6 wesentliche Schritte zur Umwandlung Ihrer Kanzlei in eine virtuelle Anwaltskanzlei

Die COVID-19-Pandemie hat die Art und Weise, wie potenzielle Kunden Rechtsdienstleistungen suchen und nutzen, für immer verändert. Eine Umfrage aus dem Jahr 2021 ergab, dass 79 % der Befragten eine Anwaltskanzlei bevorzugen würden, die Fernrechtsberatung anbietet – eine Steigerung um 56 Punkte in nur drei Jahren.

Dieser drastische Schwung macht Sinn. Der Aufbau einer virtuellen Anwaltskanzlei bietet eine Vielzahl von Vorteilen, darunter:

• Erreichen Sie ein breiteres Publikum, das nicht mehr an den physischen Standort Ihrer Anwaltskanzlei gebunden ist.
• Reduzieren Sie Ihre Gemeinkosten , indem Sie die Kosten verringern, die mit der Anmietung oder Verpachtung Ihrer Büroräume verbunden sind.
• Erhöhen Sie Ihre Flexibilität , um natürlichere Arbeitszeiten für Ihre Mitarbeiter zu schaffen, was zu einer besseren Work-Life-Balance und Produktivität führt.
• Aufbau eines besseren Kundenerlebnisses durch kürzere, flexiblere Konsultationen.

All diese Vorteile sind nur hypothetisch. Sie kommen erst ins Spiel, wenn Sie erfolgreich zu einer virtuellen oder entfernten Anwaltskanzlei übergegangen sind.

Glücklicherweise ist es nicht kompliziert, dorthin zu gelangen. Sie müssen nur ein paar wichtige Schritte befolgen, um Ihr Büro und Ihre Mitarbeiter auf den Umzug vorzubereiten. Lassen Sie uns diese sechs Kernschritte genauer untersuchen.

1. Implementieren Sie zuverlässige, effektive virtuelle Kommunikationssysteme

Bei jedem Neubau sollte das Fundament an erster Stelle stehen. Im Fall einer Remote-Kanzlei bedeutet dies, dass Sie über zuverlässige Systeme verfügen, um virtuell zu kommunizieren, sowohl innerhalb Ihrer Praxis als auch mit potenziellen und aktuellen Mandanten.

Sie sollten ein benutzerfreundliches Telefonsystem haben, das Ihre Kunden problemlos anrufen können. Jede anfängliche Telefonnavigation sollte schnell und benutzerfreundlich sein und Anrufer innerhalb weniger Sekunden an die richtige Stelle leiten.

Natürlich sind andere Kommunikationsmittel genauso wichtig:

• Videokonferenzplattformen sind für interne Besprechungen und Kundengespräche unerlässlich. Plattformen wie Zoom, Google Hangout und Microsoft Teams haben alle Vor- und Nachteile für Rechtspraktiken. Sie sollten den Kauf der Premium-Versionen dieser Plattformen in Betracht ziehen, anstatt die kostenlosen Basisversionen zu verwenden.
• E-Mail bleibt ein wichtiges Instrument für die anfängliche Kommunikation mit Kunden und für die dokumentierte Kommunikation, sowohl intern als auch extern.
• Live-Chat-Optionen werden bei virtuellen Anwaltskanzleien immer beliebter, insbesondere für Erstanfragen, die noch keine Vertraulichkeit oder persönliche Kommunikation erfordern.

Der Schlüssel zu all diesen Optionen besteht darin, eine virtuelle Kommunikationsinfrastruktur zu finden, die für Sie funktioniert. Eine klare Vorstellung davon zu haben, welche Kommunikationsoptionen Ihre Anwaltskanzlei nutzen wird und wann, kann einen großen Beitrag zur Vereinfachung Ihres Übergangs zu einer entfernten Anwaltskanzlei leisten.

2. Stellen Sie einen reibungslosen Übergang zu digitalen Dokumenten sicher

Keine Anwaltskanzlei kann ohne Dokumente arbeiten. Glücklicherweise gibt es mittlerweile viele Möglichkeiten, diese Dokumente virtuell zu bearbeiten. Mit anderen Worten, wenn Sie remote arbeiten, müssen Sie Ihre Kunden nicht mehr anweisen, Dokumente auszudrucken, zu unterzeichnen, zu scannen und per E-Mail zu versenden.

