4 أنواع من سياسات الإجازات المدفوعة: كيف تختار المناسب
نشرت: 2023-02-08بينما تختلف المتطلبات القانونية حسب الموقع ، عندما يتعلق الأمر بتقديم إجازة مدفوعة الأجر لموظفيك (PTO) ، فإن الحفاظ على سياسة الإجازة أمر ضروري للغاية للشركات التي تتطلع إلى جذب أفضل المواهب والاحتفاظ بها.
ومع ذلك ، نظرًا لأن العديد من أرباب العمل اليوم يقدمون PTO غير محدود كأفضل اتجاه في مكان العمل في مجموعة مذهلة من الامتيازات غير العادية ، فقد يكون من الصعب تحديد أولويات السياسة التي هي السياسة المناسبة لمؤسستك.
ما هي سياسات الإجازات الأكثر جاذبية للمرشحين الذين تبحث عن توظيفهم؟ كيف يمكنك منح الموظفين الوقت الذي يحتاجون إليه لإعادة الشحن مع ضمان تلبية احتياجات العمل؟
أنواع سياسات PTO
سواء كنت شركة تقنية ناشئة ، أو شركة تجزئة ، أو منظمة غير ربحية ، فإليك ما يجب أن تعرفه حول اختيار سياسة الإجازة المدفوعة المناسبة لشركتك. أولاً ، دعنا نلقي نظرة على اختياراتك عندما يتعلق الأمر بحزم إجازة الشركات ، والتي يمكن أن نطلق عليها تنظيمها وإدارتها باستخدام برنامج إدارة الفوائد.
قبل تحديد السياسة المناسبة لشركتك ، من المهم إلقاء نظرة على الخيارات المتاحة.
4 أنواع من سياسات PTO:
- سياسات الإجازات التقليدية
- إجازة مدفوعة الأجر من البنوك
- إجازة مدفوعة الأجر غير محدودة
- تبرعات PTO
1. سياسات الإجازة التقليدية
تمنح سياسات الإجازات التقليدية الموظفين مجموعة مخصصة من الإجازات المدفوعة لفئات معينة ، مثل الإجازات والأيام المرضية والأيام الشخصية.
قد يتم تقديم هذه المخصصات كأيام أو ساعات عطلة تحت كل فئة ويمكن تجديدها كل سنة تقويمية أو في ذكرى عمل الموظف. يقوم العديد من أرباب العمل بزيادة الوقت بشكل تدريجي للموظفين الذين يقيمون مع الشركة لفترة طويلة من الزمن.
إيجابيات وسلبيات سياسات الإجازة التقليدية
الايجابيات:
- قم بقياس مقدار الوقت الذي يستغرقه الموظفون بدقة ولأي أغراض
- احتفظ بأفضل المواهب من خلال تقديم PTO للموظفين ذوي فترات أطول
- يوفر معلومات الحضور لتخطيط الموارد والقوى العاملة
سلبيات:
- يمكن أن يكون تتبع قضاء الساعات والإبلاغ عن PTO عبئًا إداريًا مكلفًا
- يمكن أن تكون مدفوعات PTO غير المستخدمة مكلفة في نهاية العام أو عندما يستقيل الموظفون
- قد لا تكون جذابة للباحثين عن عمل الذين يقدرون التوازن بين العمل والحياة ولا يرون وقتهم مقسمًا إلى فئات مثل المرض أو الإجازة .
2. البنوك PTO
على غرار سياسات الإجازة التقليدية ، تقدم بنوك PTO للموظفين مجموعة مخصصة من الإجازات المدفوعة للسنة. ومع ذلك ، فإن هذا النوع من مجموعات السياسة أيام الإجازة في "بنك" واحد ، حيث يمكن للموظفين أخذ إجازة لأي غرض ، دون تحديد بين أيام المرض أو الإجازة أو الأيام الشخصية.
يعد هذا الخيار خيارًا جيدًا للمؤسسات التي ترغب في تقليل العبء الإداري لتتبع PTO مع الاستمرار في تقديم عدد محدد من أيام الإجازة للموظفين.
