ما هو طلب الشراء؟ نظرة عامة على أوامر الشراء

لنتحدث عن أوامر الشراء وإدارة مورديك.
لتشغيل مشروعك الصغير ، فأنت تحتاج إلى سلعة أو خدمة معينة ، لذلك يمكنك الاتصال بالموردين وتوضيح متطلباتك. يقدمونها. عليك أن تدفع لهم. انتهت القصة.
يبدو بسيطًا جدًا؟ إنها. نعم ، يمكن أن يكون إجراء الحصول على العناصر أكثر تعقيدًا مما تم وصفه سابقًا. يمكن أن تحدث مشكلات في الدفع ونقص الإمدادات وسوء الفهم الذي يؤدي إلى شحنات غير مناسبة وتأخيرات في الجدول الزمني.

ولكن ليس من المستحيل الحصول على الخدمات من موردين موثوقين بطريقة سلسة وفي الوقت المناسب - فهذا ممكن ، ويمكن أن يساعد استخدام أوامر الشراء.

ما هو طلب الشراء؟

أوامر الشراء هي بالتأكيد شيء تصادفه كل يوم أثناء إدارتك لمستلزمات الشركة. أمر الشراء ، أو PO ، هو مستند رسمي يسلمه العميل إلى البائع لتفويض المعاملة. يتضمن التفاصيل المهمة المتعلقة بالشراء مثل تاريخ الطلب والمبلغ والسعر وشروط الدفع وتاريخ التسليم. لكل أمر شراء رقم مرجعي محدد يُستخدم للتتبع والإشراف.

أوامر الشراء ضرورية للحصول على الإمدادات الخاصة بك ، وتتبع المخزون الخاص بك ، والحصول على الأموال. لذلك ، فإن أحد المكونات الأساسية للمعاملات التجارية هو أمر الشراء. إنهم يتابعون معاملاتك المالية ، من شراء الإمدادات إلى بيع البضائع الجاهزة. ببساطة ، يعد أمر الشراء مستندًا مهمًا لكل من المشتري والبائع يحتوي على تفاصيل تتعلق بالمعاملة ويمكن استخدامه كمرجع في حالة الاختلاف أو سوء الفهم.

معنى رقم أمر الشراء: رقم أمر الشراء مشابه لرقم الفاتورة ويحدد طلبًا معينًا تم وضعه أمام البائع.

فوائد طلب الشراء

يعتبر أمر الشراء مفيدًا جدًا للشركات لأنه:

• يساعد في تتبع المدفوعات والطلبات
• يسجل المبالغ المدفوعة لمختلف البائعين.
• يحتفظ بسجلات للتدقيق
• يدير المراجع للمراسلات المستقبلية

أنواع أوامر الشراء

من الضروري أن تتذكر أنه ليست كل أوامر الشراء تتم بشكل متساوٍ. إذا رأيت طلب شراء واحدًا ، فمن المحتمل أنك رأيتهم جميعًا بحلول هذا الوقت ، لكن هذا ليس هو الحال. هناك خمسة أنواع مختلفة من أوامر الشراء ، وكل منها يحمل قدرًا مختلفًا من المعلومات.

1. أوامر الشراء القياسية

أوامر الشراء الأكثر شيوعًا والأكثر شهرة هي أوامر الشراء القياسية. في هذه الحالة ، يكون المشتري على دراية بتفاصيل المعاملة ويمكنه تحديد المنتج أو الخدمة التي يشتريها ، بالإضافة إلى الكمية وتاريخ التسليم وشروط الدفع.
على سبيل المثال ، قد ترسل شركة ذات خراطيش حبر منخفضة في الطابعة أمر شراء عادي لأنها متأكدة من الكمية وتاريخ التسليم المطلوبين.
بناءً على متطلباتك ، يمكن إنشاء أوامر الشراء القياسية لمجموعة متنوعة من الأغراض المختلفة مثل:

• لتزويدها بالخدمات
• التعاقد من الباطن
• شحنة

2. أوامر الشراء المخطط لها

من خلال تقديم طلب شراء مجدول مقدمًا ، يتوقع المشتري كمية البضائع التي ستحتاجها أعمالهم في المستقبل. يُعرف العنصر والسعر وشروط الدفع في هذه الحالة ، لكن الكمية وتاريخ التسليم تخميني وتعتمدان على التخمينات المتعلمة.
على سبيل المثال ، سيحدد المشتري المسؤول عدد خراطيش الطابعة التي يحتاجونها مع جدول تسليم أكثر مرونة إذا قامت نفس الشركة التي تعاني من انخفاض في خراطيش الطابعة بوضع أمر شراء مجدول.

