10 Experten-E-Mail-Vorlagen, die sich von der Masse abheben

Was bringt Leute dazu, eine Event-E-Mail zu öffnen? Was lässt sie fragen: „Wie bekomme ich Tickets, bevor sie ausverkauft sind?“

Sofern Sie nicht für eine Reunion-Tour einer äußerst beliebten Band werben, sollten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung sorgfältig prüfen.

Das von Ihnen erstellte Marketingmaterial hat das Potenzial, die Wahrnehmung Ihrer Veranstaltung und wer auftaucht (oder ob überhaupt jemand auftaucht).

Kein Druck, oder?

In diesem Beitrag gehen wir auf Best Practices für die Erstellung Ihrer Event-E-Mail-Kampagnen zusammen mit tollen Beispielen von Marken ein, die es richtig gemacht haben.

Warum E-Mail verwenden, um für Ihre Veranstaltung zu werben?

E-Mail ist eines der besten Marketingtools, um Ihre Veranstaltung zu bewerben, da es sich hervorragend für Analysen eignet – was wirklich praktisch ist. Außerdem lässt sich Emma in Eventbrite integrieren, sodass Sie Ihre Marketingergebnisse mühelos verfolgen können.

Mit E-Mail können Sie Klicks und Conversions ganz einfach nachverfolgen und ein tieferes Verständnis Ihrer Zielgruppe gewinnen.

Mit E-Mail können Sie Ihr Marketing auch so personalisieren, wie es andere Kanäle nicht tun. Laut 74 % der Vermarkter verbessert Personalisierung die Engagement-Raten. In der Zwischenzeit liefern personalisierte Calls-to-Action (CTAs) 202 % höhere Conversion-Raten.

Schließlich lässt sich E-Mail-Marketing gut in soziale Medien integrieren, sodass Sie eine nahtlose Event-Marketing-Kampagne über mehrere Kanäle hinweg erstellen können. Anhand von E-Mail-Daten können Sie verfolgen, wer sich bei Ihrer Veranstaltung angemeldet hat (und wer nicht) und mit relevanten Inhalten auf Facebook oder LinkedIn erneut ansprechen.

10 Pre-Event-E-Mail-Vorlagen und Best Practices, um in einem überfüllten Posteingang bemerkt zu werden

Wie können Sie E-Mail-Marketing für Ihre Event-Promotion optimal nutzen?

Nun, es gibt nicht einen Hack. Beginnen Sie mit der Recherche, um herauszufinden, wen Sie erreichen möchten, welche Art von Inhalten sie mögen und worauf sie reagieren.

Betrachten Sie diese E-Mail-Vorlagen und Best Practices vor der Veranstaltung, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu begeistern.

1. Erstellen Sie eine automatisierte Sequenz

Moderne E-Mail-Dienstleister wie Emma machen es einfach, beeindruckende Kampagnen im Voraus zu entwerfen. Von dort aus können Sie die E-Mails in den Wochen oder Monaten vor der Veranstaltung zeitlich festlegen.

Auch wenn Sie zum Thema Ihrer Veranstaltung eigene Ideen kreieren können, haben wir ein paar Must-haves für Sie.

Die Ansage

Wenn Sie mit einer bestehenden Liste Ihrer Institution oder Marke beginnen, können Sie eine Ankündigungs-E-Mail erstellen, um Abonnenten über Ihre Veranstaltung zu informieren.

Gehen Sie mit Ihrer Kopie nicht über Bord. Nutzen Sie diese E-Mail stattdessen als Gelegenheit, um Vorfreude aufzubauen.

Fügen Sie CTAs mit relevanten Zielseiten hinzu, um mehr zu erfahren und Tickets zu kaufen. Campaign Monitor stellte fest, dass es in einigen Fällen der beste Weg ist, den Abonnenten mehrere Auswahlmöglichkeiten zu geben.

Die Gastvorstellung

Sie möchten auch eine E-Mail senden, in der die vorgestellten Gäste Ihrer Veranstaltung hervorgehoben werden.

Erwägen Sie, diese E-Mail eher wie einen Newsletter zu strukturieren. Geben Sie jedem Gast seinen eigenen Bereich – komplett mit einem Foto, einer kurzen Beschreibung und einem Link zur Landingpage.

Project on Middle East Democracy (POMED) macht immer eine gründliche Arbeit, um ihre Redner hervorzuheben.

