darauf basieren, was für die Verwirklichung Ihrer strategischen Ziele für Ihr Unternehmen am wichtigsten ist.

Während sich die strategischen Ziele von Unternehmen zu Unternehmen unterscheiden, gibt es einige Gemeinsamkeiten hinsichtlich der Schwerpunkte, auf die sich die meisten Unternehmen je nach Unternehmensgröße konzentrieren müssen.

Start-ups

Start-ups vergrößern ihre Mitarbeiterbasis im Allgemeinen relativ schneller als größere Unternehmen. Alle Mitarbeiter (auch Neueinstellungen) müssen Leistung erbringen und hochmotiviert sein, da das Team klein und wendig ist und die Ressourcen begrenzt sind.

Darüber hinaus können sie über eine Personalabteilung verfügen oder auch nicht. Daher sind die Vorteile der Prozessautomatisierung relativ gering, und die Erhöhung der Einstellungsgenauigkeit ist bei weitem der wirkungsvollste strategische Vorteil.

Kleine und mittlere Unternehmen (KMU)

Auch kleine und mittelständische Unternehmen vergrößern ihre Mitarbeiterzahl schnell, wenn auch nicht so schnell wie Start-ups. Diese Unternehmen beschäftigen normalerweise einen Teil ihres HR-Teams, der sich der Personalbeschaffung widmet.

Normalerweise ist die Einstellungsgenauigkeit immer noch der wirkungsvollste Vorteil bei der Erreichung strategischer Ziele, aber auch Kosteneinsparungen durch Automatisierung beginnen sich zu bemerkbar zu machen.

Unternehmen

Große Unternehmen wachsen normalerweise deutlich langsamer als kleinere Unternehmen. Darüber hinaus sind aufgrund der Größe der gesamten Organisation auch ihre Rekrutierungsteams in der Regel groß, und die Einsparungen durch Prozessautomatisierung können erheblich sein.

Daher können diese Unternehmen am meisten von Prozessautomatisierung und Kosteneinsparungen profitieren. Für diese Unternehmen ist es jedoch nach wie vor von entscheidender Bedeutung, die Genauigkeit bei der Einstellung zu erhöhen.  

Funktionen eines Bewerber-Tracking-Systems für jeden Schritt des Einstellungszyklus

Die vielen Funktionen, die Bewerber-Tracking-Systeme bieten, können danach kategorisiert werden, welchen Teil des Einstellungszyklus sie abdecken. Nachfolgend haben wir dargelegt, welche Vorteile jede Funktionskategorie bietet.

Beschaffungstools

Bewerber-Tracking-Systeme bieten eine Reihe verschiedener Sourcing-Funktionen. Der gemeinsame Nenner aller Funktionen besteht jedoch darin, dass sie dazu beitragen, schneller mehr Bewerber zu gewinnen und zu finden.

Mit anderen Worten: Es erhöht die Zahl der Bewerber und ermöglicht Ihnen, offene Stellen schneller zu besetzen. Dies verkürzt den Rekrutierungszyklus und senkt dadurch die Kosten der gesamten Rekrutierung.

Es führt nicht unbedingt zu besseren Einstellungsentscheidungen, wenn es nicht mit geeigneten Tools zur Identifizierung und Auswahl der Top-Performer unter den ausgewählten Bewerbern kombiniert wird.

Zu den gängigen Beschaffungsfunktionen gehören:

1. Integration in die Jobbörse

Mit dieser Funktion können Sie eine Stelle direkt über Ihr Bewerber-Tracking-System auf mehreren Jobbörsen veröffentlichen.

Dies bedeutet, dass Sie die Stellendetails nicht in jeder Jobbörse manuell eingeben müssen und dass Ihre Stelle problemlos einer großen Anzahl potenzieller Bewerber angezeigt wird. Es handelt sich im Wesentlichen um eine schnelle Möglichkeit, Ihren Bewerberpool zu vergrößern.

