Eine 5-Schritte-Anleitung zur Außerbetriebnahme von Martech-Tools ohne Betriebsunterbrechung

Die regelmäßige Prüfung Ihres Martech-Stacks muss Teil des Prozesses Ihres Unternehmens sein. Während einer Prüfung werden Sie wahrscheinlich eine Handvoll Tools identifizieren, die aus verschiedenen Gründen außer Dienst gestellt werden können.

Vielleicht hat in Ihrem Unternehmen eine Fusion oder Übernahme stattgefunden, und Sie verfügen über doppelte Tools, die dieselbe Funktion erfüllen. Möglicherweise verfügen andere Tools in Ihrem Stack über zusätzliche Funktionen, sodass ein Tool überflüssig wird. Oder das Werkzeug wird einfach nicht ausreichend genutzt, um die Kosten zu rechtfertigen.

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Was auch immer der Grund sein mag, die Ermittlung der Tools, die außer Dienst gestellt werden können, ist ein entscheidender Teil eines Martech-Audits. Aber was passiert, nachdem Sie diese Entscheidung getroffen haben? Wie kann man ein Tool aus dem Verkehr ziehen, ohne einen Aufruhr bei den Benutzern auszulösen oder Automatisierungen zu unterbrechen?

Die Außerbetriebnahme von Martech-Software erfordert einen gründlichen Planungsprozess und eine saubere Ausführung. Hier sind fünf Schritte, die Sie befolgen müssen.

Schritt 1: Identifizieren Sie Systemintegrationen und Prozessabhängigkeiten

Um Störungen Ihres Betriebs zu vermeiden, ist es wichtig zu ermitteln, welche anderen Systeme und Prozesse von dem Tool abhängen, das Sie außer Betrieb nehmen möchten. Wenn Sie für eine große Organisation arbeiten und das Tool schon seit vielen Jahren im Einsatz ist, kann dies schwieriger sein, als es scheint. Wenn Ihre Organisation die Dokumentation nicht sorgfältig durchgeführt hat, verwenden andere Systeme möglicherweise API-Aufrufe oder Datenexporte aus dem Tool, ohne dass Sie es wissen.

Noch schwieriger als die Identifizierung systemischer Integrationen ist die Spezifikation manueller Prozesse, die außerhalb des Tools existieren, aber von diesem abhängig sind. Beispielsweise wird aus dem Tool ein Bericht gesendet, den ein anderes Team manuell kopiert/in ein anderes System einfügt. Solche manuellen Problemumgehungen kommen häufiger vor, als Sie vielleicht denken.

Sprechen Sie mit jedem in der Organisation, der eine Verbindung zum Tool hat. Finden Sie nach Möglichkeit die Personen, die an der ersten Implementierung des Tools beteiligt waren. Sie verfügen möglicherweise über das institutionelle Wissen, das Sie benötigen, um die nachgelagerten Auswirkungen der Einstellung des Tools vollständig zu verstehen.

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Schritt 2: Bewerten Sie den Datenmigrationsbedarf

Möglicherweise müssen Sie im Rahmen des Stilllegungsprozesses eine erhebliche Datenmigration berücksichtigen. In stark regulierten Branchen wie dem Finanzdienstleistungssektor oder dem Gesundheitswesen gelten verpflichtende Aufbewahrungsfristen für Daten (manchmal bis zu sieben Jahre!).

Dokumentieren Sie, welche Daten migriert werden müssen, und legen Sie fest, wohin diese Daten verschoben werden müssen. Wenn Sie von einer ähnlichen Plattform zu einer anderen wechseln, beispielsweise einem Marketing-Automatisierungssystem, können Sie die Daten von Ihrem alten Tool in das neue migrieren. Fragen Sie Ihren neuen Anbieter, wie andere Kunden ihre Datenmigrationsanforderungen gehandhabt haben. Sie können möglicherweise professionelle Dienstleistungen anbieten oder Ihr IT-Team auf eine solide Dokumentation zu Best Practices verweisen, die sie bei anderen Kunden gesehen haben.

Aber was passiert, wenn Sie ein Werkzeug ausmustern und es nicht ersetzen? Wohin sollen diese Daten gehen? Arbeiten Sie mit Ihren IT-Partnern zusammen, um einen Plan zu entwickeln. Die Daten können auf einer SharePoint-Site oder in einer neuen Datenbank gespeichert werden. Die beste Lösung wird berücksichtigen, wie zugänglich diese Daten sein müssen und wer darauf zugreifen muss.

Wenn auf die Daten nur selten zugegriffen werden muss, kann es ausreichen, sie in einer Datenbank zu speichern, die jemand aus dem Technologieteam einmal in einem blauen Mond extrahieren kann. Wenn jedoch technisch nicht versierte Benutzer wie Marketing- oder Vertriebsmitarbeiter regelmäßig auf die historischen Daten zugreifen müssen, benötigen Sie eine benutzerfreundlichere Lösung.

