8 Tools, ohne die ich mein freiberufliches Geschäft nicht betreiben könnte

Es ist nicht einfach, irgendein Geschäft zu führen. Das gilt sogar für Unternehmen im One-Man-Show-Stil, einschließlich meines eigenen.

Ich bin ein freiberuflicher Content-Vermarkter, der oft einige Monate im Voraus gebucht wird. Zeit ist buchstäblich Geld, und je schneller ich arbeite (und dabei immer noch qualitativ hochwertige Ergebnisse erziele), desto mehr verdiene ich.

Als Ergebnis habe ich eine Vielzahl verschiedener SaaS-Tools gefunden, die mir helfen, verschiedene Teile meines Unternehmens zu verwalten und zu rationalisieren. Einige sind für meine tägliche Arbeit absolut entscheidend geworden, sei es, um die Qualität meiner Arbeit zu verbessern, die Belastung durch administrative Aufgaben zu verringern oder die Zusammenarbeit mit anderen Kunden zu erleichtern.

In diesem Beitrag werde ich die 8 Tools vorstellen, die ich für mein freiberufliches Schreibgeschäft benötige, und wie ich sie verwende.

1. Die Google-Tool-Suite

Google hat eine außergewöhnliche Suite von Tools, die ich jeden Tag für so viele verschiedene Zwecke verwende. Zu den Werkzeugen gehören:

• Google Docs, das ich zum Entwerfen, Freigeben und Bearbeiten von Inhalten verwende, die ich meinen Kunden vorlege
• Google Sheets, die ich für mein eigenes maßgeschneidertes CRM-Kundendaten-Tracking-System verwende
• Google Mail, das ich für die Kundenkommunikation verwende
• Google Analytics, das unschätzbare Einblicke in meine eigene Website und ihre Leistung gibt (und, wenn mir Zugriff gewährt wird, auf Daten für die Website meiner Kunden und deren Inhalt)

Die Tools von Google können kostenlos verwendet werden, sie sind ungefähr so ​​​​zuverlässig wie möglich und einfach zu verwenden. Sowohl Google Docs als auch Google Sheets verfügen über hervorragende Funktionen für die Zusammenarbeit, die die teamübergreifende Zusammenarbeit ziemlich mühelos machen.

Bonus: Ich verwende Wordable (das auf dieser Liste steht!), um Inhalte schnell auf die Websites meiner Kunden hochzuladen, und das Tool kann Inhalte von Google Docs akzeptieren.

2. Semrush

Es gibt so viele herausragende SEO- und Keyword-Recherche-Tools, aber Semrush ist hier mein bevorzugtes Tool.

Ich habe hauptsächlich damit begonnen, das Tool zu verwenden, weil ich das Gefühl hatte, dass die Daten zur Keyword-Dichte und zum Wettbewerbsniveau klar und leicht verständlich dargestellt wurden. (Dies ist nicht bei allen Tools der Fall). Mir gefiel auch, dass sie Daten über Keyword-Trends hatten.

Irgendwann fing ich an, auch andere Tools zu verwenden. Ich habe die Positionen der von mir geschriebenen Blogbeiträge im Auge behalten. Wenn etwas Hochrangiges gelöscht wird, weiß ich, dass es an der Zeit ist, dem Kunden mitzuteilen, dass wir diesen Beitrag aktualisieren sollten, um eine sichere Position zu behalten.

Ich bin auch ein großer Fan ihres SEO Writing Assistant, der ein einfaches SEO-Optimierungstool ist. Kopieren Sie Ihre Inhalte und fügen Sie sie in das Tool ein, legen Sie Ihr primäres Schlüsselwort fest und erhalten Sie Vorschläge zu sekundären Schlüsselwörtern, Tonfall, Lesbarkeit und mehr.

Es gibt viele andere großartige Tools, die Sie für alles verwenden können, von der Konkurrenzrecherche bis zur Bewertung der technischen Aspekte Ihrer Website.

3. Nextiva

Wenn Sie wie ich sind, verbringen Sie viel Zeit mit Kundengesprächen. Um es richtig zu machen, brauchen Sie ein großartiges Geschäftstelefonsystem, und Nextiva liefert es.

Es ist eine Cloud-basierte VoIP-Plattform, die die beste Wahl für kleine Unternehmen und Freiberufler ist. Dies bedeutet, dass es über das Internet funktioniert, was Nextiva flexibler, erschwinglicher und mit einer viel besseren Gesprächsqualität als andere Telefonsysteme macht.

Nextiva ist auch großartig, weil es es einfach macht, professionell mit Ihren Kunden umzugehen. Sie können eine kostenlose gebührenfreie Nummer einrichten oder Ihre alte Nummer portieren. Und Sie können eine benutzerdefinierte Begrüßungsnachricht und eine Anrufweiterleitung einrichten, sodass jeder, der anruft, so behandelt wird, als hätte er ein Unternehmen mit einem größeren Budget erreicht.