2. Karriereseiten

Karriereseiten können als Dienstleistung angeboten werden, so dass Unternehmen, die noch keine Karriereseite haben, von zwei wesentlichen Vorteilen profitieren können:

• Employer Branding: Karriereseiten sind eines der wichtigsten Tools für Ihr Employer Branding Employer Branding auf die nächste Stufe zu heben und gegenüber potenziellen, hochqualifizierten Bewerbern professioneller zu wirken.
• Automatische Integration: Sofern Ihr Bewerber-Tracking-System die Karriereseite erstellt, stehen automatisch alle Funktionen zur Verfolgung und Verwaltung von Bewerbern zur Verfügung, die von der Karriereseite kommen.

3. Erweiterte Funktionalität für die Kandidatensuche

Mit den Funktionen können Sie direkt aus Ihrem Bewerber-Tracking-System nach geeigneten Kandidaten suchen. Es gibt zwei Hauptvorteile:

• Durchsuchen Sie alle öffentlichen Kandidaten: Mit dem Bewerberverfolgungssystem können Sie Millionen öffentlicher Kandidatenprofile durchsuchen, indem Sie die Daten aus mehreren kostenlosen und öffentlichen Kandidatendatenbanken kombinieren.
• Verbesserte Suche und Rangfolge: Das System bietet bessere Such- und Rangfolgefunktionen als die Originaldatenbanken. Darüber hinaus lässt sich einige Software mit KI integrieren, um eine benutzerfreundliche Oberfläche zum Einstufen und Filtern von Kandidaten bereitzustellen.    

Automatisierte Überprüfung und Rangfolge von Lebensläufen

Die meisten Bewerberverfolgungssysteme filtern oder filtern Bewerber anhand vordefinierter Auswahlkriterien heraus. Normalerweise scheidet das System mehr als 50 % Ihrer Bewerber aus.

Dies geschieht durch die Kombination von Screening-Funktionen mit Lebenslauf-Analyse oder anderen Funktionen, die es Ihnen ermöglichen, die berufliche und schulische Erfahrung eines Bewerbers zu ermitteln.

Die Vorteile sind Schnelligkeit und geringere Rekrutierungskosten, da Personalvermittler nur Lebensläufe von Bewerbern lesen müssen, die die Kriterien erfüllen.

Personalvermittler sollten jedoch vorsichtig sein, nach welchen Kriterien sie Bewerber prüfen. Beispielsweise korrelieren Screening-Kriterien, die auf dem Bildungshintergrund basieren, häufig nicht mit der Leistung des Bewerbers. Bei Missbrauch könnten die Kriterien stattdessen zu unbewussten Vorurteilen führen, die Ihren verfügbaren Talentpool verringern und zu unterdurchschnittlichen Einstellungsentscheidungen führen können.

Zu den gängigen Screening-Funktionen gehören:

1. Vorführung

Die Möglichkeit, Bewerber basierend auf von Ihnen vordefinierten Kriterien abzulehnen, bevor sie aktiv an der Rekrutierung teilnehmen. Normalerweise basieren diese Kriterien auf Berufserfahrung oder Bildungshintergrund.

2. Automatisierte Lebenslaufanalyse

Das System identifiziert die wichtigsten Teile eines Lebenslaufs und stellt sie sofort zur Verfügung. Zum Beispiel die Berufserfahrung des Bewerbers und der höchste Bildungsabschluss. Die Funktion wird normalerweise mit dem Screening kombiniert.

Verfolgung und Verwaltung von Kandidaten

Diese Funktionen ermöglichen es Ihnen im Wesentlichen, alle Bewerberdaten in einem System zu speichern und diese Daten zur Verwaltung von Bewerbern über den gesamten Einstellungszyklus hinweg zu verwenden. Es ist das Rückgrat jedes Bewerber-Tracking-Systems.

Die Vorteile liegen nicht nur in der Geschwindigkeit und den geringeren Rekrutierungskosten. Diese Funktionen ermöglichen Ihnen im Wesentlichen eine professionellere Personalbeschaffung.

