6 Tipps zur erfolgreichen Durchführung eines Geschäftsmeetings

In der heutigen Zeit ist die Führung eines Unternehmens nichts weniger als eine Herausforderung. Die Mitarbeiter müssen sich um den Betrieb, die Finanzen, die Rekrutierung, Marketingkampagnen und mehr kümmern. Gleichzeitig müssen sie Ressourcen zuweisen, um optimale Effizienzniveaus zu gewährleisten.

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Das gesamte Management muss über die Geschehnisse im Unternehmen auf dem Laufenden bleiben. Dazu müssen Sie Geschäftstreffen in den Routineplan einbauen. Diese Meetings sind ein unvermeidlicher Bestandteil des Arbeitslebens. Es ermöglicht dem Team, dringende Probleme, Projekte und Pläne in Echtzeit zu diskutieren und Türen für praktische Diskussionen zu öffnen. Das Einladen verschiedener Meinungen an den Tisch kann auch dazu beitragen, neue Ideen für das Unternehmen zu generieren.

Meetings können jedoch auch herausfordernd sein. Manchmal kommen die Leute pünktlich, aber das Meeting beginnt spät. Manchmal ist die Agenda nicht klar, verschiedene Leute streiten sich über Dinge und der Gastgeber kommt nicht zurecht. Solche Meetings schaden einem Unternehmen mehr, als sie nützen. Daher müssen Sie einige Regeln lernen, um ein effektives Meeting zu führen. Um Ihnen dabei zu helfen, haben wir sechs Tipps für die erfolgreiche Durchführung eines Geschäftstermins zusammengestellt.

1. Stellen Sie die richtige Atmosphäre ein

Als Geschäftsinhaber oder Manager müssen Sie bei Besprechungen den richtigen Ton angeben. Es liegt an Ihnen, ob die Treffen formell oder informell sein sollen. Entscheiden Sie ebenfalls, ob Sie Meetings in Echtzeit oder virtuell abhalten möchten. Sie müssen einen Link für virtuelle Meetings erstellen und ihn mindestens einen Tag vorher mit allen teilen.

Ebenso müssen Sie Konferenz- oder Besprechungsräume mit ausreichend Platz für persönliche Besprechungen buchen. In jedem Fall müssen Sie eine Atmosphäre des gegenseitigen Respekts schaffen, in der die Teilnehmer ihre Ideen und Meinungen ohne Zögern teilen können.

Erwägen Sie außerdem, die Atmosphäre zu ändern, wann immer es möglich erscheint. Die meisten Besprechungen sind formell und scheinen für die Mitarbeiter eine mühsame Angelegenheit zu sein. Um dem entgegenzuwirken, können Sie zu einem Meeting nach draußen gehen, um die Atmosphäre aufzuhellen. Andernfalls können Sie wöchentlich informelle Gespräche führen, um die Sitzungen weniger förmlich aussehen zu lassen und den Zweck zu erreichen, während Sie die Mitarbeiter aufheitern lassen.

2. Legen Sie eine Besprechungsagenda fest

Das Aufstellen eines Plans mag wie ein Kinderspiel klingen, aber leider ist das nicht der Fall. Unterschiedliche Personen sprechen unterschiedliche Themen an, die vom Zweck des Treffens abweichen. Es ist wichtig, eine Meeting-Agenda festzulegen. Sie können dies auf einem Handout zusammenfassen oder an die Tafel schreiben, damit jeder weiß, warum er sich versammelt hat. Es könnte sein, neue Produktideen zu diskutieren, ein Problem zu identifizieren, ein Hindernis zu überwinden oder irgendetwas anderes, was im Geschäft passiert.

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Sobald der Zweck des Meetings klar ist, erstellen Sie eine Liste mit Themen, die Sie besprechen möchten. Weisen Sie jedem Thema eine bestimmte Dauer zu, um eine Verlängerung des Meetings zu vermeiden. Senden Sie den Besprechungsplan im Voraus an alle Teilnehmer, damit sich alle vorbereiten können. Denken Sie daran, dass das Festlegen einer Agenda einen Kompass für das Gespräch bietet. Es stellt sicher, dass das Meeting wieder in Gang kommt, wenn die Diskussion vom Kurs abkommt.

