استراتيجيات الاحتفاظ بالمتبرعين: حث المتبرعين على العطاء مرة أخرى

إنه السؤال القديم الذي يطرحه متخصصو التطوير في كل مكان.

"كيف نحتفظ بالمانحين الحاليين؟"

يستمر الارتباك لأن المنظمات غير الربحية ، بصراحة ، لا تزال تكافح للحفاظ على معدلات الاحتفاظ بالمانحين عالية عامًا بعد عام. بنظرة حالية سريعة ، وجدت بعض الحسابات أن النسبة المئوية للمتبرعين الذين قدموا في الربع الأول من عام 2021 ثم قدموا مرة أخرى في الربع الأول من عام 2022 انخفضت بنسبة 6.2٪.

ومع ذلك ، لا تفقد الأمل بعد. لا تزال هناك خطوات يمكنك اتخاذها للحفاظ على داعميك المهمين ومحاربة استنزاف المانحين. هنا ، نقوم بإدراج أفضل الممارسات واستراتيجيات الاحتفاظ بالمانحين حول كيفية الحفاظ على المؤيدين وتحفيزهم على العطاء مرة أخرى.

1. اشرح تأثيرك

بصفتك متبرعًا جديدًا ، ليس هناك ما هو أسوأ من الشعور بأن تبرعك قد اختفى في الهاوية. غالبًا ما يترك المانحون يتساءلون عن كيفية استخدام أموالهم وما إذا كان سيكون لها تأثير فعلي. وعندما لا تعرف كيف يتم استخدام أموالك ، فلن يكون لديك الدافع لمواصلة العطاء. يجب على المنظمات أن تثبت باستمرار كيف تُحدث مساهمات المؤيدين فرقًا من أجل الحفاظ على معدلات الاحتفاظ بالمانحين عالية.

كيف تحفز المتبرعين وتحتفظ بهم؟

لا يرغب المؤيدون فقط في التواصل الفعال ، ولكن قرارهم بالعطاء مرة أخرى يتوقف أيضًا بشكل كبير على قدرة المنظمة على إظهار ما يمكنها إنجازه. يرغب المانحون في معرفة كيفية تطبيق أموالهم لتحقيق نتائج دائمة وفعالة.

فيما يلي بعض الطرق لإثبات تأثيرك على ناخبيك:

• تضمين قصص التأثير في رسالتك الإخبارية. رسالتك الإخبارية هي أداة رائعة يمكنك استخدامها لإطلاع المتبرعين الجدد على النجاحات الأخيرة لبرامجك. ستساعد هذه القصص المنتظمة في ربط النقاط بين مساهمات المؤيدين والتغيير الدائم الذي يساعدون في إحداثه.

• استخدم وسائل التواصل الاجتماعي لتوثيق قصص التأثير المباشر . ليس عليك الانتظار حتى تنتهي مشاريعك لتظهر للمانحين ما أنجزته. قم ببث قصة تأثيرك على وسائل التواصل الاجتماعي فور حدوثها ، مما يسمح للداعمين بالمتابعة مع تطور مشروعك خطوة بخطوة.

شجع جامعي التبرعات على مشاركة كيفية إحداث فرق على وسائل التواصل الاجتماعي أيضًا ، لا سيما أنها قناة مهمة لجذب المتبرعين على الأجهزة المحمولة. في الواقع ، 32٪ من حركة مرور الهاتف المحمول إلى حملات نظير إلى نظير تأتي من وسائل التواصل الاجتماعي ، وفقًا لتقرير حالة العمل الخيري الحديث 2022 .

• تقديم تقارير ربع سنوية أو نصف سنوية أو سنوية . قدِّم للمانحين من حين لآخر نظرة أوسع على كيفية قيام منظمتك بخطوات واسعة نحو مهمتها. يمكن أن يعزز التقرير الأكبر الذي يوضح بالتفصيل تأثيرات برامجك على المشكلة التي تعالجها أهمية مؤسستك وعملها.

