مساعد مبيعات افتراضي: لماذا تحتاجهم؟

ما هو مساعد المبيعات؟ يوجد في الولايات المتحدة حوالي 3.6 مليون مساعد مبيعات موظف ، ولكن إذا بحثت عن هذا المصطلح في Google ، فسترى أوصافًا وظيفية مختلفة: من صرافين التجزئة إلى تطوير الأعمال والمساعدين الإداريين.

هذا لأنه ، على عكس المحاسبين أو مديري PPC أو عمال النظافة ، فإن منصب المساعدين ينطوي على وظائف مختلفة ، اعتمادًا على نوع العمل (دون اتصال بالإنترنت أو عبر الإنترنت) ، والصناعة (التجارة الإلكترونية أو SaaS) ، والهيكل التنظيمي ، وحجم الشركة ، والأهداف ، وما إلى ذلك. .

يمكن أن يكون مساعد المبيعات موظفًا داخليًا بدوام كامل ، أو - وهو أكثر شيوعًا - قد تختار الشركة تعيين مساعد مبيعات افتراضي. نوضح أدناه كيفية توظيف وتنظيم التعاون مع مساعدي مبيعات افتراضيين ، ومتى يُنصح بإشراكهم.

كيف يدعم مساعدو المبيعات الافتراضية مبيعاتك

مساعدي المبيعات الافتراضية (VAs) هم متخصصون في الاستعانة بمصادر خارجية قد تقوم الشركة بتوظيفهم لمجموعة محددة من الأعمال أو لفترة محددة. مساعد المبيعات الافتراضي ليس مقاولًا عرضيًا أو مستقلاً - فهو أو هي جزء من فريق المبيعات. على الرغم من أن هؤلاء الموظفين ليسوا في الموظفين ، إلا أنه يمكنهم العمل إما عدة ساعات أسبوعيًا أو العمل بالكامل في مشاريع شركة واحدة وقضاء أكثر من 40 ساعة في الأسبوع عليها. يمكنك تجديد اتفاقيات الخدمات والتعاون لسنوات مع مساعدي المبيعات الافتراضيين ، بحيث يصبحون أعضاء فريق لا يمكن الاستغناء عنها.

بالنسبة لشركة تتعاقد مع مبيعات افتراضية ، يكون المساعد معقولًا في حالة:

• تتطور الأعمال والمبيعات بسرعة ، وليس لديها موارد إضافية لتعيين المزيد من الموظفين على الفور

عندما تتحول منظمة إلى متوسطة أو كبيرة الحجم ، فإنها تواجه عددًا هائلاً من التحديات. المزيد من العملاء والمنافسين الجدد وإعادة هيكلة رأس المال وتغييرات الملكية - هذه مجرد أمثلة قليلة لذكرها. في هذه المرحلة ، قد لا يكون الأمر كذلك في استثمار الكثير من الموارد - الوقت والمال - في توظيف مهنيين مبتدئين أو حتى من المستوى المتوسط ​​للحصول على فرص عمل جديدة. ومع ذلك ، فإن عمليات البيع ، مثل المراسلات أو المكالمات الهاتفية مع العملاء المتوقعين ، يجب إدارتها يوميًا. قد يكون المساعد الخارجي "نحلة مشغولة" ستساعد الفريق الداخلي.

• الشركة إما جديدة أو صغيرة ولا يمكنها حزم فريق المبيعات بالكامل

قد تطلب عمليات البيع الماهرة 60 ألف دولار سنويًا مقابل خدماتها ، لذا فإن توظيف فريق من هؤلاء المتخصصين قد لا يكون في متناول الشركات الناشئة أو رواد الأعمال الخاصين أو الوافدين الجدد في الصناعة. قد يكون المخرج هو - توظيف بائع ماهر والتعاقد مع العديد من المساعدين الافتراضيين الذين سيؤدون وظائف تحت إشراف المدير.

• تخطط الشركة للتوسع في السوق الجغرافي الجديد

عندما تخطط لدخول أسواق جديدة ، تتمثل إحدى الصعوبات في العثور على موظفين يمكنهم التحدث مع العملاء المحليين بلغتهم. هذه ليست مشكلة كبيرة في البلدان الناطقة باللغة الإنجليزية أو حيث تكون هذه اللغة شائعة ، على سبيل المثال المكسيك أو الهند ، ولكن إذا قررت الغوص في الشرق الأوسط أو آسيا ، فقد يصبح حاجز اللغة عائقًا محيرًا للمبيعات. يُنصح بالبحث عن برامج المساعدة الافتراضية على منصات التوظيف المحلية والتعاقد معها من أجل المراسلات البريدية أو الاتصالات الشخصية مع العملاء أو إثبات المحتوى.