Zu den gängigen Funktionen zur Bewerberverfolgung und -verwaltung gehören:

1. Daten- und Statusverfolgung

Ein Bewerberverfolgungssystem sollte die Bewerberdaten im Zusammenhang mit der Einstellung sammeln und leicht verfügbar machen. Darüber hinaus sollte das Bewerberverfolgungssystem jedem Bewerber einen Status zuweisen, der es Ihnen ermöglicht, zu verfolgen, wo im Einstellungsprozess sich ein Bewerber befindet.

2. Automatisierte Kandidatenkommunikation

Sie können die Kommunikation mit Bewerbern auf Basis von Best Practices automatisieren. Dazu gehören automatische Ablehnungs-E-Mails, E-Mails mit Vorstellungsgesprächsanfragen und andere einstellungsbezogene Kommunikation.

3. Bewerberportal

Ein Portal, in dem sich Bewerber anmelden und den Bewerbungsstatus in Echtzeit einsehen können.

Darüber hinaus können diese Portale den Bewerbern zusätzliche Vorteile bieten, wie z. B. Tipps für Vorstellungsgespräche, Leitfäden für Lebensläufe und ähnliche Informationen. Dadurch wird die Erfahrung des Bewerbers mit dem Einstellungsprozess weiter verbessert.

Strukturierte Interviewleitfäden und Unterstützung

Diese Funktionen helfen Ihnen, ein professionelles und strukturiertes Vorstellungsgespräch zu führen, das es Ihnen ermöglicht, Bewerber auf vergleichbarer Basis zu vergleichen.

Die Funktionen reichen von Interviewleitfäden und Berichten bis hin zu Videosoftware, die den Interviewprozess automatisiert:

1. Interviewleitfäden

Leitfäden, die eine gemeinsame und professionelle Struktur für das Vorstellungsgespräch bieten. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Bewerber auf die gleiche Art und Weise interviewt werden, sodass sie auf einer fairen Basis verglichen werden können.

2. Interviewberichte

Hierbei handelt es sich im Wesentlichen um Interviewleitfäden, die um zusätzliche Informationen erweitert wurden, die für die Beurteilung der Bewerber wertvoll sind. Dazu gehören wichtige Daten aus dem Lebenslauf, maßgeschneiderte Interviewfragen für Bewerber und Daten zur Talentbewertung.

3. Software für Videointerviews

Diese Funktion ermöglicht die Durchführung des Vorstellungsgesprächs über eine Videointerview-Software, die an das Bewerber-Tracking-System angeschlossen ist. Die Software ermöglicht es dem Personalvermittler normalerweise, das Vorstellungsgespräch einschließlich aller Interviewfragen vorab aufzuzeichnen. Anschließend beantworten alle Bewerber die vorab aufgezeichneten Fragen im Videoformat.

Talentbewertung zur Auswahl

Talentbewertungstests helfen dabei, ein ganzheitliches Bild von der Fähigkeit des Bewerbers zu vermitteln, in der Rolle erfolgreich zu sein, indem sie die Soft- und Hard-Skills des Bewerbers bewerten. Dies hilft Personalvermittlern bei der Auswahl der Top-Performer, was ein wesentlicher Faktor für die Leistung eines Unternehmens ist.

Es kann sogar den Übergang von der traditionellen Einstellung zur kompetenzbasierten Einstellung erleichtern, was derzeit ein zentraler Schwerpunkt vieler Unternehmen ist.

Um die Auswirkungen auf die Leistung zu quantifizieren, verglich McKinsey die Produktivität der 1 % der Spitzenreiter mit der der 1 % der Schlusslichter und stellte fest: dass es 12 Mal mehr sind produktiv in mittelkomplexen Jobs.

Die höchste Einstellungsgenauigkeit wird erreicht, wenn die Talentbewertung für alle Bewerber durchgeführt wird und nicht nur für einige ausgewählte Bewerber. Dies erfordert häufig, dass der Talentbewertungstest nativ im Bewerber-Tracking-System erfolgt und nicht über die Integration eines Drittanbieters erfolgt.

1. Beurteilung von Soft-Skill-Talenten

Soft Skills lassen sich auf gewünschte Persönlichkeitsmerkmale und Verhaltensweisen zurückführen, sodass Persönlichkeitstests zur Beurteilung der Eignung eines Kandidaten eingesetzt werden können.