2. كن شخصيا مع شكرا يوس

بينما يجب أن تكون عبارة `` شكرًا لك '' جزءًا واضحًا من استراتيجية الاحتفاظ بالمانحين لأي منظمة ، فمن المدهش عدد المرات التي يمكن فيها التستر على هذا الجزء.

يتوقع المانحون الإيصال التلقائي المعتاد. ومع ذلك ، حاول تكثيف اتصالاتك لتظهر للمانحين أنها تعني لك أكثر بكثير من مجرد معاملة. أضف لمسة شخصية إلى رسائل المتابعة لتجعل المتبرعين يشعرون بالتقدير.

يمكن لملاحظة مكتوبة بخط اليد من الموظفين ، على سبيل المثال ، أن تجعل المؤيدين يشعرون بالتواصل الفوري مع الأشخاص الذين يقفون وراء مؤسستك. كلما كان ذلك ممكنًا وواقعيًا ، اجعل من أولوياتك متابعة التبرعات بملاحظات شخصية.

إذا كان من غير الممكن إرسال رسالة شخصية إلى جميع المتبرعين ، يمكنك استخدام التجزئة لإرسال بريد إلكتروني مخصص للشكر إلى مجموعات مختلفة من المتبرعين. النقطة الأساسية هي إضافة لمسة شخصية إلى اتصالاتك. إن التفاصيل الصغيرة هي التي تساعد الناس على الاعتقاد بأنهم ليسوا مجرد متبرعين ، ولكنهم شركاء مهمون في مهمتك.

3. سياق المتابعة

عندما تفكر في استراتيجيات الاحتفاظ بالمتبرعين ، تذكر أن جميع المتبرعين مهمون ، لكنهم لا يشتركون جميعًا في نفس الاتصال بمنظمتك. الطريقة التي تختارها للمتابعة مع كل مجموعة من المؤيدين يجب أن تكون فردية لتاريخ العطاء الخاص بهم. مثل أي علاقة أخرى ، من المرجح أن تظل قاعدة بيانات المتبرعين في المحادثة عندما تتواصل بطريقة ملائمة لهم.

هذا يعني أنك بحاجة إلى تقسيم المتبرعين وبناء استراتيجيات متابعة لكل مجموعة. يمكنك استخدام CRM لتتبع عادات إعطاء المؤيدين ، ويمكن أن تساعدك أداة التسويق عبر البريد الإلكتروني مثل HubSpot أو MailChimp في إعداد مهام سير عمل أو حملات مخصصة لمجموعات مختلفة من جهات الاتصال.

حاول تقسيم جهات الاتصال الخاصة بك وفقًا للمعايير التالية:

• قناة الاستحواذ : عندما يتعلق الأمر بالمتبرعين لأول مرة ، من المهم للغاية تخصيص متابعتك وفقًا للسياق الذي تبرعوا فيه. هل استجابوا لنداء مباشر؟ هل تبرعوا لصفحة جمع التبرعات الشخصية لأحد الأصدقاء؟ قد ينجح النهج المباشر مع شخص يستجيب لطلبك المباشر ، لكن متبرعًا من جهة خارجية - الشخص الذي يقدم إلى منظمة بسبب الشخص الذي يطلب ذلك ، وليس بالضرورة بسبب الاستئناف - سيكون أكثر ملاءمة لمتابعة أكثر ليونة- حتى النهج.

• مبلغ الهدية: كل مبلغ هدية يحدث فرقًا ، ولكن قد ترغب في صياغة خطة شكر خاصة للمتبرعين الكبار الذين يلتزمون بمستويات أكبر من الدعم. حدد مبالغ الهدية التي تتطلب مكالمة هاتفية شخصية أو خطاب من أحد الموظفين أو أعضاء مجلس الإدارة.

• تواتر التبرعات : تأكد من فصل خطة مشاركة المانحين المتخصصة عن المتبرعين المتكررين. حتى هنا ، يمكنك أيضًا التعمق في ترددات إعطاء مختلفة ؛ يقدم كلاسي ترددات هدايا متعددة ومتكررة يومية ، وأسبوعية ، ونصف أسبوعية ، وشهرية ، وربع سنوية ، ونصف سنوية (كل 6 أشهر) ، وسنوية (كل 12 شهرًا). يجب أن يتلقى المتبرعون الذين فاتهم موعد تسليمهم رسائل مخصصة لتذكيرهم بتبرعاتهم السابقة.

