غرف البيانات الافتراضية: الفوائد والاستخدامات والأدوات

لقد غيرت التكنولوجيا طريقة عمليات الأعمال وعمل الموظفين في جميع أنحاء العالم.

عززت العديد من التقنيات الجديدة ، مثل الهواتف الذكية و SaaS وأجهزة الكمبيوتر المحمولة والأجهزة اللوحية وما إلى ذلك ، مساحات العمل الرقمية والعمل عن بُعد. هذه لها دور كبير في التحول الرقمي ، وبالتالي تمكين الفرق من العمل بكفاءة أكثر من أي وقت مضى.

تعد VDRs أو غرف البيانات الافتراضية أحد أجزاء هذه الثورة من حيث التكنولوجيا. لقد غيرت غرف البيانات الافتراضية تمامًا طريقة عقد الصفقات للشركات. سوف يستكشف هذا المنشور VDRs وفوائدها واستخداماتها وبعض موفري VDR.

ما هي VDR أو غرفة البيانات الافتراضية؟

غرفة البيانات الافتراضية هي مساحة أو مستودع على الإنترنت حيث تقوم المنظمات بتخزين البيانات والملفات السرية. يستخدمون VDRs في حالة إجراء معاملات مالية أو عندما يتعاملون مع طرف ثالث.

VDRs هي خدمات تخزين قائمة على السحابة تتيح مشاركة المعلومات الخاصة أو السرية مع الشركاء والعملاء والمزيد.

تستخدم غرف البيانات الافتراضية طرق تشفير قوية ، مما يجعل التخزين موثوقًا وآمنًا تمامًا. تقوم VDRs بترميز البيانات قبل نقلها إلى سحابة التخزين.

كما أنها تسمح لك بالاختيار من بين إعدادات التقييد المختلفة وأذونات المستندات. هذا يمنع البيانات من أن يتم نسخها أو مشاركتها أو طباعتها دون إذن.

استخدامات غرف البيانات الافتراضية

توفر VDRs مساحة للعناية الواجبة المطلوبة أثناء إنهاء صفقة تجارية. تتضمن هذه المعاملات مستندات وملفات ذات أحجام كبيرة وبكميات أكبر.

معظم هذه الوثائق سرية وتحتوي على بيانات حساسة للغاية. يوفر VDR طريقة موثوقة لجميع الأشخاص المهتمين لتبادل ومراجعة المستندات أثناء التفاوض.

لكي تحافظ الشركات على علاقات تجارية ، يلزم نقل البيانات والعقود بشكل متكرر. توفر غرف البيانات الافتراضية تخزينًا لهذه العقود وتجعلها متاحة بسهولة كلما لزم الأمر.

تعمل هذه كنقطة وصول مركزية للمحامين والمنظمين الخارجيين والداخليين والمحاسبين والمزيد من الأطراف. مثل هذا النظام المركزي يقلل من مخاطر التأخير والأخطاء. كما يوفر الشفافية في الاتصال.

فوائد غرف البيانات الافتراضية

تعد غرفة البيانات الافتراضية حلاً مثاليًا لأي مؤسسة. يمكن أن يساعد الشركات على تبسيط عملية مشاركة المستندات وجعلها أكثر كفاءة. أنها توفر مجموعة واسعة من الفوائد ، وبعضها يشمل:

• المشاركة الفعالة لوثائق ومعلومات الأعمال الهامة والخاصة بشكل آمن.
• توفير الحماية لمعلومات المنظمة.
• إدارة الوثائق والبيانات الآمنة والآمنة.
• يمكن الوصول إليها من قبل أطراف متعددة في وقت واحد.
• قدر كبير من تحميل البيانات ممكن.
• دعم الأجهزة المحمولة.
• ميزة البحث الدقيق المتاحة.

بعد ذلك ، سوف نستكشف حالات استخدام غرف البيانات الافتراضية.

حالات استخدام غرف البيانات الافتراضية

غرف البيانات الافتراضية قابلة للتطبيق في جميع المجالات التي تشمل زيادة رأس المال والمعاملات المالية والصفقات التجارية. دعنا نلقي نظرة على بعض التطبيقات الرئيسية لـ VDRs.

تقنية

VDRs هي حلول مفيدة للغاية لصناعة التكنولوجيا. هذه تمكن أكبر مؤسسات التكنولوجيا من مشاركة البيانات والمعلومات بين الفرق وانتشارها في جميع أنحاء العالم.

