ما هو برنامج تتبع القبول ولماذا يجب أن أهتم؟

مع تحول كل شيء إلى عالم رقمي في عالمنا ، فليس من المستغرب أن المزيد والمزيد من الكليات والجامعات تختار التسجيل عبر الإنترنت. ليس ذلك فحسب ، بل إنهم يبتعدون أيضًا عن الأساليب التقليدية لعملية التطبيقات. لتوفير الوقت والمساحة والمال ، تتجه العديد من المؤسسات الآن إلى برامج تتبع القبول.

برنامج تتبع القبول هو برنامج مصمم للمساعدة في تبسيط عمليات القبول بالمدرسة. اعتمادًا على البرنامج الذي تختاره ، يمكن لمكاتب القبول أيضًا استخدام برنامج التتبع الخاص بهم لمراقبة الطلاب الحاليين. يتضمن ذلك تتبع:

• التخصصات التي يختارون متابعتها

• أنشطتهم اللامنهجية

• مواعيد التخرج المتوقعة

• اختيار الانضمام لجمعية الخريجين

يعد هذا النوع من البرامج رائعًا للتعليم العالي لأنه يساعد في جمع بيانات الطلاب القيمة التي يمكن استخدامها بعد ذلك أثناء عملية القبول. يمكن بعد ذلك مقارنة هذه البيانات بمعايير القبول الحالية ، مما يجعل عملية الاختيار أقل صعوبة. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات جنبًا إلى جنب مع أنظمة معلومات الطلاب للمساعدة في تبسيط تجربة الطالب الجامعية بالكامل.

لماذا أزواج برامج تتبع القبول بشكل جيد مع أتمتة البريد الإلكتروني

في حين أن برنامج تتبع القبول في الكلية قد يبدو كما لو كان له استخدام أساسي ، عند دمجه مع البرنامج المصاحب المناسب ، يمكن جمع معلومات قيمة. يمكن بعد ذلك استخدام هذه المعلومات لتبسيط مهنة الطالب الجامعية بالكامل.

على سبيل المثال ، يمكن توصيل هذه البيانات ببرنامج CRM في الحرم الجامعي الخاص بك للمساعدة في إنشاء رسائل بريد إلكتروني مؤتمتة تتعلق بهم وباحتياجاتهم على وجه التحديد. هذا يعني أن إرسال رسائل البريد الإلكتروني التالية يمكن أن يكون أسهل بكثير:

• حالة التطبيق

• مدفوعات الرسوم المستحقة

• الأحداث القادمة مصممة لمجال دراستهم

• أحداث / إشعارات خاصة بالحرم الجامعي والمزيد

4 أمثلة من العالم الحقيقي لبرامج تتبع القبول تعمل جنبًا إلى جنب مع أتمتة البريد الإلكتروني

الهدف من أتمتة البريد الإلكتروني هو إرسال رسائل البريد الإلكتروني الصحيحة إلى الأفراد المناسبين في الوقت المناسب. للقيام بذلك ، يجب أن تكون الكليات قادرة على جمع بيانات قيمة عن طلابها بحيث يرسلون لهم دائمًا محتوى ذي صلة. هذا هو السبب في أن وجود برنامج تتبع القبول يمكن أن يكون أمرًا حيويًا لمؤسسة التعليم العالي.

باستخدام المعلومات التي يتم جمعها بواسطة هذا البرنامج ، يمكن تنسيق رسائل البريد الإلكتروني وفقًا لاحتياجات الطالب. هذا يساعد على تجنب أي وجميع المعلومات غير الضرورية.

من خلال الجمع بين برنامج تتبع القبول وبرنامج CRM في كليتك ، يمكنك إرسال رسائل بريد إلكتروني مصممة بعناية مثل الرسائل الأربع المدرجة أدناه.

البريد الإلكتروني للأحداث الرياضية

بقدر ما يمكن أن تكون الأحداث الرياضية الجامعية كبيرة ، فهي ليست دائمًا فنجان شاي للجميع.

يمكن أن يساعدك استخدام المعلومات من برنامج تتبع القبول في إنشاء قوائم بريد إلكتروني محددة. يمكن بعد ذلك تصميم هذه القوائم وإنشاؤها بناءً على مجالات الاهتمام.

هذا المثال رائع لأنه مخصص للفرد. يسمح للفرد بإجراء تغييرات البريد الإلكتروني الضرورية فورًا. يمكن للجامعات اتباع هذا المثال عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني تلقائية لشكر الطلاب المسجلين في أنشطة مختلفة ، بما في ذلك:

• رياضات

• مسرح

• فن وأكثر

يؤدي هذا إلى تقليل الموارد المهدرة وجعل الأفراد أكثر سعادة مع وجود بريد وارد أقل تشوشًا.

