10 Experten-E-Mail-Vorlagen vor dem Event, die auffallen

Was bringt Leute dazu, eine Event-E-Mail zu öffnen? Warum fragen sie: „Wie bekomme ich Tickets, bevor sie ausverkauft sind?“

Sofern Sie nicht für eine Reunion-Tour einer äußerst beliebten Band werben, sollten Sie Ihre E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung sorgfältig prüfen.

Das von Ihnen erstellte Marketingmaterial hat das Potenzial, darüber zu entscheiden, wie die Leute Ihre Veranstaltung wahrnehmen und wer auftaucht (oder ob die Leute überhaupt auftauchen).

Kein Druck, oder?

In diesem Beitrag gehen wir auf Best Practices für die Erstellung Ihrer Event-E-Mail-Kampagnen ein, zusammen mit großartigen Beispielen von Marken, die es richtig gemacht haben.

Warum E-Mail verwenden, um für Ihre Veranstaltung zu werben?

E-Mail ist eines der besten Marketing-Tools, um für Ihre Veranstaltung zu werben, da es sich hervorragend für Analysen eignet – was wirklich praktisch ist. Außerdem lässt sich Emma in Eventbrite integrieren, sodass Sie Ihre Marketingergebnisse mühelos verfolgen können.

Mit E-Mail ist es einfach, Klicks und Conversions zu verfolgen und ein tieferes Verständnis Ihrer Zielgruppe zu erlangen.

Mit E-Mail können Sie Ihr Marketing auch so personalisieren, wie es andere Kanäle nicht tun. Laut 74 % der Vermarkter verbessert die Personalisierung die Engagement-Raten. Unterdessen liefern personalisierte Calls-to-Action (CTAs) 202 % höhere Konversionsraten.

Schließlich lässt sich E-Mail-Marketing gut in soziale Medien integrieren, sodass Sie eine nahtlose Event-Marketingkampagne über mehrere Kanäle hinweg erstellen können. Anhand von E-Mail-Daten können Sie nachverfolgen, wer sich bei Ihrer Veranstaltung registriert hat (und wer nicht) und sie auf Facebook oder LinkedIn mit relevanten Inhalten erneut ansprechen.

10 E-Mail-Vorlagen und Best Practices vor dem Event, um in einem überfüllten Posteingang aufzufallen

Wie können Sie E-Mail-Marketing optimal für Ihre Event-Promotion nutzen?

Nun, es gibt nicht einen Hack. Beginnen Sie mit der Recherche, um zu verstehen, wen Sie erreichen möchten, welche Art von Inhalten ihnen gefällt und worauf sie reagieren.

Ziehen Sie diese E-Mail-Vorlagen und Best Practices vor der Veranstaltung in Betracht, um ihre Aufmerksamkeit zu erregen und sie zu begeistern.

1. Erstellen Sie eine automatisierte Sequenz

Moderne E-Mail-Dienstleister wie Emma machen es einfach, beeindruckende Kampagnen im Voraus zu entwerfen. Von dort aus können Sie E-Mails so planen, dass sie in den Wochen oder Monaten vor der Veranstaltung versendet werden.

Obwohl Sie Ihre eigenen Ideen basierend auf dem Thema Ihrer Veranstaltung erstellen können, haben wir ein paar Must-Haves für Sie.

Die Ankündigung

Wenn Sie mit einer bestehenden Liste Ihrer Institution oder Marke beginnen, können Sie eine Ankündigungs-E-Mail erstellen, um Abonnenten über Ihre Veranstaltung zu informieren.

Achten Sie darauf, es mit Ihrer Kopie nicht zu übertreiben. Nutzen Sie diese E-Mail stattdessen als Gelegenheit, Vorfreude aufzubauen.

Fügen Sie CTAs mit relevanten Zielseiten hinzu, um mehr zu erfahren und Tickets zu kaufen. Campaign Monitor fand heraus, dass es in einigen Fällen der beste Weg ist, den Abonnenten mehrere Auswahlmöglichkeiten zu geben.

Die Gästevorstellung

Sie möchten auch eine E-Mail senden, in der die vorgestellten Gäste Ihrer Veranstaltung hervorgehoben werden.

Erwägen Sie, diese E-Mail eher wie einen Newsletter zu strukturieren. Geben Sie jedem Gast einen eigenen Bereich – komplett mit Foto, einer kurzen Beschreibung und einem Landingpage-Link.

Das Project on Middle East Democracy (POMED) leistet immer gründliche Arbeit, um seine Redner hervorzuheben.