التطوير المؤسسي

تتضمن استراتيجيات الشركة قدرًا كبيرًا من استخدام مصفوفات البيانات. يساعد استخدام VDRs في تحديد اتجاهات البيانات التي تظل دون أن يلاحظها أحد.

الخدمات المصرفية الإستثمارية

تستخدم صناعة الخدمات المصرفية الاستثمارية مرافق غرفة البيانات الافتراضية إلى حد كبير. تتطلب العمليات مثل زيادة رأس المال والاكتتابات العامة وعمليات الدمج والاستحواذ مشاركة ضخمة للبيانات ، مما يجعل من VDR أمرًا لا بد منه.

القطاع القانوني

تتضمن الصناعة القانونية قدرًا كبيرًا من الأعمال الورقية. ومع ذلك ، فإن هذه الأعمال الورقية تتحول إلى مستندات إلكترونية. وبالتالي ، فقد لعبت غرف البيانات الافتراضية دورًا في هذه الصناعة لتخزين المستندات القانونية واستعادتها ومشاركتها.

شركات المحاسبة

تساعد VDRs مؤسسات المحاسبة والتدقيق على مشاركة حساباتهم وتقارير التدقيق مع العملاء عبر منصة آمنة.

العقارات

تشمل صناعة العقارات كمية كبيرة من الأعمال الورقية وتبادل المستندات. يساعد VDR في تخزين وإدارة هذه المستندات دون أي مخاطر.

الافتراضية مقابل غرف البيانات المادية

في وقت سابق ، قبل تطور التكنولوجيا الرقمية ، تم استخدام غرف البيانات المادية. تم استخدام هذه لتخزين المستندات الهامة ووثائق الملكية الفكرية والمزيد. كانت غرف البيانات المادية مواقع فعلية فعلية.

ولكن الآن ، مع تطور التكنولوجيا الرقمية ، حلت المستندات الافتراضية أو الإلكترونية محل المستندات المادية. ونتيجة لذلك ، حلت غرف البيانات الافتراضية محل غرف البيانات المادية. تتميز غرف البيانات الافتراضية بالعديد من المزايا مقارنة بغرف البيانات المادية. دعنا نتعرف على القليل:

# 1. فرق التكلفة

تتطلب غرف البيانات المادية موقعًا للإيجار ومرافق أمنية مناسبة لحماية المستندات. هذا يعني أن هناك تكاليف ضخمة متضمنة فيما يتعلق بالإيجار ، والصيانة ، والأمن ، وما إلى ذلك.

من ناحية أخرى ، غرف البيانات الافتراضية هي حلول سحابية توفر القدرة على تخزين كميات هائلة من البيانات بشكل آمن. تعد غرفة البيانات الافتراضية أكثر فعالية من حيث التكلفة من الغرفة الفعلية.

# 2. وقت استرداد البيانات

في غرف البيانات المادية ، يمكنك تخيل مدى صعوبة البحث في أكوام من المستندات الموجودة. ستحتاج إلى ساعات للقيام بذلك ، حتى لو كان منظمًا بشكل مثالي.

مقارنةً بهذا ، تتيح لك VDRs القيام بذلك بسلاسة وفي ثوانٍ. يمكن لأي شخص لديه إذن الوصول إلى المستندات البحث عن البيانات واستردادها على الفور دون أي وقت انتظار.

# 3. كفاءة

تساعد VDRs على تحسين كفاءة إدارة المستندات ، وبالتالي ، عمليات الأعمال. لأنه يتيح للمستندات الوصول إلى العديد من مقدمي العطاءات في أي وقت من الأوقات تقريبًا.

ولكن عندما نتحدث عن غرف البيانات المادية ، يجب على مقدمي العروض جدولة المواعيد للوصول إلى الغرفة. وبالتالي فإن مستوى الكفاءة سيكون منخفضًا.

# 4. اتصالات سرية

تمكن VDRs الاتصالات السرية والخاصة بين الأطراف. يمكنك الرد على أسئلة محددة من مؤسسة أخرى دون السماح لأي شخص بالوصول إلى معلوماتك. يمكنك منح أي شخص الإذن لرؤية المستندات الخاصة بك أو أكثر.

