5 Best Practices zur Erstellung eines effektiven Mitarbeiterhandbuchs

Jedes Unternehmen hat heute seine Richtlinien, Regeln und Verfahren, die die Arbeit und Praktiken seiner Mitarbeiter regeln. In einigen Fällen reicht es aus, Ihrem Team nur zu sagen, was Sie dafür benötigen. Dies funktioniert jedoch nicht immer.

Die mündliche Weitergabe der Richtlinien Ihres Unternehmens kann zu Verwirrung und uneinheitlicher Anwendung führen. Wenn Ihr Team nicht über seine Rechte, Pflichten und Ihre Erwartungen informiert ist, können Sie nicht erwarten, dass es ihnen folgt, oder?

Sie brauchen ein Mitarbeiterhandbuch , um Ihrem Team alles verfügbar und übersichtlich zu machen. In diesem Artikel erfahren Sie, warum dies wichtig ist – und wie Sie eine großartige erstellen können.

Warum ein Mitarbeiterhandbuch wichtig ist

Ein gutes Mitarbeiterhandbuch enthält alles, was der Mitarbeiter braucht, um effizient im Unternehmen zu arbeiten. Dies kann alles umfassen, von den Regeln und Vorschriften über die Gesetze, die ihre Arbeit betreffen, bis hin zu den für sie festgelegten sozialen Normen.

Der Unternehmenssektor listet die Hauptgründe auf, warum Unternehmen Mitarbeiterhandbücher benötigen, basierend auf:

• Definieren Sie die Mission, Kultur und Werte des Unternehmens. Dies zeigt den Mitarbeitern, wie sie zu Ihren Unternehmenszielen beitragen können, und hält Ihre Mission transparent.
• Definieren Sie die Erwartungen und Richtlinien des Unternehmens. Jeder, der in Ihrem Unternehmen arbeitet, sollte mit Ihren Erwartungen an ihn auf dem Laufenden sein. Dazu gehört jedes Detail, von wann und wo sie funktionieren, bis hin zu den Regeln, die Sie haben.
• Erklären Sie Ihre Ressourcen und Unterstützung. Mitarbeiter sollten wissen, welche Ressourcen zur Verfügung stehen und wo sie Unterstützung erhalten können.
• Liste die Vorteile des Unternehmens auf. Das motiviert das Team und fördert die Gleichstellung am Arbeitsplatz.
• Minimieren Sie Konflikte und Risiken. Schließlich dient das Handbuch als rechtlicher Schutz vor Risiken wie Klagen und Ansprüchen.

Best Practices für Ihr Mitarbeiterhandbuch

Nachdem Sie nun wissen, warum dies wichtig ist, gehen wir zum umsetzbaren Teil über – den Best Practices, die Ihnen helfen, ein großartiges Mitarbeiterhandbuch zu erstellen.

1. Nehmen Sie alle wichtigen Elemente in Ihr Handbuch auf

Das Erstellen eines Mitarbeiterhandbuchs ist noch in Arbeit, aber die erste Version davon wird für Sie die größte Herausforderung darstellen. Es gibt eine Menge zu berücksichtigen, daher ist es nur natürlich, dass Sie nicht wissen, wo Sie anfangen sollen.

Wenn Sie mit der Erstellung Ihres Handbuchs beginnen, ist es hilfreich, sich das wie das Schreiben eines Handbuchs vorzustellen. Die Idee ist, alle wichtigen Aspekte der Arbeit in Ihrem Unternehmen einzubeziehen, häufige Fragen von Mitarbeitern zu beantworten und die Pläne Ihres Unternehmens transparent zu machen .

Die US Small Business Administration hat einen sehr hilfreichen Leitfaden mit Dingen, die ein Mitarbeiterhandbuch enthalten sollte. Vielleicht möchten Sie diese Liste verwenden, um mit Ihrer zu beginnen:

• Arbeitsplan
• Vergütung und Sozialleistungen
• Allgemeine Beschäftigungsinformationen
• Geheimhaltungsvereinbarungen
• Antidiskriminierungspolitik und Urlaubspolitik
• Bereich Computer/Technik
• Sicherheit und Schutz im Unternehmen
• Standards und Erwartungen in Bezug auf das Verhalten

Dies ist natürlich nur eine allgemeine Liste, die einige der am häufigsten hinzugefügten Dinge zu diesen Handbüchern enthält. Dabei müssen Sie nicht stehen bleiben. Was Sie in Ihr Handbuch aufnehmen, hängt von Ihrem Unternehmen, Ihren Erwartungen und den Aufgaben ab, die Sie für das Team haben.

