الشركات في جميع أنحاء العالم لا تبحث عن عمال مجتهدين ولكن عن عمال أذكياء. تبحث الشركات في جميع أنحاء العالم عن محترفين بارعين للغاية في ما يقومون به ، حتى لو كان من الممكن توظيفهم لمشروع معين فقط. لذلك ، يشهد العمل المستقل نعمة هذه الأيام. تفضل العديد من الشركات العمل مع مساعدين افتراضيين متعددين بدلاً من مجموعة من الموظفين بدوام كامل.

لأنه من خلال القيام بذلك ، فإنهم يحصلون على حرية التوظيف فقط لمهام محددة ، والتي يمكن الوصول إليها في الجيب. يعتقد البعض أن المساعدين الافتراضيين أفضل من الموظفين بدوام كامل.

رقم! نحن لا نطلق السهام في الظلام. هناك العديد من الإحصاءات التي تتماشى مع البيان أعلاه. يقول موقع Truelist.com إن المساعدين الافتراضيين يمكنهم توفير ما يصل إلى 78٪ من تكاليف التشغيل مع زيادة إنتاجيتهم بنسبة 13٪.

ليس ذلك فحسب ، نظرًا للفوائد الهائلة التي يجلبها المساعدون الافتراضيون معهم ، تشهد صناعة العمل الحر نموًا ثابتًا. في الواقع ، تشير دراسة أجرتها Orbis Research إلى أنه من المتوقع أن تنمو صناعة العمل المستقل بأكثر من 15 بالمائة سنويًا حتى عام 2026.

لذا ، هناك شيء واحد واضح. هناك طلب كبير على المساعدين الظاهريين. تفضل الشركات توظيف العديد من المساعدين الافتراضيين في وقت واحد. يمكنك أيضًا توظيفهم بشكل فردي أو بالجملة من شركات المساعدة الافتراضية مثل MyTasker.

لكن انتظر! هل يمكن أن تكون إدارة عدة مساعدين افتراضيين في وقت واحد مهمة صعبة؟ نحن سوف! إنها ليست قطعة كعكة ، وبعض التحديات هنا وهناك منتظمة. ولكن إذا وجدت الأمر صعبًا ، فربما تقوم بشيء خاطئ.

لذا ، ابق معنا كما في هذه المدونة ، سنخبرك ببعض الأخطاء الشائعة التي قد ترتكبها أثناء العمل مع مساعدين افتراضيين متعددين. سوف تتعلم فوائد تعيين مساعدين افتراضيين متعددين لأصحاب الأعمال وبعض النقاط التي يجب تذكرها أثناء إدارة مساعدين افتراضيين متعددين. استمر في القراءة لتصبح محترفًا.

لا ترتكب هذه الأخطاء أثناء العمل مع مساعدين افتراضيين متعددين

إنها لفكرة جيدة أن توظف عدة مساعدين افتراضيين لعملك لأنه يتيح لك مشاركة عبء العمل الخاص بك ، والخبرة مضمونة. ولكن إذا كنت ترتكب الأخطاء المذكورة أدناه ، فقد لا تستخدم المساعدين الافتراضيين بكامل إمكاناتهم.

لذا ، اقرأ المدونة بالكامل وتحقق مما إذا كنت ترتكب هذه الأخطاء. إذا كنت كذلك ، فقم بتصحيحه على الفور لحفظ عملك.

توظيف مساعدين لأول مرة وتوظيف كثيرين

رقم! لا ينصح به على الإطلاق.

يمكن أن يكون توظيف أكثر من واحد قاتلًا إذا كنت تقوم بتعيين مساعد افتراضي لأول مرة فقط على أساس التجربة والخطأ.

أنت عرضة لارتكاب الأخطاء إذا لم تكن لديك خبرة في التعامل مع المساعدين الافتراضيين. المساعدون الظاهريون لا يأتون مجانًا. إنهم يتقاضون رسومًا مقابل الخدمات التي يقدمونها. من الجيد تعيين مساعدين افتراضيين لبدء التشغيل. ومع ذلك ، بالنسبة للمبتدئين ، يمكن أن يكون توظيف أكثر من شخص مهمة.

لذلك ، يوصى بتعيين مساعد افتراضي واحد في كل مرة. قم ببناء علاقة مع ذلك المساعد ، والممارسة ، وصقل مهاراتك الإدارية ، وتوظيف الثاني ، وما إلى ذلك.

عدم التوظيف حسب خبرتهم

مثل الموظف العادي ، المساعد الافتراضي هو أيضًا إنسان وليس بطلاً خارقًا. على الرغم من أن معظمهم هم من جميع المهن ، إلا أن خبرتهم تكمن في مهمة واحدة.