• من الأرخص الاستعانة بمصادر خارجية لبعض الوظائف بدلاً من الدفع لوقت إضافي بانتظام

كل عمل لديه مهام سهلة ولكنها تستغرق وقتًا طويلاً للغاية ومملة ، على سبيل المثال ، كشط البيانات يدويًا من الإنترنت. قد يكون تعيين مساعد افتراضي واحد أو اثنين أرخص من دفع ساعات عمل إضافية للمحترفين الداخليين.

• الفريق بالفعل 100٪ بعيد أو موزع في جميع أنحاء العالم

إذا لم يكن لدى الشركة مكتب فعلي وموظفوها موجودون في جميع أنحاء العالم ، فإن التعاقد مع مساعدين افتراضيين للمبيعات يكون أكثر منطقية. السؤال الوحيد هو تعيين موظفين من نفس المناطق الزمنية أو إغلاقها. خلافًا لذلك ، عندما يكون هناك مقعد في اليابان وآخر في جنوب إفريقيا ، سيكون من المزعج جدًا تحديد موعد للمكالمات أو اجتماعات الفريق عبر الإنترنت.

ماذا يفعل مساعد المبيعات الافتراضي؟

يعتمد حجم العمل الذي يمكنك تعيينه لمساعد مبيعات افتراضي على مهاراته وكيفية إدارتك للتفاهم. يمكن أن تساهم VAs في كل مرحلة من مراحل قمع المبيعات وخط الأنابيب ، على وجه الخصوص:

• إجراء بحث آفاق

البحث عن العملاء ليس بالأمر السهل ، وهناك العديد من الطرق التي يمكن للشركة اتباعها: فحص ملفات تعريف المستخدمين يدويًا على الشبكات الاجتماعية ، وإطلاق حملات جنرال الرصاص ، وتصفح المجمعين ، وسجلات الشركة والأدلة (ذات الصلة بسوق B2B) ، تحقق من لمن يبيع المنافسون ، أو يقرؤون التعليقات على YouTube ، أو يراجعون مستمعي البودكاست ، أو يشترون قواعد بيانات جهات الاتصال (خيار سيء ، ولكن لا يزال) ، أو - كل هذه في وقت واحد. على الرغم من أن روتين التصفح ليس علمًا صعبًا ، إلا أنه يستغرق الكثير من الوقت ، لذا فإن مساعدي المبيعات الذين لديهم خبرة في استخراج البيانات سيفيدون.

• إجراء أبحاث المنافسين

هذه المعلومات ضرورية لضبط كل من الإستراتيجية وأنشطة البيع التكتيكية - الحملات الترويجية وتصميمات التصميمات أو عروض المبيعات التقديمية والمراسلات وتوزيع المحتوى. بعد قيامك بتجميع قائمة المنافسين الرئيسيين ، يمكن لمديري المبيعات وضع منهجية بحث وتعيين مساعدين افتراضيين لأداء العمل الميداني.

• المشاركة في أبحاث السوق

يتضمن التحليل دراسة تصورات العملاء عن شركة أو علامة تجارية ، وأبحاث اتجاهات السوق ، والتنقيب ، وما إلى ذلك. على الرغم من أن هذه مسؤولية تسويقية ، يمكن لمتخصصي المبيعات المساهمة في أبحاث السوق أيضًا. على سبيل المثال - قم بتوزيع الاستبيانات بين العملاء المحتملين أو المشترين ، وجمع التعليقات ، وتنظيم مجموعات التركيز ، وما إلى ذلك.

• إنشاء قواعد البيانات الرئيسية والتعامل معها

إدارة البيانات مهمة شاقة. لا يتطلب الأمر فقط الدقة والاهتمام والاجتهاد - فالعمل مع المعلومات يعني أن المساعد الافتراضي يستخدم أدوات ، مثل Tableau و Azure ويعرف SQL أو لغات استعلام أخرى ، ويمكنه كتابة طلبات بسيطة بشكل مستقل لاستخراج المعلومات الضرورية (يفضل). هذا هو ما يفعله محللو البيانات عادةً ، ولكن إذا كنت لا تستطيع تحمل تكاليف أخصائي متخصص لمعالجة بيانات المبيعات ، فيمكنك تعيين مساعد مبيعات خبير تقنيًا لهذه الوظيفة.

