DTM: لماذا تقوم بتحسين إدارة المستندات في شركتك؟

لا يمكن أن يكون التحول الرقمي مجرد شعار أو علم للتلويح.

لكي تكون ثورة حقيقية ، يجب أن يكون التحول الرقمي ناضجًا ، ويجب أن يشمل جميع العمليات التجارية وجميع تدفقات العمل الداخلية والخارجية للشركة. هنا ، في هذا التحول النموذجي بزاوية 360 درجة ، تكمن القوة الحقيقية للتحول الرقمي.

تعد أنظمة إدارة المعاملات الرقمية (DTM) جزءًا استراتيجيًا وحاسمًا من هذا النوع من التغيير ... حتى لو لم تحظى دائمًا بالاهتمام الذي تستحقه.

في هذا المنشور ، نريد التركيز بشكل مكثف على هذا الموضوع: سنفعل ذلك بالبدء بالتعريفات ؛ بعد ذلك ، سنقوم بتحليل مزايا وفرص أنظمة إدارة المعاملات الرقمية . أخيرًا ، سنركز على نقطة انطلاق مهمة تكون في أساس كل شيء: إضفاء الطابع المادي على المستندات .

إدارة المعاملات الرقمية - ما هي؟

دعنا نصل إلى النقطة الصحيحة: إدارة المعاملات الرقمية هي فئة واسعة من الخدمات السحابية المصممة لإدارة المعاملات المستندة إلى المستندات رقميًا.

بشكل ملموس ، يتعلق الأمر بالمعاملات الإلكترونية ، ونقل المستندات ، والشهادات ، والأرشفة الآمنة وغير المادية (وسنعود إلى إزالة الطابع المادي في نهاية هذا المنشور) ، والتوقيعات الرقمية ، والمصادقات ، والجوانب القانونية لـ "عدم التنصل" ، والمشاركة -التصفح بين الشركة والعميل ... دون الحاجة إلى المبالغة في التقنية ، فهذه ليست سوى بعض من أهم الجوانب.

من خلال هذه النظرة العامة ، يمكنك أن ترى أننا نتحدث عن مجال واسع جدًا ، وأن مزايا تنفيذ أنظمة DTM عديدة ومتنوعة ومترابطة . قبل عزل الخمسة التي تبدو أكثر أهمية بالنسبة لنا ، إليك إحصائية معبرة من دراسة حديثة:

في عام 2021 ، بلغت قيمة سوق إدارة المعاملات الرقمية العالمية 8.04 مليار دولار ، ومن المتوقع أن ينمو من 2022 إلى 2030 بمعدل سنوي متوسط ​​(CAGR) يبلغ 25.5٪ (المصدر: grandviewresearch.com).

باختصار ، نحن نتحدث عن الأرقام التي تظهر نموًا واسعًا والتي لا تزال تبدو في بداية منحنىها المرتفع. بهذا المعنى ، هناك العديد من الفرص التي يجب اغتنامها.

الآن ، كما وعدنا ، سوف نلقي نظرة على المزايا الخمس الرئيسية التي يمكن أن تكسبها الشركات من أنظمة DTM .

1. توفير الوقت والمال

الميزة الأولى لاستخدام أنظمة إدارة المعاملات الرقمية هي الميزة الأكثر بديهية وبسيطة ومباشرة.

تؤدي رقمنة تدفق المستندات والمعاملات إلى تحقيق وفورات مالية لأنه يمكن التخلص من تكاليف الطباعة والتواصل والأرشفة وإصدار الشهادات (بالإضافة إلى الموظفين ذوي الصلة - الداخليين والخارجيين - العاملين في هذه العمليات).

المدخرات ليست فقط من حيث المال. في الواقع ، من خلال رقمنة العمليات وأتمتتها ، يمكنك توفير الوقت أيضًا: ونعلم كيف يرتبط الجانبان ارتباطًا وثيقًا.

مثال ملموس: بالنسبة للعمليات المتعلقة بتوقيع المستندات ، يبلغ متوسط ​​الوقت المقدر باستخدام أنظمة إدارة المعاملات الرقمية 37 دقيقة ، مقارنة بمتوسط ​​5 أيام لإغلاق نفس الإجراء مع الأنظمة التقليدية (المصدر: penneo.com).