على سبيل المثال ، إذا قمت بتعيين مساعد افتراضي للتجارة الإلكترونية ، فيمكنك تكليفهم بمهام مثل التسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي وكتابة المحتوى. لكن ألن يكون من الأفضل توظيف مسوق وسائط اجتماعية وكاتب محتوى؟

بعد كل شيء ، أنت توظف أكثر من مساعد افتراضي واحد ، فلماذا لا توظفهم في وظائف تتناسب مع مهاراتهم؟ إذا لم تكن كذلك ، فقد تكون تهدر أموالك وموهبتهم.

لذلك ، تحتاج إلى إجراء بعض البحث. أنت بحاجة لاستكشاف المواهب والنظر بشكل صحيح. يمكنك البدء بوضع قائمة مختصرة للسير الذاتية والمحافظ. يمكنك حتى التوظيف من شركات مثل MyTasker. سيوفر لك التعاقد مع شركة مساعدة افتراضية وقتًا طويلاً في وضع قائمة مختصرة والتدريب.

عدم السماح لهم بالتعود عليها

نحن سوف! المساعدون الافتراضيون مدربون تدريباً عالياً وهم خبراء في الموضوع. إنهم يعرفون عملهم جيدًا ، لكن لا يمكنك أن تتوقع منهم أن يعرفوا كل شيء عن عملك.

لذلك ، من الأفضل دائمًا تقديمهم لموظفيك بعد تعيينهم. يمكنك الحصول على جلسة توجيه حيث يمكنك إخبارهم عن عملك وأسلوب عمل شركتك.

يمكنك أيضًا تعريفهم بمساعدين افتراضيين آخرين. من الجيد دائمًا معرفة من تعمل معه. امنحهم أيضًا بعض الوقت للتعود على محيطهم.

عدم جعلهم يشعرون بأنهم جزء من فريق  

إنها حقيقة علمية أن العمل كفريق وليس كفرد يحسن الإنتاجية التي تناسب أي عمل.

في الواقع ، تعمل برامج المساعدة الافتراضية افتراضيًا ، ولكن حتى في الإعداد الافتراضي ، تجعل موظفيك الافتراضيين يشعرون بأنهم مطلوبون ويصبح جزءًا من مؤسستك ضروريًا.

لا أحد يطلب منك تقديم نفس المزايا للمساعدين الافتراضيين مثل موظفيك الدائمين ، ولكن إعطاء نفس العلاج يمكن أن يعزز علاقة صحية بينك وبين مساعدي الوكلاء.

إحدى الطرق هي إجراء مكالمة سكروم يومية أو أسبوعية معهم جميعًا في وقت واحد. بهذه الطريقة ، سيشعرون بأنهم جزء من شركتك بالإضافة إلى أنهم جزء من الفريق.

خلط المهام

هذا ليس خطأ. إنه خطأ فادح.

يجب عليك دائمًا تتبع من يفعل ماذا. تجنب إعطاء مهام مماثلة لجميع المساعدين الافتراضيين. لذا ، قم بتفويض المهام بشكل صحيح. توزيع المهام بحكمة ووفقًا لخبراتهم.

يجب عليك دائمًا إعطاء المساعدين الافتراضيين المهام التي تم تعيينهم من أجلها. سوف يتجنب تكرار المهام.

عدم الاستخدام الحكيم للتكنولوجيا

من الأسهل تتبع المهام عند استخدام التكنولوجيا بحكمة.

في هذه الأيام ، تتوفر أوراق google و google docs جنبًا إلى جنب مع العديد من أدوات إدارة المشاريع.

يمكنك استخدامها لتسجيل المهام وتفويضها بشكل صحيح. ليس ذلك فحسب ، بل يمكنك الاحتفاظ بسجل لأداء كل مساعد افتراضي.

عدم إعطاء المكافآت

الآن ، ليس بالضرورة أن تكون المكافآت نقدية. يمكن أن يكونوا عينيا أيضًا.

من الكلمات الجيدة عن الموظف الممتاز في الاجتماعات اليومية هو إبقائه متحفزًا والبقاء معك لفترة أطول.

للحفاظ على تحفيز برامج المساعدة الافتراضية الخاصة بك ومشاركتها لفترة أطول ، تحتاج إلى منح بعض المكافآت لمساعديك الافتراضيين.

التبعية على واحد أو اثنين من VAs "المفضلة"

دعونا نقبل الحقيقة. كلنا لدينا تحيزات. بصفتك مديرًا أو محترفًا ، من الطبيعي أن تفضل واحدًا أو اثنين من مساعدي المساعد على الآخرين. يمكن أن يكون خطرا على عملك.

إذا كان لديك تحيز ، فمن المحتمل أن تعتمد على المساعدين الافتراضيين "المفضلين لديك". قد تطلب منهم أحيانًا تنفيذ مهام لم يتم تعيينهم من أجلها.

