إدارة عبء العمل باستخدام برنامج مراقبة الموظفين: دليل كامل 2022

هل أنت منزعج من فريق العمل الخاص بك؟ هل تبحث باستمرار عن طرق لجعل وقت موظفيك أكثر إنتاجية؟ حسنًا ، هذه المدونة هي الحل النهائي لك. تفشل معظم الشركات بالفعل في اكتشاف الطريقة الصحيحة لإدارة عبء العمل بأفضل طريقة. في المقابل ، يعملون فوق طاقتهم أو يعملون تحت ضغط موظفيهم. كلتا الحالتين ليست مفيدة للعمل بأي شكل من الأشكال.

لن يساعدك استمرار عمل موظفيك في تغطية التكلفة والمشاريع ذات الأولوية العالية في الوقت المحدد. كما أن إبقائهم فوق طاقتهم سيؤدي إلى الإرهاق. ولكن بمساعدة دليلي ، ستتمكن من إيجاد التوازن المثالي لك. لقد غطيت كل ما تحتاج لمعرفته حول إدارة عبء العمل في عام 2022.

ما الذي يجب القيام به في عملية الإدارة ؟

تشير الإدارة الجيدة لعبء العمل إلى تخصيص المهام وتداولها للحصول على أقصى قدر من النتائج الإنتاجية. عندما تحقق توازنًا جيدًا في مكان عملك ، سيعمل كل عضو في الفريق بأفضل ما لديه. العديد من المنظمات مذنبة بإيلاء أهمية كبيرة للتكاليف ، والموارد ، والمال ، وما إلى ذلك. وفي المقابل ، فإنها تنسى الاهتمام بالموارد الأكثر أهمية - الموظفين.

سيؤدي استخدام برنامج مراقبة الموظفين إلى حل كل هذه المشكلات المتعلقة بإدارة عبء العمل. يساعدك برنامج فعال مثل هذا على فهم المهمة التي يجب تعيينها لمن. أيضًا ، يتم حل مشاكل إدارة الوقت دون أي حواجز. يمكنك عرض تقارير أداء الموظف - على مستوى الفريق ، وعلى المستوى الفردي وحتى على مستوى القسم. بمجرد أن تعرف من هو الأفضل في أي وقت ونوع الوقت الذي يحتاجه كل مشروع ، ستكون صفقة منتهية! في المستقبل ، ستتمكن من تعيين وتفويض المهام لموظفيك باستخدام أفضل تطبيق لتتبع الوقت للموظفين. بهذه الطريقة لن تمارس أي ضغط غير ضروري عليهم!

كيف يساعد نظام مراقبة الموظفين في إدارة عبء العمل؟

موصى به لك: هل تواجه مشكلات في إنتاجية الموظف؟ فيما يلي بعض الأسباب الشائعة لهذه المشكلة.

يعطي الأولوية للمشاريع حسب الحاجة الملحة

في تخصيص العمل ، يعد عدم تحديد الأولويات أحد الأخطاء الرئيسية. ومع ذلك ، وجود برنامج مراقبة الموظف يحل هذه المشكلة الكبيرة. باستخدام هذا البرنامج ، يمكنك ببساطة حل وزن كل مهمة. كل ما عليك فعله هو إضافة المهام أو تعديلها أو حتى حذفها من الجدول الزمني الخاص بالعاملين في الموقع أو عن بُعد ، وفويلا تتم المهمة. يمكنك إضافة أي عدد تريده من التعليقات وتسوية المهام العاجلة لهذا اليوم. بهذه الطريقة لا يتم الخلط بين أي شخص ولا يتم ترك أي مهام ذات أولوية عالية وراء الركب. عندما تحصل على هذه المساعدة ، لن يكون هناك المزيد من الصعوبات لتحديد المهام وتوزيعها على العديد من الموظفين.

حساب نطاق كل مشروع

تميل الشركات إلى إعطاء جدول زمني غير مناسب للمشاريع. في بعض الأحيان يمكنك تعيين موعد نهائي غير مناسب قد يؤدي إلى عدم التوازن في الحفاظ على عبء العمل. سيساعد الحصول على المساعدة من تطبيق مراقبة الموظفين في تحديد نطاق كل مشروع. ستكون قادرًا على تعيين الموعد النهائي الصحيح أو الحدث الرئيسي أو حتى التبعيات باستخدام هذا التطبيق. جانب آخر مهم لهذا التطبيق هو أنه يمكنك سحب التقارير الأخيرة لمشاريع مماثلة بسهولة. عندما يكون لديك معلومات مفصلة ودقيقة معك ، سيكون من السهل فهم المدة التي سيستغرقها المشروع.