هذا الاختلاف لا يتطلب الكثير من التعليقات! هناك أيضًا وقت يتم توفيره على واجهة العميل ! هذا الجانب له تأثير كبير على تجربة العميل (سنعود إلى هذه النقطة لاحقًا في المنشور).

2. زيادة السلامة

توفر لك أنظمة DTM الوقت والمال ، مع توفير الكفاءة.

بل من الأهمية بمكان التأكيد على أنه بهذه الطريقة ، تصبح العمليات أيضًا أكثر أمانًا : جميع المخاطر المتعلقة بالتخزين المادي للمستندات ، والخسارة أو التلف أثناء النقل ، ومخاطر التزييف وتسرب البيانات أو فقدها بشكل عام. مخفضة . في الواقع ، كل شيء دائمًا يمكن تتبعه واستعادته والتحقق منه تمامًا ، في حين يتم تقليل مخاطر التطفل أو الإدارة الخرقاء للمعلومات.

وعندما تستند أنظمة DTM إلى بنية صلبة ، فإن مستوى الأمان وحماية الخصوصية مضمون أيضًا على مستوى لا يضاهى مقارنة بالماضي.

يجدر التكرار: إلى جانب الأمان ، يتم أيضًا تعزيز الخصوصية ، مع التحديثات المستمرة فيما يتعلق باللوائح المعمول بها.

3. المرونة وقابلية التوسع

كما رأينا بالفعل ، فإن أنظمة إدارة المعاملات الرقمية مبنية على هياكل الحوسبة السحابية. كل هذا يُترجم إلى زيادة ملحوظة في الأمان ولكن أيضًا - وقبل كل شيء - في المزايا الهائلة التي تنجم عن المرونة وقابلية التوسع.

في هذا النظام البيئي الإنتاجي الديناميكي والمرن للغاية ، على سبيل المثال ، فإن حالات الشركات الناشئة التي تجد نفسها تنمو في موجة نجاح سريع - وأحيانًا لا يمكن التنبؤ به - ليست نادرة. ومع ذلك ، يمكن أن يختنق هذا النجاح قريبًا إذا كانت البنية التحتية الموجودة غير قابلة للتطوير بحيث يمكن زيادة العمليات في أسرع وقت ممكن. باختصار: يكمن الخطر في خلق معوقات تبطئ النمو.

تعد مرونة أنظمة الحوسبة السحابية حلاً مثاليًا للتغلب على هذه المشكلات.

في الواقع ، يمكنك إدارة الخدمات وسعة الحوسبة عند الطلب ، وتوسيع البنية التحتية لإدارة المعاملات الرقمية في وقت قصير جدًا. في الوقت نفسه ، عند الضرورة ، يمكن أن تعود هذه "البنية التحتية" لتكون أكثر احتواءًا ، بأقصى قدر من المرونة ، بدون اضطرابات ودون نفقات إضافية لتقليص الحجم.

4. التكامل مع CRM و CCM

لقد أبرزنا هذه النقطة بالفعل في بداية منشورنا: التحول الرقمي ناضج حقًا عندما يشمل جميع العمليات ومهام سير العمل ، في تكامل كامل يقدم فوائد على جميع المستويات ، سواء من جانب الشركة أو من جانب العميل.

وهنا نصل إلى نقطة حاسمة: إمكانيات دمج أنظمة إدارة المعاملات الرقمية مع تلك الخاصة بإدارة علاقات العملاء وإدارة اتصالات العملاء .

دون أن نكون تقنيًا للغاية ، فلنبدأ بسؤال: ما هي النقطة الأساسية لهذا النوع من التكامل؟ الجواب بسيط للغاية: إنها بيانات .

في هذه الدائرة الرقمية الفاضلة ، تظل جميع المعاملات وعلاقات العملاء قابلة للتتبع ويمكن تتبعها. تتيح لك هذه الكتلة من المعلومات الدقيقة للغاية تحسين العمليات ، أولاً وقبل كل شيء ، عن طريق تحديد النقاط الحساسة والعقبات وأي شيء يمكن تحسينه بشكل سريع وتلقائي. لكن هذا ليس كل شيء بالطبع.

