5 Schritte zum Aufbau einer Geschäftskommunikationsplattform

Eine gute interne Kommunikation ist ein entscheidendes Element für den Erfolg eines jeden Unternehmens. Tatsächlich hat eine Studie gezeigt, dass Mitarbeiter an einem modernen Arbeitsplatz etwa 80 % ihrer Zeit mit kollaborativen Aktivitäten verbringen. In dieser modernen Geschäftswelt sind digitale Kommunikationstools der Schlüssel zur Maximierung dieser Interaktionen.

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Leider leiden die meisten Unternehmen unter fragmentierten, nicht verbundenen internen Plattformen. Ein kleines Startup mit 5-10 Mitarbeitern kann gut mit normalen Messengern wie E-Mail oder Social-Media-Apps arbeiten. Wenn Sie jedoch neue Mitarbeiter einstellen und eine verzweigtere Struktur aufbauen, benötigen Sie eine spezialisierte interne Kommunikationsplattform, die sich nahtlos in Ihre bestehenden Prozesse einfügt und auf die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter zugeschnitten ist.

Darüber hinaus möchten Sie eine Lösung, zum Beispiel eine Wähllösung, die Sie in Ihre Kommunikationsplattform integrieren können und mit der Sie sich nahtlos mit Ihren Kunden und Kunden verbinden können. Wenn Sie interessiert sind, werfen Sie einen Blick auf 1800 Nummern, die Call Cowboy zum Verkauf anbietet.

In diesem umfassenden Leitfaden sprechen wir über die Vorteile eines benutzerdefinierten Geschäftskommunikationstools und wie Sie eines von Grund auf neu erstellen sollten.

Vorteile einer internen Geschäftskommunikationsplattform

Der Aufbau Ihres Kommunikationstools kann Ihrem Unternehmen auf vielfältige Weise helfen. Hier sind einige der Vorteile einer maßgeschneiderten internen Unternehmenskommunikationssoftware:

1. Ein Produktivitätsschub

Der Hauptgrund, warum ein Unternehmen eine Unternehmenskommunikationsplattform entwickeln sollte, ist die Steigerung der Mitarbeiterproduktivität. Wenn die Kommunikation schneller und einfacher ist, können sich Ihre Mitarbeiter konzentrieren und mehr Zeit auf andere wichtige Aufgaben verwenden. Mit benutzerdefinierter Software haben Ihre Mitarbeiter Zugriff auf die neuesten Updates und relevanten Informationen, auf die jederzeit und überall auf jedem Gerät problemlos zugegriffen werden kann.

Wenn Sie möchten, können Sie auch kollaborative Tools wie E-Mail-Posteingänge oder gemeinsame Arbeitsbereiche in Ihre Plattform integrieren, die Ihren Mitarbeitern völlig neue Möglichkeiten bieten. Wenn Sie das Budget haben, ist die Automatisierung eine weitere Möglichkeit, die Produktivität zu steigern, Routineaufgaben zu automatisieren und zu vereinfachen, um Ihren Mitarbeitern Zeit zu sparen.

2. Bessere Remote-Mitarbeitererfahrung

Der moderne Arbeitsplatz erfordert eine vollständige digitale Transformation, insbesondere jetzt mit dem zunehmenden Trend der Fernarbeit dank des COVID-19-Ausbruchs. Aber da die Pandemie allmählich nachlässt und Unternehmen ihre Türen wieder öffnen, verwenden die meisten Unternehmen jetzt ein hybrides Setup – eine Kombination aus traditionellem Büro und Remote-Arbeit.

In beiden Fällen ist eine reibungslose interne Kommunikation für Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere bei einem hybriden Arbeitsplatz. Ein maßgeschneidertes Kommunikationstool kann dabei helfen, Ihre Produktivität zu steigern und gleichzeitig bestehende Prozesse zu rationalisieren.

3. Optimierte Prozesse

Unternehmenskommunikation umfasst meist mehrere Kanäle für unterschiedliche Zwecke. Dies kann Kommunikationssilos schaffen und dazu führen, dass Mitarbeiter getrennt werden. Durch den Aufbau einer benutzerdefinierten internen Kommunikationsplattform können Sie eine einheitliche Kommunikation schaffen und gleichzeitig die Prozesse optimieren, sodass Sie nicht zwischen verschiedenen Plattformen und Anwendungen wechseln müssen.

Dadurch verbringen Ihre Mitarbeiter weniger Zeit mit der Suche nach den erforderlichen Daten und Informationen. Stattdessen können sie alle aktuellen wesentlichen Inhalte an einem einzigen Ort abrufen.

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4. Fördern Sie eine offene und transparente Unternehmenskultur

Eine maßgeschneiderte Plattform für die interne Unternehmenskommunikation hilft dabei, eine offene und freundliche Kultur zu schaffen, um Meinungen und Ideen auszutauschen, Ihre Kollegen kennenzulernen und Vertrauen und Kameradschaft zu stärken.