• البرامج التي يتبرعون بها: عندما تفهم البرامج التي يتحمسون لها المتبرعون ، يمكنك إرسال رسائل شكر منفصلة ورسائل متابعة عبر البريد الإلكتروني تشير إلى اهتماماتهم. طريقة سهلة لمعرفة اهتمامات المتبرعين هي إضافة أسئلة مخصصة إلى صفحات التبرع الخاصة بك.

4. ترقب الخطط المتكررة

الهدايا المتكررة هي وسيلة قوية للحفاظ على معدلات الاحتفاظ بالمانحين عالية وخلق تدفق مستدام للدخل. حافظ على هذه الخطط المتكررة من خلال الحفاظ على الوقت المناسب للمتابعة مع المتبرعين.

ما هو متوسط ​​معدل استبقاء المتبرعين؟

سيعتمد معدل الاحتفاظ بالمتبرعين على مؤسستك ، ويمكن أيضًا قياسه من خلال الاضطراب الذي يوضح عدد التبرعات التي تم إلغاؤها في عام معين. على سبيل المثال ، يمكنك استخدام مقاييس الاحتفاظ بالمانحين هذه من The State of Modern Philanthropy 2022 .

• من المرجح أن يتضخم المتبرعون الشهريون 1.4 مرة في يناير مقارنة بأي شهر آخر
• 23٪ من المتبرعين يخضون عادة بعد 6 أشهر من تبرعهم الأول
• الأحداث هي نوع الحملة التي يُرجح أن تؤدي إلى ارتفاع معدلات التغيير في غضون الشهر الأول بعد إجراء التبرع الأول

اقرأ المزيد في حالة العمل الخيري الحديث 2022 .

تأكد من أن استراتيجيات حملتك في العطلة ونهاية العام تجعل المتبرعين متحمسين حتى شهر يناير حول كل ما أنجزته وكل ما ستنجزه معًا في العام المقبل.

وجدنا أيضًا أنه في المتوسط ​​، يتراجع 10٪ من المتبرعين المتكررين بعد شهر واحد ، و 14٪ يتخبطون بعد ثلاثة أشهر ، و 23٪ يتخبطون بعد ستة أشهر. تحقق مع المتبرعين المتكررين حول هذه المعالم من خلال الصور والقصص والإحصائيات لإبقائهم متحمسين بشأن تأثيرها جنبًا إلى جنب مع مؤسستك.

لمزيد من رؤى الاحتفاظ بالمتبرعين ، قم بتنزيل تقريرنا الكامل.

5. استخدام الأحداث لزيادة رعاية المانحين

توفر الأحداث فرصة فريدة لمؤيديك للتفاعل مع علامتك التجارية وفريقك على مستوى شخصي وغامر. قم بدمج أحداث جمع التبرعات التي يتم تنفيذها جيدًا في إستراتيجية الاحتفاظ بالمتبرعين ، ويمكنك جذب مؤيدين جدد أو أولئك الذين تفاعلوا فقط مع صفحات الويب الخاصة بك وتعميق إحساسهم بالاتصال والولاء لمؤسستك.

في الواقع ، من المرجح أن يتخذ 91٪ من الحاضرين للحدث مزيدًا من الإجراءات مع منظمة غير ربحية بعد تجربة حدث إيجابي ، وفقًا لتقرير تجربة حدث جمع التبرعات لعام 2022 .

عندما نتعمق أكثر في إجراءات الحاضرين الراضين ، نجد:

• يحضر 51٪ فعاليات جمع التبرعات المستقبلية التي تعقدها المنظمة
• 44٪ يبحثون عن المزيد من الطرق لدعم المنظمة التي تستضيف الحدث
• 33٪ جمع التبرعات نيابة عن المنظمة

من الواضح أن الأحداث - الحية أو الافتراضية أو المختلطة - تنتمي إلى استراتيجيات الاحتفاظ بالمتبرعين. قم بالترويج للأحداث المستقبلية في متابعة الحدث الخاص بك لتأمين الحضور المتكرر ، وتشجيع الحضور على التفكير في التبرعات المتكررة لإحداث تأثير دائم ، ومنحهم فرصًا لجمع التبرعات من خلال برنامج جمع التبرعات DIY. يمكن أن تكون تجربة الحدث النجمي مفتاحًا رئيسيًا لقيمة أطول لعمر المتبرع.

