5 einfache Schritte zum Versenden von DSGVO-konformen B2B-Cold-E-Mails

1. Angemessene und relevante Aussichten

Lead-Generierung und -Prospektion beinhalten grundsätzlich personenbezogene Daten bei der Durchführung von B2B-Cold-E-Mail-Kampagnen. Auf der anderen Seite hindert die DSGVO die Leute nicht daran, Leads zu suchen oder zu sammeln, sie verlangt lediglich ein höheres Maß an Genauigkeit und Sorgfalt von den Prospektoren. Gemäß der DSGVO müssen die erhobenen personenbezogenen Daten für den Zweck ihrer Verarbeitung angemessen und relevant sein.

Daher müssen Sie zwei Faktoren berücksichtigen:

• die Angemessenheit Ihrer Daten (d. h. wie viele Daten benötigen Sie wirklich für das, was Sie erreichen möchten?)
• und die Relevanz Ihrer Daten (d. h. sind die Daten, die Sie sammeln, die richtigen Daten für Ihre Bedürfnisse?)

Um die Angemessenheit zu gewährleisten, erheben Sie nur Daten, die für Sie als Datenverarbeiter unbedingt erforderlich sind. Einfach gesagt, sammeln Sie keine Informationen, wenn Sie nicht vorhaben, sie zu verwenden.

Um Relevanz zu gewährleisten, sollten potenzielle Kunden niemals hinterfragen, warum Sie ihnen eine E-Mail gesendet haben, wenn Sie die richtige Person ansprechen.

Wenn Ihr Interessent überrascht ist, von Ihnen zu hören, sind die von Ihnen gesammelten Leads relevant? Stellen Sie sicher, dass Sie sehr genau auswählen, wer Ihre idealen Interessenten sind, und passen Sie Ihre Kampagnen an sie an.

2. Erläuterung Ihres berechtigten Interesses

Wenn Ihr potenzieller Kunde immer noch negativ auf Ihre beste kalte E-Mail reagiert, ist es an der Zeit, ihm den Grund für Ihre E-Mail zu erklären. Oft sind B2B-Vermarkter und Teammitglieder eines Vertriebsteams nicht mit dem berechtigten Interesse vertraut.

Das „Berechtigtes Interesse“ deckt ein breites Spektrum von Interessen ab, sei es des Unternehmens, Dritter, kommerzieller oder aus breiteren gesellschaftlichen Gründen. Laut den offiziellen DSGVO-Quellen ist das berechtigte Interesse die flexibelste Rechtsgrundlage der DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Daten.

Theoretisch kann eine Organisation personenbezogene Daten verwenden, die die betroffene Person erwarten würde. Dieser Aspekt umfasst und ist nicht beschränkt auf:

• Verwendung von Kunden- oder Mitarbeiterdaten
• Marketing
• Betrugsprävention
• Konzerninterne Überweisungen
• IT Sicherheit

Bevor Sie sich jedoch auf das berechtigte Interesse berufen und anfangen, Leute mit B2B-Kalt-E-Mails zu spammen, sollten Sie sicher sein, dass dies zutrifft. Was Sie vor Ihrer Kalt-E-Mail-Kampagne tun und niemals vermeiden sollten, ist:

• Durchsuchen Sie das LinkedIn-Profil und/oder die Website des Unternehmens, um zu sehen, ob sie von Ihrem Produkt oder Ihrer Dienstleistung profitieren würden
• Fragen Sie nach Empfehlungen aus Ihrem beruflichen Netzwerk
• Suchen Sie nach kürzlich getätigten Investitionen/Finanzierungen, wenn Ihr Angebot Wachstum unterstützt

Es ist wichtig, von vornherein einige Hintergrundrecherchen zu Ihren potenziellen Kunden durchzuführen und in Ihren E-Mails einen einfachen Kontext bereitzustellen und sie nicht mit einer langweiligen Nachricht zu überhäufen.

Um ein berechtigtes Interesse in Ihre kalten E-Mails aufzunehmen und DSGVO-konform zu sein, ist es wichtig, drei wichtige Informationen aufzunehmen:

• Eine Erklärung, in der der Empfänger darüber informiert wird, wie Sie seine Daten verarbeitet haben.
• Eine kurze Erklärung, warum Sie es verarbeiten.
• Anweisungen, denen der Empfänger Ihrer E-Mail folgen kann, um die von Ihnen verarbeiteten Daten zu ändern oder die Entfernung Ihrer Daten aus Ihrer Liste zu beantragen.

3. Machen Sie es schnell und einfach, sich abzumelden/abzumelden

Wenn Sie am Versand von Cold-E-Mail-Kampagnen beteiligt sind, müssen Sie Ihre Interessenten darüber informieren, wie sie ihr Recht auf Löschung ausüben können. Mit anderen Worten, Sie müssen die Leute auf eine einfache Weise beraten, sich abzumelden.

