ما هو التوقيع الإلكتروني: فرصة للرقمنة

تعد التوقيعات الإلكترونية طريقة مثالية لرقمنة العمليات وإعادة التفكير فيها بشكل كامل لجعلها أكثر كفاءة ، والقضاء على حالات عدم الاستقرار التي غالبًا ما تميز العمليات التقليدية.

القيمة القانونية وإمكانية استخدامها في مواقف متعددة تجعلها أداة قوية في دعم الرقمنة.

ما هو التوقيع الالكتروني؟

التوقيع الإلكتروني هو تقنية تجعل من الممكن توقيع مستند أو عقد دون طباعته ودون وضع توقيع بخط اليد عليه.

عند توقيع العقد إلكترونيًا ، نربط مجموعة من البيانات الإلكترونية ، التي تنشئ التوقيع الإلكتروني نفسه ، بمجموعة أخرى من البيانات الإلكترونية ، والتي تشكل المستند أو العقد الذي نحتاج إلى توقيعه.

يمكن القيام بذلك ببساطة عن طريق النقر على زر ، على سبيل المثال.

يضمن Scrive ، وهو شريك Doxee للتوقيعات الإلكترونية ، إثبات هذه العناصر الرئيسية بفضل حزمة الأدلة ، وهي مجموعة من المعلومات التي تصف جميع الأحداث المختلفة التي يمر بها المستند ، والمرفقة بالوثيقة الموقعة نفسها. يتم إرفاق حزمة أدلة Scrive ، التي تحدد معايير الصناعة ، بكل وثيقة موقعة. إنها مجموعة مفصلة ، والأهم من ذلك ، مجموعة كاملة من الأدلة عالية الجودة تشمل كل حدث في عملية توقيع المستند ، من اللحظة التي ينتهي فيها المؤلف من إعداد المستند للتوقيع حتى يتم ختم الوثيقة النهائية الموقعة رقمياً.

هل التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونا؟

تعد التوقيعات الإلكترونية ملزمة قانونًا بفضل العناصر الثلاثة الموجودة داخل حزمة الأدلة التي يجب أن تكون دائمًا حاضرة وواضحة ، بغض النظر عن تنسيق المستند - ورقي أو رقمي ، وهي تحدد دورة حياة المستند الموقع - من لحظة مشاركته مع الطرف المقابل عند توقيعه.

يمكن تلخيص العناصر الثلاثة التي تضمن القيمة القانونية للعقد الموقع على النحو التالي:

• دليل النية ، أي نية الموقّع الموافقة على الوثيقة ومحتواها
• هوية الموقّع
• سلامة المستند نفسه ، تأكد من عدم العبث به.

تتكون الأدلة التي تم جمعها في حزمة الأدلة من سجلات تدقيق توضح ، على سبيل المثال:

• لقطة شاشة للاتفاقية في Scrive UI ، لإثبات النية
• إثبات هوية الموقّع ، والذي قد يكون عنوان بريده الإلكتروني أو رقم هاتفه أو أي وسيلة أخرى لهوية الهوية الإلكترونية
• مراجع الوقت التي تُظهر التاريخ والوقت الدقيق للأحداث ، مثل التعريف وفتح المستند والتوقيع
• أخيرًا ، يتم لصق توقيع رقمي (أو ختم رقمي ) على المستند الموقع: سيمنع هذا من العبث به ويضمن سلامته

عندما نتحدث عن التوقيعات الإلكترونية في أي دولة من دول الاتحاد الأوروبي ، يجب علينا دائمًا التفكير أولاً في لائحة eIDAS ، التي تنظم الأنواع المختلفة للتوقيع الإلكتروني وبخصائص مختلفة من وجهة نظر تكنولوجية وقانونية. هذا هو السبب في أن استخدام وتنفيذ حلول التوقيع الإلكتروني يوفر فرصة قوية لإنشاء خدمات جديدة وتحقيق كفاءة أكبر في الأعمال العادية وعمليات الإعداد الرقمية.

لماذا تستخدم التوقيع الإلكتروني لتبسيط العمليات الرقمية الخاصة بك؟

يساعد تنفيذ التوقيع الإلكتروني في تسريع عمليات التوقيع ، حيث أنه يجعل من الممكن توقيع العقد في أي وقت وفي أي مكان ومن أي جهاز ، سواء كان جهاز كمبيوتر شخصي أو هاتف ذكي. بناءً على العملية المحددة ونوع العقد ، يمكنك اختيار حل التوقيع الإلكتروني الأنسب للمتطلبات. هذه مجرد أمثلة على فوائد التوقيع الإلكتروني ، الذي يجعل من الممكن الوصول إلى الهدف النهائي: تبسيط العملية الرقمية.