Das Annehmen von Anrufen ist einfach auf einem Hardware-Telefon, Computer oder sogar mit der Nextiva-App auf meinem Smartphone. Wenn ich unterwegs bin, ist die App so viel besser, als eine Nummer für die Arbeit und eine andere für private Anrufe zu haben, und viel einfacher, als zwei Telefone herumzutragen.

Und für diejenigen, die durch Kaltakquise neue Kunden gewinnen, ist es ideal. Es gibt integrierte Funktionen, die es einfach machen, potenzielle Kunden anzurufen, z. B. die Möglichkeit, die Anrufer-ID zu korrigieren oder den Anrufverlauf einfach zu überprüfen. Wenn Sie bessere Telefonanrufe und Beziehungen mit Kunden wünschen, brauchen Sie Nextiva.

4. Grammatik

Niemand ist perfekt. Tippfehler passieren, besonders bei dem Arbeitsvolumen, das ich erledige. Und während ich alle meine Inhalte durchgehe und Korrektur lese, ist es so einfach für Ihre Augen, Fehler zu übersehen, selbst wenn Sie vorsichtig sind.

Grammarly hat den Chat betreten.

Kein Grammatik-Tool ist perfekt – in vielen Fällen kann Grammarly eine umständliche Satzstruktur vorschlagen oder mir mitteilen, dass der Name einer Marke nicht richtig geschrieben ist, weil sie das Wort einfach nicht kennen. Aber eine große Anzahl ihrer Vorschläge ist gut, und es kann mir helfen, kleine Fehler zu finden, die sonst so leicht zu übersehen sind.

Ich verwende die Grammarly-Erweiterung, die meine Inhalte in den meisten Fenstern online scannt, auch wenn ich Inhalte in WordPress eingebe und wenn ich in ein Google-Dokument eingebe. Sie können Vorschläge entweder akzeptieren oder ablehnen, und selbst wenn Sie einen Vorschlag nicht direkt machen, kann er manchmal einen unangenehmen Satz markieren, den Sie manuell korrigieren möchten.

Meine beste Verwendung für Grammarly vor allem: Es ermöglicht mir, verschiedene Dialekte einzustellen, um die Rechtschreibung zu prüfen, je nachdem, wo mein Kunde den Inhalt veröffentlicht. Meine Kunden in Australien verwenden beispielsweise „UK English“, während meine amerikanischen Kunden „American English“ verwenden. Es trägt wesentlich dazu bei, qualitativ hochwertigere Ergebnisse zu liefern, die meine Kunden glücklich machen.

Ich bezahle für ein Grammarly-Abonnement, anstatt nur den kostenlosen Plan zu verwenden, und es ist jeden Cent wert.

5. Apple-Kalender

Ich habe keine ausgefallene Planungssoftware, weil es mir zu mühsam ist. Stattdessen ziehe ich es vor, den einfachen (und kostenlosen) Apple-Kalender zu verwenden, um mit meinem Zeitplan Schritt zu halten.

Mein Zeitplan ist farblich gekennzeichnet. Blau steht für Arbeit, Lila für Pläne und Orange für Termine. Ich kann sicherstellen, dass ich einen Arzttermin nicht gleichzeitig mit einem Kundenanruf buche, indem ich alles an einem Ort habe.

Sobald ich einen Auftrag erhalte, mache ich zwei Dinge: Ich stecke ihn in meine Rechnungssoftware (die wir uns als nächstes ansehen werden) und lege ihn in meinen Apple-Kalender. Ich stelle Alarme für 30 Minuten vor Meetings ein, deaktiviere Alarme aber für alles andere.

Es gibt hier ein großartiges visuelles Layout, das es mir leicht macht, zu sehen, was ich in meinem Zeitplan habe, und um zu vermeiden, dass ich überbucht werde. Das macht mein Leben einfacher und stellt sicher, dass ich nicht zu viel verspreche, was ich tatsächlich liefern kann. Und selbst wenn ich unterwegs bin, synchronisiert es sich mit meiner Apple Watch, sodass ich immer sehen kann, was passiert, wenn ich Pläne machen muss.

6. Freshbooks

Ich habe ziemlich oft darüber geschrieben, wie sehr ich Freshbooks liebe, das ist meine bevorzugte Rechnungssoftware, also würde es definitiv diese Liste meiner Must-Have-Tools machen.

