لماذا خدمات المساعد البعيد مطلوبة حاليًا؟

هل تفكر في بدء عمل تجاري أو امتلاك واحد بالفعل؟ هل تبحث عن طرق لتقليل التكاليف وزيادة الأرباح وتوفير الوقت؟ لتحقيق ذلك ، تحتاج إلى تفويض المهام الخاصة بك. في هذا الصدد ، يمكن أن تكون المساعدة عن بُعد أحد الأصول القيمة لشركتك.

يُعرف المساعدون عن بُعد أيضًا بالمساعدين الافتراضيين ، وقد تكون هذه المعلومات مفيدة قبل الخلط بين الاثنين لكونهما كيانين مختلفين!

إنه عصر خدمة المساعدة عن بعد ، ولدينا دليل على بياننا!

1. يمكن أن يؤدي تعيين مساعد عن بُعد إلى تقليل تكاليف الشركات بنسبة 78٪.
2. من المتوقع أن يصبح 50٪ من القوة العاملة الأمريكية محترفين افتراضيين بحلول عام 2028.
3. 59٪ من المساعدين عن بعد هم موظفون بدوام كامل.
4. 49٪ من الشركات التي توظف مساعدين / مساعدين عن بعد لديها أكثر من 1000 موظف.
5. يعمل أكثر من 50٪ من الموظفين خارج المكتب على الأقل 2.5 يوم في الأسبوع.

(المصدر: woosuite.com)

ملخص سريع للعنوان!

من الصعب تحديد حجم صناعة خدمات المساعدة عن بعد. ومع ذلك ، تشير الإحصائيات إلى أن السوق العالمي لخدمات التعهيد ، والذي يعد هذا القطاع جزءًا منه ، بلغت قيمته 92.5 مليار دولار في عام 2019 وهو في طريقه للنمو أكثر.
(المصدر: بيزنس واير ، ستاتيستا)

يتزايد الطلب على خدمات المساعدة عن بُعد لأنه لم يعد سراً أنها أحد الأصول لأي عمل تجاري.

ومع ذلك ، اعتبارًا من عقد من الزمان ، لم يسمع بفكرة المساعدين عن بُعد أو العمل عن بُعد نسبيًا. العمل عن بعد ، المعروف باسم العمل من المنزل ، هو بيئة عمل حيث لا يحتاج موظفو نفس القسم إلى مشاركة نفس المساحة المادية. غالبًا ما ينتشر المساعدون عن بُعد عبر مواقع أو مناطق زمنية مختلفة.

قبل جائحة Covid-19 ، كانت خدمات المساعدة عن بُعد تُستخدم عادةً فقط عندما تكون هناك حاجة إلى ترتيبات خاصة للإدارة العليا أو الوسطى لاستيعاب حالات محددة ، أو صراعات التنقل ، أو المصاعب. لم يتم تقديم هذه الخدمات عادةً كخيار للموظفين الذين يشكلون مستويات الدعم التأسيسي للشركة.

هل تحيرك الأسئلة التي نعتقد أنك كذلك؟

الأسئلة النهائية مع خدمة المساعدة عن بعد

1. ما هي المساعدين عن بعد؟

دعونا نجيب على ذلك:

المساعد عن بعد هو متعاقد مستقل يعمل لحسابه الخاص ويقدم خدمات إدارية وفنية وخدمات أخرى للعميل أثناء العمل عن بُعد خارج نطاق عمل العميل. عادةً ما يساعد المساعدون عن بُعد الشركات في المهام التي تستغرق وقتًا طويلاً لعملائهم ، مثل جدولة الاجتماعات والمواعيد.

عادة ما يعمل المساعدون عن بعد من المنزل أو الإعدادات البعيدة ولكن لديهم إمكانية الوصول إلى الموارد الرقمية المطلوبة لأداء وظيفتهم. على سبيل المثال ، قد يتمكنون من إدخال البيانات في قاعدة بيانات العميل وإضافة المواعيد في التقويمات الرقمية الخاصة بهم.