• إعداد وصيانة CRM

يعتبر التعامل مع CRMs مجالًا متميزًا للعمل المرتبط بالمبيعات. قبل كل شيء ، عليك رسم خريطة لرحلة العميل ، وعمليات المبيعات ، واتخاذ قرار بشأن حقول البيانات الضرورية ، والتسميات ، وما إلى ذلك. يمكن أن يساعد البائعون الافتراضيون بشكل كبير - دراسة نقاط البيع الرئيسية ، واستخدام Google Analytics ومراقبة مصادر حركة المرور على الويب ، وإعداد ملخصات حول حملات جنرال موتورز ، حساب مدة القمع ، متوسط ​​الوقت لإغلاق صفقة واحدة. وبعد ذلك - قم بتجميع المعلومات وتحميلها إلى CRM.

• إعداد أتمتة المبيعات

هناك العديد من الأدوات في السوق: أدوات لتوليد العملاء المحتملين ورعايتهم ، ومشغلات حملات البريد الإلكتروني بالتنقيط ، ومكتشفات البيانات ، وجدولة المحتوى ، وأنظمة التوزيع ، إلخ. ولكن بدون التكامل والإعداد الصحيح ، فهي غير مجدية. مساعد المبيعات الذي يعرف كيفية "التلاعب" بكل هذه الأدوات سيوفر الكثير من وقتك ويعزز عمليات المبيعات بشكل كبير.

• معالجة الآفاق

يعد التواصل أحد أكثر الأسباب شيوعًا لتوظيف الشركات للوسطاء المساعدين. يمكن أن يكون الاتصال آليًا ، ولكن إلى حد معين فقط. لا تزال الحوارات مع "الوجه البشري" وخدمة العملاء مهمة في المبيعات - في بعض الأحيان ، حتى أكثر من الإعلانات أو برامج التشغيل الآلي باهظة الثمن. يمكن للمساعدين الظاهريين أن يساهموا كثيرًا في بناء العلاقات ، على سبيل المثال أداء المراسلات الباردة ، وتغذية العملاء المحتملين بمحتوى مخصص للغاية ، ومتابعة الصفقات ، وتقديم دعم ما بعد البيع.

• المشاركة في الاحتفاظ بالعملاء

ربما تكون قد سمعت بالفعل أنه حتى الزيادة الصغيرة في مقياس الاحتفاظ يؤدي إلى زيادة أرباح الأعمال بنسبة تصل إلى 95٪. حتى لو كان نصفها صحيحًا ، فإن الاهتمام بالاحتفاظ بالعملاء يستحق المال ، توافق. يمكن أن تساهم VAs في القيمة الدائمة للعملاء ، على سبيل المثال ، عن طريق إرسال رسائل بريد إلكتروني تفاعلية مخصصة لهم وجمع المعلومات التي يمكن على أساسها إنشاء برنامج الولاء.

• يؤلف التقارير

ينتج عن معالجة البيانات جميع سمات التحليل الأخرى - تكوين الجداول والمخططات والملاحظات والملخصات والموجزات أو حتى فصول تقارير المبيعات.

• تحضير مواد البيع

يعرف الشخص الذي أنشأ عرضًا تقديميًا للمبيعات ذات مرة أن هذه مهمة شاقة. ليس فقط يجب أن يكون متسقًا ومقنعًا ، فجزءه المرئي ، على سبيل المثال محاذاة النص ، والخطوط ، والصور ، والتأثيرات لا تقل أهمية. يمكن أن تساعد VA في تنظيم المعلومات ، بحيث يتلقى العميل عرضًا تقديميًا جيدًا ، بدلاً من الشرائح الفوضوية.