في الواقع ، يتيح تحليل البيانات تحسين معرفة جمهورك من العملاء وخصائصهم وتفضيلاتهم وعاداتهم واحتياجاتهم المحتملة كما لم يحدث من قبل.

لم يعد هدفًا واحدًا وعشوائيًا ، ولكنه مركب من العديد من الأهداف الصغيرة المختلفة ، والتي يجب تحليلها جميعًا بأقصى قدر من الاهتمام ثم التعامل معها بإجراءات وعمليات مخصصة .

نقطة الوصول؟ الناس . أو بعبارة أخرى ، تحسين تجربة العميل ، والتي سنركز عليها في النقطة الخامسة والأخيرة.

5. تحسين تجربة العملاء

في العصر الرقمي ، تدور تحديات السوق حول تجربة العملاء. فكر فقط في كيفية تحرك عمالقة قطاع التكنولوجيا في هذا الاتجاه: تضع شركات مثل Amazon أو Apple أو Microsoft أو Google (على سبيل المثال لا الحصر الأسماء الأكثر شهرة وبارزة) العميل في قلب كل شيء. وتتمحور التجربة الرقمية بأكملها حول العميل الفردي.

أولاً وقبل كل شيء ، يتعلق الأمر برحلة العميل الرقمية : التي يجب أن تكون سلسة وبديهية وسريعة.

وهنا - حتى في هذا المجال - أثبتت أنظمة DTM أنها لا تقدر بثمن ... أو بالأحرى لا غنى عنها .

لا أحد منا يريد التعامل مع العمليات الورقية التي تضيع الوقت. العقود التي يجب أن تنتظر في صندوق البريد ليتم توقيعها ثم إعادتها ، اتفاقيات قانونية ورقية ، إجراءات بيروقراطية مرهقة لإبرام معاملات بسيطة: كل هذا أصبح شيئًا من الماضي بشكل متزايد.

ومع ذلك ، فإن مستقبل العلاقات والمعاملات بين الشركة والعميل يقع في نطاق نقرات قليلة أو بضع نقرات على هاتفك الذكي.

إليك إحصائية معبرة جدًا عن هذا:

في دراسة أجرتها شركة Forrester بتكليف من DocuSign ، قال 32٪ من المستجيبين إنهم تخلوا عن إقفال العقود والاتفاقيات والمعاملات لأن الإجراءات الورقية واليدوية تثبطهم (المصدر: docusign.co.uk).

المنبع من كل شيء: وثيقة إزالة الطابع المادي

لقد حددنا إدارة المعاملات الرقمية والمجال الواسع لتطبيقاتها ، وقمنا بتجميع مزايا تطبيق أنظمة DTM في خمس نقاط رئيسية.

يبقى السؤال الأخير والرئيسي: ما هي نقطة الانطلاق من كل ذلك؟ في هذه الحالة ، الإجابة واضحة جدًا: إضفاء الطابع المادي على المستندات . لنكن واضحين: الرقمنة وإلغاء الطابع المادي مفهومان مختلفان. نتحدث هنا عن خلافات تتعلق بالمستوى القانوني والتشغيلي.

في الواقع ، إن إزالة الطابع المادي هو مفهوم يتجاوز مفهوم الرقمنة البسيطة: باستخدامه ، يمكن التخلص تمامًا من المستندات الورقية ، حيث تأخذ نظيراتها الرقمية قيمة قانونية وإثباتية كاملة.

في هذا المجال ، بالطبع ، لا يمكنك الارتجال. ومن الضروري الاعتماد على الشركات المتخصصة في هذا المجال . على وجه الخصوص ، لا تقتصر خدمات إزالة الطابع المادي التي تقدمها Doxee على الوفاء بالالتزامات التشريعية وضمان التحديثات المستمرة للوائح: فهي مصممة وفقًا لاحتياجات كل شركة على حدة بحيث يمكن دمجها مع أنظمة CRM و CCM في قناة شاملة والبيانات - منظور مدفوع.

هذه هي الطريقة التي تغلق بها الدائرة: توفير التكاليف ، وتحسين العمليات الرقمية ، وعلاقة جديدة مع العملاء تكون أقرب وأكثر كفاءة من أي وقت مضى.