تشمل الأمثلة الشهيرة للمساعدين عن بُعد حاليًا Amazon Alexa و Siri من Apple iPhone و Google Assistant و Microsoft Cortana - وهو المساعد الرقمي المدمج في Windows Phone 8.1 و Windows 10.

الآن بعد أن عرفنا ما هو المساعدون عن بعد ، دعنا نلقي نظرة على ما يلي ؛

2. ما هي الخدمات التي يقدمها المساعدون عن بعد؟

يمكن أن تختلف واجبات ومهام ومهام المساعد الافتراضي المحددة وفقًا لاحتياجات العميل ، ولكن هناك العديد من المسؤوليات اليومية. وتشمل هذه:

• تقديم الدعم الإداري والفني للعملاء
• إجراء المكالمات والرد عليها وتوجيهها
• جدولة وإدارة الاجتماعات أو المواعيد
• تأمين المساحات مثل غرف الاجتماعات للاجتماعات الشخصية
• عمل ترتيبات السفر والحجوزات نيابة عن العميل
• عمل القوائم وأوامر الشراء الخاصة بالشركة
• تدوين الاجتماعات بالإضافة إلى صياغة ومشاركة محاضر الاجتماعات
• إدارة الاتصالات عبر حسابات البريد الإلكتروني
• مسك الدفاتر والشحن والفواتير
• إجراء البحث على الإنترنت
• إنشاء العروض التقديمية باستخدام البيانات الأولية
• إدخال البيانات وتحديث قواعد البيانات
• إدارة أنظمة الملفات وتحديث السجلات وتنظيم التوثيق
• إنشاء وإدارة حسابات التواصل الاجتماعي

* هذا يجيب تلقائيًا على الاستعلام ؛ ما هي خدمة المساعدة عن بعد؟

أعلى 5 خدمات المساعد الظاهري الأكثر طلبًا

1. التسويق الرقمي:
يعد التسويق الرقمي حاليًا في بؤرة عالم الأعمال التجارية عبر الإنترنت. لا يمكن للمرء القيام بأعمال تجارية بدون التسويق عبر الإنترنت. لذلك ، فهي واحدة من أكثر خدمات المساعد الافتراضي رواجًا ، إن لم تكن الأكثر طلبًا ، في الوقت الحاضر.

يمكن تصنيف العديد من الخدمات على أنها تسويق رقمي ، ويمكن أن يساعد التعاقد مع مساعد عن بعد عملك على ترقية تسويقه على وسائل التواصل الاجتماعي من خلال إدارة قنوات التواصل الاجتماعي ، وتنفيذ أنشطة مثل الخروج بخطة ، وكتابة منشورات لمنصات مختلفة ، والنشر بانتظام ، إلخ.

يمكن أن يساعد المساعد عن بُعد بصفته متخصصًا في التسويق عملك في تحسين محرك البحث (SEO). يمكن أن تساعد خدمات المساعدة عن بُعد للتسويق الرقمي في المهام المتعلقة بالتسويق الرقمي مثل الإعلانات المدفوعة أو التسويق عبر البريد الإلكتروني. سيقدم بعض المسوقين كتابة منشورات المدونة.

2. المبيعات:
خدمات المساعد البعيد في المبيعات حاليًا هي الأعلى تقييمًا. وذلك لأن المبيعات تسير جنبًا إلى جنب مع التسويق ، والهدف الرئيسي للمبيعات هو جعل الأعمال التجارية تنمو وتزدهر بشكل مربح. لذلك ، لا غنى عن المساعد البعيد لتطوير المبيعات في جهود توليد العملاء المحتملين للأعمال التجارية ، إلى جانب برامج التنقيب والتوعية. لا يحتاج أي شخص إلى مبيعات شخصية اليوم ، ويمكن لمساعدي المبيعات عن بُعد المساعدة في إجراء المكالمات الباردة ، وإعداد الاحتمالات ، ومكالمات متابعة العملاء على المكالمات الهاتفية ، والعملاء المتوقعين المؤهلين مسبقًا.