Quelle: Gmail

Der Stundenplan

Helfen Sie den Abonnenten, sich bei der Veranstaltung vorzustellen. Legen Sie den Zeitplan Tag für Tag (oder Segment für Segment) fest.

Stellen Sie sicher, dass Sie einen Code über Eventbrite einrichten, damit Ihre E-Mail-Kampagne das Event automatisch zur Kalender-App des Teilnehmers hinzufügen kann.

Die Aktion

Einige Abonnenten möchten möglicherweise an Ihrer Veranstaltung teilnehmen, die über die bloße Teilnahme hinausgeht.

Gestalten Sie E-Mails, um diese Gruppen mit Möglichkeiten für Sponsoring, Freiwilligenarbeit, Standbewerbungen, bezahlte Arbeit oder andere relevante Aktivitäten anzusprechen.

2. Segmentieren Sie Ihre Liste und senden Sie Kampagnen erneut

Die Segmentierung ist der Schlüssel, um sicherzustellen, dass Ihre Nachricht die Abonnenten erreicht.

Nachdem Sie Ihre Ankündigungskampagne gesendet haben, teilen Sie Ihre Liste in Gruppen auf, je nachdem, wer die Kampagne geöffnet und wer nicht geöffnet hat.

Von dort aus können Sie entscheiden, wer erneut gesendet wird und wer die nächste E-Mail in Ihrer Sequenz erhält. Sie können Ihre Liste auch nach verschiedenen demografischen Merkmalen segmentieren und jede Kampagne personalisieren.

Die Kampagne von Marianne Williamson hat diese E-Mail an Abonnenten gesendet, die sich noch nicht für ihre Veranstaltung angemeldet hatten. Die E-Mail enthielt auch einen Live-Countdown-Timer.

Quelle: Gmail

3. Richten Sie Ihre relevanten Zielseiten ein

Die Usability-Experten der Nielsen Norman Group sagen, dass Menschen eher einen Kauf abschließen, wenn Sie die Anzahl der erforderlichen Klicks oder Aktionen reduzieren.

Bei Veranstaltungen können Sie die Registrierungsanforderungen nicht vollständig aufgeben, stellen Sie also sicher, dass Sie nur nach notwendigen Informationen fragen.

Richten Sie dedizierte Zielseiten für Ihre Event-E-Mails ein, die blitzschnell geladen werden und Abonnenten eine reibungslose Transaktion ermöglichen.

So sieht die Zielseite der Marianne Williamson-Kampagne aus. Beachten Sie, wie dynamisch es ist – die Checkout-Option wurde erst nach Ablauf des Datums in Livestream geändert.

Quelle: Gmail

4. Werden Sie persönlich mit Ihrer Betreffzeile

Bevor Sie Abonnenten zur Teilnahme überreden können, müssen Sie sie davon überzeugen, Ihre E-Mail zu öffnen.

Abonnenten öffnen mit 26 % höherer Wahrscheinlichkeit eine E-Mail mit einer personalisierten Betreffzeile. A/B-Tests wie: „Du bist eingeladen, James“ oder „Kannst du zu uns nach Detroit kommen?“

5. Verwenden Sie Sprache und Funktionen, um Dringlichkeit und Exklusivität zu schaffen

Für E-Mail-Vorlagen vor dem Event eignen sich Dringlichkeit, Exklusivität und ein aufgeregter Ton am besten.

Live-Countdown-Timer eignen sich hervorragend zum Erstellen von Dringlichkeit. Sie können sie für Frühbuchertickets und die Veranstaltung selbst verwenden.

Typecast kam direkt auf den Punkt mit prägnanten Texten, die eine fantastische Arbeit leisten, um Dringlichkeit und Exklusivität aufzubauen.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

6. Entscheiden Sie sich für ein bestimmtes Farbschema

Es lohnt sich, ein dediziertes Branding für Ihre Veranstaltung zu erstellen. Ein bestimmtes Logo oder eine konsistente Farbgebung ist wichtig, um Vertrautheit und Vertrauen aufzubauen – was skeptische Abonnenten anlocken kann.

Betrachten Sie hier die grundlegende Farbpsychologie. Rot und Gelb können helfen, Dringlichkeit zu schaffen, während Lila die Kreativität anregen kann.

Live Nation verwendete Rot, Blau, Violett und Rosa, um in dieser hochgradig personalisierten E-Mail Spannung zu erzeugen.