Bei richtiger Entwicklung kann eine Business-Kommunikationsplattform auch ein Ort sein, an dem Sie Ihre Unternehmenskultur verbreiten und fördern können. Es kann Ihnen ermöglichen, Ankündigungen zu veröffentlichen, Unternehmensfotos zu teilen, Online-Workshops und virtuelle Veranstaltungen abzuhalten oder Ihre Mitarbeiter zu ehren – all dies kann die Zufriedenheit, Motivation und Inklusion am Arbeitsplatz steigern.

So erstellen Sie eine Business-Kommunikationsplattform

1. Wählen Sie eine erfahrene Softwareentwicklungsfirma

Wenn Sie kein Programmierer mit fundiertem Softwareentwicklungshintergrund sind, bedeutet die Entwicklung Ihrer Kommunikationsplattform, dass Sie eine Softwareentwicklungsfirma beauftragen oder auslagern müssen, um eine Kommunikationsplattform aufzubauen.

Als derjenige, der für die Erstellung Ihrer Kommunikationssoftware verantwortlich ist, möchten Sie jemanden mit genügend Wissen. Erwägen Sie, nach früheren Projekten zu fragen und ob sie Erfahrung mit der Entwicklung der von Ihnen benötigten Lösung haben. Überprüfen Sie ihre Erfolgsbilanz und lesen Sie Bewertungen und Erfahrungsberichte zu ihren Dienstleistungen.

Die beste Softwareentwicklungsfirma sollte auch über die richtigen Tools und Ressourcen verfügen, um eine maßgeschneiderte Kommunikationsplattform für Ihr Unternehmen zu entwickeln. Sie sollten die neuesten und aufkommenden Technologien verwenden, um sichere und skalierbare Softwareprodukte zu entwickeln.

Darüber hinaus kann die Softwareentwicklung Monate dauern. Das heißt, Sie arbeiten monatelang mit einer Entwicklungsfirma zusammen. Sie möchten also ein Unternehmen, das nahtlos und transparent kommuniziert und Sie ständig über die Meilensteine ​​​​des Projekts informiert.

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2. Recherchieren Sie

Sobald Sie die richtige Entwicklung gefunden haben, mit der Sie zusammenarbeiten können, können Sie mit der Forschung beginnen. Wie bei jedem Projekt müssen Sie die Entwicklung Ihrer Geschäftskommunikationsplattform mit einer gründlichen Planung beginnen. Sie und Ihr Entwickler sollten die Marktsituation und das Marktklima gründlich recherchieren. Abhängig vom Softwareentwicklungslebenszyklus, den Ihr Entwicklungsunternehmen verwendet, variiert der Prozess.

Im Allgemeinen erfordert die Recherche des Marktes für Unternehmenskommunikationssoftware jedoch die Beantwortung dieser Schlüsselfragen:

Was sind Ihre geschäftlichen Anforderungen an eine Kommunikationsplattform?

Eine maßgeschneiderte Geschäftskommunikationsplattform ermöglicht es Ihnen, sie perfekt an Ihre Geschäftsanforderungen anzupassen. Die Frage ist nun, was sind das für Bedürfnisse?

Um Ihre geschäftlichen Anforderungen zu verstehen, sollten Sie das Wer, Was und Wie berücksichtigen.

Wer wird die Software verwenden? Ist es für bestimmte Abteilungen oder eine unternehmensweite Lösung? Wie werden Ihre Mitarbeiter es nutzen? Benötigen sie eine einfache Gruppenchat-Anwendung, um in Verbindung zu bleiben und Unternehmensnachrichten auszutauschen? Benötigen Sie ein Projektmanagement- oder Kollaborationstool für einige bestimmte Abteilungen, um auf Ideen und Informationen zuzugreifen und diese auszutauschen? Vielleicht brauchen Sie etwas Besonderes wie eine Kommunikationslösung für Ihre Top-Manager und Vorstände? Oder willst du vielleicht alles?

Benötigen Sie eine Weblösung, eine mobile App oder beides?

Nachdem Sie Ihre Anforderungen ermittelt haben, müssen Sie entscheiden, ob Sie eine reine Web-/Mobilfunklösung wählen oder planen, beide abzudecken, um die Geschäftskommunikation zu ermöglichen.

Im Allgemeinen besteht das traditionelle Büro aus Desktop-Computern und Laptops. Daher sind die meisten digitalen Kommunikationslösungen für Unternehmen oft webbasiert. Allerdings haben mit der zunehmenden Popularität von Remote Working auch Mobile-First-Apps deutlich zugenommen.