Was auch immer Ihrer Meinung nach wichtig ist oder dem Team einen Mehrwert bietet, Sie können es in Ihr Mitarbeiterhandbuch aufnehmen.

Sie machen es vielleicht nicht beim ersten Mal richtig, aber denken Sie daran – Sie können Ihr Mitarbeiterhandbuch immer optimieren und verbessern. Dies ist noch in Arbeit und während der erste Entwurf am schwierigsten ist, ist die spätere Bearbeitung viel einfacher.

2. Verwenden Sie einen internen Blog, um Wissen zu teilen

Eine tolle Idee wäre es, einen internen Unternehmensblog zu haben, in dem Sie Ihr Mitarbeiterhandbuch veröffentlichen. Dadurch können die Mitarbeiter jederzeit und von jedem Ort aus auf die Richtlinien zugreifen. Es ermöglicht Ihnen auch, das Handbuch bei Bedarf zu optimieren und Neuigkeiten und Updates an einem Ort zu teilen.

Ein interner Blog, auf den nur Ihr Team zugreifen kann, ist eine großartige Möglichkeit, die Kommunikation und den Wissensaustausch am Arbeitsplatz zu fördern . Dies ist der natürlichste und geeignetste Ort für Ihr Handbuch.

Sie können eine Handbuchseite in Ihrem Blog erstellen und diese mit nützlichen Ressourcen, Neuigkeiten, Dateien, die Ihr Team herunterladen kann, Tools, auf die es zugreifen kann, um ein Problem zu lösen, usw. verknüpfen. Ihr Handbuch digital und verfügbar zu machen, ist der beste Weg, um sicherzustellen, dass jeder Zugriff hat auf Informationen – wann immer sie sie brauchen.

3. Bieten Sie zusätzlich zu den Regeln Lösungen an

Der wichtigste Zweck des Mitarbeiterhandbuchs ist es, die interne Kommunikation zu erleichtern . Allerdings sollten Sie sicherstellen, dass Ihr Handbuch Anweisungen zur Lösung technischer Probleme im Zusammenhang mit ihrer Arbeit enthält, wie z. B. die Verwendung von Hardware und Software im Unternehmen, Anmeldeverfahren, Zugriff auf gemeinsame Ressourcen usw.

Viele Unternehmen machen den Fehler, Regeln in ihr Handbuch aufzunehmen, ohne den Mitarbeitern zu sagen, wie sie ihre Probleme lösen können, wenn sie auftreten.

Nehmen wir an, Ihre Mitarbeiter haben nach der Installation eines neuen macOS Probleme mit ihrer Computergeschwindigkeit. Sie müssen lediglich in Ihrem Handbuch nachschlagen, um die Ventura-Beschleunigungsrichtlinien zu finden, die ihnen helfen, dieses Problem zu lösen und das Gerät zu beschleunigen.

Solche Tools sind für alle Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere für Remote-First-Unternehmen, da sie dazu beitragen, wertvolle IT-Supportzeit zu sparen. Darüber hinaus hält es das Team effektiv, insbesondere in den ersten Wochen nach der Einstellung in Ihrem Unternehmen.

4. Stellen Sie sicher, dass es gut aussieht

Mitarbeiterhandbücher mögen wichtige Informationen enthalten, aber seien wir ehrlich – sie sind ein echter Stimmungskiller! Ein Handbuch voller Regeln und Vorschriften macht keinen Spaß.

Ihr Team wird nicht begeistert sein, dieses Dokument zu lesen, und wird noch weniger begeistert sein, wenn es es durchblättert, um eine Information zu finden.