3. أوامر الشراء الشاملة

عند استخدام أمر شراء شامل ، يقدم المشتري عدة طلبات في وقت واحد للمساومة على أسعار أقل.
على سبيل المثال ، قد تفكر الشركة في استخدام أمر شراء شامل لشراء خراطيش الطابعة والورق إذا كان ذلك سيسمح لها بالتفاوض على سعر أرخص من مورد واحد.

4. أوامر الشراء التعاقدية

النوع الأكثر رسمية هو أمر شراء العقد. في هذه الحالة ، يتم توقيع عقد يحدد شروط البيع من قبل المشتري والبائع قبل إصدار أمر الشراء الذي يشير إلى العقد. يتم توفير المستوى الأكثر شمولاً للدفاع القانوني من خلال هذا النوع من أوامر الشراء.
باستخدام مثال مستلزمات الطابعة ، ستكون هذه الشركات ملزمة باتفاقية أمر شراء العقد إذا أبرمت عقدًا مع مورِّدها يحدد البضائع والكمية والتسعير وجدول التسليم ثم تتابعه بأمر شراء منتظم.

5. أوامر الشراء الرقمية

يمكن أن يؤدي الإجراء المحدد لأوامر الشراء إلى إجراء عملية الشراء بسلاسة ويكون مفيدًا لكل من المشترين والبائعين.
في Microsoft Excel أو Open Office ، يمكن إنشاء أمر شراء رقمي ومشاركته بسرعة. عندما تفتح جدول بيانات جديدًا ، حدد المزيد من القوالب ، واكتب "فاتورة" في شريط البحث ، يمكنك الوصول إلى القوالب الموجودة مسبقًا.

الفرق بين الفواتير وأوامر الشراء

يكتب المشترون أوامر الشراء ، بينما يكتب البائعون الفواتير. عندما تكون هناك شروط دفع محددة (صافي 30 ، صافي 60 ، فوب ، وما إلى ذلك) ، يجوز للبائعين إرسال فاتورة لتحصيل المدفوعات. يمكنهم أيضًا إرسال فاتورة برصيد صفري للإشارة إلى استلام الدفعة للأمر.

يمكن العثور على معلومات مماثلة ، بما في ذلك عنوان الفواتير وعنوان الشحن ، في كل من أوامر الشراء والفواتير. غالبًا ما تتضمن الفواتير إشارة إلى رقم أمر الشراء إلى جانب رقم الفاتورة للتحقق من العلاقة والمراسلات بين المستندين.

تُعد حقيقة أن معلومات الطلب والتفاصيل الفنية الأخرى التي تظهر في أمر الشراء غير موجودة عادةً في الفاتورة فرقًا كبيرًا.

خطاب تنسيق طلب الشراء

يتم قبول تنسيق أمر الشراء في Word ، وكذلك Excel ، في كل مكان.

حتى نموذج أو نموذج طلب شراء موجود مسبقًا متاح عبر الإنترنت للتنزيل. يمكن استخدام ورقة Excel أو مستند Word لإنشاء تنسيق PO بسيط. توجد الحقول التالية بشكل شائع في أمر الشراء القياسي:

1. العنوان:

يحتوي قسم عنوان المستند على معلومات مهمة حول أمر الشراء وعملك. التفاصيل التالية متوفرة هنا:

• رقم أمر الشراء - هو رقم خاص يتم استخدامه لتتبع الطلب.
• تاريخ أمر الشراء - هو يوم إصدار أمر الشراء
• تفاصيل العميل - تتضمن اسم الشركة والعنوان المسجل ومعلومات ضريبة السلع والخدمات للمشتري.
• معرف المورد - يتم تعيين معرف البائع الفريد من قبل المشتري إلى بائع معين.

2. معلومات البائع:

يحتوي هذا على معلومات حول البائع ، مثل اسم الشركة والعنوان ومعلومات الاتصال ومعلومات ضريبة السلع والخدمات. للاحتفاظ بسجلات لعمليات التدقيق ، فإن بعض التفاصيل ضرورية.

3. تفاصيل التسليم:

يتم تضمين الوقت والموقع وطريقة التسليم في قسم تفاصيل التسليم. إذا كنت تريد إرسال المنتجات بالبريد ، فيجب عليك تضمين عنوان الشحن وأي معلومات أخرى ضرورية.

4. شروط الدفع:

يحتوي على معلومات حول الضرائب والشحن والخصومات وشروط الائتمان والشروط الأخرى. هذه البيانات هي عنصر حاسم في تنسيق أمر الشراء لأنها تساعد في إنشاء الفواتير ، وإذا لزم الأمر ، حل النزاعات المستقبلية.