Schritt 3: Identifizieren Sie den richtigen Zeitpunkt für den Ruhestand und erstellen Sie einen Projektplan

Nachdem Sie Ihren Martech-Stack bewertet haben, müssen Sie den richtigen Zeitpunkt für die Außerbetriebnahme des Tools ermitteln. Dies kann auf mehreren Faktoren beruhen, beispielsweise auf dem Ende eines Vertrags, dem Abschluss eines Projekts oder dem Ende eines Geschäftsjahres. Was auch immer der Grund sein mag, stellen Sie sicher, dass der Zeitpunkt Ihren Betrieb nicht beeinträchtigt.

Sobald Sie das angestrebte Ruhestandsdatum festgelegt haben, ist es an der Zeit, Ihren Projektplan zu erstellen. Berücksichtigen Sie alle betroffenen nachgelagerten Systeme und die Datenmigrationsanforderungen aus den Schritten 1 und 2. Sie sollten über alle Informationen verfügen, die Sie benötigen, um einen Projektplan zu erstellen, der von Ihrem geplanten Ruhestandsdatum angeht.

Was passiert, wenn die Projektarbeit zur Entkopplung von Systemen oder zur Migration von Daten Ihr Zieldatum überschreitet? Wenn Ihr Zieltermin auf einem Vertrag beruhte, verhandeln Sie mit dem Anbieter, ob Sie den Vertrag von Monat zu Monat verlängern können, um Ihnen die Zeit zu geben, die Sie für die vollständige Umsetzung Ihres Plans benötigen, anstatt an eine Verlängerung um ein ganzes Jahr gebunden zu sein.

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Schritt 4: Entwickeln Sie einen Kommunikationsplan

Bei der Außerbetriebnahme eines Martech-Tools ist Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Identifizieren Sie alle Personen, die eingebunden werden müssen, z. B. Mitarbeiter, Agenturpartner und manchmal auch externe Kunden. Benachrichtigen Sie sie rechtzeitig und geben Sie ihnen die Gründe für die Einstellung des Tools transparent an. Sie sollten auch Ihren Plan für die Datenmigration auf ein neues Tool mitteilen und angeben, welche Unterstützung während der Umstellung verfügbar sein wird.

Wenn Sie ein Tool aus dem Verkehr ziehen und durch ein anderes ersetzen, konzentrieren Sie Ihre Kommunikation auf die Vorteile, die das neue Tool bietet. Geben Sie den Schulungsplan weiter, damit Benutzer wissen, dass sie Unterstützung beim Erlernen des neuen Tools erhalten.

Versuchen Sie, die Tools für einen bestimmten Zeitraum überlappen zu lassen, damit die Benutzer eine sanfte Landung erhalten, bei der sie mit dem Erlernen des neuen Tools beginnen können, während sie gleichzeitig die Sicherheit haben, Dinge auf die alte Art und Weise zu erledigen, wenn sie eine enge Deadline haben und damit zu kämpfen haben neues Werkzeug.

Wenn Sie ein Tool außer Dienst stellen, das nicht ersetzt wird, sprechen Sie mit den Benutzern, um die Features und Funktionen zu verstehen, auf die sie angewiesen sind, und arbeiten Sie an der Erstellung eines Plans, der darauf abzielt, wie diese Anforderungen durch andere Tools oder Prozesse erfüllt werden können.

Schritt 5: Entfernen Sie das Martech-Tool und verkaufen Sie die Gewinne

Sobald Sie Ihre Daten von Ihrem alten Tool migriert und Ihre Mitarbeiter in der Verwendung eines neuen Tools geschult haben, ist es Zeit für den Ruhestand. Der Zeitraum nach der Ausmusterung des Tools ist entscheidend für die Kommunikation. Stellen Sie sicher, dass Sie den Stakeholdern die „Gewinne“ aus dem Ruhestand mitteilen.

Wie hoch ist die Akzeptanzrate der Benutzer für das neue Tool? Welche Verkaufserfolge oder positive Rückmeldungen zur Kundenerfahrung haben Sie über das neue Tool gehört? Wie viele Tage sind seit der Außerbetriebnahme des Tools vergangen, ohne dass es zu Fehlern oder Betriebsunterbrechungen gekommen ist? Welche Neuinvestitionen wurden mit den Kosteneinsparungen durch die Stilllegung des Werkzeugs getätigt?

Dies alles sind Schlüsselfragen, die als Ausgangspunkt dienen können, um Stakeholder daran zu erinnern, warum das Tool überhaupt eingestellt wurde.

Abschaffung alter Tools für einen effektiveren Martech-Stack

Studien haben gezeigt, dass Marketingorganisationen bis zu 91 Marketing-Cloud-Dienste nutzen und die Fülle an Tools die Produktivität beeinträchtigen kann. Für viele Vermarkter gilt „Weniger ist mehr“ und die Abschaffung doppelter oder nicht ausreichend genutzter Tools kann die Geheimwaffe eines Teams sein.

Bei richtiger Umsetzung und einem starken Plan führt die Abschaffung von Lösungen zu einem schlankeren, günstigeren und effektiveren MarTech-Stack.