Suchen Sie stattdessen nach digitalen Software-Alternativen. E-Signatur-Software wie DocuSign ist ein guter Anfang, und über die Software eingereichte Unterschriften sind genauso gültig wie persönliche Unterschriften. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen gewählte Software einfach zu bedienen ist und über die erforderlichen Sicherheitsvorkehrungen verfügt, um Ihre Dokumente sicher und geschützt aufzubewahren.

Abhängig von der Größe Ihres Büros und dem Fallaufkommen kann es auch sinnvoll sein, sich nach umfassenderen Plattformen für das digitale Dokumentenmanagement umzusehen. Die richtigen Tools ersetzen Ihren physischen Aktenschrank und ermöglichen es Ihnen gleichzeitig, Serienbriefe und andere Standardstücke zu erstellen, um Ihre Dateien zu rationalisieren und alle Ihre Dokumente online zu verschieben.

3. Wählen Sie eine Softwareplattform für die Praxisverwaltung aus

Sie haben vielleicht schon von einem Softwareprogramm zur Praxisverwaltung gehört. Diese umfassenden Plattformen bringen Ihre gesamte tägliche Verwaltungsarbeit in die Cloud. Das reduziert die Zeit, die Sie für administrative Aufgaben aufwenden, und stellt sicher, dass diese Aufgaben von überall aus erledigt werden können.

Die Plattformfunktionen unterscheiden sich je nach gewähltem Anbieter, aber Sie können die gleiche Kernfunktionalität für die meisten verfügbaren Optionen erwarten:

• Fallverwaltung , um alle Ihre Informationen und Unterlagen zu einem bestimmten Fall an einem leicht zu findenden Ort aufzubewahren.
• Dokumentenverwaltung oder Integration mit Ihrer bestehenden Dokumentenverwaltungssoftware.
• Abrechnungsprozesse , die automatisiert werden können und Zahlungen für Ihre Kunden vereinfachen.
• Kontaktverwaltung , um alle Ihre aktuellen und potenziellen Kunden und deren Interaktionen mit Ihrer Firma im Auge zu behalten.
• Kalenderverwaltung zur Verwaltung Ihrer Termine, Fristen und Gerichtstermine.
• Zeiterfassung und Spesenverfolgung , um Ihnen zu helfen, die Art und Weise, wie Sie Ihre Zeit verbringen, zu optimieren und Ihren Kunden Rechnungen zu stellen.

Im besten Fall hilft Praxisverwaltungssoftware jedem im Büro, seine Aufgaben effizienter zu erledigen – von jedem Ort der Welt aus. Das optimiert nicht nur Ihre Zeit; Es stellt auch sicher, dass mehr Zeit damit verbracht werden kann, Ihren Kunden tatsächlich zu helfen und ihre rechtlichen Probleme zu lösen.

4. Überarbeiten Sie Ihre Richtlinien, um die Realitäten der Remote-Arbeit widerzuspiegeln

In einer virtuellen Umgebung werden Ihre Mitarbeiter – von Verwaltungsmitarbeitern bis hin zu Partnern – wahrscheinlich anders arbeiten. Ihre Bürorichtlinien sollten sich an die neue Art Ihres Büros anpassen, was eine beliebige Anzahl von Dingen beinhalten kann:

• Strukturieren Sie flexible Arbeitszeiten, um sicherzustellen, dass Sie die Bedürfnisse Ihrer Kunden abdecken.
• Regeln und Richtlinien rund um virtuelle Meetings, vom Anlassen der Kameras über das Stummschalten von Mikrofonen bis hin zur Verwendung virtueller Hintergründe, die Ihre Anwaltskanzlei repräsentieren.
• Regeln und Richtlinien darüber, welche Meetings Sie aufzeichnen können und wo diese Aufzeichnungen für maximale Vertraulichkeit und Sicherheit gespeichert werden sollten.
• Dokument- und Online-Sicherheitsverfahren, um sicherzustellen, dass Ihre Daten vertraulich bleiben und vor Cyber-Angriffen oder unbeabsichtigter Offenlegung geschützt sind.

