21 Schritte zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Schauen Sie sich manchmal die E-Mails in Ihrem Posteingang an und fragen Sie: "Warum kann ich keine professionell aussehenden E-Mails wie diese senden?"

Wenn ja, sind Sie hier richtig.

Verbraucher bevorzugen überwiegend E-Mail für die Kommunikation mit Marken in jeder Phase des Verkaufstrichters. Fast 70 % der Menschen entscheiden sich für E-Mail nach dem Kauf gegenüber anderen Methoden – wie zum Beispiel Text. Das Versenden professioneller E-Mails ist entscheidend für den Aufbau von Markentreue und Vertrauen bei Ihrem Publikum.

Aber keine Sorge. Wir versprechen, dass es nicht so schwer ist, wie es aussieht. Wie heißt es so schön: Im Internet weiß niemand, dass Sie ein kleines Unternehmen sind – oder in diesem Fall niemand, dass Sie kein Designer sind.

Mit der richtigen Technologie an Ihrer Seite können Sie E-Mails versenden, die genauso hochwertig aussehen wie die großen Marken in Ihrem Posteingang. Hier ist wie.

Elemente hinter den Kulissen zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Um professionell aussehende E-Mails zu senden, sollten Sie einige Hintergrundelemente in Ordnung bringen.

1. Verwenden Sie einen seriösen E-Mail-Dienstanbieter

Ein hochwertiger E-Mail-Dienstleister kann Ihnen dabei helfen, professionelle E-Mails mit einem kleinen Geschäftsbudget zu erstellen, da er innovative Technologie in benutzerfreundlicher Verpackung bietet. Mögen:

• Listenerstellung gemäß Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

• Drag-and-Drop-Vorlagen

• Automatisierung

• Segmentierung

• Einheitliches Branding

• Analytik und Tracking

• A/B-Tests

• Präferenzzentren

• Seriöse sendende IP-Adressen zur Vermeidung von Spam-Filtern

Hier ist ein Beispiel für ein Abonnentenpräferenzzentrum, das Sie mit Emma erstellen können.

Quelle: Emma

2. Von einer verifizierten Domain senden

Jeder anständige E-Mail-Dienstanbieter sollte Ihnen dabei helfen, Ihre sendende Domain zu authentifizieren, was das Hinzufügen eines kleinen Codes zu Ihren Domainnamen-Saver-Datensätzen beinhaltet.

Durch die Authentifizierung Ihrer Domain können Sie Ihre Zustellbarkeit verbessern, internationale Anti-Spam-Gesetze einhalten und Betrug verhindern.

3. Segmentieren Sie Ihre Abonnentenliste

Kunden (84 % von ihnen) sagen, dass Marken sie wie einen Menschen behandeln sollten – nicht wie eine Nummer.

Die Segmentierung Ihrer Abonnentenliste kann Ihnen dabei helfen, die relevantesten Inhalte zu versenden. Teilen Sie Ihre Abonnenten basierend auf demografischen Merkmalen in Gruppen auf, z. B.:

• Alter

• Ort

• Geschlecht

• Ob sie ein Elternteil sind

• Arbeit

• Surfverhalten

4. Ausgelöste Kampagnen einrichten

Laut den neuesten Salesforce-Daten geben 80 % der Kunden an, dass die Erfahrung einer Marke genauso wichtig ist wie ihre Produkte oder Dienstleistungen.

Verwenden Sie E-Mail, um Customer Journeys basierend auf diesen ausgelösten Ereignissen zu erstellen:

• Willkommens-E-Mails

• Transaktions-E-Mails

• Danke E-Mails

• Onboarding

• Geburtstags-E-Mails

Willkommens-E-Mails haben 50 % höhere Öffnungsraten – automatisierte Kampagnen liefern im Allgemeinen 152 % höhere Klickraten. Der richtige E-Mail-Dienstleister macht es einfach, professionell aussehende E-Mails mit Automatisierung zu versenden.

Quelle: Emma

5. Größe und Ladezeit

Angesichts des weit verbreiteten Zugangs zu Highspeed-Internet in den USA und 4G LTE-Diensten sollten E-Mails in weniger als zwei Sekunden geladen werden. Danach beginnen jede halbe Sekunde mehr Leute, nach der Zurück-Taste zu krabbeln.

5G ist etwa zehnmal schneller als 4G, sodass die optimalen E-Mail-Geschwindigkeiten in den kommenden Jahren noch kürzer werden könnten.