3. الخدمات الإدارية:
ستبقى الخدمات الإدارية دائمًا في الأناقة أو عن بُعد أو من المكتب. ومع ذلك ، فإن العديد من الشركات أو الأفراد ، مثل الكتاب والمؤثرين ورجال الأعمال ، وما إلى ذلك ، يحتاجون إلى موظفين لرعاية المهام الإدارية.

سواء كنت بحاجة إلى خدمات مساعد شخصي عن بُعد أو مساعد تنفيذي عن بُعد ، يمكن للمهنيين الإداريين عن بُعد مساعدة عملك في المهام التي يمكن أن يساعدك فيها المساعدون الإداريون ، مثل ؛ إدارة التقويم وإدارة البريد الإلكتروني وإجراء ترتيبات السفر وإرسال البطاقات إلى العملاء والمهام الأخرى المتعلقة بخدمة الكونسيرج.

يمكن تعيين مساعد تقليدي لعمل واحد فقط ، بينما يمكن لخدمة المساعدة عن بُعد أن تقدم خدمات لعملاء مختلفين.

4. مسك الدفاتر:
تعريف مسك الدفاتر ، وفقًا لأكسفورد ، هو "الوظيفة أو النشاط الخاص بالاحتفاظ بسجل دقيق لحسابات الشركة". إنه نشاط ضروري للشركات ، ولكن لا يمكن لجميع أصحاب الأعمال تتبع معاملاتهم التجارية بدقة.

هذه مهمة رديئة ، لكن الشركات بحاجة إلى معرفة أين تنفق أموالها التي اكتسبتها بشق الأنفس واتخاذ قرارات مالية أفضل وفقًا لذلك.

إذا كنت تستفيد من خدمات مسك الدفاتر عن بُعد ، فإن الخدمات التي ستستفيد منها هي:

• إعداد الإقرارات الضريبية.
• مؤشرات الأداء المراقبة.
• مطابقة البيانات المصرفية مع البيانات المالية.
• تحليل التدفق النقدي.

5. تطوير وتصميم الموقع:

اليوم ، تتطلب معظم الشركات موقعًا إلكترونيًا لعرض منتجاتها وخدماتها على نطاق أوسع من الجمهور عبر الإنترنت. تتمثل الطريقة التقليدية لتطوير مواقع الويب في تعيين مطور ويب يعمل بدوام كامل ومصمم ويب.

ومع ذلك ، فإن عمليات الأعمال التجارية اليوم تتحول لتوفير التكاليف وتوظيف مساعد عن بعد أو أكثر من مساعد بعيد لرعاية موقع الويب الرسمي الخاص بك. بهذه الطريقة ، يمكنك البدء في إنشاء موقع ويب وصيانته بأقل ميزانية عمل ممكنة.

أنواع المساعدين عن بعد التي يمكن أن تساعد في تعزيز عملك:

مساعد إداري عن بعد
تتمتع خدمات المساعد الإداري عن بُعد بالخبرة في إدارة المكاتب والجدولة وإدخال البيانات والمكالمات الهاتفية ومهام المكتب الخلفي مثل النفقات ومسك الدفاتر.
كل ما يقع ضمن اختصاص إدارة المكتب - والذي يمكن الإشراف عليه عن بعد - يقع في نطاق مسؤوليتهم.

مساعد المبيعات عن بعد
مساعد المبيعات عن بعد هو مقاول يساعدك في بناء عملية مبيعات أكثر كفاءة من خلال التواصل البارد عبر الهاتف والبريد الإلكتروني للعثور على مستهلكين جدد ، ورعاية العملاء المحتملين ، وإبرام الصفقات التجارية.

