10 أنواع من الرسوم البيانية والمخططات لتحسين إدارة المشاريع

ملاحظة المقالة: نُشر هذا المقال لأول مرة بعنوان "10 أنواع من الرسوم البيانية والمخططات لإدارة أفضل للمشروع" في 1 ديسمبر 2018. وقد قمنا بتحديث هذه المقالة مؤخرًا بمعلومات حديثة في 7 فبراير 2023.

مديرو المشاريع هم اللاعبون الرئيسيون في أي منظمة. حتى سوء الفهم البسيط أو عدم التنسيق يمكن أن يكون له آثار كارثية على معدل نجاح المشاريع. من المثير للدهشة أن العديد من الشركات تكافح للحفاظ على تشغيل مشاريعها بسلاسة. هذا يجعل إدارة المشروع مجموعة مهارات لا تقدر بثمن يمكن لجميع المنظمات الاستفادة منها!

إدارة المشروع ليست بالأمر السهل. يتطلب التوفيق بين عدد كبير من الموارد والمواعيد النهائية والمعالم ونقاط الميزانية أثناء تقييم المخاطر المحتملة تركيزًا مكثفًا واهتمامًا ثابتًا بالتفاصيل. هذه الصفات التي تجد حتى المنظمات الأكثر نجاحًا صعوبة في الحفاظ عليها لفترات طويلة من الزمن! بالنسبة لفرق إدارة المشروع العازمة على تسليم المشاريع بنجاح ، من المفيد توخي الحذر عند إدارة جميع العوامل المرتبطة.

تتطلب الإدارة الفعالة للمشروع نهجًا ذكيًا واستخدام أدوات مجربة. يمكن تخفيف العديد من التحديات في تخطيط المرحلة الأولية من خلال أن تصبح على دراية جيدة باستخدام المخططات والرسوم البيانية والرسوم البيانية ذات الصلة التي تصور كيف يتدفق كل مكون معًا لإنشاء نظام منظم. سيساعد اتخاذ هذه الخطوات نحو عمل أكثر ذكاءً في ضمان سير التقدم بسلاسة طوال مشروعك بالكامل!

فيما يلي 10 أنواع من المخططات والرسوم البيانية لتحسين إدارة المشروع.

موصى به لك: كيف تقوم بتحليل SWOT لمشروعك الصغير؟

1. تحليل SWOT

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

تحليل SWOT هو أداة أساسية. إنه يوفر لأصحاب المصلحة معلومات قيمة حول نقاط القوة والضعف في المشروع ، إلى جانب الفرص أو التهديدات المحتملة. يعطي لمحة شاملة عن المهام المطروحة. يتيح ذلك لمديري المشاريع التخطيط الفعال لمواردهم من أجل تلبية المتطلبات. من خلال نهجها الفعال المكون من أربعة محاور - نقاط القوة والضعف والفرص والتهديدات - يمكن استخدام SWOT كأقوى حليف لك عند الاستعداد للنجاح!

بفضل قوة تحليل SWOT ، يمكن لمديري المشاريع رفع مستوى لعبتهم. يمكنهم اكتشاف ما يفعله المنافسون وضبط الاستراتيجيات لتحسين الأداء. إنها طريقة سهلة للمضي قدمًا في الإدارة الشاملة بالإضافة إلى المهام الفردية. وهذا يتيح للفرق العمل بشكل أكثر ذكاءً وتحقيق نتائج مذهلة!

2. مخطط جانت

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

تعد مخططات جانت أداة لا تقدر بثمن لإدارة المشاريع. إنها توضح بوضوح المهام والمراحل المختلفة التي ينطوي عليها مشروع معين. يتيح ذلك لأصحاب المصلحة الحصول على رؤية سريعة في المشاريع المعقدة. من خلال عرض تبعيات المهام ضمن هذه الجداول الزمنية ، تزود مخططات جانت المديرين أيضًا بتقديرات دقيقة للمدة التي قد يستغرقها كل نشاط قبل الإكمال بحيث يمكن تحقيق التنفيذ الناجح بسهولة أكبر.