التحقق مع أعضاء الفريق

ربما تكون قد سمعت عن قصص الرعب لمديري المشاريع الأشرار الذين لا يفهمون نظام إدارة عبء العمل الصحي. حسنًا ، أنت لا تريد أن تكون واحدًا منهم الآن ، أليس كذلك؟ لهذه الأسباب ، من الأفضل اختيار برنامج مراقبة الموظف. يمكنك فهم أسلوب العمل لكل موظف ونوع الوقت الذي يستغرقه لإكمال المشاريع وغير ذلك الكثير. في بعض الأحيان ، يصعب على الموظفين إدارة العبء (إذا كان المشروع يتطلب الكثير من الاهتمام الدقيق). في هذه الحالات ، يمكنك تفويض المهام أو تحريرها حسب المتطلبات. بهذه الطريقة سيكون هناك موظفين أكثر سعادة وإنتاجية في فريقك.

يثبط المشتتات

يكلفك الموظفون المشتتون الكثير من ساعات العمل القيمة. عندما يتم تشتيت انتباه الموظف ، لا توجد فرصة لإنجاز العمل المخصص له أو لها في الوقت المحدد. في نهاية اليوم ، سيحاول موظفك التعجيل وإكمال المشاريع ، حسنًا ، نعلم جميعًا ما سيحدث بعد ذلك! لطالما جعلت التسرع نفايات!

ربما لاحظت أن موظفيك ينغمسون في الكثير من عوامل التشتيت مثل وسائل التواصل الاجتماعي ، والدردشة المكتبية ، واستخدام الكثير من `` وقت المكالمة '' ، وما إلى ذلك.

هذا يؤدي إلى عدد من المشاكل مثل -

• مواعيد نهائية غير مكتملة ،
• تم ترك المهام ذات الأولوية العالية منسية ،
• مستعجلة في نهاية اليوم ،
• إنهاك عقل الموظف وأكثر من ذلك بكثير.

جميع المواقف المذكورة أعلاه ليست علامة "رائعة" لعملك! في المتوسط ​​، يضيع الموظف ما يقرب من 3 ساعات في اليوم! الآن ، تخيل نوع العمل الذي كان من الممكن تنفيذه بشكل مثالي في هذه الساعات الثلاث. استخدام متتبعات الوقت يحل هذه المشكلة. عندما تجعل موظفًا يقوم بتثبيت متتبع جيد في نظامه ، يكون في حالة تأهب قصوى. إنهم يفهمون جيدًا أنك ستراقب نوع العمل الذي يقومون به. في الواقع ، ستتمتع أفضل أجهزة التتبع في السوق بالعديد من الميزات التي تتيح لك الوصول إلى كل ثانية من ساعات الفوترة لموظفك وتقديم تقارير مفصلة كل ساعة أيضًا. لذلك ، إذا وجدت أن موظفك يفتقر إلى مكان ما ، فإن الذهاب إليه بالتقرير سوف يتجنب أي مشكلات تتعلق بالشفافية.

هناك فائدة كبيرة أخرى لتثبيت هذا المتعقب. عندما يتم تقليل عوامل الإلهاء ، ستلاحظ أن عضو الفريق أكثر إنتاجية ومشحونًا أيضًا. يحدث هذا لأنهم يبدأون العمل في الوقت المناسب ، ويأخذون عددًا مناسبًا من فترات الراحة ، ولا ينخرطون في ثرثرة تافهة وأكثر من ذلك بكثير. سيكون الحصول على أجهزة التتبع أمرًا جيدًا لجعل يوم موظفك أكثر إنتاجية ولن يتم استنفادهم في نهاية اليوم. أي ممارسة تجعلهم يبقون أعينهم على الأنشطة الأخرى ، ستقل مع كفاءة هذا البرنامج عالي الجودة!