Quelle: Gmail

7. Erklären Sie die Ereignisdetails sofort

Denken Sie daran, dass Abonnenten viele Fragen haben werden, bevor sie sich wohlfühlen, Tickets zu kaufen oder sich für eine Veranstaltung anzumelden.

Um die Conversions zu steigern, sagen Sie alle Fragen voraus und beantworten Sie sie sofort – alle Wer, Was, Wann, Wo, Warum und Wie.

Vermeiden Sie es, die Abonnenten zu belasten, sich auch an die Details zu erinnern. Nehmen Sie die Grundlagen in Ihre E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung auf.

Pet Supplies Plus enthielt nicht nur die Grundlagen, sondern beantwortete sogar potenzielle Fragen zur Bezahlung, zum Mitbringen Ihres Haustieres und dazu, wer von den Erlösen profitiert.

Quelle: Tierbedarf Plus

8. Binden Sie hilfreiche Ressourcen in Ihre Kampagnen ein

Potenzielle Teilnehmer haben nicht nur Fragen – sie haben auch Bedenken.

Versuchen Sie, Hürden vorherzusehen. Wenn Sie die Teilnahme so reibungslos wie möglich gestalten können, werden sie mit größerer Wahrscheinlichkeit konvertieren. Hier sind ein paar Dinge zu beachten:

• Wo übernachten (für Leute, die von außerhalb der Stadt kommen)

• Transportmöglichkeiten

• Wegbeschreibung zum Veranstaltungsort

• Egal, ob Sie Mahlzeiten, Kaffee, Ladestationen, WLAN oder Raucherbereiche haben oder nicht

Wir wissen, dass es notorisch schwierig ist, erschwingliche Hotelzimmer in Nashville, Tennessee, zu ergattern, als wir unsere Veranstaltung ausrichteten. Deshalb haben wir zwei Zimmerkontingente für Tagungsteilnehmer reserviert – die in den Genuss eines speziellen Zimmerpreises kamen.

Quelle: Wirklich gute E-Mails

9. Frühbucherpreise hervorheben

Wussten Sie, dass etwa 50 % der Eventverkäufe in der letzten Woche vor dem Event getätigt werden?

Etwa die Hälfte kauft die Tickets sofort und die andere Hälfte wartet bis zur letzten Woche. Das ist nicht ideal für Vermarkter, die ihrem Chef beweisen wollen, dass ihre Kampagnen funktionieren.

Mit gestaffelten Preisen können Sie dazu beitragen, dass Personen zu verschiedenen Zeiten im Vorfeld der Veranstaltung antworten.

Stellen Sie sicher, dass Sie E-Mails senden, die den Preis hervorheben – insbesondere an Abonnenten, die Ihre E-Mails bereits geöffnet oder auf Links geklickt haben.

10. Gehen Sie mit Ihren CTAs bewusst vor

Während Sie ein paar CTAs einfügen können, um unsicheren Abonnenten die Möglichkeit zu geben, mehr über den Veranstaltungsort, Ihre Gäste und Preise zu erfahren, sollten Sie sicherstellen, dass Ihre Sprache bewusst ist.

Die Nielsen Norman Group stellte fest, dass Ausdrücke wie „erste Schritte“ zu mehrdeutig sind, um Vertrauen aufzubauen. Verwenden Sie stattdessen Ihre CTA-Schaltflächen, um genau zu erklären, was sich auf der anderen Seite des Links befindet.

Sätze wie „Besichtigen Sie den Veranstaltungsort“, „treffen Sie die Redner“ und „reservieren Sie Ihren Platz“ funktionieren viel besser.

Wolf und Badger verwendeten für ihre Earth Day-Veranstaltung einen klaren CTA „Tickets kaufen“, und Abonnenten konnten auf jedes Bild klicken, um mehr über die Diskussionsteilnehmer zu erfahren.

Quelle: Gefräst

Einpacken

Event-Marketing erfordert viel Planung. Aber sobald Sie die Grundlagen ausgearbeitet haben, machen E-Mail-Vorlagen vor der Veranstaltung die Automatisierung der schwierigen Dinge und das Erreichen der richtigen Leute zum Kinderspiel.

Erinnere dich an:

• Halten Sie die Kopie knapp und prägnant

• Entwickeln Sie ein veranstaltungsspezifisches Branding

• Segmentieren Sie Ihre Kampagnen, um Ihre Botschaft zu verbreiten

• Schreiben Sie absichtliche CTAs

Möchten Sie Ihre Veranstaltung schneller als je zuvor ausverkaufen? Sehen Sie sich diesen Leitfaden an, den wir mit Eventbrite erstellt haben, um loszulegen.