5. تفاصيل الطلب:

يحتوي على معلومات حول الطلب ، مثل معرف SKU ، ووصف السلعة أو الخدمة ، والكمية المطلوبة ، والتكلفة لكل وحدة ، وتاريخ التسليم.
لذلك ، فإنه يوفر نظرة عامة على الطلب ، بما في ذلك التكلفة الإجمالية ورسوم التسليم والخصومات والضرائب.

كيف يعمل أمر الشراء؟

إجراء أمر الشراء بسيط إلى حد ما. قبل اختيار البائع أو البائع في القائمة المختصرة ، يجب عليك عمل قائمة بالعناصر الضرورية. التفاوض على شروط الشراء والسعر مع البائع هو المرحلة التالية. هذه هي الطريقة التي يتم بها إصدار أمر الشراء.

لفهم كيفية عمل أمر الشراء بشكل أفضل ، دعنا نفحص واحدًا من البداية إلى النهاية ، من الإنشاء إلى الدفع:

1. يقوم المشتري بإنشاء أمر شراء

أولاً ، يجب على المشتري إنشاء أمر شراء عن طريق إدخال البيانات الضرورية ، مثل التاريخ وعنوان إرسال الفواتير وعنوان الشحن والمبلغ والكمية وتاريخ التسليم والموافقة عليها والبيانات الأخرى ذات الصلة. يمكن استخدام Excel أو Word لإنشاء تنسيق PO. تأكد من أنها موجزة وسهلة الفهم للبائع.

2. يقدم المشتري أمر الشراء إلى الفريق الداخلي للموافقة عليه

يجب على المشتري مشاركة أمر الشراء المُجهز مع الفريق الداخلي للحصول على الأذونات المطلوبة. يضمن تنسيق أمر الشراء العادي الذي تستخدمه المؤسسات معلومات دقيقة وموافقات داخلية. بالإضافة إلى ذلك ، فإن وجود هيكل مشترك يسمح بالمرونة لكل طلب مع توفير الوقت.

3. إرسال أمر شراء للبائع

يكون أمر الشراء جاهزًا لإعادة توجيهه إلى البائع بمجرد حصوله على الموافقة الداخلية. تعد مشاركة أمر الشراء مع البائع ومنحه فترة زمنية معقولة للموافقة عليه فكرة ذكية.

4. يفحص البائع ويوافق على أمر الشراء

بعد استلام تنسيق أمر الشراء ، يقوم البائع بمراجعته ويحدد ما إذا كان بإمكانه الوفاء به أم لا. يتم إنشاء العقد بعد قبول البائع لأمر الشراء ، مما يجعله واجب النفاذ. يجب أن يقوم البائع بإعادة نسخة من أمر الشراء المصرح به إلى المشتري كجزء من هذه العملية.

5. استيفاء PO

يجب استيفاء أمر الشراء عند تأكيد البائع. يتحمل البائع مسؤولية شحن البضائع إلى المشتري. يقوم البائع أيضًا بإنشاء فاتورة وتسليمها جنبًا إلى جنب مع المنتجات أو الخدمات. يجب على المشتري الاحتفاظ بهذه الفاتورة والتعامل معها لتلبية الاحتياجات المحاسبية.

6. استقر PO

يتم الدفع مقابل أمر الشراء مقابل السلع والخدمات في هذه الخطوة. يمكنك إغلاق أمر الشراء بمجرد دفع ثمنه والاحتفاظ بسجل للرجوع إليه في المستقبل.

استنتاج

على الرغم من أن إنشاء أوامر الشراء بدا صعبًا في البداية ، إلا أنه ضروري لإدارة أموال شركتك بكفاءة. يمكنك التأكد من تسجيل المعلومات الضرورية حول معاملاتك التجارية باستخدام تنسيق PO الصحيح. تعمل قوالب PO عبر الإنترنت على تسهيل بدء عملية إنشاء أوامر الشراء وصيانتها.

أسئلة وأجوبة

1. ماذا تقصد بأمر الشراء؟

الإجابة: أمر الشراء ، أو أمر الشراء ، هو مستند رسمي يقدمه العميل إلى البائع لتفويض المعاملة. يتضمن التفاصيل المهمة المتعلقة بالشراء مثل تاريخ الطلب والمبلغ والسعر وشروط الدفع وتاريخ التسليم.

2. كم عدد أنواع أوامر الشراء الموجودة؟

الإجابة: هناك 5 أنواع من أوامر الشراء:

• أوامر الشراء القياسية
• أوامر الشراء المخطط لها
• أوامر الشراء الشاملة
• أوامر الشراء التعاقدية
• أوامر الشراء الرقمية

3. ما معنى رقم أمر الشراء؟

الإجابة: إنه رقم خاص يستخدم لتتبع الطلب.