إيجابيات وسلبيات البنوك PTO
الايجابيات:
- عبء إداري أقل على فرق الموارد البشرية والمديرين والموظفين
- يمنح الموظفين الوضوح بشأن عدد الأيام التي يمكنهم إقلاعها بمرونة في كيفية استخدامها
- يوفر معلومات الحضور لتخطيط الموارد والقوى العاملة
سلبيات:
- يمكن أن تكون مدفوعات PTO غير المستخدمة مكلفة في نهاية العام أو عندما يستقيل الموظفون
- نتائج أقل لتتبع النتائج في رؤية أقل لأنماط واتجاهات PTO
3. PTO غير محدود
اتجاه صاحب العمل المتزايد هو PTO غير محدود. يتيح للموظفين قضاء بعض الوقت لأنهم يحتاجون إلى وقت بدون عدد محدد من الأيام المخصصة.
سواء كانوا متجهين إلى رحلة عطلة الربيع أو يحتاجون إلى يوم عطلة لحضور اجتماعات الآباء والمعلمين ، فإن هذا الخيار يوفر للموظفين المرونة لأخذ وقت بعيدًا عن المكتب بأقل عبء إداري.
في كثير من الأحيان ، لا تطلب الشركات التي تتبنى هذه السياسة من الموظفين تتبع أيام إجازتهم أو الإبلاغ عنها إلى الموارد البشرية أو القيادة الأخرى ، وتكون الموافقة على الإجازة وفقًا لتقدير مدير كل موظف على حدة.
هذا الاتجاه شائع بشكل خاص في شركات التكنولوجيا والشركات الناشئة التي لا تمتلك البنية التحتية للموارد البشرية أو النطاق الترددي لإدارة سياسة الإجازة المتعقبة والمتراكمة.
إيجابيات وسلبيات PTO غير المحدود
الايجابيات:
- يُظهر للموظفين أنه موثوق بهم في قضاء الوقت الذي يحتاجون إليه بدون قواعد أو إرشادات صارمة
- يركز على المحادثات بين الموظف والمدير فيما يتعلق بالإجازة في الأداء الوظيفي ونتائج العمل
- يسمح لأعضاء الفريق المرضى بالبقاء في المنزل بدلاً من القلق بشأن استخدام يوم من PTO
- يقلل الأعمال الورقية ، مما يمنح المديرين وفرق الموارد البشرية مزيدًا من الوقت للتركيز على احتياجات العمل الأخرى والمهام ذات الصلة
- جذابة للباحثين عن عمل ويمكن استخدامها في جهود تسويق التوظيف
سلبيات:
- أظهرت الدراسات أن الموظفين يأخذون إجازة أقل بموجب خطة غير محدودة
- لا يكافأ أعضاء الفريق ذوو العضوية الأطول على ولائهم
- يمكن أن يكون غير عادل أو غير موضوعي بناءً على تفضيلات المدير الفردي واحتمال الموافقة على PTO
- يحد من القدرة على القيام بتخطيط الموارد أو تتبع أنماط السلوك
يمكن للشركات التي لا تقدم إجازة مدفوعة الأجر غير محدودة لموظفيها تضمين خطة تبرع PTO باعتبارها "إضافة". يُطلق عليه أحيانًا برنامج مشاركة الإجازة ، ويسمح هذا النوع من الخطة للموظفين بدعم زملائهم في العمل وأعضاء الفريق من خلال التبرع بإجازة للآخرين في حالة تعرضهم لمرض ، أو الحاجة إلى أخذ إجازة طويلة لرعاية أحد أفراد الأسرة أو مريض محبوب ، أو تأثرت بكارثة طبيعية.
نظرًا لأن العديد من الموظفين لا يستخدمون كل إجازاتهم المتراكمة ، فإن سياسة التبرع في PTO تسمح لهم بوضع أي من ساعاتهم أو أيامهم غير المستخدمة في الاستخدام الجيد بدلاً من إهدارها.