6. Header-Info

Ihr E-Mail-Header enthält Metadaten, die E-Mail-Clients wie Gmail verwenden, um zu analysieren und festzustellen, ob das, was Sie gesendet haben, sicher ist. Ihr E-Mail-Dienstanbieter hilft Ihnen bei der Einrichtung der folgenden Punkte:

• Der Weg zurück

• ID senden

• Domänenschlüssel

• X-Spam-Status

• Inhaltstyp

Textelemente zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Was Sie sagen und wie Sie es sagen, sind beide entscheidend, wenn Sie professionell aussehende E-Mails senden möchten.

Verwenden Sie etwas, das Ihre Abonnenten sofort erkennen, z. B. den Namen Ihrer Marke oder „Sally from Cats R Us“.

8. Betreffzeile

Betreffzeilen sollten etwa 30 Zeichen lang sein – damit passen sie auf Push-Benachrichtigungen auf dem Bildschirm eines Telefons. Verbringen Sie Zeit damit, eine Betreffzeile zu schreiben, die Aufmerksamkeit erregt und Interesse und Dringlichkeit erzeugt.

9. Textvorschau

Die meisten Push-Benachrichtigungen enthalten außerdem etwa 120 Zeichen Vorschautext. Schreiben Sie Ihre Betreffzeile hier nicht um – sie wird zweimal angezeigt. Schreiben Sie einen Vorschautext, der die Spannung weiter aufbaut und den Inhalt der E-Mail erklärt.

Quelle: Google Mail

10. Fließtext

Jetzt ist nicht die Zeit, einen Roman zu schreiben. Sagen Sie, was Sie sagen müssen, in einem prägnanten und gesprächigen Ton. Einige E-Mails haben kaum mehr als ein paar Worte und verlassen sich auf Bilder, um die schwere Arbeit zu erledigen.

Etwa 100 bis 200 Wörter reichen gerade aus, um die Aufmerksamkeit Ihrer Abonnenten zu erhalten und Ihren Standpunkt mit einigen Links zu vermitteln.

Layout- und Designelemente zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Sie müssen keinen Hintergrund im Design haben, um professionell aussehende E-Mails zu versenden.

11. Mobilfreundlich oder reaktionsschnell

Mindestens 54 % aller E-Mails werden auf mobilen Geräten geöffnet. Mit einem Drag-and-Drop-Editor von einem E-Mail-Dienstanbieter wie Emma können Sie Folgendes erstellen:

1. Für Mobilgeräte optimierte E-Mails, die auf Telefonen und Desktops gleich aussehen, oder

2. Responsive E-Mails, die ihr Design basierend darauf ändern, wo der Abonnent die E-Mail öffnet.

Zwischen 14 % und 52 % der Kunden öffnen eine Werbe-E-Mail zuerst auf ihrem Telefon und dann ein zweites Mal auf einem Desktop, um den Kauf abzuschließen. Daher ist es wichtig, sowohl das Desktop- als auch das mobile Erlebnis zu optimieren.

Hier ist eine reaktionsschnelle E-Mail von Adidas, die auf Mobilgeräten in ein einspaltiges Format geändert wird:

Quelle: Adidas

12. Fußzeile

Ihre Fußzeile enthält wichtige Details wie Ihre Anschrift, soziale Links, Haftungsausschlüsse und einen Abmeldelink. Informationen wie eine physische Adresse und ein Abmeldelink sind in den meisten Ländern gesetzlich vorgeschrieben.

Nehmen Sie dieses Beispiel aus Credit Karma.

Quelle: Google Mail

13. Körper

Einspaltige Layouts eignen sich am besten, um ein nahtloses mobiles und Browser-Erlebnis zu schaffen. Teilen Sie Textblöcke mit Bildern, Zwischenüberschriften und CTA-Schaltflächen auf.

Scott's Cheap Flights verwendet schnelle Textschnipsel, Grafiken, Zwischenüberschriften und Rezensionen, damit diese E-Mail gut fließen kann.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

Visuelle Elemente zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Versenden Sie professionell aussehende E-Mails mit konsistentem Branding und beeindruckender Grafik.

14. Bilder und Grafiken

Relevante Bilder und Grafiken sind wichtig, um Aufmerksamkeit zu erregen und Ihre Kopie aufzubrechen.

Wie die Designexperten von Nielsen Norman betonen, müssen Ihre Bilder für Ihre Kopie sehr relevant sein, um das Engagement der Abonnenten zu verbessern, und sie sollten nicht auf Lesbarkeit verzichten.