المصدر: بينتيريست

البريد الإلكتروني للقبول

على مدار العام ، يعاني الطلاب في جميع أنحاء العالم من فترة الانتظار المروعة قبل القبول. هذه هي الفترة بين التسجيل في الكليات التي يختارونها وانتظار الرد على قرار المؤسسة بشأن القبول. لقد ولت أيام رسائل قبول البريد الحلزون. بدلاً من ذلك ، يختار المزيد والمزيد من مؤسسات التعليم العالي استخدام البريد الإلكتروني لهذا الاتصال. ولأن هذه رسالة مهمة ومثيرة لمشاركتها مع الطلاب المحتملين ، فهناك العديد من الطرق التي يمكنك من خلالها الاستفادة من ميزات البريد الإلكتروني لجعله بريدًا إلكترونيًا خاصًا ومخصصًا حقًا.

في هذا المثال أدناه ، تلقت طالبة إشعارًا بالبريد الإلكتروني فقط لفتح الرسالة والاحتفال بقبولها في جامعة ولاية كارولينا الشمالية.

بالنسبة للجامعات والكليات التي تختار استخدام برنامج تتبع القبول بالاقتران مع برنامج CRM الخاص بهم ، بمجرد قبول طلب الطالب ، يمكن للبرنامج إطلاق حملة قبول بالبريد الإلكتروني. هذا ممتاز لأنه يسمح لمؤسسات التعليم العالي بالارتباط بمواردها القيمة ، مثل:

• حزم معلومات الطالب

• معلومات الإدارة المالية وأكثر من ذلك بكثير

المصدر: تويتر

البريد الإلكتروني لعيد ميلاد الطالب

أظهر لطلابك أنك تهتم! بدلاً من معاملتهم كطالب آخر ، لماذا لا تأخذ الوقت الكافي لإنشاء وإرسال رسائل بريد إلكتروني بمناسبة أعياد الميلاد إلى طلابك؟

يمكن جعل هذه العملية بسيطة للغاية باستخدام البيانات التي تم جمعها بواسطة برنامج تتبع القبول. والأفضل من ذلك ، بمجرد دمجها مع أنظمة معلومات الطلاب أو برنامج CRM ، يمكنك تلقائيًا إرسال رسائل مثل هذه من جامعة إلينوي الشرقية مع اقتراب عيد ميلاد الطالب أو عيد ميلاد الخريجين.

يمكن تطبيق هذا المفهوم على مختلف المناسبات السنوية للطلاب ، بما في ذلك:

• تخرج

• أيام الانتقال

• أنشطة الحرم الجامعي المتعلقة بمجال اهتمام الطالب

  

المصدر: Gmail

البريد الإلكتروني لجمعية الخريجين

بعد التخرج ، لا يجب أن تنتهي علاقة الطالب بالمؤسسة عند هذا الحد. بمجرد أن يبدأ الطالب في الاقتراب من التخرج ، يمكن إرسال حملة رابطة الخريجين.

يمكن استخدام هذه الحملات لمطالبة الطالب بالانضمام إلى الجمعية قبل التخرج ، مع إرسال بريد إلكتروني للتذكير بعد تخرجه. إذا لم يتم دفع رسوم الخريجين أو اختار الطالب ترك عضويته تنقضي ، فيمكن أيضًا إرسال رسائل تذكير بالبريد الإلكتروني.

تعد حملات إعادة المشاركة عبر البريد الإلكتروني أيضًا طريقة رائعة لاستخدام المعلومات التي تم جمعها بواسطة برنامج تتبع القبول وأنظمة معلومات الطلاب الأخرى. إذا لاحظت أن أحد الطلاب قد سقط من قائمة الخريجين ، فيمكنك بدء حملة بريد إلكتروني لإعادة المشاركة لمحاولة حثهم على العودة.

المصدر: Gmail

أفضل ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني للتعليم العالي

إن معرفة كيفية استخدام برنامج تتبع القبول بالتزامن مع جهود التسويق عبر البريد الإلكتروني أمر رائع. ومع ذلك ، يجب أن نغطي بعض أفضل ممارسات التسويق عبر البريد الإلكتروني لمؤسسات التعليم العالي.

مع تحول كل شيء رقميًا ، قد يتساءل البعض عن سبب التركيز على البريد الإلكتروني ، ولدينا إجابتك. البريد الإلكتروني هو القناة الرقمية التي تحقق حاليًا أعلى عائد إجمالي على الاستثمار. مقابل كل دولار يتم إنفاقه ، يولد التسويق عبر البريد الإلكتروني 38 دولارًا في عائد الاستثمار.

بالتأكيد ، يمكن لوسائل التواصل الاجتماعي أن تلعب دورًا كبيرًا في التواصل. ومع ذلك ، يعتبر البريد الإلكتروني أكثر فاعلية بمقدار 40 مرة تقريبًا من كل من Facebook و Twitter مجتمعين.

لتبدأ ، إليك بعض النصائح لإنشاء حملة بريد إلكتروني ناجحة للتعليم العالي.