بالنسبة للمشاريع المعقدة ذات المهام المتعددة وعمليات الإدارة ، يمكن أن تساعد مخططات جانت مديري المشاريع في البقاء على المسار الصحيح. تعد هذه المخططات طريقة فعالة لمراقبة النتائج ، وتعزيز التواصل بين الفرق ، وتحديد المواعيد النهائية بدقة ، وزيادة الكفاءة إلى أقصى حد لتحقيق نتيجة ناجحة. للحصول على فكرة أكثر وضوحًا ، يمكنك التحقق من بعض قوالب مخطط جانت هنا.

3. مخطط بيرت

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

تم تطوير مخططات PERT (أي تقنية مراجعة تقييم البرامج) في الخمسينيات من القرن الماضي بواسطة البحرية الأمريكية ، وهي توفر أداة مفيدة لتقييم اكتمال المشروع. يسمح نشر هذه التقنية بتقسيم الوحدات الفردية إلى مهام فريدة. يساعد هذا في تحديد الخطوات اللازمة نحو فهم أفضل لتقدم أي مهمة معينة - مما يتيح للفرق تحقيق الأهداف بكفاءة أكبر!

توفر مخططات PERT لمديري المشاريع أداة قوية للمساعدة في زيادة الكفاءة. من خلال تحديد نطاق المهام بوضوح ، تمكّن هذه المخططات المستخدمين من إدارة الأنشطة المعقدة بفعالية وقياس المدة التي يجب أن تستغرقها كل مهمة مع التمييز بين العناصر الحرجة وغير الحرجة. بالإضافة إلى ذلك ، تعمل PERT على تبسيط العمليات من خلال تسليط الضوء على الأنشطة الموازية وتحديد الحد الأدنى من الوقت المطلوب بسرعة للانتهاء. وهذا يجعلها رصيدًا لا يقدر بثمن للمنظمات في جميع أنحاء العالم.

4. مخطط باريتو

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

عند اتخاذ القرارات ، يعتمد مديرو المشاريع غالبًا على الرسوم البيانية البسيطة لفهم البيانات بسرعة ودقة. على الرغم من فعاليتها في كثير من الحالات ، قد لا تكون المعلومات المقدمة كافية في بعض الأحيان لصنع القرار الناجح. أدخل الرسوم البيانية باريتو - أداة قوية يمكن أن تساعد رجال الأعمال على الوصول إلى جميع الأفكار اللازمة للاختيارات الصعبة!

تعد مخططات باريتو أداة لا تقدر بثمن لإدارة المشروع ، حيث تجمع بين الرسوم البيانية الشريطية والخطية لتوفير نظرة ثاقبة حول تقدم تحليل ستة سيغما. من خلال التمثيل المرئي الشامل ، فإنه يتيح الاتصال الفعال بين الفرق المختلفة المشاركة في مسعى معين - تسليحهم بمعلومات دقيقة حتى يتمكنوا من اتخاذ قرارات مستنيرة.

قد ترغب في: برنامج إدارة الفريق بواسطة Monday.com - مراجعة الميزات.

5. مخطط السبب والنتيجة

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

يوفر مخطط السبب والنتيجة ، أو مخطط هيكل السمكة كما هو معروف غالبًا ، طريقة مفيدة لتحديد الأسباب المحتملة وراء المشكلة. إنه يقسم كل سبب محتمل إلى فئات فردية من أجل تحديد أي مشكلات جذرية أساسية بسرعة وسهولة داخل بيئة المشروع.

قد يكون تحديد السبب الجذري للمشكلة أمرًا صعبًا ، خاصة عند جمع الأفكار مع فريق. لحسن الحظ ، هناك طريقة سهلة لتصور وتنظيم جميع جلسات العصف الذهني - مخططات السبب والنتيجة! تقدم هذه الأداة نظرة ثاقبة للمشكلات بحيث تظهر الحلول الفعالة بسرعة دون إضاعة الوقت والجهد.