لماذا يجب عليك تعيين مساعد مبيعات افتراضي؟

لقد أثبتنا بالفعل أن برامج المساعدة الافتراضية يمكنها القيام بالعديد من المهام ذات التعقيد المتفاوت ، ولكن هذا يحدث فقط عندما يكون سير العمل منسقًا جيدًا. وبالتالي ، يجب عليك:

• العمل على إعداد "الحزمة" - قم بتدوين وصف واجبات VAs وتزويدهم بالحسابات البريدية للشركات ، وقائمة الأدوات ، ومن يجب الاتصال بهم للحصول على حقوق الوصول ، وإجراءات التعاون مع التسويق ، وقواعد إعداد التقارير ، إلخ.
• ضع مهامًا ومؤشرات أداء رئيسية ومواعيد نهائية واضحة - الغموض وعدم اليقين يقتلان الثقة والإنتاجية ، لذا اعرف النتائج الدقيقة التي تتوقع الحصول عليها من مساعدي الوكلاء
• توافق على الإبلاغ عن الوقت - في حين أن البعض موافق على تثبيت واستخدام برامج تتبع الوقت ، قد يعتقد البعض الآخر أنه مهين ؛ لأنك ستدفع أجرًا بالساعة ، في معظم الحالات ، من الأفضل الاتفاق على طريقة التتبع مع مساعد مبيعات افتراضي
• إبداء الرأي - فالتقدير والنقد أفضل من الصمت ؛ النقطة الوحيدة هي العثور على نموذج مناسب للتعبير عن التوصيات بحيث يظل المساعدون المساعدون متحفزين ومستعدين لتحسين أدائهم.

إذا نجحت في هذه الاستعدادات السهلة ، فسيؤدي التعاون مع مساعد افتراضي إلى الفوائد التالية:

• انخفاض نفقات العمالة - ستدفع مقابل أجزاء محددة من العمل والساعات التي تقضيها ، بدلاً من اليوم الكامل الذي يشمل فترات الراحة ، والمحادثات الصغيرة مع الزملاء ، وما إلى ذلك ؛ علاوة على ذلك ، لن يضيع المتخصصون الداخليون الباهظون الوقت لأداء المهام اليدوية كثيفة العمالة
• تقليل عبء العمل - يمكنك التعاقد مع المزيد من مساعدي المبيعات الافتراضيين خلال المواسم المزدحمة
• الاستعانة بمصادر خارجية لوظائف لمرة واحدة - بدلاً من توظيف الباعة الجدد ، يمكنك الاستعانة بمصادر خارجية لمهام محددة مثل إعدادات CRM
• العمليات المؤتمتة - يمكنك استئجار مساعد مساعد ماهر لمدة أسبوع أو أسبوعين يقوم بشراء التراخيص ودمج البرامج.

للعثور على مساعد افتراضي ، يمكنك الرجوع إلى جميع مواقع التوظيف الشهيرة ، مثل Workana أو Upwork أو إنديد. في إعلان الوظيفة ، أكد في النسخة أنك تبحث عن "مساعد مبيعات رقمي" ، وإلا فقد يخلط الباحثون عن عمل بين شركتك ومتجر فعلي. يمكنك تضمين المسؤوليات التالية لجعل ذلك أكثر وضوحًا:

• إرسال أوامر مبيعات جديدة إلى نظام المبيعات {اذكر CRM}
• مراقبة أداء الحسابات الرئيسية
• تنسيق المعلومات حول العملاء لمديري الحسابات
• التعامل مع الأوراق المتعلقة بالمبيعات
• كن وسيطًا بين العملاء والبائعين
• ولا تنس أن تذكر أن المركز بعيد تمامًا ويمكن أن يفترض عقدًا محدد المدة.

ضع في اعتبارك أيضًا ذكر هذه المؤهلات:

• درجة البكالوريوس في الاقتصاد أو الإدارة أو التسويق أو إدارة الأعمال {أو غير ذلك من الأمور ذات الصلة} من مؤسسة معتمدة
• من ذوي الخبرة في {أذكر CRM و / أو أنظمة قواعد البيانات}
• الكفاءة في MS Office ، على وجه الخصوص ، MS Word و Excel و PowerPoint
• الكفاءة مع G Suite.

أدوات إضافية لعمل مساعد مبيعات افتراضي فعال

تايم دكتور

لقطة مأخوذة من Timedoctor.com

هذا متتبع للوقت مع بعض التطورات: CRM ، وخيار التقاط الشاشة ، والجداول الزمنية المعدة تلقائيًا وكشوف المرتبات ، وتنبيهات الإلهاء ، وما إلى ذلك. يمكنك دمج Time Doctor مع برنامج إدارة المشاريع ، مثل Jita أو Trello ، أو استخدامه كأداة PM أساسية - إنشاء المهام وتتبع أدائها. يمكن للأفراد البدء بخطة اشتراك بقيمة 6 دولارات شهريًا.

