Ein Leitfaden zur Auswahl der perfekten Projektmanagement-Software

Der Versuch, ein Projekt ohne Projektmanagement zu managen, ist wie der Versuch, ein Fußballspiel ohne Spielplan zu spielen.

– Katherine Tate

Die Bedeutung einer effektiven Verwaltung von Projekten wird entscheidend, wenn an einem Echtzeitprojekt gearbeitet wird. Als Kleinunternehmer oder Teamleiter ist es immer eine Herausforderung sicherzustellen, dass Projekte pünktlich und mit qualitativ hochwertigen Ergebnissen abgeschlossen werden. In den letzten Jahren hat der Einsatz von Projektmanagement-Software diese Aufgabe jedoch für kleine Unternehmen weniger herausfordernd gemacht. Angesichts der verschiedenen Optionen, die auf dem globalen Markt verfügbar sind, kann die Auswahl der besten Software für Ihr Unternehmen überwältigend sein. Beachten Sie die folgenden Tipps, um diese Entscheidung zu treffen, wenn Sie eine Projektmanagement-Software für Ihr Unternehmen auswählen:

1 . Definieren Sie Ihre Bedürfnisse:

So wie Sie Ihre Bedürfnisse vor dem Kauf definieren, ist es wichtig, Ihre Bedürfnisse zu definieren, bevor Sie eine Projektmanagement-Software auswählen. Mit zahlreichen verfügbaren Optionen hängt die beste Software für Ihr Unternehmen von den Geschäftsanforderungen Ihres Teams ab. Berücksichtigen Sie bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software die folgenden Anforderungen, um den Auswahlprozess zu unterstützen:

• Anzahl der Benutzer: Berücksichtigen Sie die Anzahl der Benutzer, die die Software für Ihr Unternehmen verwenden werden.
• Effektive Kommunikation: Die Software sollte über Funktionen verfügen, die eine effektive Kommunikation zwischen den Teammitgliedern erleichtern, z. B. Benachrichtigungen zur Vermeidung von Überschneidungen.
• Integrationsoptionen: Suchen Sie in der Software nach Optionen zur Integration mit verschiedenen Tools, die Ihr Team verwendet.
• Funktionalität: Bewerten Sie die Funktionalität, die die Software bietet, und überlegen Sie, ob sie für Ihr spezifisches Projekt nützlich ist.
• Benutzerfreundlichkeit: Überlegen Sie, ob die Software für Ihre Teammitglieder einfach zu navigieren und zu verwenden ist.
• Speicherkapazität: Prüfen Sie die Speicherkapazität der Software.
• Sicherheit: Bewerten Sie die Sicherheitsfunktionen, die die Software bietet, um die Daten Ihres Unternehmens zu schützen.
• Ständige Weiterentwicklung: Sie sollten eine Software in Betracht ziehen, die sich weiterentwickeln und an die sich ändernden Anforderungen Ihres Unternehmens anpassen kann, wenn es wächst, indem es der steigenden Anzahl von Benutzern und Projekten Rechnung trägt.

Zusätzlich zu den oben beschriebenen häufig berücksichtigten Parametern kann Ihr Unternehmen besondere Anforderungen haben, die spezifisch für die Projekte sind, an denen Sie arbeiten. Es ist wichtig, diese spezifischen Anforderungen in Verbindung mit den allgemeineren Anforderungen bei der Auswahl einer Projektmanagement-Software zu berücksichtigen und zu priorisieren.

2 . Recherchieren Sie die Software:

Mit dem rasanten technologischen Wachstum steigt die Zahl der Apps und Software für verschiedene Aufgaben von Tag zu Tag. Allerdings ist möglicherweise nicht jede Software auf dem Markt für Ihre geschäftlichen Anforderungen geeignet. Daher ist es wichtig, eine gründliche Recherche über verfügbare Projektmanagement-Software durchzuführen, bevor Sie diejenige auswählen, die Ihren Projektanforderungen entspricht. Um Ihre Recherche zu unterstützen, können Sie:

• Erstellen Sie eine Liste der besten Projektmanagement-Software und recherchieren Sie die Funktionen jeder einzelnen.
• Lesen Sie Kundenrezensionen, um Einblicke in ihre Erfahrungen mit der Software zu erhalten.
• Suchen Sie Empfehlungen von Branchen-Websites.
• Holen Sie Feedback von Kollegen und Menschen aus Ihrer Branche ein.
• Überprüfen Sie die Anzahl der Benutzer, die jede Software zulässt.
• Bewerten Sie die Zugriffsebene und die Kontrolle, die jede Software bietet, um Projektstatus, Daten und Lieferpläne/Zeitpläne zu aktualisieren.
• Vergleichen Sie die Anzahl der nützlichen Funktionen, die jede Software bietet.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, können Sie eine gut informierte Entscheidung zur Auswahl der Software treffen, die den Anforderungen Ihres Unternehmens am besten entspricht.

3 . Testen der Software:

Nach der Auswahl der Software geht es im nächsten Schritt um einen ausführlichen Test. Viele Softwareanbieter bieten eine Testversion ihres Produkts an, die verwendet werden kann, um seine Fähigkeiten zu testen. Bevor Sie mit dem Test beginnen, ist es wichtig, ein kleines Team zusammenzustellen, das aus Mitgliedern mit unterschiedlichen Arbeitsstilen und Erfahrungen bei der Arbeit an verschiedenen Arten von Projekten besteht. Jedes Teammitglied sollte alle Funktionen der Software einzeln testen. Darüber hinaus können Sie tatsächliche Projekte als Testfälle zuweisen, um zu bewerten, wie sich die Software in realen Szenarien verhält.

4 . Feedback vom Team:

Nachdem Ihr Team das Testen der Software abgeschlossen hat, ist es wichtig, detailliertes Feedback von jedem Teammitglied einzuholen. Während einer Feedback-Sitzung können Sie Fragen stellen, um zu verstehen, wie die Software Ihrem Unternehmen zugute kommt, wie zum Beispiel:

• Der gesamte Workflow der Projektmanagement-Software
• Wie einfach es ist, Details in der Software zu aktualisieren und wie viel Zeit es dauert
• Reaktionsfähigkeit des Integrationstools in Bezug auf die Software
• Benachrichtigungsfunktion in der Software
• Spezifische Merkmale, von denen die Teammitglieder glauben, dass sie für das Projekt von Vorteil wären.

Die Diskussion dieser Fragen mit Teammitgliedern kann Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob Sie alternative Software kaufen oder in Betracht ziehen. Sobald Sie die Software fertiggestellt haben, können Sie daran arbeiten, ein Budget zu erstellen, das die Anzahl der Benutzer, den Zeitraum und die entsprechenden Kosten der Software berücksichtigt.

5 . Implementierung der Software:

Nachdem Sie die Projektmanagement-Software fertiggestellt und gekauft haben, ist es wichtig, sich auf die Implementierung zu konzentrieren. Bei der Implementierung der Software ist Folgendes zu beachten:

• Zeitplan: Wann alle beteiligt werden sollen, wie das Projekt gehandhabt wird und ob es verteilt oder in einem Zug abgeschlossen werden soll.
• Training: Welche Art von Trainingsmethoden werden für verschiedene Personen angepasst, wer wird das Training anbieten und wie wird das Training durchgeführt?
• Integration: Wann Integrationen eingerichtet werden sollen, wer an der Einrichtung beteiligt ist und welche Tools integriert werden müssen.

Der Einsatz von Projektmanagement-Software kann die Aufgabe des Projektmanagements erheblich vereinfachen. Zu den Vorteilen der Verwendung von Projektmanagement-Software gehören:

• Einfache Projektplanung
• Effektives Management und Ausbalancieren von Ressourcen
• Erleichterung der Kommunikation zwischen den Teammitgliedern.

Während es verschiedene Methoden zur Auswahl der besten Projektmanagement-Software gibt, bieten die hier beschriebenen Schritte eine solide Grundlage für die Bestimmung der Software, die Ihrem Unternehmen am besten zugute kommt.