6. مخطط التحكم

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

كأداة قوية لمراقبة الجودة ، توفر مخططات التحكم (التي يشار إليها غالبًا باسم مخططات سلوك العملية) مديري المشاريع نظرة ثاقبة لا تقدر بثمن حول التغييرات في أي عملية معينة. من خلال التحليل الشامل لهذا المخطط بمرور الوقت ، يمكن تحديد المشكلات المحتملة وتصحيحها بسرعة لتحقيق أقصى قدر من الكفاءة في الأداء. هذا يجعل من الممكن الحفاظ على العمليات بشكل استباقي في مستواها الأمثل. وهذا يضمن استمرار الأعمال في كل مكان على المسار الصحيح لتحقيق نتائج ناجحة!

يعد مخطط التحكم أداة مفيدة لمراقبة نجاح مشروعك عن طريق قياس كل من مؤشر أداء الجدول (SPI) ومؤشر أداء التكلفة (CPI). باستخدام هذا التصور ، يمكنك تحديد استقرار العملية بدقة بسهولة. يمكنك معرفة المزيد حول كيفية إنشاء مخطط التحكم هنا.

7. مخطط مصفوفة

مصدر الصورة: commons.wikimedia.org.

تعد مخططات المصفوفة أداة لا تقدر بثمن للحفاظ على معايير عالية لإدارة الجودة. من خلال رسم العلاقات بين مجموعات مختلفة من البيانات على الشبكة ، توفر هذه المخططات وضوحًا مرئيًا للعمليات والمهام المعقدة. من مهام سير العمل البسيطة إلى العلاقات المعقدة متعدد الأطراف ، تمكّن المخططات التخطيطية للمصفوفة المؤسسات من فهم أساليب عملها الداخلية بشكل أفضل. هذا يجعلها ضرورية في ترسانة أي منظمة ضد الأداء دون المستوى.

تعد مخططات المصفوفة أدوات فعالة تسهل مقارنة ما يصل إلى أربع مجموعات من المعلومات. يمكن استخدام هذه المقارنة لأغراض صنع القرار ، مما يوفر نهجًا منظمًا يساعد في تصور العلاقات بين مجموعات البيانات وتأثيرها على أي مهمة معينة. توجد أنواع مختلفة من مخططات المصفوفة ، بما في ذلك مصفوفات الاحتمالات وخرائط السياق وتحليلات التأثير. كلها مصممة للمساعدة في فهم الاتجاهات بمزيد من العمق.

8. مخطط انسيابي

مصدر الصورة: es.m.wikipedia.org.

يسعى مديرو المشاريع جاهدين لإيجاد طرق عملية لتحسين كفاءة المشروع وتعتبر المخططات الانسيابية أداة رائعة في هذا الصدد. إنها توفر تمثيلًا مرئيًا ثاقبًا للأهداف والأنشطة والنتائج المرتبطة بمشروع معين - مما يسمح بتحسين إدارة العملية والكفاءات الشاملة!

تقدم المخططات الانسيابية مساعدة مرئية لتعزيز الاتصال الأساسي في إدارة المشروع. باستخدام تصميم مبتكر ، تستخدم المخططات الانسيابية رسومات على شكل سهم لتحديد اتجاه التسلسل ومساعدة المحترفين في التخطيط للأحداث أو المهام القادمة بشكل أكثر فعالية.

توفر المخططات الانسيابية طريقة رائعة للتنظيم وتحقيق أقصى استفادة من الوقت. من خلال استخدامها جنبًا إلى جنب مع مخططات جانت ، يمكن إدارة المشاريع المعقدة بشكل أكثر فاعلية من خلال وضع خطط واضحة وتفويض المهام وفقًا لمتطلبات الجدول الزمني الخاصة بهم. يمكنك التحقق من كيفية إنشاء مخطط انسيابي أساسي هنا.

9. العمل - الهيكل التفصيلي

مصدر الصورة: www.flickr.com.