# 5. تتبع

توفر VDRs تتبعًا سهلاً لعروض المستندات. في نفس الوقت ، هذا مستحيل في غرف البيانات المادية. لا يمكنك التحكم في من يرى أي وثيقة. لكن غرف البيانات الافتراضية تسمح لك بمعرفة عدد الأشخاص الذين نظروا إلى ملفاتك. تحصل على تقارير يومية عن ذلك ، مما يجعل التتبع مناسبًا.

يقدم العديد من مزودي غرف البيانات الافتراضية ميزات رائعة. تمكّنك الميزات المختلفة من إدارة مستنداتك وملفاتك عبر الإنترنت بكفاءة وفعالية.

أدوات غرف البيانات الافتراضية

دعنا نستكشف أفضل مزودي غرف البيانات الافتراضية الذين يمكنك التفكير فيهم.

iDeals

توفر iDeals طريقة للتعاون والمشاركة بأمان في مستندات العمل الهامة. يمكّنك من تحميل ملفاتك باستخدام ميزة السحب والإفلات السهلة. يمكنك تحميل الملفات بالجملة وتوفير وقتك الثمين.

يدعم أكثر من 25 تنسيقًا مختلفًا للملفات ويسمح لك بالتكامل مع Windows Explorer. خيارات البحث عن النص السهلة والمرشحات تجعل استرداد البيانات أكثر سهولة.

الأنصار

Ansarada هي غرفة بيانات افتراضية ذكية تعمل أكثر بكثير من مجرد حل تخزين ومشاركة الملفات. يتكامل مع الأنظمة الأساسية الأخرى لتمكين المزامنة ثنائية الاتجاه ويوفر ميزة السحب والإفلات للسماح لك بتحميل المستندات والملفات بسرعة.

يسمح لك Ansarada بتتبع جميع أفعالك والتحكم فيها. إنه مدعوم بقوة الذكاء الاصطناعي ، مما يساعدك على أتمتة إعداد التقارير والتنبؤ بالنتائج والمزيد.

CapLinked

يوفر CapLinked حلول غرفة بيانات افتراضية آمنة وبسيطة للمؤسسات لتخزين مستنداتها بأمان. يسمح لك بتحميل المستندات على الفور وتقييد الوصول من خلال منح الإذن للأطراف التي تريدها.

يمكنك تحميل الملفات بكميات كبيرة وبالتالي توفير وقتك الثمين. يضمن الأمان على مستوى المؤسسة أن تكون مستنداتك الهامة آمنة ومحمية دائمًا. يوفر CapLinked غرف بيانات للمشاريع والمؤسسات والمؤسسات من أي حجم وميزانية.

OneHub

تعاون بسهولة وسلاسة مع زملائك وعملائك وشركائك بطريقة آمنة. باستخدام OneHub ، يمكنك مشاركة معلومات عملك الخاصة دون أي قلق.

يتيح لك تحميل الملفات بسرعة باستخدام وظيفة السحب والإفلات. يتيح لك تتبع النشاط المتقدم تتبع كل شيء في غرفة البيانات. يمكنك الحصول على معاينات عالية الجودة لأكثر من 30 نوعًا من الملفات. يمكنك تبسيط التعاون بسهولة عن طريق تعيين المهام ومنح الأذونات والمزيد.

تأتي غرفة البيانات هذه مع تشفير على مستوى البنك.

علبة

يتيح لك Box إمكانية إدارة العطاءات وعمليات الدمج والاستحواذ والعقود الخاصة بك بأقصى قدر من الحماية. يأتي مع أكثر من 1400 تكامل لتسهيل العمليات. يسمح لك بتحسين تجربة المستخدم الخاصة بك من خلال السماح بالمعاينات في المتصفح والوصول عبر الهاتف المحمول.

يمنع الأمان المتطور الخاص به الوصول غير المصرح به ويضمن وصول المستندات بأمان. تعمل عناصر التحكم في المجلد وأذونات المستخدم القوية على تتبع الأنشطة المشبوهة.

الكلمات الأخيرة

لذلك ، ترى مدى أهمية وفائدة غرف البيانات الافتراضية عندما نتحدث عن الوثائق الهامة. يحتاج كل قطاع يتضمن التوثيق والمعاملات الإلكترونية إلى غرف بيانات افتراضية آمنة لضمان أقصى درجات الأمان للوثائق.

يمكنك التفكير في أي من موفري VDR المقترحين أعلاه والتركيز على عملك التجاري دون أي قلق.

بعد ذلك ، يمكنك التحقق من برنامج أتمتة المستندات لتوفير ساعات العمل.