Es geht also nicht nur darum, was Sie darin aufnehmen, sondern auch, wie Sie es präsentieren. Wenn Sie möchten, dass dies funktioniert, müssen Sie es für die Leser einfach , ansprechend und klar machen.

Beginnen wir mit etwas Einfachem und Klarem. Wenn nicht alle, die für Sie arbeiten, über einen juristischen Hintergrund verfügen, werden sie den komplexen Abschnitt über staatliche oder bundesstaatliche Arbeitsgesetze nicht verstehen. Das bedeutet, dass Sie es nicht Wort für Wort kopieren und erwarten können, dass sie es herausfinden. Bitten Sie stattdessen jemanden in Ihrem Rechtsteam, es klarer und ansprechender zu machen.

Als nächstes erscheint Ihr Handbuch. Achten Sie genau auf die Formate, die Sie verwenden, und fügen Sie einige visuelle Elemente ein, um das Stück ansprechender zu gestalten, wenn Sie können. Ein Bild kann mehr als tausend Worte sagen, besonders wenn Sie Anweisungen zur Behebung eines Problems, zur Erledigung einer Aufgabe oder zum Befolgen einer schrittweisen Anleitung geben.

Das Aussehen ist bei solchen Dokumenten entscheidend. Um den Inhalt leicht scannbar zu machen und es Ihren Mitarbeitern zu ermöglichen, die benötigten Informationen sofort zu finden, fügen Sie viele Überschriften und Unterüberschriften hinzu, verwenden Sie viel Leerraum und fügen Sie, wo immer möglich, Aufzählungszeichen hinzu.

Bedenken Sie Folgendes – ein Mitarbeiter hat ein Problem oder Zweifel darüber, was er tun oder nicht tun kann. Sie beschließen, das Mitarbeiterhandbuch zu öffnen. Wenn es sich um ein Dokument mit wenig Leerraum und schlechtem Format handelt, werden sie ewig damit verbringen, die benötigten Informationen zu finden. Wenn Sie Überschriften und Aufzählungspunkte haben, ist dies viel einfacher.

5. Bearbeiten Sie es regelmäßig

Dies ist keine einmalige Aufgabe. Viele Unternehmen verwenden seit Jahren, wenn nicht Jahrzehnten, dasselbe Handbuch, ohne etwas zu ändern. Was vorher funktioniert hat, funktioniert jetzt möglicherweise nicht mehr. Arbeitgeber ändern ihre Erwartungen, die Mitarbeiter auch. Ganz zu schweigen davon, dass sich Gesetze und Richtlinien ändern. Möglicherweise haben Sie vergessen, etwas hinzuzufügen, oder sich entschieden, Ausnahmen zu machen.

Das Mitarbeiterhandbuch ist ein formelles Dokument, zu dem jeder Zugang hat und das er respektieren muss. Daher muss es immer relevante, aktualisierte Informationen enthalten. Das verschafft Ihnen mehr Respekt bei Ihren Mitarbeitern und hilft Ihnen, endlose Probleme zu vermeiden.

Um auf der sicheren Seite zu sein, planen Sie regelmäßige Überprüfungen Ihres Handbuchs ein. Machen Sie sich Notizen, wenn Sie Änderungen hinzufügen möchten, und kehren Sie während dieser Überprüfungen zu diesen Notizen zurück. Nehmen Sie sich bei der Durchsicht des Handbuchs die Zeit, sich die Gesetze anzusehen, die sich möglicherweise seit der letzten Aktualisierung geändert haben. Gesetze ändern sich ständig, daher sollten Sie sich an Ihre Rechtsabteilung wenden, um Fehler und kostspielige Gerichtsverfahren zu vermeiden.

Abschließende Gedanken

Haben Sie bereits ein Mitarbeiterhandbuch? Wenn ja, hat es alles auf dieser Liste? Haben Sie die relevanten Informationen darin und halten Sie sie auf dem Laufenden?

Gehen Sie diese Tipps noch einmal durch und finden Sie heraus, was Ihrem Handbuch fehlt. Kümmere dich so schnell wie möglich darum und stelle sicher, dass es deinem Team zur Verfügung steht, wann immer es es braucht.