Ihre Bürorichtlinien sollten die Nuancen berücksichtigen, mit denen Sie in Ihrer neuen Umgebung konfrontiert sind. Scheuen Sie sich auch nicht, sie im Laufe der Zeit anzupassen. Wenn Sie auf neue Situationen und Herausforderungen stoßen, sollten Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch ergänzen, um die Erwartungen in der Firma festzulegen.

5. Erstellen Sie eine hochmoderne Website und eine rechtliche Marketingstrategie

Nachdem Sie Ihre Backend-Struktur eingerichtet haben, ist es an der Zeit, genau darüber nachzudenken, wie Sie sich potenziellen Kunden präsentieren möchten. Dieser Prozess beginnt und endet mit Ihrer Website.

Für jedes virtuelle Unternehmen fungiert die Website als Eingangstür und Lobby. Es ist sowohl für den ersten Eindruck als auch für detaillierte Informationen entscheidend, die Ihr Publikum benötigt, um zu entscheiden, ob es mit Ihnen zusammenarbeiten soll. Es muss professionell, benutzerfreundlich und auf Ihrer Seite einfach zu steuern und zu aktualisieren sein.

Eine gute Website bedeutet auch, sie so zu optimieren, dass Ihre Kanzlei bei Online-Suchen gut gefunden wird. Dieser Prozess der Suchmaschinenoptimierung (SEO) ist besonders wichtig für virtuelle Anwaltskanzleien.

SEO für Anwaltskanzleien ist nuanciert und erfordert die Optimierung Ihrer Inhalte und Benutzererfahrung. Aber der potenzielle Return on Investment (ROI) ist beträchtlich, was sinnvoll ist, wenn man bedenkt, dass 96 % der Menschen eine Suchmaschine verwenden, wenn sie nach Rechtsberatung suchen.

Neben SEO kann Ihre Anwaltskanzlei auch von einer Reihe anderer Taktiken profitieren, um Ihre Marketingstrategie für Rechtsanwälte zu vervollständigen:

• Eine starke Präsenz in den sozialen Medien , einschließlich Kanälen wie Facebook, Instagram, LinkedIn und Twitter. Jedes dieser Netzwerke bietet kostenpflichtige und organische Optionen, um das Bewusstsein und Engagement potenzieller Kunden zu fördern.
• Eine legale Content-Marketing-Strategie , die Wert über Werbung stellt. Indem Sie relevante Inhalte für Ihr Publikum erstellen, können Sie Ihre SEO verbessern, während Sie gleichzeitig Glaubwürdigkeit aufbauen und Ihren Kundentrichter ausfüllen.
• Ein mobiler Inhalts- und Marketingansatz , der die Erwartungen und Vorlieben Ihrer Zielgruppe berücksichtigt, die zunehmend Smartphones und Tablets verwendet, um im Internet zu surfen und die benötigten Informationen zu finden.

Jedes davon ist ein wichtiger Teil des größeren Puzzles des legalen Marketings. Aber sie alle können eine Rolle beim Aufbau und der Verbesserung Ihrer SEO spielen, Ihre Online-Präsenz verbessern und Ihre Website für potenzielle Kunden und andere Zielgruppen leichter auffindbar machen.

6. Arbeiten Sie mit dem richtigen Partner zusammen, um das Marketing Ihrer virtuellen Anwaltskanzlei zu verwalten

Der Blick auf die obigen Schritte mag zunächst entmutigend sein. Der Umzug Ihrer Anwaltskanzlei in eine virtuelle Umgebung erfordert viel Planung und Aufwand. Die gute Nachricht: Sie müssen nicht alleine sein.

Tatsächlich ist die Suche nach den richtigen Partnern ein entscheidender Teil der Gleichung. Das gilt insbesondere bei einem komplexen Thema wie SEO, das sonst den größeren Prozess überfordern und Ihren langfristigen Erfolg behindern könnte.

Die Zusammenarbeit mit einem seriösen legalen SEO-Unternehmen kann eine große Bereicherung für Ihren Übergang sein. Indem Sie die richtigen Fragen stellen, bevor Sie eine Anwaltskanzlei beauftragen, können Sie sicherstellen, dass der von Ihnen gewählte Partner Ihnen helfen kann, anstatt nur leere Versprechungen zu machen.