Snov.io

لقطة مأخوذة من Snov.io

هذا هو البرنامج النهائي لأتمتة البحث عن البريد الإلكتروني والتواصل. سيقوم Snov.io بالبحث عن البريد الإلكتروني والتحقق منه ، وجدولة المراسلات العادية ، وتخزين محتوى البريد الإلكتروني ، وإطلاق حملات التنقيط بشكل مستقل تمامًا. باستخدام هذه الأداة ، يمكنك إما تكوين قاعدة بيانات رئيسية من البداية أو التحقق من صحة قاعدة بيانات الخادمة ، بحيث تصل عناوين البريد الإلكتروني غير الصالحة إلى القائمة البريدية. تبدأ خطة الاشتراك من 33 دولارًا شهريًا.

تثاقل

لقطة مأخوذة من Slack.com

Slack عبارة عن منصة اتصال مناسبة للفرق داخل المكتب أو عن بُعد. يمكنك استخدام مكتبته ، المسماة Bolt ، لتطوير تطبيقاتك الخاصة والحفاظ على أمان اتصالات الشركة. يتم تنظيم الحوارات داخل مساحات العمل ، ويمكنك دعوة مستخدمين جدد بإرسال ارتباطات إلى مساحة العمل. Slack ، ولكن لمزيد من الفرص ، يمكنك الدفع من 6.67 دولارات شهريًا لكل مستخدم واحد.

لقاء إدغار

لقطة مأخوذة من Meetedgar.com

ستساعد هذه الأداة VA في إدارة حسابات اجتماعية متعددة. هنا ، يمكنهم جدولة مشاركة المنشورات الجديدة وتتبع أداء المحتوى - انظر المشاهدات والنقرات. يعمل MeetEdgar بشكل جيد للعثور على ملفات تعريف العملاء المحتملين ومعاينتها ، بحيث يمكن لبائعي المبيعات استخدامها كمكون لنشاط جنرال الرصاص أيضًا. تبدأ الأسعار من 19 دولارًا في الشهر.

ContentStudio

لقطة مأخوذة من Contentstudio.io

يمكنك أتمتة إدارة المحتوى بالكامل باستخدام هذه الأداة ، على سبيل المثال ، البحث عن الموضوعات الشائعة وإدارة المقالات المعدة ومشاركة المنشورات بين جميع ملفات التعريف الاجتماعية لشركتك. بالنسبة لمساعدي المبيعات الافتراضية ، يحتوي ContentStudio على عرض خاص - معلومات مجمعة من جميع صناديق البريد الوارد. وبالتالي ، يمكنهم العثور على رسائل مباشرة جديدة من LinkedIn و Facebook و Twitter وما إلى ذلك في مكان واحد. يبدأ الاشتراك المدفوع من 49 دولارًا شهريًا.

ودود

لقطة مأخوذة من Cal Friendly.com

Cal Friendly عبارة عن تقويم متاح قابل للمشاركة ، ومن المفيد الاتفاق على مواعيد مع أشخاص من خارج المؤسسة - مستثمرون وعملاء وموردون وما إلى ذلك. لجدولة اجتماع ، يجب على VA مشاركة التقويم مع العميل المتوقع وذكر خيارات الوقت. وبالتالي ، سيختار الهدف الفتحة الأكثر ملاءمة. يحتوي Cal Friendly على اشتراكات مجانية ومدفوعة ، حيث تبدأ الرسالة من 8 دولارات لكل مستخدم شهريًا.

PicMonkey

لقطة مأخوذة من Picmonkey.com

يمكن أن تكون هذه الأداة بديلاً مؤقتًا للمصمم. باستخدام PickMonkey ، يمكنك إنشاء أو تحرير العناصر المرئية ، على سبيل المثال الصور ذات العلامات التجارية للمنشورات أو منشورات المدونة وصور غلاف موقع الويب وتصميمات الإعلانات وما إلى ذلك. تبلغ الخطة الأساسية 7.99 دولارًا أمريكيًا في الشهر.

يعد تعيين مساعدين افتراضيين للمبيعات خيارًا جيدًا لكل من الشركات الصغيرة والشركات الكبيرة - في حين أن الأول قد يستفيد من نفقات العمالة المخفضة ، بينما يمكن للثاني تفريغ أعباء فرقهم الداخلية وتحقيق نطاقات أكبر في المبيعات. إذا تمكنت من تنظيم تعاون مناسب ، فسيصبح مساعد المبيعات الافتراضي عضوًا مهمًا في فريق المبيعات الخاص بك.