إيجابيات وسلبيات تبرعات PTO
الايجابيات:
- يرفع معنويات الموظفين وروحهم
- يتطلب من الموظفين أن يكونوا دقيقين بشأن مقدار الوقت الذي سيحتاجون إليه
سلبيات:
- يتطلب إرشادات شاملة من فريق الموارد البشرية بشأن من يمكنه التبرع ، وعدد الأيام التي يمكن التبرع بها ، ومن يمكنه طلب أيام إجازة من هذا البنك ، وكيفية حساب الفروق في الراتب
- قد يشعر الموظفون أن هذا حل "إسعافات أولية" بدلاً من مجرد تقديم إجازة مدفوعة الأجر أو غير محدودة
كيفية اختيار سياسة الإجازة المناسبة لعملك
يبدأ تحديد سياسة PTO المناسبة لمؤسستك بطرح أسئلة مهمة على نفسك حول احتياجات العمل والموظفين. فيما يلي أهم الأسئلة التي يجب مراعاتها عند اختيار سياسة إجازة مدفوعة الأجر لمؤسستك.
أين يقع عملك؟
تحافظ العديد من المدن وبعض الولايات على قوانينها الخاصة بشأن الإجازات المدفوعة - خاصة عندما يتعلق الأمر بالوقت المرضي. هذا مهم عند النظر في نوع سياسة الإجازة التي يجب استخدامها فيما يتعلق بمكان قوة العمل لديك.
هل لديك موظفون في مدن تتطلب عددًا معينًا من الإجازات المرضية مدفوعة الأجر؟ هل لديك قوة عاملة عالمية وتحتاج إلى النظر في سياسات PTO المختلفة في مواقع مختلفة؟ استشر دائمًا قوانين الولاية والقوانين المحلية قبل الالتزام بخطة إجازة مدفوعة الأجر.
ما نوع العمل الذي لديك؟
يمكن أن تختلف سياسة PTO التي تختارها اختلافًا كبيرًا اعتمادًا على نوع الشركة التي لديك. عندما يتعلق الأمر بتخطيط القوى العاملة ، فكر في سياسة PTO التي تخدم احتياجات عملك بشكل أفضل.
على سبيل المثال ، إذا كنت تمثل شركة إنشاءات أو مطعمًا يعمل فيه موظفو كل ساعة ، فمن المحتمل ألا تقدم خطة إجازة مدفوعة الأجر لم يتم تتبعها أو استحقاقها. ومع ذلك ، إذا كنت شركة ناشئة في مجال التكنولوجيا ، فإن PTO غير المحدود يكون ممكنًا بدرجة أكبر نظرًا للطبيعة التعاونية للعمل ، فضلاً عن القدرة على العمل عن بُعد.
هل يجب أن تقدم سياسات إجازة مختلفة لأدوار مختلفة؟
اعتمادًا على أنواع الموظفين في مؤسستك ، قد تختار تقديم سياسات إجازة مدفوعة الأجر مختلفة لأقسام أو أدوار مختلفة.
على سبيل المثال ، قد تختار شركات البيع بالتجزئة تقديم خطط PTO مختلفة لموظفي الشركات مقابل مديري المتاجر. قد ترغب أيضًا في التفكير في توفير المزيد من الوقت للموظفين ذوي فترات أطول. قد تكون سياسة PTO الأكثر سخاءً لأعضاء الفريق على المدى الطويل حافزًا مقنعًا لزيادة الاحتفاظ بهم.
أفضل الممارسات عند اختيار سياسة الإجازة
بغض النظر عن سياسة الإجازة المدفوعة التي تختارها لمؤسستك ، فإليك بعض النصائح لزيادة فعاليتها.
ضع توقعات للتتبع وإعداد التقارير
من المهم وضع حدود لكيفية طلب الموظفين وتتبع إجازاتهم.
ضع إرشادات رسمية تغطي أسئلة مثل:
- كم عدد الأيام / الأسابيع التي يجب أن يعطيها الموظفون لمديريهم إشعارًا قبل أن يأخذوا إجازة؟
- هل هناك حد أقصى لعدد أيام الإجازة التي يمكن للموظفين أخذها في المرة الواحدة؟
- من الذي يحتاج إلى الموافقة على طلبات الإجازة؟ مدراء؟ الموارد البشرية؟
- هل يمكن للموظفين الدفع نقدًا في أيام PTO الخاصة بهم في نهاية العام أو عند مغادرتهم الشركة؟
- هل تنتقل أيام PTO غير المستخدمة إلى العام المقبل؟
امنح الموظفين الأدوات التي يحتاجونها للنجاح
هل ستطلب من الموظفين الإبلاغ عن إجازاتهم باستخدام قاعدة بيانات مركزية أو برنامج تتبع PTO؟ إذا كان الأمر كذلك ، فتأكد من معرفة الموظفين بكيفية الوصول إلى البرنامج واستخدامه ، وكيفية العمل مع مديرهم أو فريق الموارد البشرية إذا كانوا بحاجة إلى الحصول على موافقة الإجازة.