يعتمد كل مشروع ناجح على القدرة على تقسيم المهام المعقدة إلى مكونات أبسط وأكثر قابلية للإدارة. يساعد هيكل تقسيم العمل (WBS) الفرق على تحقيق ذلك من خلال توفير إطار عمل واضح لفهم وتنفيذ مشاريعهم. من خلال تقسيم الأهداف الكبيرة إلى مهام فرعية ، يعطي WBS الوضوح في تحديد التفاصيل المعقدة اللازمة لإكمال أي تعهد. يمنحك هذا دائمًا البداية الحاسمة!

تعد WBS أداة فعالة للغاية لإدارة المشاريع ، حيث توفر تسلسلاً هرميًا منظمًا للمهام لتحسين استخدام الموارد وزيادة الإنتاجية. من خلال تحديد نطاق العمل وتقسيمه إلى أجزاء يمكن إدارتها ، يوفر WBS هيكلًا لإنشاء جداول زمنية مرتبطة وتبعيات ضرورية لإكمال ناجح.

10. الجدول الزمني

مصدر الصورة: en.wikipedia.org.

تبسيط التعاون في المشروع باستخدام مخطط جدولة زمني! تعرض هذه الأداة البديهية معلومات معقدة بتنسيق مرئي منظم وسهل الفهم ، مما يمكّن الفرق من البقاء على اطلاع دائم على حالة مشاريعهم. أية تغييرات؟ لا توجد مشكلة - ما عليك سوى تحديث الرسم التخطيطي لتتبع التسليمات في الوقت الفعلي وإلقاء نظرة ثاقبة على تعديلات الجدول الزمني.

يعد إنشاء مخطط جدولة زمني جزءًا أساسيًا من أي مشروع. يسمح هذا للمديرين بتحديد المواعيد النهائية مع الحفاظ على المهام منظمة ومزامنة. من خلال هذه الأداة التفصيلية ، من السهل تحديد المشاريع سواء على أساس العمل الجاري أو على أساس مستقبلي. هذه هي الطريقة المثلى لتحديد التوقعات دون تأخير! يمكنك التحقق من مثال قالب المخطط الزمني للحدث للحصول على فكرة أوضح.

قد ترغب أيضًا في: مراجعة تطبيق EMERGE - أحد أفضل برامج إدارة المخزون لتجار الجملة.

الكلمات الأخيرة

يعتمد مديرو المشاريع على مجموعة متنوعة من عروض البيانات المرئية المختلفة لقيادة المشاريع بفعالية في كل مرحلة. تأتي هذه المخططات والرسوم البيانية في نوعين رئيسيين ؛ تلك التي ترسم العمليات ، وتلك التي توفر تفاصيل حول المهام الفردية. من خلال التمثيل المرئي لمخططات إدارة مشروع المعلومات ، تبسط مجموعات البيانات المعقدة بحيث يسهل على الفرق فهمها بسرعة - مما يوفر البصيرة اللازمة للنجاح!

يمكن لمديري المشاريع استخدام هذه المخططات للحصول على صورة موجزة لمشروعهم وتحديد المشكلات في وقت مبكر. وهذا يساعدهم على وضع جداول زمنية قابلة للتحقيق ، والحفاظ على معايير الجودة المطلوبة ، وفي نهاية المطاف تسليم المشاريع الناجحة بأقصى قدر من الكفاءة.

نجاح إدارة المشروع يتوقف على التخطيط السليم. بدونها ، حتى المشاريع الصغيرة يمكن أن تصبح غير قابلة للإدارة بسرعة ، مما يؤدي إلى خسائر باهظة في الوقت والموارد. لتقليل المخاطر والبقاء منظمًا طوال مدة المشروع ، يستخدم المديرون الأذكياء المخططات والرسوم البيانية كمساعدات بصرية أثناء تحديد أهداف ومعالم واقعية لتتبع التقدم. من خلال اتخاذ هذه الخطوات الاحترازية مسبقًا ، ستظهر مفاجآت أقل أثناء إكمال المهمة التي في متناول اليد!