قسّم قوائم بريدك الإلكتروني

يعد تقسيم قوائم بريدك الإلكتروني بشكل صحيح أمرًا حيويًا ، خاصة للكليات والجامعات. هذه المؤسسات لديها قوائم بريد إلكتروني ضخمة ، وببساطة ترسل نفس المحتوى لكل منها ، وكل فرد هو مضيعة للوقت والمطالبة. لذلك ، يعد تقسيم قوائم بريدك الإلكتروني إلى فئات مثل ما يلي أمرًا في غاية الأهمية:

• حالة التسجيل

• التخصص أو المدرسة

• حالة المعيشة في الحرم الجامعي

• موقع المنزل

• الاهتمامات اللامنهجية

• نوادي اجتماعية

الآن ، تبدو هذه القوائم مألوفة ، ويجب أن يتم ذلك لأنه يمكن جمع هذه البيانات باستخدام برنامج تتبع القبول الخاص بك. بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، يمكنك تقسيم قوائمك وفقًا لذلك ، مما يضمن حصول الجميع على المحتوى ذي الصلة على الفور.

التخصيص أمر حيوي

إلى جانب التقسيم يأتي التخصيص ، والتخصيص هو أكثر بكثير من مجرد تضمين اسم الطالب في بداية البريد الإلكتروني. يتعلق التخصيص ، مرة أخرى ، بإرسال المحتوى الصحيح إلى القارئ المناسب عندما يكون في أمس الحاجة إليه.

يتطلب هذا من المسوقين عبر البريد الإلكتروني التعرف على مشتركيهم بصدق ، وفي هذه الحالة ، الطلاب داخل وخارج الحرم الجامعي. كما هو الحال مع تقسيم القائمة ، ستحتاج إلى معرفة اهتمامات الطلاب والأكاديمية وغير المنهجية وكيف يقضون وقتهم والمزيد. بمجرد حصولك على هذه المعلومات ، وقمت بتقسيمها وفقًا لذلك ، يمكنك إرسال الرسائل ذات الصلة والمخصصة التي سيجدونها مفيدة لهم.

صمم بريدك الإلكتروني لجميع الأجهزة

مع انتقال كل شيء عبر الإنترنت ، من الضروري الحفاظ على تماسك العلامة التجارية. هذا يعني وجود نفس العلامة التجارية عبر موقع الويب الخاص بك والمواد المطبوعة والبريد الإلكتروني الخاص بك. نظرًا لمدى أهمية البريد الإلكتروني للطالب اليومي ، فإن ضمان فتح رسائل البريد الإلكتروني في الحرم الجامعي بشكل صحيح عبر جميع الأجهزة أمر بالغ الأهمية.

اعتاد أن يكون كافيًا أن يكون لديك تصميم بريد إلكتروني سريع الاستجابة. هذا يعني أن رسالتك ستغير حجمها اعتمادًا على حجم شاشة الجهاز التي تم عرضها عليها. على الرغم من أن هذه كانت خطوة في الاتجاه الصحيح ، إلا أنها لا تضمن إمكانية عرض كل المحتوى الخاص بك بسهولة.

بدلاً من ذلك ، من المهم التأكد من أن رسائلك الإلكترونية مصممة بحيث تكون متوافقة مع الجوّال. هذا يعني أن بريدك الإلكتروني سيبدو كما هو بغض النظر عن الجهاز الذي يستخدمه القارئ. على الرغم من أنه ليس مثاليًا ، إلا أنه سرعان ما أصبح المعيار حيث بدأ المزيد من الأشخاص في فتح رسائل البريد الإلكتروني والتفاعل معها على أجهزتهم المحمولة وهواتفهم الذكية.

المصدر: إيما

اختبر دائمًا قبل الإرسال

لا يمكن التأكيد على هذا بما فيه الكفاية. يساعد اختبار رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك مع عينة صغيرة من قائمة البريد الإلكتروني الخاصة بك على التأكد من أنك ترسل المعلومات الصحيحة إلى أولئك الذين يرغبون في تلقيها. يسمح لك اختبار A / B باختبار مكونات مختلفة من بريدك الإلكتروني. يتم ذلك عن طريق إنشاء إصدار "أ" وإصدار "ب" ، والذي يتم إرساله بعد ذلك إلى عيّنتين صغيرتين من قائمة بريدك الإلكتروني. أيهما يعمل بشكل أفضل هو الذي يجب إرساله إلى بقية قائمة بريدك الإلكتروني.

يتم إحتوائه

يعد برنامج تتبع القبول أداة رائعة لمسوقي البريد الإلكتروني في الكليات والجامعات لأسباب عديدة. والأهم من ذلك ، أنه يساعدهم على جمع المعلومات المهمة اللازمة لإرسال رسائل بريد إلكتروني عالية الجودة إلى الطلاب والموظفين. بمجرد حصولهم على هذه المعلومات ، سيساعدك اتخاذ هذه الخطوات الأربع في تصميم أفضل حملة بريد إلكتروني تناسب احتياجات مؤسستك:

• قسّم قوائم بريدك الإلكتروني

• التخصيص أمر لا بد منه

• تصميم صديق الهاتف أمر بالغ الأهمية

• اختبر دائمًا قبل الإرسال

مع أكثر من 800 جامعة حول العالم تستفيد من Emma HQ ، ألا تعتقد أن الوقت قد حان لمعرفة ما يدور حوله كل هذا الضجيج؟ اطلب العرض التوضيحي الخاص بك اليوم.