4 Schritte zur schnelleren DAM-Suche: Erstellen einer Dateibenennungskonvention

Eine Dateibenennungskonvention ist ein notwendiger Standard für die Implementierung von Digital Asset Management (DAM), da sie mehrere Dinge erreicht. Regeln der Namensgebung:

• Erweitern Sie die DAM-Suchfunktion durch die Bereitstellung von Suchbegriffen innerhalb von Namen, die keiner weiteren Kennzeichnung bedürfen.
• Vereinfachen Sie automatisierte Workflow-Prozesse, indem Sie richtungsweisende Texthinweise bereitstellen, die angeben, „wo“ Dateien innerhalb der DAM-Taxonomie gespeichert werden sollen.
• Geben Sie jedem Benutzer innerhalb der Organisation grundlegende Informationen über den Inhalt einer Datei an, ohne diese manuell überprüfen zu müssen.

Im Folgenden finden Sie vier Schritte, die ein DAM-Team befolgen kann, um seine eigene Dateibenennungskonvention zu implementieren und eine schnelle, genaue Aufnahme und Auffindbarkeit von DAM-Assets zu ermöglichen.

1. Verstehen Sie, wie Sie die Suche in Ihrem DAM beschleunigen können

Erfahren Sie mehr über die Klassifizierung von Dokumenten

Es wird oft gesagt, dass die höchste Form der Schmeichelei Diebstahl sei, aber nennen wir es „Ausleihen“. Suchen Sie nach Gruppen, die komplexe Dokumente in eine vereinfachte Unternehmenssuche integrieren müssen, darunter:

• Die Bibliothekare (Harvard hat einen wunderbaren Leitfaden zu diesem Thema).
• Die Archivare (z. B. bei den Vereinten Nationen).
• Wissenschaftliche Einrichtungen (wie die International Standards Organization).

Schon ein Blick auf Beispielkonventionen gibt Ihnen einen Eindruck. Ihre Dokumente werden viel einfacher zu teilen und zu beherrschen sein.

Trainiere dich

Erfahren Sie, wie Sie in Ihrem DAM Suchfacetten, Verknüpfungen, Links, nützliche Tags und automatisierte Workflows erstellen, die die Aufnahme und Archivierung beschleunigen. Die meisten dieser Prozesse sind leicht zu erlernen. Wenn es die Zeit erlaubt, erstellen Sie Anleitungsdokumente, One-Sheets und Videos für Ihr Team, um sicherzustellen, dass alle auf ein optimiertes DAM vorbereitet sind.

Tauchen Sie tiefer ein: Tags vs. Metadaten im DAM: Was ist der Unterschied?

2. Verstehen Sie, wie Dinge entstehen

Erfahren Sie, wie Projektmanager Namen/Nummern für Projekte und Dateien erstellen

Kreativteams werden in der Regel nach anfragenden Abteilungen organisiert, wobei jeder Abteilung ein Projektmanager zugewiesen wird und qualifizierte Anbieter manchmal mehrere Abteilungen betreuen, wenn der Bedarf steigt oder sinkt.

• Welche Funktion haben die Datumsangaben, Asset-Typen und andere Informationen, die derzeit in Dateinamen eingefügt werden?
• Warum steht ein bestimmter Teil des Namens an erster, mittlerer oder letzter Stelle?

Projektmanager erhalten eine Fülle von Informationen darüber und wie Dateien normalerweise benannt werden.

Sammeln Sie aktuelle Namen und Akronyme

Es besteht keine Notwendigkeit, das Rad neu zu erfinden – und warum sollten Sie das auch tun? Vorhandene Akronyme können auf Länge überprüft werden und um sicherzustellen, dass sie sich nicht überschneiden.

Wenn Sie die Liste durchgehen, werden Ihnen wahrscheinlich Möglichkeiten auffallen, häufig verwendete Namen zu kürzen und von weniger häufig verwendeten zu unterscheiden. Wenden Sie sich während der Kompilierung an die Projektmanager und suchen Sie nach anderen, die möglicherweise weniger häufig verwendet werden.