مساعد عن بعد لدعم العملاء
تشمل خدمة المساعدة عن بُعد في ساحة خدمة العملاء التعامل مع المكالمات ورسائل البريد الإلكتروني لتزويد عملائك بتجربة ممتعة بشكل عام. كما أنهم يستجيبون للاستفسارات ، ويوجهون العملاء خلال عمليات البيع ، ويعالجون طلبات استرداد الأموال ، ويديرون CRM ، ويجمعون التعليقات لتعزيز النظام الحالي في مؤسستك.

مساعد التسويق عن بعد
يقوم مساعد التسويق عن بعد بصياغة وتنفيذ إستراتيجيتك التسويقية على جميع الجبهات ، بما في ذلك محركات البحث ووسائل التواصل الاجتماعي والبريد الإلكتروني. إنهم يعرضون محتوى مخصصًا لكل قناة ويساعدونك في تقديم أفضل لعبتك إلى الطاولة.

نعود إلى مسألة الساعة ،

لماذا خدمات المساعد البعيد مطلوبة حاليًا؟

1. خدمات المساعد البعيد موفرة للتكاليف:

تبحث جميع الشركات ، بغض النظر عن الحجم ، عن طرق لتوفير المال في النفقات العامة. مع الأعمال التجارية ، كل جزء صغير مهم. ونتيجة لذلك ، بدأت العديد من الشركات في تقليص حجمها ، من الحصول على مساحات باهظة الثمن للشركات إلى القضاء على ممارسة التوظيف الفائض عن الحاجة.

بدلاً من الممارسات التقليدية ، يتطلع أصحاب الأعمال إلى توفير المال عن طريق الاستثمار في المساعدين عن بُعد الذين لديهم دراية بما تتعامل معه الأعمال التجارية ولديهم الراحة في العمل مع التقنيات المستندة إلى السحابة.

علاوة على ذلك ، يجد أصحاب الأعمال أيضًا أن بإمكانهم تقليل احتياجاتهم الرأسمالية من خلال إسناد المهام إلى مساعدين افتراضيين. تكلفة الانخراط في المساعد عن بعد أقل بكثير من تعيين موظفين تقليديين في أجزاء كبيرة.
لا يتعين على أصحاب الأعمال دفع نفس الضرائب التي سيدفعونها لموظف بدوام كامل أو تقديم مزايا للموظفين مثل الرعاية الصحية الطبية أو إجازة مدفوعة الأجر للمساعدين عن بعد.

يمكن للمساعدين عن بعد أداء مهام مختلفة بسبب تعرضهم للصناعات الأخرى. يجب أن يكتسب المساعدون عن بعد معرفة الاتجاهات الجديدة والتدريب على منصات مختلفة. هذا يجعله يوفر التكلفة لأصحاب الأعمال حيث يحصلون على مساعدين عن بعد على دراية بالاتجاهات المحدثة في هذا المجال ويوفرون التكاليف على تدريب الموظفين.

يزداد الطلب على المساعدين عن بُعد لأنهم يسمحون لأصحاب الأعمال بتخفيض تكاليف ممارسات الأعمال أثناء بناء فرقهم بكفاءة وزيادة جودة العمل المنتج في وقت واحد.

2. العمل عن بعد مفيد للغاية:

نظرًا لأن المساعدين عن بُعد يعملون من المنزل ويمكنهم استخدام الجداول الزمنية بمرونة ، فإنهم عادةً ما يكونون أكثر سعادة ويعملون بشكل أكثر إنتاجية من الموظفين العاديين ويظلون على اتصال مع شركتهم لفترات طويلة.

سبب آخر لارتفاع الطلب على المساعدين عن بعد هو أنه مع العمال عن بعد ، يكون هناك القليل من الاضطراب. وافترض أن المساعد البعيد يبتعد. في هذه الحالة ، يكون استبدالهم بموظف لديه مجموعة مماثلة من المهارات أقل تكلفة نسبيًا مقارنة باستبدال موظف تقليدي.

