Ein Albtraum auf der Data Street: 5 eindringliche CRM-Horrorgeschichten

Ein CRM, das gleichzeitig als House of Horrors fungiert, kann den Spaß aus der Gruselsaison saugen.

Wenn Sie der Datenqualität keine Priorität eingeräumt haben, werden Sie unweigerlich von Ihren beängstigenden Datenverwaltungspraktiken heimgesucht – und Ihr Unternehmen wird unter den gruseligen Folgen leiden.

Kommen Sie mit (wenn Sie sich trauen) und erleben Sie fünf Horrorgeschichten, die von CRM-Anwendern* erzählt wurden, und die Lektionen, die sie aus diesen Albträumen gelernt haben.

#1: „Ich habe Millionen von Dollar zu viel prognostiziert!“ – Ryan, Verkaufsleiter

Als jemand, der sein ganzes Berufsleben im Vertrieb gearbeitet hat, weiß Ryan, wie wichtig es ist, eine genaue Umsatzprognose zu haben.

„Eine genaue Verkaufsprognose ist alles“, sagte er. „Wenn es auch nur geringfügig daneben liegt, steigt die Wahrscheinlichkeit, dass das Verkaufsteam seine Ziele verfehlt. Nicht nur das, es kann sich auch auf das Geschäftswachstum, die strategische Planung und die Fähigkeit zur Optimierung des Cashflows auswirken.“

Ryan sagt, dass er sich auf CRM-Daten verlässt, um Verkaufsprognosen zu erstellen. (86 % der CRM-Benutzer geben an, dass ihre Unternehmen dasselbe tun.)

„Wenn die Daten korrekt und aktuell sind, brauchen Sie sich keine Sorgen zu machen“, sagte er. „Aber das war diesmal nicht der Fall.“

Es stellte sich heraus, dass die CRM-Daten, auf die sich Ryan zur Erstellung seiner jährlichen Umsatzprognose stützte, nicht aktuell waren. Die Leute in seinem Team vergaßen regelmäßig, CRM-Daten zu aktualisieren, was bedeutete, dass mehrere Deals falsch gemeldet wurden.

„Ich habe mich bei der Erstellung der Verkaufsprognose auf falsche Informationen verlassen, die am Ende viel zu hoch ausgefallen sind. Aber das wusste ich damals nicht, also waren die Budgets mehrerer Abteilungen für das Jahr aufgebläht“, sagte er. „Das Marketing-Team zum Beispiel hat doppelt so viele Veranstaltungen gesponsert wie im Vorjahr und mit seinem größeren Budget neue Teammitglieder eingestellt. Als mir klar wurde, dass die Prognose zu hoch war und wir das Umsatzziel nicht erreichen würden, war das Geld bereits ausgegeben – und es war zu spät. Am Ende wurde ich gefeuert!“

Sprechen Sie über einen Alptraum.

Lektion gelernt:

Die Mitglieder des Verkaufsteams handeln schnell und nehmen nicht immer die notwendigen Aktualisierungen vor, um den Rest des Unternehmens über den Fortschritt ihrer Geschäfte zu informieren.

Um die Pipeline und Prognosen genau zu halten, sollten Sie die Implementierung eines Tools mit bedingter Formatierung in Betracht ziehen, das den Mitgliedern des Vertriebsteams anzeigt, wann sie ihre offenen Geschäfte aktualisieren müssen. Auf diese Weise ist es wahrscheinlicher, dass sie die Informationen im CRM auf dem neuesten Stand halten – und Vertriebsleiter können genaue Prognosen erstellen.

#2: „Ich habe das Geschäft meines Kollegen von seinem Kunden verloren!“ – Emma, ​​Vertriebsmitarbeiterin

Als Vertriebsmitarbeiterin weiß Emma, ​​wie wichtig es ist, ihre Zeit sinnvoll einzuteilen.

„Im Verkauf ist Zeit Geld“, sagte sie. „Ich versuche, so effizient wie möglich zu arbeiten. Aber es ist genauso wichtig, meine Sorgfaltspflicht zu erfüllen, und auf diesen Schritt zu verzichten, ist ein Fehler, den ich nie wieder machen werde.“

Emma ging ihrem Tag wie gewohnt nach, ging die Leads durch, die sich in ihrer Warteschlange befanden, und kontaktierte sie nacheinander. Die Anrufe liefen gut … bis sie sich an einen Lead wandte, ohne zu wissen, dass er bereits ein bestehender Kunde war.