In den meisten Fällen sollte heutzutage sogar eine webbasierte Plattform mobilfreundlich sein. Es ist jedoch am besten, beides zu entwickeln (vorausgesetzt, Sie haben das Budget), um einen hybriden Arbeitsplatz zu ermöglichen.

Was sind Ihre Erfolgs-KPIs?

Das Festlegen klarer Erfolgs-KPIs ermöglicht Ihnen ein besseres Verständnis der besten Funktionen, die Sie benötigen, um diese zu erreichen. Die genaue Liste der Metriken, die Sie festlegen müssen, hängt von Ihren Geschäftsanforderungen ab. Im Allgemeinen können die Erfolgs-KPIs einer effektiven Geschäftskommunikationsplattform jedoch Folgendes umfassen:

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1. Engagement-Metrik

Dies bezieht sich darauf, wie Mitarbeiter mit der Plattform interagieren und sich an Unternehmens- und sozialen Kommunikationsaktivitäten beteiligen. Beispielsweise kann es Öffnungs-, Antwort-, Klick- und andere relevante Metriken enthalten.

2. Verhaltensmetrik

Dies bezieht sich darauf, wie die Lösung das Verhalten, die Einstellungen und Meinungen der Mitarbeiter beeinflusst. Dies kann den Grad der Zufriedenheit und des Vertrauens, die durchschnittliche Rücklaufquote und mehr umfassen.

3. Produktivitätsmetrik

Dies bezieht sich darauf, wie die Plattform die Produktivität und die Mitarbeiter im Unternehmen steigert. Einige Beispiele können sein, wie viel Zeit aufgrund verbesserter interner Kommunikation eingespart wird oder wie schneller Kommunikation und Zusammenarbeit ablaufen.

Beachten Sie, dass während der Forschungsphase weitere Fragen auftreten werden. Die meisten Entwicklungsfirmen können Ihnen helfen, alles zu skizzieren, was Sie über ein Projekt in der ersten Phase der Entwicklung wissen müssen. Nehmen Sie sich also Zeit, um Ihre Optionen und Bedürfnisse mit dem von Ihnen ausgewählten Entwicklungsunternehmen zu besprechen.

3. Richten Sie einen zentralen Knotenpunkt ein

Jedes effektive interne Kommunikationstool erfordert einen zentralen Hub, der als Grundlage für Ihre Anforderungen an Zusammenarbeit und Kommunikation dient.

Ziehen Sie in diesem Fall die Verwendung eines Intranets in Betracht. Es fungiert als zentraler digitaler Arbeitsplatz-Hub für Ihre Mitarbeiter und integriert alle vorhandenen Systeme. Es erleichtert auch Ihren Verwaltungsmitarbeitern die Verwaltung von Kommunikation und Inhalten, während es für den Rest Ihrer Mitarbeiter bequemer ist, die erforderlichen Informationen zu finden und sich miteinander zu vernetzen.

Es ermöglicht einen Ort, an dem die gesamte Zusammenarbeit und Kommunikation beginnen kann, und ermöglicht Benutzern, sich auf drei verschiedenen Ebenen zu verbinden – persönlich, lokal und global.

Im Allgemeinen kann Ihnen Ihre Softwareentwicklung dabei helfen, das Intranet Ihres Unternehmens im Einklang mit der Entwicklung Ihrer Kommunikationsplattform einzurichten.

4. Berücksichtigen Sie die Funktionen, die Sie benötigen

Wir haben bereits erwähnt, dass Sie durch die Entwicklung Ihrer Kommunikationsplattform die Anforderungen Ihres Unternehmens perfekt erfüllen können. Somit kann auch seine Funktionalität maßgeschneidert werden. Dadurch wird die Liste möglicher Features deutlich größer.

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Nachfolgend sind einige der häufigsten Funktionen einer internen Kommunikationsplattform aufgeführt. Beachten Sie, dass die Kosten für die Softwareentwicklung umso höher sind, je mehr Funktionen Sie haben.

1. Onboarding

Die Idee hinter dem Onboarding ist es, den Benutzern zu helfen, zu zeigen, was die Hauptfunktionen sind und wie man sie verwendet. Beim Aufbau einer Kommunikationsplattform können Sie einen Onboarding-Prozess auf unterschiedliche Weise implementieren, z. B. durch ein kurzes Einführungsvideo oder einige Screenshots der Plattform und ihrer wichtigsten Funktionen.

2. Profile

Die interne Kommunikation basiert auf Transparenz. Sie möchten also, dass sich Ihre Mitarbeiter anmelden und identifizieren können. Der Anmeldevorgang sollte sich nicht von anderen Apps unterscheiden, bei denen Benutzer ihre E-Mail-Adresse oder Telefonnummer angeben können. Oder Sie lassen Ihre Administratoren Mitarbeiterprofile erstellen. Ihr Profil muss die notwendigen Informationen wie Foto, Name, Abteilung, Position, Kontaktdaten und arbeitsfremde Informationen wie Hobbys enthalten, die bei der Verbesserung der Mitarbeiterbeziehungen hilfreich sein können.

