10 Möglichkeiten zur Verbesserung der internen Kommunikation in Ihrem Unternehmen

Kommunikation ist für viele Unternehmen und Organisationen regelmäßig ein Problem. Unabhängig davon, wie groß oder klein Ihr Unternehmen ist, können Probleme sowohl in der internen als auch in der externen Kommunikation auftreten.

Doch wie können Sie diese Probleme effektiv angehen, insbesondere wenn es um Belange innerhalb Ihres Unternehmens geht?

Hier sind die zehn Möglichkeiten, die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

1. Klären Sie Ihre Mission und Vision

Wenn Sie versuchen, die interne Kommunikation zu verbessern, beginnen Sie am besten mit den Grundlagen. Jede Organisation muss ihre Mission und Vision (und Werte) kennen. Wenn Sie sie Ihrem Team also immer noch nicht erklärt haben, ist es an der Zeit, es endlich zu tun.

Ihre Mission ist das, was Ihr Unternehmen in Bezug auf Ziele und Vorgaben erreichen möchte, während es bei Ihrer Vision um die Bestrebungen geht, die Sie haben. Auch die Werte Ihres Unternehmens sind wichtig, da sie Ihnen dabei helfen, die wichtigsten Grundsätze festzulegen, nach denen Ihre Organisation funktionieren wird.

2. Nutzen Sie digitale Kommunikationstools

Heutzutage hat die digitale Kommunikation viele Formen der traditionellen Kommunikation ersetzt. Darüber hinaus arbeiten einige Teams remote, sodass digitale Kommunikation eher ein Muss als eine Option ist. Der Einsatz digitaler Kommunikationstools kann Ihnen dabei helfen, Ihre interne Kommunikation deutlich zu verbessern.

Wenn Sie beispielsweise ein großes Büro haben, können Sie Ihren Mitarbeitern die Nutzung von Chats ermöglichen, anstatt sie durch das ganze Gebäude laufen zu lassen, um die gesuchte Person zu erreichen. Und wenn Sie ein Remote-Team haben, müssen Sie den ganzen Tag über ausgiebig Sprach- und Video-Chats nutzen und SMS schreiben.

3. Verwenden Sie Aufgaben- und Projektmanagement-Tools

Neben der Nutzung digitaler Kommunikationstools sollten Sie auch mit der Nutzung von Aufgaben- und Projektmanagement-Tools beginnen. Diese können Ihnen und Ihrem Team dabei helfen, alle Aktivitäten, Aufgaben und Ereignisse, die für den Tag, die Woche, den Monat oder sogar das Jahr geplant sind, besser zu organisieren.

Durch die Integration von GPS-Tracking-Apps für Mitarbeiter in Ihre Aufgaben- und Projektmanagement-Tools können Sie nicht nur die Organisation von Aktivitäten, Aufgaben und Ereignissen optimieren, sondern auch wertvolle Einblicke in die Produktivität und Zeiteinteilung der Mitarbeiter gewinnen. Diese Apps bieten Echtzeittransparenz und Daten, die zur Optimierung der Ressourcenzuteilung, zur Verfolgung des Projektfortschritts und zur Sicherstellung der rechtzeitigen Erledigung von Aufgaben verwendet werden können.

Beispielsweise kann Ihr Team ein Tool wie Asana verwenden, um Aufgaben zuzuweisen, sie zu planen, Tags und Details hinzuzufügen, Fristen zu ändern und so weiter. Ein einfacher Kalender kann bereits nützlich sein, aber Asana hebt das Aufgaben- und Projektmanagement auf ein ganz neues Niveau und verfügt über eine benutzerfreundliche Oberfläche, mit der sich auch Anfänger schnell zurechtfinden.

4. Beginnen Sie mit der Ausführung eines internen Blogs

Ein Aspekt der internen Kommunikation, der oft übersehen wird, ist der Wissensaustausch. Unternehmen verfügen über so viel kollektives Wissen und Informationen, dass sie diese nicht erfolgreich nutzen können, weil sie diesen Aspekt der Kommunikation außer Acht lassen. Um dieses Problem zu lösen, können Sie einen internen Blog betreiben.

Ein interner Blog kann Ihrem Team dabei helfen, über die neuesten Unternehmensnachrichten auf dem Laufenden zu bleiben, wertvolle Informationen auszutauschen, die Unternehmenskultur aufzubauen usw. Wenn Sie keine Zeit haben, Inhalte für den Blog zu schreiben, können Sie erfahrene Autoren von einem Schreibdienst wie z. B. engagieren als Best Essays Education, der alle Ihre Blog-Inhalte für Sie erstellt.