Die Auswirkungen auf die Einstellungsgenauigkeit hängen ab von:

• Testrahmen: Es ist wichtig, einen Testtyp zu wählen, der sich bei der Einstellung bewährt hat. Der Big-5-Persönlichkeitstest (auch OCEAN-Test genannt) sticht in dieser Hinsicht heraus, da er im Einstellungskontext umfassend erforscht wurde und bei der Einstellung von Führungskräften eingesetzt wird.
• Generisch vs. rollenspezifisch: Die meisten Persönlichkeitstests sind generisch, das heißt, dass für alle Rollen der gleiche Test verwendet wird. Während diese Tests dazu beitragen, die Genauigkeit bei der Einstellung zu verbessern, ist es möglich, Persönlichkeitstests zu verwenden, bei denen der Testinhalt und/oder die Bewertung auf die spezifische Rolle zugeschnitten sind.

2. Beurteilung von Hard-Skill-Talenten

Hard Skills sind die Fähigkeiten, die am Arbeitsplatz erforderlich sind, um in der Rolle erfolgreich zu sein. Wenn der richtige technische Fähigkeitstest angeboten und korrekt durchgeführt wird, kann dies die Genauigkeit der Einstellung erheblich verbessern.

Die Auswirkungen auf die Einstellungsgenauigkeit hängen von Folgendem ab:

• Testinhalte: Stehen die im Kompetenztest behandelten Themen in direktem Zusammenhang mit den tatsächlichen Anforderungen der Stelle, für die Sie einstellen? Je besser die Verknüpfung, desto besser ist die Einstellungsgenauigkeit.
• Testvalidität: Der Test sollte von einem Fachexperten erstellt und von einem Organisationspsychologen validiert worden sein. Seriöse Testanbieter können dokumentieren, dass ein Psychologe den Test validiert hat.

Abschließende Empfehlungen

Wie wir herausgefunden haben, geht es bei der Personalbeschaffung nicht nur um die Automatisierung von Prozessen, sondern viel mehr um Präzision bei der Talentakquise.

Während die Prozessautomatisierung eine entscheidende Rolle bei der Reduzierung des manuellen Verwaltungsaufwands spielt, darf sie die Hauptaufgabe der Personalbeschaffung nicht in den Hintergrund rücken: den idealen Kandidaten mit der richtigen Mischung aus Hard- und Soft Skills zu finden.

Ein Bewerberverfolgungssystem vereinfacht nicht nur den Rekrutierungsprozess, sondern steigert auch die Qualität Ihrer Einstellungen erheblich. Die Wahl des besten Systems hängt in erster Linie von seiner Fähigkeit ab, die individuellen Bedürfnisse jeder Rolle und jedes Kandidaten zu erkennen und auf sie einzugehen.

Überlegene Systeme nutzen die Kraft der Inklusion und ganzheitlichen Talentbewertung und nicht nur das Durchsuchen von Lebensläufen. Diese helfen dabei, die für die Stelle erforderlichen Fähigkeiten genau zu verstehen und Kandidaten auszuwählen, die perfekt zu Ihnen passen.

Der Aufstieg von Remote-Arbeit, der Gig Economy und vielfältigen Arbeitskräften impliziert, dass Soft Skills – Anpassungsfähigkeit, Kommunikation, Zusammenarbeit – wichtiger denn je sind. Ein effektives System zur Bewerberverfolgung priorisiert diese Fähigkeiten und stellt sicher, dass Unternehmen über vielseitige Mitarbeiter verfügen, die nicht nur in eine Rolle passen, sondern auch die Teamdynamik insgesamt verbessern.

Wenn Sie sich auf die Suche nach der idealen Softwarelösung machen, ist es wichtig, sich daran zu erinnern, dass der Kern der Personalbeschaffung nicht die Automatisierung ist; Es ist menschliches Potenzial.

Talentakquise ist eine besondere Fähigkeit. Entdecken Sie, wie Sie eine effektive Strategie zur Talentakquise entwickeln können.