3. تلبي احتياجات ومتطلبات محددة:
يتم تعيين المساعدين عن بعد بناءً على المتطلبات المحددة للعمل أو رائد الأعمال. يمكن إحضارهم كأعضاء فريق بدوام جزئي أو بدوام كامل يتم دفع رواتبهم بالساعة أو التعاقد مع مشروع تلو الآخر عند الحاجة.

تُدفع خدمة المساعدة عن بُعد فقط مقابل العمل المنجز على النحو المتفق عليه ، سواء شفهيًا أو تعاقديًا ، في بداية هذه العلاقة المهنية. ومع ذلك ، نظرًا لتقلب التدفقات النقدية ، يجد العديد من أصحاب الأعمال أن هذا الترتيب مفضلًا وفعالًا من حيث التكلفة من جلب موظف إلى بيئة عمل تقليدية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن عدم الاضطرار إلى توفير مساحة مكتبية فعلية ، ومكاتب العمل ، وأجهزة الكمبيوتر ، وما إلى ذلك ، يساعد في الحفاظ على انخفاض التكاليف العامة.

بالإضافة إلى ذلك ، نظرًا لأن الخدم المساعدين عن بُعد غالبًا ما يعملون مع عملاء متعددين ، فإنهم معتادون على التكيف مع أساليب الإدارة المختلفة. يتيح لهم ذلك التعرف بسرعة على ما يجب فعله وما يجب تجنبه في أنظمة وبيئات العمل المختلفة.

بدون تدريب الموظف التقليدي باستمرار على التقنيات الجديدة أو المنصات الناشئة ، يوفر أصحاب الأعمال المزيد من رأس المال للاستثمار في مجالات عمل أخرى.

4. توفير الوقت:
عادةً ما يتولى المساعدون عن بُعد مهام إدارية أو لمسية أو متكررة ، ويمكنهم ، إلى حد كبير ، توفير الوقت لأعضاء الفريق الآخرين لأداء مهام أكثر ميلًا نحو بناء الإيرادات أو توليد العملاء المحتملين.

تعتبر المهام مثل تدوين الملاحظات وتقديم تقارير عن النفقات الشهرية وتتبع الفواتير وإنشاء محتوى لمنصات التواصل الاجتماعي والرد على استفسارات العملاء ضرورية لتشغيل الأعمال التجارية.
ومع ذلك ، فإن هذه المهام تستغرق الكثير من الوقت عندما يتم تنفيذ مهام أخرى حاسمة.

عندما يقوم أصحاب الأعمال بتفويض هذه الخدمات الإضافية إلى مساعد افتراضي ، فإنهم يكتسبون مساحة ذهنية للتفكير بشكل استراتيجي ، ويركزون على توسيع شبكتهم بالطاقة والحماس ، ويطورون أفكارًا جديدة للأعمال.

خدمة المساعدة عن بعد مطلوبة لأنهم يعملون داخل الشركة ، مما يسمح للمالكين ورجال الأعمال بالعمل في الجوانب الأساسية الأخرى لأعمالهم.

5. التأثير الإيجابي على الأعمال التجارية:

عندما لا يكون أصحاب الأعمال مقيدون بمهام منخفضة المستوى لا تقل أهمية عن ذلك ، يمكنهم ابتكار شركاتهم وتنميتها. على سبيل المثال ، هناك طلب كبير على خدمة المساعدة عن بُعد حاليًا لأن الإحصائيات تظهر أن تعهيد المهام الإدارية ، مثل إدارة التقويم وجهود دعم العملاء وإدارة البريد الإلكتروني وكتابة المدونات ، يمكن أن يسد الفجوة بين الشركات الناشئة والنمو بكفاءة! ملحوظة ، أليس كذلك؟

طرح 84.4٪ من أصحاب الأعمال الذين قابلتهم VirtuDesk وجهات نظرهم حول التأثير الإيجابي على أعمالهم منذ أن أسندوا المهام إلى مساعد بعيد. بالإضافة إلى ذلك ، ذكرت العديد من التقارير التي سجلت معدلات نمو عالية بسبب مساهمات مساعديهم عن بعد أنه يمكنهم التركيز بشكل أكبر على المهام المعقدة من خلال الاستفادة من الخدمات مثل خدمة المساعد التنفيذي عن بعد.