3. Beobachten Sie die Uhr

Mitarbeiter verlassen ihre Routineaufgaben, um an diesen Besprechungen teilzunehmen; Daher lassen sie sich nicht gerne warten. Legen Sie daher einen festen Zeitpunkt fest, an dem Sie Ihr Meeting ohne Verzögerungen beginnen können. Anstatt darauf zu warten, dass Leute beitreten, stellen Sie sicher, dass alle Teilnehmer fünf Minuten zu früh sind, um pünktlich zu beginnen. Halten Sie auch das Tempo des Meetings auf Kurs und beenden Sie es pünktlich, anstatt es zu schleppen.

Wählen Sie außerdem den richtigen Zeitpunkt für das Meeting. Meistens sind Montags und Freitags am geschäftigsten, also vermeiden Sie es, an diesen Tagen zu pflücken. Achten Sie auf einen geeigneten Zeitpunkt, um eine bestimmte Sitzung abzuhalten. Sie können sich jederzeit an Ihr Team wenden, um den besten Zeitpunkt für die Planung eines Meetings zu finden.

4. Leiten Sie die Diskussion

Oft schweifen die Besprechungsdiskussionen vom Thema ab. Eins führt zum anderen, das heißt, die Teilnehmer können vom Thema abweichen. Bei Geschäftstreffen ist es unerlässlich, das Gespräch auf das richtige Thema oder die richtige Tagesordnung zu lenken. Es bleibt jedoch die Frage: „Wie?“

Erstens können Sie ein paar Sätze aus Ihren Notizen als Diskussionsthema auswählen oder eine verwandte Frage stellen. Wenn Ihnen das Thema spannend oder wertvoll erscheint, schlagen Sie ebenfalls vor, ein separates Treffen zu vereinbaren, um die Idee weiter zu diskutieren. Andernfalls können Sie angeben, dass das Gespräch vom Thema abweicht und Sie es zurück zum Plan lenken möchten. Sie mögen in solchen Situationen zögern, aber es ist immer am besten, sich zu äußern, um das Meeting erfolgreich zu leiten.

5. Machen Sie sich Notizen und zirkulieren Sie Protokolle

Egal wie aufmerksam Sie in einem Meeting sind, es ist wichtig, sich Notizen zu machen und den Überblick über alle Imbissbuden zu behalten. Das können Diskussionspunkte, Einblicke in kommende Projekte oder offene Fragen sein. Wenn Sie diese Hinweise schriftlich haben, können Sie sich viel besser an Dinge erinnern. Auf dieser Grundlage können Sie Aufgaben planen und Projekte liefern.

Als Gastgeber des Meetings können Sie jemanden mit dieser Aufgabe beauftragen und sicherstellen, dass er alle wichtigen Entscheidungen und Diskussionen aufschreibt. Verteilen Sie diese Besprechungsprotokolle später, damit jeder weiß, was bei der Besprechung passiert ist. Es wird sichergestellt, dass alle Mitarbeiter auf derselben Seite sind und niemand das, was bei der Besprechung gesagt wurde, falsch interpretiert. Eine detaillierte Aufzeichnung wird auch die Glaubwürdigkeit verbessern und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Rückschlägen beseitigen.

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6. Beenden Sie mit einem Aktionsplan

Manager hinterlassen oft eine Liste mit Dingen, die erledigt werden müssen, bevor das Meeting endet, aber das ist nicht der richtige Ansatz. Sie müssen die letzten Minuten des Meetings verlassen, um die nächsten Schritte zu besprechen. Die Diskussion sollte sich darum drehen, wer wofür zuständig ist. Geben Sie auch einen Einblick in die Fristen, damit die Mitarbeiter wissen, dass sie Ziele zu erreichen haben.

Beenden Sie Besprechungen vor allem positiv, damit sich die Mitarbeiter motiviert fühlen. Erzählen Sie ihnen vielleicht von einem bevorstehenden Geschäft oder dem letzten Kunden, den Sie gewonnen haben. Glückliche und positive Nachrichten steigern die Moral und ermutigen sie, härter auf die Geschäftsziele hinzuarbeiten.

Abschließende Gedanken

Ein Meeting effektiv zu leiten ist nicht weniger als eine Kunst und eine Wissenschaft. Sie müssen sicherstellen, dass die Teilnehmer aktiv sind und ihre Ansichten vertreten. Ebenso ist die Erstellung eines Plans eine weitere wichtige Aufgabe. Es hilft den Leuten zu verstehen, was sie von dem Meeting erwarten können. Alles in allem kann Ihre Sitzung erfolgreich sein, wenn sie das gewünschte Ziel erreicht. Lenken Sie daher die Diskussion, begrüßen Sie unterschiedliche Standpunkte und beenden Sie sie mit einem Aktionsplan.