نحن ننفذ DAM! من أين أبدأ؟
نشرت: 2022-06-22تهانينا! لديك الموافقات والميزانية لأول حل لإدارة الأصول الرقمية (DAM) لشركتك وأنت على استعداد للانطلاق. ماذا الآن؟ الإثارة في الأيام الأولى من رحلة DAM الخاصة بك يمكن أن تفسح المجال سريعًا للتخوف عند مواجهة السؤال: من أين أبدأ؟
أين أصولي؟
قبل أن تتمكن من اتخاذ قرار بشأن نظام DAM المناسب ومقدار التخزين الذي ستحتاج إليه ، فأنت بحاجة إلى صورة كاملة لما تعمل به فيما يتعلق بعدد الأصول وأحجام الملفات. إذا كانت شركتك تنتج حجمًا كبيرًا من أصول الفيديو عالية الدقة التي سيتم تخزينها في DAM ، فقد يستغرق ذلك قدرًا كبيرًا من مساحة التخزين. ليس من السابق لأوانه أبدًا البدء في اكتشاف أصول شركتك وجمعها.
للحصول على أقصى قيمة من DAM الخاص بك ، يجب أن يكون المصدر الوحيد للحقيقة لجميع أصولك. لا تدع جهدا دون قلبه. حساب لجميع أنواع الملفات ، بما في ذلك الصور ومقاطع الفيديو والمستندات وملفات المصدر. لا تفترض أن جميع أصولك موجودة على مساحات Drive المشتركة للشركة. تعد مساحات Drive المشتركة مكانًا ممتازًا للبدء ، ولكن تأكد من أنك تبحث أيضًا في مواقع Sharepoint ، وإجراء مكالمة لأي أجهزة تخزين خارجية ، ومعرفة ما إذا كان المستخدمون لديهم عادة تخزين الأشياء على محركات الأقراص الثابتة الخاصة بهم. هل تعمل شركتك مع الوكالات؟ تأكد من قيامهم بتزويدك بجميع الملفات الملزمة تعاقديًا بتقديمها.
المؤشرات المبكرة
بمجرد أن تحرز تقدمًا في جمع جميع الأصول الخاصة بك ، انظر إلى ما جمعته وتعرّف على ما إذا كان بإمكانك البدء في تحديد بعض المتطلبات الأولية العامة:
- ما نطاق أنواع وأحجام الملفات التي يحتاجها ملف DAM الخاص بك؟
- بالنظر إلى حجم الأصول التي تراها وعمقها وتاريخها ، هل يجب أن يدخل كل شيء إلى سد منذ اليوم الأول؟ أم أنه من المنطقي تحديد تاريخ رئيسي وتحميل كل أصل تم إنشاؤه من ذلك اليوم فصاعدًا إلى DAM مع الحفاظ على أصول أرشيفية في موقع آخر؟ تذكر أنه إذا كنت تحتفظ بأصول أرشيفية في مكان منفصل ، فيجب أن يكون الوصول إليها سريعًا وسهلاً من قبل المستخدمين المعينين. ستجد عادةً أن بعض الأصول القديمة التي لا تزال معتمدة للاستخدام الحالي ستقع خارج نطاق ما قمت بتحميله في DAM لإطلاقه. يجب تحميل هذه الأصول إلى DAM كما يطلبها المستخدمون.
- هل تقوم عادةً بإنشاء عمليات نقل متعددة لأصول فردية؟ على سبيل المثال ، هل ليس لديك الإصدار الأصلي فقط ولكن لديك أيضًا صورة مصغرة وإصدارات صغيرة ومتوسطة وكبيرة؟
- هل ستحتاج إلى حساب الإصدار؟ عند تحميل إصدار جديد من أحد الأصول إلى DAM الخاص بك ، هل تحتاج إلى الاحتفاظ بجميع الإصدارات السابقة لأغراض الأرشفة وربطها بالإصدار الحالي؟ هل التغييرات المحددة عبر الإصدارات تحتاج إلى تتبع؟
- هل هناك متطلبات قانونية أو تنظيمية محددة حول بعض أو كل أصولك؟
رؤية مزدوجة. أو ثلاثة أضعاف.
مهمة أخرى متعلقة بالأصول سترغب في معالجتها عاجلاً وليس آجلاً هي التكرارات. مع توزيع الأصول عبر مواقع متعددة ، لا بد أن تكون النسخ المكررة لنفس الأصول في مواقع متعددة. قد يكون لديهم جميعًا نفس اسم الملف ، مما يسمح بتحديد هويتهم بسهولة ، أو قد لا يكونون كذلك. في كثير من الأحيان يمكن أن يأخذ فريقك الإبداعي أو خبراء المحتوى العين المدربة لتحديد الأصول المكررة بأسماء ملفات مختلفة.