Hier sind die Grundlagen, warum ich es liebe:

• Es ist wahnsinnig erschwinglich im Vergleich zu anderen Alternativen
• Es verfügt über unglaubliche Berichtsfunktionen, die es mir ermöglichen, das jährliche, vierteljährliche oder monatliche Gesamteinkommen neben wiederkehrenden Einnahmen von Kunden und P&L-Daten anzuzeigen
• Ich kann mit meinem Buchhalter zusammenarbeiten, damit ich ihm keine umfangreichen Dateien oder Dokumente schicken muss; Sie können nur Lesezugriff erhalten, um mir bei vierteljährlichen Schätzungen und Steuern zu helfen
• Ich kann meine Rechnungen vollständig anpassen, und es gibt flexible Funktionen wie die Option, bestimmte Rechnungen wiederkehrend zu erstellen, verschiedene Arten von Zahlungen zu akzeptieren und Rechnungsvorlagen zu verwenden

Und kurz gesagt: Für jeden, der sich selbst ein Gehalt zahlt (was ich als jemand tue, der sich dafür entscheidet, als S-Corp besteuert zu werden), ist Gusto ein hervorragendes Werkzeug, um bei der Lohn- und Arbeitnehmersteuer zu helfen. Schau dir das auch mal an.

7. Wortbar

Ich verwende Wordable seit Februar 2021 und bin derzeit ein treuer Kunde.

Ich sende den meisten meiner Kunden einen Link zu einem Google-Dokument mit den von mir erstellten Inhalten, die sie dann selbst hochladen. In einigen Fällen möchten Kunden jedoch, dass ich die Inhalte hochlade.

Früher habe ich das befürchtet. Es dauert eine beträchtliche Zeit, Inhalte genau in Google Docs geschrieben zu bekommen und sie dann in ein CMS-System hochzuladen, aber ich hatte WordPress-Beiträge oft genug verschlungen, um zu wissen, dass Sie niemals direkt in ein CMS schreiben sollten.

Mit Wordable können Sie Inhalte aus Word-Dokumenten oder Google Docs auf bestimmte CMS-Plattformen hochladen, darunter WordPress, HubSpot, Shopify, Medium und mehr. Der Inhalt bleibt korrekt formatiert, einschließlich Bilder, und es können sogar SEO-Informationen wie Meta-Beschreibungen oder Alt-Text registriert werden.

Eine meiner Lieblingsfunktionen sind die „Transformations“-Optionen beim Hochladen von Inhalten. Sie können beispielsweise festlegen, dass alle Links automatisch in einem neuen Tab geöffnet werden, anstatt jeden einzelnen manuell anpassen zu müssen; Sie können Alt-Text, Meta-Beschreibungen und mehr einfügen. Sie können auch eine grundlegende Bereinigung oder Bildkomprimierung erhalten.

Dadurch wird ein ansonsten zeitraubender und mühsamer Teil meiner Arbeit erheblich rationalisiert, was immer eine gute Nachricht ist.

8 HalloSign

HelloSign ist eine Software zum Signieren von virtuellen Dokumenten. Diese Unterschriften sind rechtsverbindlich.

Mit dem Tool können Sie Dokumente hochladen, Vorlagen erstellen und diese entweder signieren oder an eine andere Person zum Signieren senden (oder beides!).

Obwohl es viele Tools zum Signieren von Dokumenten gibt, habe ich mich wegen seiner Vielseitigkeit, seiner erschwinglichen Kosten und seiner außergewöhnlich benutzerfreundlichen Oberfläche für HelloSign entschieden. Dies sind Qualitäten, die nicht alle konkurrierenden Tools haben.

Mein Ziel bei HelloSign ist es, eine Standardvertragsvorlage einsatzbereit zu haben. Ich habe es bereits auf meiner Seite unterschrieben, und ich habe Textfelder, in die Kunden ihre eigenen Informationen wie Firmenname, Name des Vertreters und Unterschrift eingeben können. Solange keine Änderungen erforderlich sind, kann ich einen Vertrag innerhalb von Minuten nach einer Einigung zwischen mir und einem neuen Kunden abschließen.

Abschließende Gedanken

Wenn Sie mir gesagt hätten, dass ein freiberuflicher Autor zu sein, bedeuten würde, dass ich Dutzende verschiedener Tools brauche, um mich bei wesentlichen Aufgaben zu unterstützen, mit den von Kunden gewählten Tools zu arbeiten und sogar grundlegende Geschäftsfunktionen wie das Erhalten von Zahlungen auszuschalten , ich wäre wahrscheinlich in die andere Richtung gelaufen.

Ein freiberufliches Schreibgeschäft zu haben bedeutet, dass Sie es ernst nehmen und Tools finden müssen, die Ihnen helfen, es reibungslos laufen zu lassen. Ich kann diese 8 Tools Freiberuflern nicht genug empfehlen, aber denken Sie daran, dass es viele Optionen gibt und die meisten kostenlose Testversionen anbieten – finden Sie heraus, was für Sie und Ihre spezifischen Bedürfnisse am besten funktioniert. Weiterlesen: selbstständige Jobs.

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