بهذه الطريقة ، من المحتمل أن تستنفدهم بينما يحصل الآخرون على أموال مقابل عدم قيامهم بأي شيء. إذا واصلت هذه الممارسة ، فقد تفقد أفضل العاملين لديك.

إذا قمت بتصحيح هذه الأخطاء على الفور ، يمكنك جني فوائد فورية أيضًا.

فوائد تعيين مساعدين افتراضيين

هذه حقيقة مقبولة على نطاق واسع وهي أن تعيين مساعدين افتراضيين مفيد لكل عمل تجاري. وإذا كان لديك عدة مساعدين افتراضيين وتعرف كيفية إدارتهم جيدًا ، فيمكنك توقع ما يلي:

-         خفض التكاليف التشغيلية: نعم! لا يطلب المساعدون الافتراضيون راتبًا أو مزايا أخرى. أنت تدفع مقابل كل مهمة وبالتالي توفر المال. لا تحتاج إلى إنشاء بنية تحتية إذا قمت بالاستعانة بمصادر خارجية لجميع الوظائف لمساعدين افتراضيين متعددين. يمكنك أيضا العمل عن بعد.

-         الإنتاجية: يمكن للمساعدين الظاهريين القيام بمزيد من العمل في وقت أقل. لا يذهبون في استراحات القهوة. إنهم بارعون للغاية في ما يفعلونه وإنجاز العمل مهما كان الأمر. بعد كل شيء ، إنه مصدر دخلهم.

-         إدارة الوقت: إذا كنت تعرف كيفية إدارة المساعدين الافتراضيين بشكل فعال ، فيمكنك توفير بعض الوقت الذي يمكنك تخصيصه لمجالاتك الأساسية. نظرًا لأنك قمت بتفويض المهام وفقًا لخبراتهم ، فيمكنك توقع عمل جيد.

-         الربح: كلما زاد ، كان ذلك أفضل. سيؤدي خفض التكلفة والإنتاجية وإدارة الوقت في النهاية إلى زيادة أرباحك.

-         راحة البال: لا يمكن حساب كل شيء من حيث المال. عندما تعلم أن لديك الأشخاص المناسبين للعمل لديك ، يمكنك الاسترخاء والحفاظ على التوتر.

ومع ذلك ، ليس كل شيء رائعًا ، ويجب على المرء أن يتذكر أن هناك وجهين لعملة معدنية. لذلك ، هناك أشياء معينة يجب أن تضعها في اعتبارك أثناء العمل مع مساعدين افتراضيين متعددين إذا كنت لا تريد أن تأتي خطتك بنتائج عكسية.

كلمة تحذير

مثل كل نشاط تجاري ، فإن التوظيف والعمل مع مساعدين افتراضيين متعددين سيكلف المال والوقت والطاقة. لذلك ، يجب على المرء أن يستثمر بحكمة. لذا،

-         ضع ميزانيتك دائمًا في الاعتبار: ادرس عملك الخاص ثم قرر ما إذا كنت بحاجة إلى مساعد افتراضي. إذا كانت الإجابة بنعم ، فما هو العدد الذي يجب أن يكون كافياً؟ ضع في اعتبارك دائمًا ميزانيتك واستأجر وفقًا لذلك. قد يكون تعيين عدد كبير جدًا من المساعدين الظاهريين دون سبب مكلفًا. يمكن أن تستنزف أموالك.

-         لا تخلق احتكاكًا أو منافسة غير ضرورية: من الجيد أن تمنح المكافآت ولكن دائمًا كن حياديًا عند الحكم على عمل مساعديك الافتراضيين. يجب تقدير العامل الجيد ، لكنك لست بحاجة إلى غناء القصص التي تمدح VA أمام الآخرين. قد يثبط عزيمة الآخرين. أيضًا ، لا يكون لديك مساعد "مفضل" أبدًا.

-         استفد بالكامل من كل مساعدة افتراضية: من المهم للغاية تفويض المهام بشكل صحيح واستخدام المساعدين الافتراضيين إلى أقصى إمكاناتهم. بعد كل شيء ، أنت تدفع مقابل الخدمات. لذلك ، إما لا توظف إذا لم تكن هناك حاجة أو أنجز العمل من جميع الموظفين. لا تدع أحد VA يجلس خاملاً بينما الآخر يكدح.

ملخص: إذا كنت تريد العمل مع مساعدين افتراضيين متعددين بشكل فعال ، فلا ترتكب هذه الأخطاء الشائعة

إذا كنت ترغب في توظيف مساعدين افتراضيين متعددين والعمل معهم بفعالية ، فلا ترتكب أخطاء شائعة مثل خلط المهام والتوظيف دون داع والاعتماد على المساعدين الافتراضيين المفضلين لجني الفوائد مثل خفض التكاليف وزيادة الإنتاجية والأرباح.

إذا كنت تبحث عن مشورة الخبراء ، فتفضل بزيارة MyTasker لمزيد من التفاصيل.