كلما بدأت في تحديد التكرارات والتخلص منها أثناء جمع الأصول ، كان ذلك أفضل. من المحتمل أن تكون معتادًا بالفعل على مبدأ "إدخال القمامة وإخراجها" ، ويجب أن تتذكره عند إعداد الأصول لتحميلها في السد الخاص بك. بالتأكيد ، يمكنك إلقاء كل شيء هناك وتنظيفه لاحقًا ، لكن هل ستفعل ذلك؟ وفي غضون ذلك ، ما مقدار الارتباك الذي يسببه ذلك للمستخدمين النهائيين ، الذين يتعرض بعضهم لـ DAM لأول مرة؟ تحتاج إلى إيجاد الوقت والموارد لمعالجة التكرارات في وقت ما ، لذا اجعل من أولوياتك القيام بذلك قبل أن تكون جاهزًا لهذا التحميل المجمع للأصول في DAM الجديد اللامع. يمكنك توفير الوقت في عدم تكرار العمل عن طريق وضع البيانات الوصفية على الأصول التي من المحتمل أن يتم حذفها بعد وقت قصير من التحميل إلى DAM.
من يقود قطار DAM هذا؟ ومن على طول الرحلة؟
فكر بجدية في إحضار أمين مكتبة DAM. عاجلا ، كان ذلك أفضل. قد تكون مترددًا في إنفاق جزء من ميزانية DAM الخاصة بك على أمين مكتبة بدوام كامل ، ونعم ، قد أكون متحيزًا قليلاً بشأن هذه النقطة ، لكن الأمر يستحق كل بنس. يعد وجود أمين مكتبة مخصص للمشروع من البداية أمرًا بالغ الأهمية بشكل خاص إذا كان هذا هو أول DAM لشركتك. وللحصول على أقصى استفادة من استثمارك ، ابحث عن شخص يتمتع بثلاثية تجربة DAM: اختيار وإعداد وصيانة DAM. أحضرهم في أقرب وقت ممكن. سيوفر لك الوقت والمال على المدى الطويل لأنه يمكن أن يوفر عليك من اتخاذ القرارات في وقت مبكر والتي سيتعين عليك تخصيص الموارد لإصلاحها لاحقًا.
بصفتي أمين مكتبة ساعد ثلاث شركات في إطلاق DAMs ، فأنا أعرف جيدًا ما لا يجب فعله ، ويمكنني إرشادك بعيدًا عن اتخاذ القرارات التي ستندم عليها لاحقًا. انتظار إحضار شخص ما إلى أن تدرك أنك تجاوزت عقلك واتخذت بعض القرارات غير المثالية يعني أن أمين المكتبة قد يقضي شهورًا ، إن لم يكن سنوات بعد وصوله إلى وضع "الإصلاح" أثناء القيام بذلك التحكم في الضرر ومحاولة إقناع المستخدمين بأنهم يستطيعون الوثوق بالنظام الذي لم يترك الانطباع الأول الأفضل.
إذا كان أمين مكتبة DAM الخاص بك هو سائق القطار الخاص بك ، فإن أصحاب المصلحة الخاصين بك هم ركاب الدرجة الأولى من كبار الشخصيات. يجب أن يتم تحديدهم والحصول على التزامهم بالمشروع في أقرب وقت ممكن. وهذا يتيح لهم الوقت للحصول على أي موافقات لازمة من قادتهم وإعداد جداولهم للالتزام بالوقت. عند تحديد أصحاب المصلحة ، تأكد من تضمين أشخاص من كل قسم منفصل في شركتك سيتعاملون مباشرة مع DAM. يجب تمثيل أي مجموعة أو قسم يتضمن المستخدمين النهائيين المنتظمين لـ DAM. ولا تنسَ أنه يجب تضمين قسم تكنولوجيا المعلومات والقسم القانوني.
احصل على النشرة الإخبارية اليومية التي يعتمد عليها المسوقون الرقميون.
انظر الشروط.
بينما تريد التأكد من أن لديك صوتًا من كل منطقة ذات صلة في الشركة ، كن حذرًا بشأن إنشاء مجموعة كبيرة جدًا من أصحاب المصلحة ، مما قد يجعل المناقشات غير عملية ويؤدي إلى التوصل إلى توافق في الآراء. يتمثل جزء من دور أصحاب المصلحة في تمثيل القسم الخاص بهم وأن يكونوا صوتًا واحدًا لهم في الاجتماعات ، لذلك يلزم وجود صاحب مصلحة واحد فقط لكل منطقة. حدد بوضوح لأصحاب المصلحة معايير الدور وتوقعاتك. تأكد من أنهم يعرفون الالتزام الزمني الذي سيتم تضمينه ، ويحصلون على التزامهم بأنهم مستعدون وقادرون على الاستمرار في المشاركة الكاملة طوال مدة العمل. يمكن أن تساعد مشاركة أصحاب المصلحة بشكل كبير أو تضر بالتقدم والجدول الزمني لمشروعك ، لذا ضع توقعات واضحة منذ البداية.
في حين أن رحلة DAM الخاصة بك ستكون مجزية في النهاية ، إلا أنه سيكون هناك صعود وهبوط على طول الطريق. سيؤدي اتخاذ هذه الخطوات الأولى المحددة القليلة إلى بدء رحلتك على المسار الصحيح وإعدادك للنجاح في المستقبل.
الآراء الواردة في هذا المقال هي آراء المؤلف الضيف وليست بالضرورة آراء MarTech. يتم سرد المؤلفين الموظفين هنا.
جديد على MarTech