Eine Möglichkeit, diesen Vorgang zu automatisieren, besteht darin, einen Link zum Abbestellen in die Fußzeile Ihrer E-Mail-Kopie einzufügen. Alternativ können Sie am Ende Ihrer E-Mail einen Text hinzufügen, der Ihren potenziellen Kunden darauf hinweist, dass er, wenn er nicht interessiert ist und nicht noch einmal von Ihnen hören möchte, mit „Nein, danke“ antworten kann und seine Daten aus Ihrer Liste entfernt werden .

Der wichtigste Aspekt des Opt-out ist, dass es klar und einfach zu befolgen ist und dass alle Anfragen physisch ausgeführt werden.

Das bedeutet, wenn jemand Sie auffordert, seine Daten zu löschen, löschen Sie sie!

Daher ist es wichtig, eine „Nicht kontaktieren“-Liste der Unternehmen und Einzelpersonen zu erstellen, die sich abgemeldet haben, um sicherzustellen, dass sie nicht erneut kontaktiert werden.

4. Reinigen und pflegen Sie Ihre Datenbank regelmäßig

Als Erweiterung zum Entfernen von Interessenten, die sich abgemeldet oder abgemeldet haben, besagt die DSGVO, dass Sie Informationen nicht monatelang aufbewahren oder falsche Informationen aufbewahren dürfen. Sie müssen Ihr CRM daher regelmäßig von inaktiven Leads bereinigen. Sie müssen auch überprüfen, ob Ihre Kontaktdaten aktuell sind.

5. Bereiten Sie Antworten auf Beschwerden und Fragen zur DSGVO vor

Erwarten Sie schließlich einige ungünstige Antworten oder Reaktionen von Ihren Interessenten. Datenschutz ist ein großes Thema und einige Leute werden nicht glücklich darüber sein, Ihre (kalten) E-Mails erhalten zu haben, selbst wenn sie DSGVO-konform sind. Erwarten Sie daher einige Fragen wie:

„Welche Rechte haben Sie, mir eine E-Mail zu senden?“

Auch wenn Sie Ihre E-Mail an eine Firmen-E-Mail-Adresse gesendet haben, die an das Unternehmen Ihres Leads adressiert ist, enthält sie dennoch den Namen einer Person, wodurch sie persönlich wird. Ihr berechtigtes Interesse muss daher in den Vordergrund gerückt werden. Wenn sich Ihr Produkt/Ihre Dienstleistung nicht speziell auf Ihren potenziellen Kunden bezieht, dann erläutern Sie die Gründe, warum Sie dachten, dass es sich um eine relevante Person handelt, mit der Sie sich in Verbindung setzen sollten.

Es könnte ihr LinkedIn-Profil, ihre Website oder ein kürzlich geteilter Artikel sein, der sich auf ihre Online-Lesegewohnheiten bezieht.

Eine typische Antwort könnte sein:

„Wir haben Ihre Daten aufgrund berechtigten Interesses erhoben und verarbeitet. In Anbetracht dessen, wie vorteilhaft unser (Produkt/Dienstleistung) für (Unternehmensprofil/Profil potenzieller Kunden) in der Vergangenheit war, glaube ich, dass unser Angebot für Sie von Vorteil ist.“

„Woher hast du meine Informationen?“

Eine weitere erwartete Frage. Erklären Sie, wo Sie ihre Daten gefunden haben, warum Sie dachten, dass sie eine geeignete Kontaktperson sind und warum Sie dachten, dass sie an Ihrem Angebot interessiert sein würden. Viele Daten sind öffentlich oder frei zugängliche Informationen, also Websites, Online-Verzeichnisse usw.

Typischerweise könnten Sie antworten:

„Ich habe Ihr Profil auf LinkedIn gefunden, da Sie in unser typisches Kundenprofil passen. Ich habe dann Ihre E-Mail-Adresse anhand öffentlich zugänglicher Informationen erraten und sie durch ein Online-Verifizierungstool laufen lassen.“

„Welche Informationen haben Sie über mich?“

Die DSGVO setzt das Recht der Menschen auf Information und Zugang (Subject Access Request) durch, was bedeutet, dass Sie, wenn Sie gefragt werden, die von Ihnen gesammelten Informationen und deren Verarbeitung angeben müssen.

Eine Musterantwort könnte lauten:

„Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihr Firmenname und Ihre Berufsbezeichnung sind die einzigen Daten, die wir speichern. Gemäß Ihren Rechten werden wir diese aus unserer Datenbank löschen, wenn Sie an unseren Dienstleistungen nicht interessiert sind oder dies wünschen. Ihre Daten werden nicht in anderen Datenbanken gespeichert oder weiterverkauft.“

Nachdem Sie nun die Grundlagen kennen, bevor Sie Ihre B2B-Cold-E-Mails versenden und wie Sie in der sicheren Zone bleiben, ist es an der Zeit, dass wir eine Checkliste der wichtigsten Dinge erstellen, die Sie für Ihre E-Mail-Kopie in Bezug auf die DSGVO abdecken müssen:

1. Betreffzeilen

Das erste, was die Leute in ihrem Posteingang sehen, sind viele fettgedruckte Satzzeilen. Wie können Sie zwischen all diesen E-Mail-Betreffzeilen auffallen? Ihre griffigen Betreffzeilen bereiten Sie selbstverständlich vor! Kürzere Betreffzeilen mit faszinierenden Emojis erhöhen nachweislich die Öffnungs- und Antwortraten. Stellen Sie sicher, dass Sie gleich zu Beginn Ihres kalten Einsatzes Interesse wecken.