„Als sie ans Telefon gingen, behandelte ich sie wie einen Fremden. Ich war halbwegs mit meiner Vorstellung, als sie mich unterbrachen und sagten, sie seien bereits einer unserer Kunden. Sofort wurde ich kreidebleich. Ich war beschämt“, sagte sie. „Natürlich hat dieser Kunde seinen Vertrag mit uns nicht verlängert.“

Lektion gelernt:

Diese gruselige Situation kann jedem passieren – muss es aber nicht. Erwägen Sie die Implementierung eines Tools, das Ihnen hilft, Ihre Lead- und Kundendatenbanken zu vergleichen, um beide korrekt zu halten. Wenn Sie also einen Lead in Ihrer Warteschlange sehen, können Sie darauf vertrauen, dass er noch keine Geschäfte mit Ihrem Unternehmen gemacht hat.

#3: „Ich habe während einer Migration Daten verloren!“ – Taylor, CRM-Administrator

Als erfahrener CRM-Administrator hat Taylor an zahlreichen Datenmigrationsprojekten teilgenommen. Doch ein Erlebnis verfolgt ihn bis heute besonders.

„Datenmigration ist kein Scherz“, sagte er. „Bevor Sie beginnen, müssen Sie über eine solide Datenmigrationsstrategie verfügen, um sicherzustellen, dass keine Daten verloren gehen oder manipuliert werden.“

Die Datenmigration umfasst viele Schritte. Überspringen Sie auch nur einen einzigen Schritt, und Sie riskieren, RIP zu Ihren CRM-Daten sagen zu müssen. Taylor versucht aus diesem Grund, den Prozess nicht zu überstürzen, aber manchmal ist das einfach nicht möglich.

„Als wir ein neues Unternehmen übernommen haben, stand ich unter Druck, die Datenmigration so schnell wie möglich voranzutreiben. Also habe ich mich schnell bewegt“, sagte er. „Während ich den Prozess durchging, habe ich darauf geachtet, jedes Kästchen anzukreuzen. Planung? Prüfen. Auditierung und Profilerstellung? Prüfen. Datensicherung? Check… oder so dachte ich.“

Taylor wusste, dass das Migrationstool seines Unternehmens über eine Sicherungsfunktion verfügte, also dachte er nicht zweimal über diesen Schritt des Prozesses nach. Es gab nur ein Problem: Er hatte die Backup-Funktion vorher nicht getestet. Die Folgen dieses Fehltritts waren erschreckender, als er sich hätte vorstellen können.

„Das Backup ist während der Migration fehlgeschlagen und wir haben mehr als die Hälfte der Daten verloren!“ er sagte. „Ich dachte, ich werde gefeuert! Glücklicherweise ist dies nicht passiert. Aber die nicht so netten Worte, die mein Chef an diesem Tag für mich hatte, haben sich für immer in mein Gehirn eingebrannt.“

Lektion gelernt:

Der Verlust wertvoller, hart erarbeiteter Daten im Wert von Jahren reicht aus, um jedem einen Schauer über den Rücken zu jagen. Um dies zu verhindern, investieren Sie in eine Backup-Lösung, legen Sie einen Backup-Zeitplan fest und testen Sie Backups regelmäßig, um sicherzustellen, dass die Daten korrekt erfasst wurden und die Dateien intakt sind.

#4: „Mein Unternehmen ist auf einer Sperrliste gelandet!“ – Shayla, E-Mail-Marketing-Managerin

Die meisten E-Mail-Vermarkter haben die Grundlagen abgedeckt. Erstellen Sie überzeugende Texte, erstellen Sie ein tolles Design, fügen Sie eine auffällige Betreffzeile hinzu und klicken Sie auf „Senden“.

Shaylas Team war nicht anders. Aber kurz vor der geschäftskritischen Weihnachtszeit stieß sie auf ein Hindernis, das ihr E-Mail-Programm fast zerstörte (und ihr klar machte, dass sie noch viel über E-Mail-Marketing lernen musste).

„Wir haben eine Zeit lang Werbekampagnen verschickt, und soweit wir wussten, wurden sie alle zugestellt. Wir dachten also, wir müssten uns keine Sorgen machen“, sagte sie. „Aber zu Beginn des vierten Quartals haben wir herausgefunden, dass Gmail uns auf eine Sperrliste gesetzt hat! Da erfuhr ich, dass ein großer Teil unserer E-Mails in den Spam-Ordner gefiltert wurde, nicht in den Posteingang.“

Shayla hat etwas gegraben. Es stellte sich heraus, dass ihr CRM mit doppelten Datensätzen gefüllt war, die alte, inaktive E-Mail-Adressen enthielten. Shayla und ihr Team wussten nicht, dass es Duplikate gab, also schickten sie weiterhin Kampagnen an diese Adressen. Dies wurde bei Google Mail als Spam-ähnliches Verhalten registriert, wodurch sie im Spam-Ordner landeten – und schließlich auf einer Sperrliste.