Diese Fragen helfen Ihnen auch bei der Auswahl eines Partners, der sich nicht nur auf ein kleines Teil des Puzzles konzentriert, sondern Ihre gesamten legalen Marketingbemühungen verwaltet. Wenn Sie bereit sind, diesen Schritt zu gehen, lassen Sie uns reden! Unsere Erfahrung in der Rechtsbranche könnte genau das Richtige für Ihre Anwaltskanzlei sein, wenn Sie zu einer virtuellen Praxis übergehen.

Ethikregeln, die beim Wechsel zu einer Remote-Kanzlei zu beachten sind

Nachdem wir nun die Schritte besprochen haben, die erforderlich sind, um Ihre Kanzlei in eine virtuelle Umgebung zu verlagern, ist es von entscheidender Bedeutung, die ethischen Pflichten eines Anwalts in Bezug auf eine entfernte Anwaltskanzlei anzusprechen.

Aufgrund des weit verbreiteten Übergangs zur Fernarbeit während COVID-19 hat die American Bar Association (ABA) im Dezember 2020 Leitlinien herausgegeben, in denen klargestellt wird, dass Anwälte das Recht aus der Ferne ausüben können , solange sie das Recht der Gerichtsbarkeit ausüben, in der sie zugelassen sind. Darüber hinaus müssen Anwälte, wenn sie in einer anderen Gerichtsbarkeit, in der sie zugelassen sind, als Anwalt praktizieren, sicherstellen, dass die entfernte Gerichtsbarkeit sie dazu ermächtigt. Darüber hinaus dürfen sie nicht öffentlich behaupten, dass sie berechtigt sind, in der entfernten Gerichtsbarkeit als Rechtsanwalt zu praktizieren (z. B. indem sie eine Geschäftsadresse einrichten oder für ihre Dienstleistungen in der entfernten Gerichtsbarkeit werben).

Die ABA hat im März 2021 zusätzliche Leitlinien herausgegeben, um ethische Fragen im Zusammenhang mit dem Betrieb einer virtuellen Praxis zu behandeln. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die bei der Ausübung des Rechts aus der Ferne zu berücksichtigen sind:

• Um die ethischen Pflichten der Kompetenz (Regel 1.1), Sorgfalt (Regel 1.3) und Kommunikation (Regel 1.4) zu erfüllen, sollten Anwälte einen Plan haben, um Mandanten auf dem Laufenden zu halten und sicherzustellen, dass ihr Fall vorankommt, was wir bereits besprochen haben Schritte 1-3.
• Anwälte, die virtuell praktizieren, müssen angemessene Vorkehrungen treffen, um vertrauliche Informationen zu schützen (Regel 1.6). Dies kann die Verwendung eines sicheren Internetzugangs, die Verwendung starker Passwörter, die Implementierung einer Datenschutzrichtlinie im Falle eines Hackerangriffs, die Verschlüsselung von Informationen und die Deaktivierung der Abhörkapazität aller Geräte umfassen, die außerhalb der Anwaltskanzlei verwendet werden.
• Die Aufsichtspflicht eines geschäftsführenden Anwalts (Regel 5.1) wird durch die Umstellung auf eine virtuelle Praxis nicht berührt, auch wenn es schwieriger sein kann, Telearbeiter zu beaufsichtigen. Dementsprechend sollten leitende Anwälte Richtlinien implementieren, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter der Kanzlei professionelle Standards einhalten, Probleme wie die Verwendung sicherer Kommunikationsmethoden und deren Speicherung ansprechen, Interessenkonflikte lösen, Fristen einhalten und Kundengelder verfolgen.

Es ist wichtig, über die Standesregeln Ihres Bundesstaates und alle klarstellenden Leitlinien, die von der Anwaltskammer Ihres Bundesstaates oder der ABA herausgegeben werden, auf dem Laufenden zu bleiben, selbst wenn Sie aus der Ferne als Anwalt tätig sind. Indem Sie die oben beschriebenen Schritte befolgen und sich gewissenhaft an die rechtsethischen Regeln halten, sind Sie auf dem besten Weg, eine erfolgreiche virtuelle Anwaltskanzlei aufzubauen.