إنشاء سلسلة القيادة
عندما يأخذ الموظفون إجازة ، يمكن أن يضع عبئًا كبيرًا بشكل خاص على الفرق المكونة من شخص واحد والتي ليس لديها شخص يغطيه عنهم.
تأكد من أن هذه الفرق تشعر بالتمكين لطلب قضاء وقت بعيدًا عن المكتب من خلال إنشاء قائمة أولويات بالمهام التي لا تزال بحاجة إلى الحدوث حتى أثناء PTO. بعد ذلك ، حدد من المسؤول عن الاهتمام بهذه المهام عندما يكون كل عضو في الفريق خارج المكتب.
حدد عطلات الشركة
في حين أن أيام الإجازة مدفوعة الأجر تكون بشكل عام وفقًا لتقدير الموظف ، فإن معظم أصحاب العمل لديهم قائمة محددة بإجازات الشركة عندما يتم إغلاق المكتب.
إذا كان عملك في الولايات المتحدة ، ففكر في اعتماد تقويم العطلات الفيدرالية لمؤسستك واستكمله بقائمة SHRM للعطلات القياسية المدفوعة. إذا كان لديك قوة عاملة عالمية ، ففكر في جداول العطلات الأخرى التي قد تحتاج إلى وضعها في الاعتبار بناءً على الثقافة المحلية.
ضع في اعتبارك كيف ستتعامل مع FMLA
عند تحديد سياسة الإجازة المدفوعة ، تأكد من التفكير في كيفية تعامل شركتك مع الإجازة التي تندرج تحت قانون الإجازة العائلية والطبية .
في حين أن هذه الإجازة الإلزامية الفيدرالية غير مدفوعة الأجر ، يسمح القانون للموظف باختيار الاستخدام أو أن يطلب صاحب العمل من الموظف استخدام إجازة مدفوعة الأجر أو إجازة مرضية أو عائلية لبعض أو كل فترة إجازة FMLA.
تصمم بعض الشركات سياسة FMLA مدفوعة الأجر ، واختار البعض تقسيم أنواع مختلفة من الإجازات بموجب تلك السياسة - مثل خطط إجازة الأمومة أو إجازة الوالدين. أيًا كان ما هو منطقي بالنسبة لعملك ، تأكد من تضمين وقت FMLA في تصميم سياسة الإجازة المدفوعة.
توثيق سياسة الإجازة المدفوعة الخاصة بك
تأكد من أن الجميع يعرف ويفهم سياسة الإجازة المدفوعة لمؤسستك - من القيادة ، إلى الموظفين ، إلى التعيينات الجديدة المحتملة.
قم بالإعلان عن حزمة PTO الخاصة بك كجزء من مزايا الموظفين الخاصة بك على صفحة الوظائف الخاصة بشركتك ، وقم بتضمين إرشادات مفصلة في دليل الموظف الخاص بك. سيساعد جعل سياسة PTO الخاصة بك سهلة الفهم ويمكن الوصول إليها فريقك على تجنب الارتباك والإبلاغ عن الأخطاء على المدى الطويل.
حان الوقت للاسترخاء!
بغض النظر عن سياسة الإجازة المدفوعة التي تختارها لشركتك ، من المهم مراعاة احتياجات عملك ، والنظر في رفاهية موظفيك ، والتفكير في كيفية تناسب خطة PTO الخاصة بك مع بقية عروض مزايا الموظفين.
أثناء تفكيرك في عرض PTO المناسب لموظفيك ، تصفح برامج الوقت والحضور الأعلى تصنيفًا لإبقاء وقت الموظف على المسار الصحيح.
تم نشر هذه المقالة في الأصل في عام 2019. تم تحديث المحتوى بمعلومات جديدة.