3. Verstehen Sie, wie Dinge verwendet werden

Treffen Sie sich mit wichtigen Stakeholdern

Beginnen Sie mit den Organisationseinheiten, die Assets aus der Produktion anfordern. Bitten Sie dann um einen Freiwilligen, der als DAM-Ansprechpartner fungiert. Diese Kontakte können erklären, was passiert, wenn sie ihr Vermögen erhalten.

Auf Markenwebsites werden beispielsweise die meisten digitalen Assets angezeigt, und für deren Disposition gelten Plattformbeschränkungen und Geschäftsprozesskonventionen.

Beschränken Sie sich auf die unbedingt erforderlichen Anforderungen

Erkennen Sie die Bedürfnisse der Abteilung, indem Sie Gemeinsamkeiten zusammenbringen. Ermutigen Sie die Stakeholder, Opfer zu bringen, indem Sie sich auf die wirklich wichtigsten Informationen konzentrieren. Auf welche Namenselemente können sie verzichten oder lernen, mit ihnen zu leben, um eine harmonisierte Konvention zu gewährleisten, die in der gesamten Organisation sinnvoll ist?

Beispielsweise hat die Ausrichtung unseres Unternehmens auf digitales Marketing die Entscheidung darüber beeinflusst, welche Elemente wann angezeigt werden. Das Veröffentlichungsdatum wird beispielsweise zuerst angezeigt, da es sich darauf auswirkt, wie Website-Assets programmgesteuert angezeigt werden. Dieses Datum war für andere Abteilungen weniger wichtig, aber eine Schlüsselvariable für das Marketing, den größten Nachfrager der Produktion.

Gehen Sie tiefer: DAM-Governance-Struktur definiert und erklärt

4. Stellen Sie die neue Konvention so einfach wie möglich vor

Vereinfachen Sie die Benennung mit einem Dateinamengenerator

Integrieren Sie die Dateibenennung in Ihre Projektmanagement-Tools und Ihr DAM, damit sie an andere SaaS-Plattformen und die gesamte Organisation weitergegeben werden. Mithilfe von Textformeln kann in Microsoft Excel oder Google Sheets ein Dateibenennungsgenerator erstellt werden. Der Dateiname kann dann beim Speichern einer Datei in ein Tool wie Adobe Illustrator kopiert werden.

Ein Namensgenerator hilft den Teammitgliedern außerdem dabei, den Rhythmus der Namenskonvention zu erlernen. Stellen Sie sicher, dass auch eine Masterliste vorhanden ist, die die Benennung erklärt und alle Akronyme auflistet.

Trainieren Sie in kleinen Gruppen

Unser Team entwickelte in mehreren Gesprächen mit unseren Stakeholder-Führungskräften eine endgültige Dateibenennungskonvention. Während der Gespräche wurde das Team immer vertrauter mit dem DAM, seinen Suchfunktionen und wie die Konvention dazu beitragen würde, dass die Suche auf lange Sicht schneller funktioniert.

Nach Abschluss der Tagung führten diese Stakeholder Schulungen mit uns und ihren einzelnen Teams durch. Die Sitzungen wurden durch die Cheerleaderin, die mit der Convention vertraut war und verstand, warum sie durchgeführt wurde, erheblich verbessert.

Denken Sie daran, sich an veränderte Bedürfnisse anzupassen

Ihre Benennungskonvention wird kürzer, wenn Benutzer lernen, wie sie die Elemente in Namen vereinfachen können – Asset-Typen, Projektnummern, Anbieter, Organisationseinheiten, Größen, wohin Assets gesendet werden, Datumsangaben und mehr. Teams, die „die neue Normalität“ nutzen, werden dafür sorgen, dass ihr Wissen und das anderer einzelner Mitarbeiter in Vermögenswerte „eingebettet“ werden, sodass sie leicht wieder gefunden werden können.

Bald werden sie Änderungen zur Optimierung von Dateinamen vorschlagen und neue, bessere Akronyme und andere Elemente einführen, die den Benennungsprozess für alle einfacher und schneller machen.

Erfahren Sie mehr: Hier erfahren Sie, warum Sie einen DAM-Workflow benötigen – und wie Sie ihn gestalten