Quelle: Google Mail

Der Stundenplan

Helfen Sie den Abonnenten, sich bei der Veranstaltung zu visualisieren. Legen Sie den Zeitplan Tag für Tag (oder Segment für Segment) fest.

Stellen Sie sicher, dass Sie über Eventbrite Code einrichten, damit Ihre E-Mail-Kampagne das Ereignis automatisch zur Kalender-App des Teilnehmers hinzufügen kann.

Die Aktion

Einige Abonnenten möchten möglicherweise über die bloße Teilnahme hinaus an Ihrer Veranstaltung teilnehmen.

Entwerfen Sie E-Mails, um diese Gruppen mit Möglichkeiten für Sponsoring, Freiwilligenarbeit, Standbewerbungen, bezahlte Arbeit oder andere relevante Aktivitäten anzusprechen.

2. Segmentieren Sie Ihre Liste und senden Sie Kampagnen erneut

Die Segmentierung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht bei den Abonnenten ankommt.

Nachdem Sie Ihre Ankündigungskampagne gesendet haben, teilen Sie Ihre Liste in Gruppen auf, je nachdem, wer die Kampagne geöffnet und nicht geöffnet hat.

Von dort aus können Sie entscheiden, wer erneut gesendet wird und wer die nächste E-Mail in Ihrer Sequenz erhält. Sie können Ihre Liste auch nach verschiedenen demografischen Merkmalen segmentieren und jede Kampagne personalisieren.

Die Marianne Williamson-Kampagne schickte diese E-Mail an Abonnenten, die sich noch nicht für ihre Veranstaltung registriert hatten. Die E-Mail enthielt auch einen Live-Countdown-Timer.

Quelle: Google Mail

3. Richten Sie Ihre relevanten Landingpages ein

Die Usability-Experten der Nielsen Norman Group sagen, dass es wahrscheinlicher ist, dass Kunden einen Kauf abschließen, wenn Sie die Anzahl der Klicks oder Aktionen reduzieren.

Bei Veranstaltungen können Sie die Registrierungspflicht nicht vollständig aufgeben, stellen Sie also sicher, dass Sie nur nach den notwendigen Informationen fragen.

Richten Sie dedizierte Landingpages für Ihre Event-E-Mails ein, die blitzschnell geladen werden und Abonnenten eine reibungslose Transaktion ermöglichen.

So sieht die Landingpage der Marianne Williamson-Kampagne aus. Beachten Sie, wie dynamisch es ist – die Checkout-Option wurde erst nach Ablauf des Datums auf Livestream geändert.

Quelle: Google Mail

4. Werden Sie persönlich mit Ihrer Betreffzeile

Bevor Sie Abonnenten zur Teilnahme überreden können, müssen Sie sie davon überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen.

Abonnenten öffnen mit einer um 26% höheren Wahrscheinlichkeit eine E-Mail mit einem personalisierten Betreff. A/B-Tests wie: „Du bist eingeladen, James“ oder „Kannst du uns in Detroit begleiten?“

5. Verwenden Sie Sprache und Funktionen, um Dringlichkeit und Exklusivität zu schaffen

Für E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung eignen sich Dringlichkeit, Exklusivität und ein aufgeregter Ton am besten.

Live-Countdown-Timer eignen sich hervorragend, um die Dringlichkeit zu erhöhen. Sie können sie für Frühbuchertickets und die Veranstaltung selbst verwenden.

Typecast hat es mit einer prägnanten Kopie direkt auf den Punkt gebracht, die eine fantastische Arbeit beim Aufbau von Dringlichkeit und Exklusivität leistet.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

6. Entscheiden Sie sich für ein bestimmtes Farbschema

Es lohnt sich, ein eigenes Branding für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Ein bestimmtes Logo oder eine einheitliche Farbgebung ist wichtig, um Bekanntheit und Vertrauen aufzubauen – was skeptische Abonnenten anlocken kann.

Betrachten Sie hier die grundlegende Farbpsychologie. Rot und Gelb können helfen, Dringlichkeit zu erzeugen, während Lila die Kreativität anregen kann.

Live Nation verwendete Rot-, Blau-, Violett- und Rosatöne, um in dieser hochgradig personalisierten E-Mail Aufregung zu erzeugen.