من بين الفوائد المباشرة ، هناك: انخفاض تكاليف الإدارة ، وتبسيط توقيت العمليات ، وإمكانية الحصول على توقيعات ذات قيمة قانونية كاملة في بضع خطوات فقط ، حتى عندما يكون هناك أكثر من موقع واحد.

غالبًا ما تكون التواقيع الإلكترونية الأساسية (BES) والتوقيعات الإلكترونية المتقدمة (AES) هي الخيار الأفضل عندما يتعلق الأمر بالرقمنة على متن الطائرة أو عمليات التوقيع: فهي تجمع بين الحاجة إلى الكفاءة والحاجة إلى وجود مستندات ملزمة قانونًا. BES و AES سهل الاستخدام ومجانيان للموقِّعين. علاوة على ذلك ، لا يحتاج المستخدمون إلى إدارة بيانات اعتماد شخصية جديدة أو كلمات مرور أو أجهزة إضافية ، مثل البطاقات الذكية أو رموز USB. كل ما يحتاجونه للوصول إلى المستند والتوقيع عليه هو عنوان البريد الإلكتروني والهاتف المحمول ووسيلة التعريف.

ما يمكنك فعله بالتوقيعات الإلكترونية

في السنوات الأخيرة ، تم تحويل جميع عمليات الشراء تقريبًا إلى معاملات عبر الإنترنت ، من شراء جميع أنواع المنتجات ، إلى توقيع العقود ، ومن توريد الخدمات وعقود التأمين إلى إنشاء حساب مصرفي جديد.

العديد من المعاملات التي تم تحويلها الآن إلى عمليات رقمية كانت ممكنة في يوم من الأيام فقط في وجود أو بدعم أساسي من المشغل.

هذا هو بالضبط ما نعنيه عندما نتحدث عن الإعداد الرقمي . يتكون الإعداد الرقمي من عملية تقوم برقمنة جميع الخطوات اللازمة للسماح للعميل الجديد بمتابعة شراء منتج أو تنشيط خدمة.

قد تتساءل لماذا قدمنا ​​هذا المفهوم وما علاقته بالتوقيعات الإلكترونية.

يمكن تحويل كل علاقة مع العميل ، سواء أكان عميلًا جديدًا أم قائمًا ، إلى علاقة رقمية ، مما يجعلها أكثر كفاءة وإرضاءً لكلا الجانبين. ولكن كيف؟

لتنفيذ عملية الإعداد الرقمي ، نحتاج إلى البدء بالنظر في كل خطوة من خطوات العلاقة مع العميل وفهم أفضل طريقة لرقمنتها ، مع ضمان أننا نقدم دائمًا الدعم اللازم والتعويض عن غياب "الإنسان" المكون ، أي الاتصال بالمشغل.

هذا هو بالضبط الوقت الذي يمكن فيه دمج التوقيعات الإلكترونية بنجاح ، كأداة تحول لحظة الحصول على التوقيع إلى عملية فعالة وغير احتكاكية وموفرة للوقت. إذا أخذنا السيناريو الإيطالي كمثال ، تظهر الأبحاث أن:

• بعد جائحة COVID-19 ، يتوقع 68٪ من الإيطاليين أن يكونوا قادرين على الوصول إلى الشركات من خلال القنوات الرقمية (IlSole24Ore)
• يعد الإعداد الرقمي ، بما في ذلك التوقيع الإلكتروني للعقود ، أحد أهم 10 أولويات استثمارية للقطاع المصرفي (تقرير ABILab ، 2022).

لذا ، دعنا نتعمق في بعض الأمثلة ونرى كيفية استخدام التوقيعات الإلكترونية لإطلاق العنان لفرص الرقمنة الرئيسية.

حالة استخدام: قطاع المرافق

أحد الأنشطة التي أدت إلى طوابير أقصر في العدادات الشخصية لصالح الرقمية هو شراء عقود جديدة للإمدادات متعددة المرافق والإدارة اللاحقة لجميع المراحل والأنشطة ذات الصلة. في هذه الحالة ، يمكن استخدام حل التوقيع الإلكتروني الأساسي بشكل فعال ، ربما في شكل BES "قوي". أسهل طريقة لزيادة قيمة SES هي استخدام رمز OTP (كلمة مرور لمرة واحدة) لإرساله إلى الموقّع عبر الرسائل القصيرة أو التطبيق أو البريد الإلكتروني. يعد إرسال رمز OTP إلى جهاز يملكه الموقّع شكلاً من أشكال المصادقة من قبلهم ويسمح للشخص بتأكيد استعداده للتوقيع على تلك الوثيقة المعينة.