6. المفاجأة والبهجة

الاستمرار في الحديث مع المتبرعين شيء ، لكن إلهامهم وإسعادهم شيء آخر. ابتعد عن جعل كل رسالة سؤالاً أو قصة عن شخص محتاج ، وبدلاً من ذلك ابحث عن طرق مرحة لمفاجأة المتبرعين وتعزيز العلاقات العاطفية الإيجابية مع مؤسستك. تواصل مع المتبرعين بطريقة غير تقليدية وشخصية تتجاوز توقعاتهم ، ويمكنك تمييز مؤسستك عن بعضها وتقوية ولاء المتبرعين.

لإطلاق مشاعرك الإبداعية ، إليك بعض الطرق التي يمكنك من خلالها تقديم طريقة جديدة للتواصل مع المانحين:

• حملة بريد إلكتروني مرحة وخلاقة

• صيحات مخصصة على Instagram Stories أو Reels (يتم الترويج لها عبر الأنظمة الأساسية لمزيد من الدعاية)

• الدردشات التفاعلية سقسقة أو تكبير الاستراحة

• صور مجمعة على Instagram تعبر عن تقديرها للداعمين

اقرأ التالي: 7 نصائح لإنشاء خطة تسويق عبر وسائل التواصل الاجتماعي [نموذج]

7. قم بإنشاء حلقة ملاحظات

في الصناعة الربحية ، هناك تمييز متزايد بين "خدمة العملاء" و "نجاح العميل". في حين أن الأول هو رد الفعل إلى حد كبير (يبدأ العميل الحوار ، والمؤسسة تستمع) ، فإن الأخير هو استباقي (تبدأ المنظمة الحوار لفهم تجربة العميل). هناك سبب يجعل هذا النهج الأخير فعالًا للغاية: عندما تهتم وتتواصل مع المستفيدين للحصول على تعليقات ، فإنك توصل أنك تقدر العلاقة وتريد الحفاظ على صحتها.

ينطبق نفس المبدأ على المجتمع غير الربحي. يُظهر سؤال الداعمين بشكل استباقي عن أداء مؤسستك أنك تهتم بتجربة المتبرعين. يمكن أن يمنحك أيضًا نظرة ثاقبة حول كيفية تحسين جهود الاحتفاظ لديك.

تتمثل إحدى طرق إنشاء حلقة تغذية مرتدة في إرسال استطلاع ، ربما بعد يوم أو يومين من الحملة. تحقق من أدوات مثل SurveyMonkey و KwikSurveys و Typeform (المفضل لدي شخصيًا) لبناء استبيانات قصيرة تطلب إجابات وآراء صادقة حول اتصالاتك. لن يتأثر الناس فقط بالتواصل الاستباقي ، ولكن يمكنك أيضًا معرفة كيف يمكنك تحسين استراتيجيات الإشراف الخاصة بك.

نصيحة للمحترفين: امنع الأشخاص من ترك الاستطلاع الخاص بك عن طريق إبقائه لمدة 10 دقائق تقريبًا لإكماله.

استراتيجيات الاحتفاظ بالمانحين لتعميق العلاقات

استخدم هذا المزيج من استراتيجيات الاحتفاظ بالمتبرعين لتعميق اتصالاتك وكسب الإجراءات المتكررة من مجتمعك. قم بتجميع فريقك واستمر في تبادل الأفكار لتحسين استراتيجيات الاحتفاظ بالمتبرعين في مؤسستك. أنت أفضل من يعرف المتبرعين المتكررين ، لذا صمم اتصالاتك وفقًا لذلك وقم بتقوية علاقات المانحين.