2. Halten Sie Ihre E-Mail-Kopie unkompliziert

Ihre Cold-Outreach-Vorlage ist kein Aufsatz! Betrachten Sie das Kundenerlebnis als Richtschnur bei der Erstellung Ihrer B2B-Cold-E-Mail-Vorlage. Kürzere E-Mails halten die Aufmerksamkeit des Kunden länger aufrecht (und wie wir alle wissen, ist es sehr kurz, wenn es darum geht, kalte E-Mails zu lesen).

Versuchen Sie, in Ihrer ersten E-Mail kein neues Produkt oder eine kostenlose Testoption Ihres Dienstes vorzustellen. Stellen Sie sich stattdessen ganz schnell vor, erklären Sie ihnen, warum Sie sie kontaktieren, und fügen Sie einfach den Nutzen der gegenseitigen Kommunikation ein. Speichern Sie Ihr Verkaufsgespräch für Ihre Follow-ups.

3. Verwenden Sie keine übermäßigen Links

Die besten Cold-E-Mail-Praktiken besagen, dass Sie überhaupt keine Links verwenden! Aber wenn es nötig ist, halten Sie sich an sichere URLs, kürzen Sie diese vorzugsweise auf Zielseiten, die alle notwendigen Informationen zu Ihrem Angebot enthalten. Es hat sich gezeigt, dass Links E-Mails als Spam markieren, also vermeiden Sie sie so weit wie möglich, wenn Sie möchten, dass Ihre E-Mails als sicher markiert werden.

4. Überprüfen Sie, ob das Timing stimmt

Wenn Sie Ihnen Verkaufsnachrichten senden, müssen Sie sicher sein, dass Sie dies im richtigen Moment tun. B2B-Interessenten sind weniger irritiert von Verkaufs-E-Mails, wenn sie sich in einem positiven Wachstum innerhalb des Unternehmens befinden, rekrutieren oder Erfolgsgeschichten und Fallstudien mit ihren Kunden teilen oder wenn sie einfach nur Freizeit haben.

Um das beste Timing zu ermitteln, müssen Sie möglicherweise ihre jüngsten Aktivitäten auf den Social-Media-Profilen überprüfen oder Plattformen nutzen, die Finanzinformationen bereitstellen und Verkaufsauslöser für ein Unternehmen anzeigen. Das Erreichen der besten Zeit ist entscheidend für eine erfolgreiche Cold-E-Mail-Kampagne.

Sie können Ihren Empfänger jederzeit fragen, wann er am besten erreichbar ist.

5. Hyper-Personalisierung ist der Schlüssel

Wir alle müssen zugeben: Jeder, der eine irrelevante E-Mail erhält, die aussieht, als wäre sie von einem Bot und nicht von einem Menschen gesendet worden, ist irritiert. Und warum? Weil wir alle wissen, dass keine Anstrengungen unternommen wurden, um diese E-Mails zu erstellen, und dennoch tun es einige Leute immer noch. Aber geben Sie die E-Mail-Automatisierung noch nicht auf.

Sie können immer noch eine E-Mail-Automatisierung durchführen, die sich menschlich anfühlt, Relevanz zeigt und die richtigen Personen anspricht. Hyper-Personalisierung bringt Ihnen höhere Klickraten und eine erfolgreiche B2B-Cold-Outreach-Kampagne, wenn Sie dies mit den richtigen Tools und den richtigen B2B-Daten tun.

Wie wäre es, wenn Sie benutzerdefinierte Bilder verwenden, die das Logo des Unternehmens Ihres Leads zeigen? Oder Ihre nächste E-Mail enthält ein Bild von Ihnen, wie Sie virtuell einen Kaffee mit Ihrem potenziellen Kunden teilen, auf dem sein Name steht?

Die Möglichkeiten der Hyperpersonalisierung sind endlos, Sie müssen nur Ihre Kreativität einsetzen und keine typischen B2B-E-Mails versenden, die Ihren Verkaufsprozess einschränken.

Fazit

Auf den ersten Blick mag es wie eine Menge Arbeit erscheinen, beim Versenden von Kalt-E-Mails DSGVO-konform zu sein, aber indem Lead-Generatoren ein höheres Maß an Angemessenheit, Relevanz und Genauigkeit hinzufügen, fügen Sie lediglich ein paar Änderungen an Ihrem aktuellen E-Mail-Prozess hinzu um sicherzustellen, dass Sie als Absender vollständig konform sind.

Nehmen Sie sich Zeit beim Erstellen Ihrer B2B-Kalt-E-Mail-Kopie. Weniger Worte können mehr sagen.

Hier sind 10 vorgefertigte B2B-Cold-E-Mail-Vorlagen, die nicht nur DSGVO-konform, sondern auch sehr zielgerichtet sind.