يمكن بسهولة إتاحة المستندات الضرورية للتوقيع عن طريق البريد الإلكتروني أو عن طريق تحميلها على منطقة ويب مخصصة ، ويصبح من الممكن إنشاء تجربة عملاء رقمية ثرية وشخصية بشكل متزايد.

بالإضافة إلى إضفاء الطابع المادي على العقود والاشتراكات ، من الممكن أيضًا إنشاء عمليات حيث لم تعد التفاعلات الأخرى بين الشركة والعميل تحدث على العداد أو عبر الهاتف ، ولكن رقميًا. من خلال سير العمل الصحيح ونقاط الاتصال الضرورية ودعوات الحث على اتخاذ إجراء ، يمكنك أن تقدم للعملاء خيار تحديد موعد مع أحد المشغلين أو تنشيط خدمة جديدة ببضع نقرات فقط ، وبالتالي خلق فرص بيع متقاطع وزيادة البيع. يمكن إتاحة جميع المستندات للتوقيع عن طريق البريد الإلكتروني أو من خلال منطقة ويب مخصصة ، ويصبح من الممكن إنشاء تجربة عملاء رقمية غنية وشخصية بشكل متزايد.

التوقيع الإلكتروني في مستندات الموارد البشرية

يمكن أيضًا استخدام توقيع إلكتروني بسيط لإضفاء الطابع المادي على بعض تقارير وعمليات الموارد البشرية وتبسيطها. على سبيل المثال ، يمكن استخدام توقيع إلكتروني بسيط عند طلب وقت الإجازة ، أو إجازة الغياب ، أو طلبات التدريب ، أو مطالبات النفقات. وفي هذا الصدد ، تجدر الإشارة إلى توضيح حديث من وكالة الإيرادات الإيطالية ورد في الرد رقم. رقم 740 بتاريخ 20 أكتوبر 2021 بشأن إدارة تقارير النفقات ، وهو نوع شائع جدًا من المستندات في الموارد البشرية. أوضح رد الوكالة الإيطالية أن تقارير النفقات الرقمية لا تتطلب توقيعًا إلكترونيًا مؤهلًا أو توقيعًا متقدمًا من قبل الموظف ، مما يجعل من المعقول تمامًا استخدام توقيع إلكتروني أساسي.

التوقيع الإلكتروني لإشعارات الخصوصية

يمكن توقيع سياسات الخصوصية من خلالحل توقيع إلكتروني بسيط بمجرد أن تتاح الفرصة للموقّع لعرض المستند نفسه وقراءته بشكل صحيح.يمكن أيضًا تنفيذ ذلك عبر البريد الإلكتروني أو يمكن توفير المعلومات على منطقة ويب خاصة يصل إليها الموقّع بزوج من بيانات الاعتماد. يمكن وضع الدعوة إلى اتخاذ إجراء للتوقيع ، في شكل حل بالإشارة والنقر (على سبيل المثال ، زر يعبر بوضوح عن الرغبة في التوقيع على المستند) في نهاية الإفصاح بحيث يمكن للموقّع بشكل صحيح اظهرها.

التوقيع الإلكتروني لاعتماد عروض الأسعار وأوامر الشراء

يعد قبول تقدير أو أمر شراء نشاطًا آخر يمكن القيام به عن طريق إلحاق توقيع إلكتروني أساسي ، وبالتالي رقمنة هذه الأنواع من المعاملات وتحقيق الكفاءة فيها. في هذه الحالة أيضًا ، يسمح لك التوقيع الإلكتروني الأساسي بتبسيط العمليات التي قد تتطلب بخلاف ذلك تبادل المستندات المختلفة وطباعتها ومسحها ضوئيًا للحصول على توقيع بخط اليد. يتم تقليل هذه الخطوات بشكل كبير ، إن لم يتم إلغاؤها ، مع اعتماد النهج الرقمي. علاوة على ذلك ، يتم تحديد القيمة القانونية للتوقيع الإلكتروني الأساسي بوضوح في لائحة eIDAS الأوروبية ، بينما لا يمكن قول الشيء نفسه بالنسبة للتوقيعات المكتوبة بخط اليد الممسوحة ضوئيًا.

تمت كتابة المقالة بالاشتراك مع Scrive.