Quelle: Google Mail

7. Erklären Sie sofort die Veranstaltungsdetails

Denken Sie daran, dass Abonnenten viele Fragen haben werden, bevor sie sich wohl fühlen, Tickets zu kaufen oder sich für eine Veranstaltung anzumelden.

Um die Conversions zu steigern, prognostizieren Sie alle Fragen und beantworten Sie sie sofort – alles Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie.

Vermeiden Sie es, den Abonnenten die Last aufzuerlegen, sich auch an die Details zu erinnern. Nehmen Sie die Grundlagen in Ihre E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung auf.

Pet Supplies Plus beinhaltete nicht nur die Grundlagen, sondern beantwortete sogar mögliche Fragen zur Bezahlung, zur Mitnahme Ihres Haustieres und wer vom Erlös profitiert.

Quelle: Haustierbedarf Plus

8. Binden Sie hilfreiche Ressourcen in Ihre Kampagnen ein

Potenzielle Teilnehmer haben nicht nur Fragen, sondern auch Bedenken.

Versuchen Sie, alle Hürden zu antizipieren. Wenn Sie die Teilnahme für die Teilnehmer so reibungslos wie möglich gestalten können, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass sie konvertieren. Hier sind ein paar Dinge zu beachten:

• Unterkunft (für Leute, die von außerhalb der Stadt kommen)

• Transportmöglichkeiten

• Anfahrt zum Veranstaltungsort

• Ob Mahlzeiten, Kaffee, Ladestationen, WLAN oder Raucherbereiche

Wir wissen, dass es notorisch schwierig ist, in Nashville, Tennessee, günstige Hotelzimmer zu bekommen, als wir unsere Veranstaltung veranstalteten. Deshalb haben wir zwei Zimmerblöcke für Konferenzteilnehmer reserviert – die in den Genuss eines speziellen Zimmerpreises kommen.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

9. Frühbucherpreise hervorheben

Wussten Sie, dass etwa 50 % der Eventverkäufe in der letzten Woche vor der Veranstaltung stattfinden?

Etwa die Hälfte kauft Tickets sofort und die andere Hälfte wartet bis zur letzten Woche. Das ist nicht ideal für Marketer, die ihrem Chef beweisen wollen, dass ihre Kampagnen funktionieren.

Sie können dazu beitragen, die Leute zu verschiedenen Zeiten im Vorfeld der Veranstaltung mit gestaffelten Preisen zum RSVP zu locken.

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails senden, in denen der Preis hervorgehoben wird – insbesondere an Abonnenten, die Ihre E-Mails bereits geöffnet oder auf Links geklickt haben.

10. Gehen Sie bewusst mit Ihren CTAs um

Sie können zwar einige CTAs hinzufügen, um unsicheren Abonnenten die Möglichkeit zu geben, mehr über den Veranstaltungsort, Ihre Gäste und die Preise zu erfahren, aber Sie sollten sicherstellen, dass Ihre Sprache bewusst ist.

Die Nielsen Norman Group stellte fest, dass Formulierungen wie „erste Schritte“ zu zweideutig sind, um Vertrauen aufzubauen. Verwenden Sie stattdessen Ihre CTA-Schaltflächen, um genau zu erklären, was sich auf der anderen Seite des Links befindet.

Sätze wie „Besichtigen Sie den Veranstaltungsort“, „Treffen Sie die Redner“ und „Reservieren Sie Ihren Platz“ funktionieren viel besser.

Wolf und Badger verwendeten einen klaren CTA „Tickets kaufen“ für ihre Earth Day-Veranstaltung und die Abonnenten konnten auf jedes Bild klicken, um mehr über die Diskussionsteilnehmer zu erfahren.

Quelle: Milled

Einpacken

Eventmarketing erfordert viel Planung. Aber sobald Sie die Grundlagen erarbeitet haben, machen E-Mail-Vorlagen vor dem Event die Automatisierung der schwierigen Dinge und das Erreichen der richtigen Leute zum Kinderspiel.

Erinnere dich an:

• Halten Sie den Text eng und prägnant

• Eventspezifisches Branding entwickeln

• Segmentieren Sie Ihre Kampagnen, um Ihre Botschaft zu verbreiten

• Schreiben Sie bewusste CTAs

Sie möchten Ihre Veranstaltung schneller als je zuvor ausverkauft haben? Sehen Sie sich diesen Leitfaden an, den wir mit Eventbrite erstellt haben, um loszulegen.