3. Futter

Hier werden alle Informationen – Ankündigungen, Erfolge, aktuelle Projekte, Aktualisierungen des Unternehmenslebens und mehr – veröffentlicht. Sie sollten Funktionen integrieren, mit denen Sie wichtige Ankündigungen anheften können, damit sie jeder sehen kann. Sie können auch ein Filtersystem einbinden, damit Mitarbeiter Posts nach Relevanz sortieren können.

4. Bibliothek

Eines der wichtigsten Kommunikationsthemen für Mitarbeiter ist das Finden der richtigen Dateien. Eine Bibliothek mit gemeinsam genutzten Dateien kann Ihren Mitarbeitern helfen, alles an einem einzigen Ort zu speichern und jederzeit darauf zuzugreifen.

5. Gruppen

Diese Funktion ist erforderlich, damit bestimmte Abteilungen eine dedizierte Gruppe erstellen können, um teamspezifische Informationen auszutauschen. Ankündigungen und andere Informationen können gepostet werden, sodass nur Gruppenmitglieder sie sehen und darauf zugreifen können.

6. Chat und Videoanruf

Instant Messaging- und Videoanruffunktionen sind ein Muss für jede moderne Geschäftskommunikationsplattform. Es ist wichtig, direkte Messaging-Funktionen zwischen Benutzern zu haben. Die Videoanruffunktion ermöglicht es auch Remote-Teams, virtuelle Meetings und Konferenzen abzuhalten.

7. Dateifreigabe

Dies ist für die gesamte Geschäftskommunikation erforderlich. Abhängig von Ihren geschäftlichen Anforderungen kann die gemeinsame Nutzung eines Dateityps ausreichen, aber es ist besser, wenn Ihre Plattform mehrere Dateitypen unterstützen kann.

8. Benachrichtigungen

Benachrichtigungen sind notwendig, damit Mitarbeiter keine wichtigen Nachrichten oder Ankündigungen verpassen, wenn die App im Hintergrund läuft.

9. Admin-Steuerelemente

Die Administratorkontrolle ist eine wichtige Sicherheitsfunktion. Sie können einen Administrator zuweisen, der die interne Kommunikation überwacht, Mitarbeiter hinzufügt oder entfernt, Zugriffsebenen ändert und vieles mehr.

10. Integrationen

Die Möglichkeit, Apps von Drittanbietern hinzuzufügen und zu integrieren, ermöglicht eine nahtlose Integration in Ihre bestehende Lösung. Es hilft auch, Kosten zu sparen. Anstatt beispielsweise eine Funktion zur kollaborativen Dokumentenbearbeitung zu entwickeln, können Sie einfach vorhandene Dienste integrieren, die Sie bereits verwenden, wie Dropbox oder Office 365.

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5. Legen Sie ein Budget fest

Eine Business-Kommunikationsplattform ist nicht billig. Wenn Sie den benutzerdefinierten Weg gehen, müssen Sie einen erheblichen Teil Ihres Budgets beiseite legen. Im Allgemeinen kann Ihr Entwickler bei der Planung Ihrer Plattform helfen, damit sie zu Ihrem festgelegten Budget passt.

Hier sind einige Faktoren, die die Kommunikationsentwicklung beeinflussen:

• Arten von Experten, die Sie benötigen (Projektmanager, Android-/iOS-Entwickler, Webentwickler usw.)
• Entwicklungsdauer
• Funktionalität und Eigenschaft
• Design (vorgefertigte Schnittstelle oder von Grund auf neu erstellt)
• Plattformen (webbasiert oder mobile App)

Wegbringen

Die Geschäftskommunikation entwickelt sich weiter, während sich die soziale Konnektivität ändert. Um heute eine transparente und kollaborative Geschäftsumgebung aufzubauen, ist eine dedizierte Geschäftskommunikationsplattform wichtiger denn je.

Aus diesem Grund wird die Entwicklung von Unternehmenskommunikationssoftware immer beliebter, um Ihren Mitarbeitern eine Plattform bereitzustellen, die speziell auf ihre Bedürfnisse zugeschnitten ist und sich perfekt an Ihre bestehenden Arbeitsabläufe anpasst – etwas, das vorgefertigte Lösungen kaum bieten können.

Mit einem maßgeschneiderten Tool für die interne Unternehmenskommunikation kann Ihr Unternehmen von zahlreichen Vorteilen profitieren, insbesondere von einer gesteigerten Gesamtproduktivität. Und ein Unternehmen mit produktiven Mitarbeitern ist eine erfolgreiche Organisation.