5. Bitten Sie aktiv um Meinungen und Feedback

Bei der Kommunikation geht es darum, einen kontinuierlichen Dialog zu führen, aber wie können Sie ein Gespräch führen, wenn Ihre Mitarbeiter Angst haben, ihre Meinung zu äußern? Genau aus diesem Grund müssen Sie Ihre Teammitglieder aktiv um Feedback und Perspektiven bitten.

Ermutigen Sie die Leute bei jeder Besprechung, sich zu Wort zu melden. Auch außerhalb von Meetings müssen Sie zeigen, dass Sie hören möchten, was Ihre Teammitglieder zu sagen haben. Jeder sollte in der Lage sein, seine Sorgen, Frustrationen, Ideen usw. zu äußern, um eine angemessene Diskussion mit dem Team zu führen.

6. Planen Sie Zeit für Gespräche mit Teammitgliedern ein

Wenn Sie eine vielbeschäftigte Führungskraft sind, wirken Sie möglicherweise wie eine verschlossene Person, die nicht mit ihren Mitarbeitern kommunizieren möchte. Aus diesem Grund ist es immer wichtig, Zeit einzuplanen, um mit Ihren Teammitgliedern zu sprechen und ihnen zu zeigen, dass Sie ihnen gegenüber aufgeschlossen sind.

Führungskräfte müssen ihren Teams ein Vorbild sein. Deshalb müssen Sie die interne Kommunikation ernst nehmen, damit Ihre Mitarbeiter Ihnen folgen. Stellen Sie sicher, dass Sie ihnen stets die richtige Botschaft übermitteln.

7. Ermutigen Sie zum Gespräch über Wasserkühler

Unter „Wasserkühler-Gespräch“ versteht man die Gespräche, die zwischen Büroangestellten während der Pausen stattfinden, wenn sich alle in der Nähe des Wasserkühlers versammeln. In physischen Büros ist es einfach, solche Gespräche zu fördern, bei Remote-Teams wird es jedoch schwieriger.

Wenn sich Ihre Mitarbeiter alle an unterschiedlichen Orten befinden und digital kommunizieren, ist es wichtig, ihnen im Laufe des Arbeitstages Ruhepausen zu gönnen. Sie sollten sie auch dazu ermutigen, während dieser Pausen zu chatten, entweder per SMS oder per Sprach- oder Videoanruf.

8. Erstellen Sie eine anonyme Vorschlagsbox

Unabhängig davon, wie freundlich die Atmosphäre in Ihrem Unternehmen ist, zögern einige Mitarbeiter möglicherweise immer noch, ihre Meinung zu äußern und etwas vorzuschlagen. Sie haben möglicherweise Angst vor Ihnen oder sogar vor dem Urteil, das ihre Kollegen ihnen gegenüber äußern könnten.

Um dieses Problem zu lösen, können Sie eine anonyme Vorschlagsbox erstellen, in der jeder seine Ideen teilen kann. Erwägen Sie auch, anonyme Beschwerden zuzulassen. Es kann Ihnen helfen, direkte Konflikte zu vermeiden und Probleme besonnener zu lösen.

9. Unterbinden Sie asoziales Verhalten

Während Sie verschiedene positive Verhaltensweisen fördern sollten, wie z. B. das Gespräch über den Wasserkühler, sollten Sie auch asoziales Verhalten unterbinden. Sie möchten nicht, dass jemand aus Ihrem Team von allen anderen isoliert wird.

Wenn Sie bemerken, dass jemand anderen Mitarbeitern gegenüber weniger kontaktfreudig ist, sollten Sie unbedingt den Grund dafür herausfinden und versuchen, sein Verhalten zu ändern. Natürlich sollte man dabei nicht aufdringlich sein – jede Situation ist anders und hat ihre eigenen Nuancen.

10. Erwägen Sie eine Neubewertung Ihrer Organisation

Zu guter Letzt sollten Sie darüber nachdenken, Ihre Organisation komplett neu zu bewerten. Die Art und Weise, wie Ihr Unternehmen strukturiert ist, kann die Ursache für schlechte interne Kommunikation sowie für andere Probleme sein, mit denen Sie und Ihr Team möglicherweise zu kämpfen haben.

Wenn Sie in der Lage sind, ein Unternehmen zu gründen, das auf die effizienteste Art und Weise organisiert ist, werden Sie alle Arten von Problemen, mit denen Sie derzeit zu kämpfen haben, minimieren. Es ist eine radikale Lösung, Ihr Unternehmen neu zu organisieren, aber es ist immer noch eine Option.

Abschließende Gedanken

Alles in allem wird es einige Zeit dauern, die Ursachen Ihrer Kommunikationsprobleme zu identifizieren und die Probleme zu beheben. Aber am Ende des Tages wird es sich auf jeden Fall lohnen, denn Ihre Organisation wird effizienter funktionieren und Ihre Kommunikation wird effektiver sein. Nutzen Sie die Tipps in diesem Artikel, um die interne Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu verbessern.