15. Multimedia

Multimedia ist wichtig, um Ihr Publikum zu beschäftigen und zu erklären, worum es bei Ihren Inhalten geht. Verwenden Sie Medien wie:

• GIFs

• Video

• Infografiken

• Eingebettete Bewertungen

• Eingebettete soziale Feeds

• Interaktive Funktionen

Harry's enthält ein interaktives Quiz, auf das Abonnenten klicken können, um ihren idealen Duft zu finden.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

16. Branding und Farben

Verwenden Sie den Styleguide Ihrer Marke, um die besten Farben für Ihre E-Mail-Links, Texte, Zwischenüberschriften, Zeilenumbrüche, Fotofilter und andere Elemente auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass Sie über allen relevanten Bildern und am Anfang Ihrer E-Mail ein Markenlogo einfügen.

Nehmen Sie die unten stehende E-Mail von Lonely Planet. Sie fügten ihr Logo oben in die E-Mail ein, zusammen mit einigen Grafiken mit CTAs. Die CTA-Buttons verwenden ihre charakteristische kornblumenblaue Farbe.

Quelle: Lonely Planet

17. Schriftstil und -größen

Die Erreichbarkeit wird hier groß geschrieben. Stellen Sie zunächst sicher, dass Ihre Schrift groß und fett genug ist, damit jeder sie lesen kann – denken Sie daran, Menschen mit Sehbehinderungen zu berücksichtigen.

Sie sollten jedoch auch die Barrierefreiheit für Webbrowser berücksichtigen. Obwohl viele Webfonts von den meisten E-Mail-Clients erkannt werden, ist es am besten, websichere Fonts zu wählen, um sicherzustellen, dass Ihr Text auf allen Browsern und Geräten gleich aussieht.

Hier sind Beispiele für websichere Schriftarten:

Quelle: W3schools

Inhaltselemente zum Versenden professionell aussehender E-Mails

Kleine Faktoren haben einen großen Einfluss.

18. Gegenstand

Versuchen Sie nicht, mehrere Themen in eine E-Mail-Kampagne zu packen – es sei denn, Sie senden einen Newsletter für Ihren Blog. Bleiben Sie stattdessen bei einem Thema pro E-Mail.

19. Links

Machen Sie Links für Abonnenten leicht sichtbar, indem Sie unverwechselbare Farben verwenden. Verwenden Sie Schlüsselwörter für Ihre Hyperlinks und platzieren Sie sie am Ende von Sätzen oder in eigenen Zeilen, umgeben von viel Leerraum.

Ihre Hyperlinks sollten auch genau beschreiben, was sich auf der anderen Seite des Links befindet. Die Leute müssen sich sicher fühlen, bevor sie klicken.

20. CTA-Tasten

Wählen Sie für Ihren Haupt-Call-to-Action eine Schaltfläche über Hyperlinks. CTA-Buttons verwenden helle Farben und ziehen die Aufmerksamkeit auf sich. Sie sind auch nützlich, um Links über Bildern zu platzieren und die mobile Zugänglichkeit zu verbessern, da Schaltflächen auf einem Telefon viel einfacher anzutippen sind als ein Hyperlink.

21. Landingpages

Landing Pages sollten ähnlichen Richtlinien folgen, die hier erwähnt werden, um das Engagement zu steigern und E-Mails professionell aussehen zu lassen.

• Verwenden Sie denselben Ton, dieselbe Stimme und dasselbe Branding wie in Ihrer E-Mail.

• Optimieren Sie für Geschwindigkeit und mobiles Surfen.

• Betten Sie Formulare und Medien direkt in die Landingpage ein.

Mit E-Mail-Dienstleistern wie Emma können Sie Zielseiten mit demselben Editor erstellen, den Sie für Ihre E-Mails verwenden, sodass beide vollständig optimiert sind.

Quelle: Emma

Einpacken

Es ist nicht schwer, professionell aussehende E-Mails zu versenden. Es erfordert jedoch viel Überlegung und Voraussicht. Details sind wichtig.

• Speichern Sie verschiedene Vorlagen für Newsletter, Werbeaktionen und andere Themen, um sie später wiederzuverwenden.

• Bleiben Sie bei einer Stimme und einem Ton, um Ihre Markenbotschaft konsistent zu halten.

• Verwenden Sie Personalisierungsfunktionen, um Ihre E-Mails relevant zu machen.

• Optimieren Sie alles für das mobile Surfen – einschließlich Ihrer Zielseiten.

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