„Ich konnte es nicht glauben. Wer hätte gedacht, dass sich „zugestellt“ auf etwas anderes als den Posteingang beziehen kann?“ Sie fragte. „Die Mühe von zwei Vierteln, erstklassige Kampagnen zu erstellen, war im Grunde umsonst, da die meisten von ihnen nie von unseren beabsichtigten Empfängern gesehen wurden. Ich hatte keine Ahnung, dass doppelte Aufzeichnungen einen so großen Einfluss haben können.“

Lektion gelernt:

Sie dachten, die Zwillinge aus The Shining wären gruselig? „Doppelter Ärger“ bekommt eine ganz neue Bedeutung, wenn es um Duplikate geht. Setzen Sie diesem Datenalptraum ein Ende, bevor er beginnt, indem Sie eine Deduplizierungslösung implementieren, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet ist. Die richtige Lösung kann in eine der folgenden Kategorien fallen:

• Vorbeugend: Verwenden Sie einen Duplikatblocker, um Duplikate zu verwalten, wenn sie von Endbenutzereinträgen, Listenimporten, Webformularen und Systemintegrationen hereinkommen.
• Automatisiert: Nehmen Sie Ihre vertrauenswürdigen Deduplizierungsszenarien und stellen Sie sie so ein, dass sie in einem Rhythmus ausgeführt werden.
• On-Demand: Führen Sie ein Datentool aus, um doppelte Daten zu finden und zusammenzuführen.

Sie sollten auch sicherstellen, dass Sie den Unterschied zwischen E-Mail-Zustellung und Zustellbarkeit verstehen und Best Practices für E-Mails befolgen, um zu vermeiden, dass Sie auf einer Sperrliste landen.

Nr. 5: „Wir haben Daten zu lange aufbewahrt, was gegen die DSGVO verstoßen hat und zu einer hohen Geldstrafe geführt hat!“ – Cory, CRM-Administrator

„Daten sind unglaublich wertvoll. Manchmal ist es schwierig zu wissen, welche Daten aufbewahrt und welche gelöscht werden sollen“, sagt Cory, ein erfahrener CRM-Administrator. „Ich möchte so viele Daten wie möglich aufbewahren, weil man nie weiß, wann man sie braucht! Oder zumindest habe ich das früher getan …“

Corys Wunsch, CRM-Daten zu speichern, begann als Vorsichtsmaßnahme, verwandelte sich aber im Laufe der Zeit in etwas viel Unheimlicheres: das Horten von Daten.

„Ich dachte, das Festhalten an Daten sei klug, aber es kam zurück und verfolgte mich!“ er sagte. „Die Datenmenge, die wir gespeichert haben, hat die Speicherbeschränkungen überschritten, und im Laufe der Zeit wurden die Daten veraltet. Beides verstieß gegen die DSGVO, was zu einer Geldstrafe führte!“

Lektion gelernt:

Lassen Sie Ihr CRM nicht zu einem Friedhof für veraltete Daten werden. Machen Sie sich stattdessen mit den Datenschutzbestimmungen vertraut, damit Sie wissen, wie lange Sie Ihre Daten aufbewahren dürfen. Bauen Sie dann ein funktionsübergreifendes Data-Governance-Team auf und arbeiten Sie mit ihm zusammen, um den Bedarf für jeden Datenpunkt zu bewerten. Stellen Sie sicher, dass Sie auch einen Datenarchivierungsplan für die Daten haben, die Sie aufbewahren möchten.

Also, was wird es sein: Süßes oder Saures?

Hochwertige CRM-Daten sind ein Genuss für jedes Unternehmen. Aber wenn die Datenqualität leidet, beginnt es, Sie zu täuschen – und Menschen im gesamten Unternehmen beginnen, Daten-Horrorgeschichten wie die oben genannten zu erleben. Fallen Sie nicht Opfer von Datendämonen. Behalten Sie diese fünf Lektionen im Hinterkopf, um CRM-Albträume zu vermeiden und Ihre Daten optimal zu nutzen.

Während Q4 bereits in vollem Gange ist, ist es nie zu spät zu lernen, wie Sie Ihr CRM in Topform halten (insbesondere in Zeiten hoher Verkaufszahlen). Expertentipps finden Sie in unserem Leitfaden „6 Schritte zur Vorbereitung Ihres CRM auf Q4“ .

*Dies sind fiktive Berichte, die auf realen Geschichten basieren, denen unsere Datenexperten vor Ort begegnet sind.