تفكيك المشاريع الكبيرة

بصفتك رئيس مشروع ، لا أحد يعرف أفضل منك أن إدارة مشروع كبير واحد صعب على موظف واحد. هذا يجعل إدارة عبء العمل أكثر صعوبة. في النهاية ، سيكون لديك مشروع غير مرضي مع موظف غاضب! إدارة مشروع كبير أفضل مع مجموعة جيدة وموثوق بها. ومع ذلك ، فإن إدارتها يدويًا ليست مزحة. سيكون هناك العديد من الأخطاء على طول الطريق مثل التواصل وفهم وظيفة كل شخص وإكمالها بروح الفريق وغير ذلك الكثير.

سنحت لي الفرصة للتحدث مع إيلا ، رئيسة فريق شركة تصميم وتطوير مشهورة. واجهت شيئًا مشابهًا أثناء محاولتها إدارة مشروع كبير مع مجموعة يدويًا. قالت لي:

"كانت التجربة برمتها كارثة. كان التفكير في أنه يمكن إدارة مجموعة دون أي مساعدة مهنية قرارًا خاطئًا نيابة عني. كان جميع الموظفين يشعرون بالمرارة معي ، وكان هناك الكثير من الاشتباكات بينهم ، وكانت النتيجة أن عميلنا طلب منا إعادة كل شيء! ".

حسنًا ، أنت لا تريد أن ترتكب نفس خطأ إيلا. من الواضح فقط أنه بدون التوجيه والإرشاد المناسبين والشفافية ، سيكون الموظفون على حق فيما بينهم أثناء القيام بأي مشروع. سيؤدي ذلك إلى ضياع وقت ثمين وكذلك تنفيذ المشروع بمشاعر سلبية في الرأس.

لحل هذه المشكلة ، فإن الحصول على مساعدة من برنامج مراقبة الموظفين هو أفضل مسار للعمل. يشتمل هذا البرنامج على العديد من الميزات الرائعة التي تعزز إنتاجية العمل الجماعي وتدير عبء العمل بسهولة. سيكون كل عضو في الفريق واضحًا بشأن مهامه اليومية ، وموعد عقد الاجتماع ، ومن سيعمل مع من ، وأكثر من ذلك بكثير. استخدام هذا هو أفضل مسار لإدارة المشاريع الكبيرة ببساطة.

قد يعجبك أيضًا: نصائح لإنشاء جداول عمل للموظفين تناسب الجميع.

تحديد ساعات الإنتاج

لنكن صادقين ، لا توجد طريقة أن يقدم أعضاء فريقك إنتاجية بنسبة 100٪ لكل ساعة مدفوعة. وليس من العدل أن تتوقع منهم ذلك. ومع ذلك ، إذا كنت تعرف ساعات اليوم التي يكون فيها موظفك أكثر إنتاجية ، فسيساعدك ذلك على تعيين مهام أكثر أهمية لهم خلال ذلك الوقت من اليوم.

هناك العديد من المهام الصعبة والصعبة التي يتعين على أعضاء فريقك التعامل معها كل يوم. وإذا أعطيت هذه المهمة خلال أكثر ساعات عدم إنتاجية ، فلن تكون النتيجة رائعة. قد ينتهي بهم الأمر إلى عدم إيلاء اهتمام كافٍ لها أو سينتهي بهم الأمر إلى القيام بشيء أكثر كمالا.

ومع ذلك ، فإن المديرين الذين وظفوا برنامج إدارة الموظفين اعترفوا أنه بعد استخدامه يمكنهم إدارة أفضل ساعات عمل موظفيهم بأفضل الطرق. الآن يمكنهم تعيين أصعب عمل لهم في أكثر الساعات إنتاجية من يومهم لتنفيذها بشكل مثالي.

ستساعدك جميع الطرق المذكورة أعلاه على تحقيق إدارة صحية لأعباء العمل في عام 2022. تذكر أن الحصول على مساعدة من هذا التطبيق الاستثنائي هو الحل الوحيد لإنشاء وجوه سعيدة وعمل منتج على قيد الحياة!

 هذا المقال بقلم كريس فيليبس من موقع KnowYourDay. كريس مدون ذو خبرة ومبدع يكتب عن فوائد برامج مراقبة الموظفين. من خلال عمله ، تعرف معظم الشركات على نوع البرامج التي يجب تثبيتها للقيام بعمل منتج بشكل أفضل خلال ساعات الدفع. تابعوه: تويتر | ينكدين | فيسبوك | انستغرام.