شكل المساعدون عن بعد ، بشكل عام ، تحيزًا نحو التعلم ، والذي يمكن أن يكون مفيدًا إضافيًا لأصحاب الأعمال الذين يحتاجون إلى مزيد من الوقت أو القدرة على التطلع إلى المستقبل فيما يتعلق بالتدريب.

6. يسمح لك بالاستعانة بمصادر خارجية للمواهب:
إذا كنت صاحب عمل ، أو أنهكتك في كتابة المدونة أو سئمت من الاضطرار إلى ابتكار منشورات ذكية على وسائل التواصل الاجتماعي كل يوم باستمرار ، فستجد أن هذا الوقت سيكون مروعًا عندما تضطر إلى قضاء هذه المهام.

على الرغم من التزامك باستراتيجيتك لوسائل التواصل الاجتماعي ، إلا أن الكتابة تستغرق وقتًا أطول للجميع ، وقد تجد إنشاء منشورات مملة ومحبطة. بالإضافة إلى ذلك ، فإن توقع هذه المهمة كل أسبوع سيزيد من التوتر والقلق الاجتماعي ، والذي يمكن أن يكون مصدر إلهاء حتى عند أداء مهام أخرى.

مجرد إدراك أنك بحاجة إلى الجلوس وقضاء وقتك في تطوير مدونة لموقع الويب الخاص بك قد يكون أمرًا محزنًا! قد يؤدي ذلك إلى الانتهاء من التسويف أو التسويف أو تدوير العجلات نحو الإرهاق مع ساعات ثمينة في البالوعة.

تعد كتابة المدونات وإدارة الوسائط الاجتماعية أمرًا مثاليًا للاستعانة بمصادر خارجية لخدمة فعالة للمساعدة عن بُعد. يمكن للمساعد البعيد الإبداعي إنهاء هذه الوظيفة الأساسية في وقت أقل مما قد يستغرقه إكمالها. بالإضافة إلى ذلك ، تم تجهيز المساعدين عن بعد بالمهارات للعثور على صوتك وتوجيه رسالة علامتك التجارية عبر منشورات قوية تحول جمهورك المستهدف وزوار الصفحة إلى مشتركين!

7. نطاق قابلية التوسع:
أصحاب الأعمال ليسوا غرباء عندما يتعلق الأمر بزيادة عبء عملهم من خلال إعداد عميل جديد ، أو متطلبات العميل الإضافية للوفاء بها ، أو إجازة موظف داخلي غير مخطط لها.

تتطلب مثل هذه المواقف تفكيرًا سريعًا في القدمين وإجراءات سريعة من الإدارة المركزية.

ومع ذلك ، نظرًا للزيادة العرضية ، يجد معظمهم صعوبة في الاستثمار في حزمة تعويضات مربحة لتوظيف موظف بدوام كامل. تعمل خدمة المساعدة عن بُعد كمجموعة مثالية من الأيدي الإضافية لإكمال تلك المشاريع المحددة ضمن الإطار الزمني المحدد دون إحداث فجوة في جيب الأعمال.

الحد الأدنى!

خدمة المساعدة عن بعد هي مستقبل الأعمال. بالطبع ، كانت خدمات المساعد عن بعد موجودة منذ زمن بعيد ، لكن الوباء جعل الأمر أكثر وضوحًا أن العمل عن بُعد هو السبيل للذهاب!

بالإضافة إلى ذلك ، هناك العديد من الامتيازات للعمل كمساعد عن بعد ، وتستفيد الشركات من خدمات المساعدة عن بُعد لأنه مع المساعدين عن بُعد ، لا يتعين عليك سوى الدفع مقابل الخدمة التي يقدمونها دون دفع أي تكاليف غير ضرورية.