أهم 8 أشياء يجب مراعاتها قبل التعاقد مع إدارة الأحداث وخدمات إنتاج الصوت والصورة

في عملية إدارة الحدث ، يعد الاستعانة بمزود خدمة إدارة الحدث المناسب ذا أهمية كبيرة لإنجاح الحدث. يجب أن تكون شركتك المحتملة لإدارة الأحداث والإنتاج قادرة على أداء جميع الوظائف بأفضل الطرق الممكنة.

لاختيار الشركة المناسبة ، هناك عدة عوامل تحتاج إلى أخذها في الاعتبار. في هذا المنشور ، نناقش العناصر الرئيسية في هذا الصدد حتى تتمكن من الحصول على أفضل تجربة في إدارة الأحداث.

عوامل يجب مراعاتها أثناء تعيين إدارة الأحداث وخدمات إنتاج الصوت والصورة

إذا كانت لديك جميع المهارات والمعدات في عملك ، فستكون إدارة أحداثك بنفسك أمرًا حيويًا. لكنها حقيقة أن معظم الشركات تفضل الاستعانة بمصادر خارجية لأحداثها للحصول على أفضل النتائج. إذا كنت أيضًا أحدهم ، فإليك 8 عوامل أساسية يجب مراعاتها أثناء التعاقد مع شركة لإدارة الأحداث.

1. هيكل التكلفة

إن فهم ما ستدفعه وما ستحصل عليه هو أساس أي عملية صنع قرار. في هذا الصدد ، يجب أن تسأل مقدم خدمة الإنتاج وإدارة الأحداث المحتمل عن هيكل التكلفة الخاص به.

يستخدم الناس مئات الحيل لإخفاء التضخم في أسعارهم ، لذا فإن طرح الأسئلة الصحيحة يمكن أن يساعد. سواء كانوا يتقاضون رسومًا بالساعة أو على أساس التكلفة الإضافية؟ وإذا كانوا سيتقاضون رسومًا بالساعة ، فكيف ستعمل رسومهم الإدارية؟

بالإضافة إلى ذلك ، يجب عليك مقارنة أسعار مختلف مقدمي الخدمات لاتخاذ قرارات مستنيرة والحصول على خدمات مناسبة للميزانية.

2. الأدوات والمعدات

في عملية التوظيف لإدارة الأحداث وشركة الإنتاج السمعي البصري ، من الضروري معرفة المخرجات. في هذا الصدد ، يمكنك أن تطلب من مزودي الخدمة المحتملين تقديم عرض ونماذج ثلاثية الأبعاد للافتات والتخطيط المرحلي والتخطيطات ورسومات CAD وما إلى ذلك ، طوال العملية.

هذه أسئلة يجب طرحها قبل توقيع العقد. يمكن أن يساعد توافر مثل هذه الأدوات والمساعدات البصرية كل كيان معني ، بما في ذلك المخططين وصناع القرار والمديرين التنفيذيين.

جانب آخر هو ملكية الأدوات والمعدات المطلوبة. لقد لوحظ أن معظم شركات إدارة المنتجات والأحداث تقوم بتأجير بعض المعدات من أطراف ثالثة. يمكن أن تزيد هذه الممارسة من تكاليف إدارة الحدث.

لذلك ، تأكد من أن مزود الخدمة الذي تتعاقد معه يجب أن يمتلك جميع أدوات الإنتاج وإدارة الأحداث المطلوبة.

3. خبرة الطاقم

في جعل حدث ما ناجحًا ، لا يمكنك تجاهل دور خبرة الطاقم. إذا كان لدى مقدم الخدمة المعين لديك أعضاء عديمي الخبرة في طاقم إدارة الأحداث ، فقد يواجه حدثك مشكلات. يجب أن يكون لديهم فهم لما يتعين عليهم القيام به في موقف معين.

غالبًا ما تقوم شركات الإنتاج وإدارة الأحداث بتوظيف عمال بدوام جزئي للتعامل مع الأحداث المختلفة. يفعلون ذلك لتوفير تكاليف النقل وإشراك السكان المحليين. وبشكل أكثر تحديدًا ، عندما تكون الأحداث خارج المحطة. قد لا تكون هناك مشكلات في هذا الجانب إذا نظمت حدثًا عشوائيًا لا يتطلب خبرة محددة. ومع ذلك ، إذا كان الحدث الخاص بك يفعل ذلك ، فقم بتعيين مزود خدمة مع طاقم من ذوي الخبرة.

4. مسار العمل في حالات الطوارئ

يمكن أن تحدث المآسي في أي وقت ، ويمكن أن تتأثر أحداثها أيضًا. قد تأتي الأزمة في شكل كوارث طبيعية مثل الزلازل والحرائق أو حالة أعمال الإرهاب. أثناء التخطيط لحدث ما ، يجب أن تكون هناك خطة للتعامل مع مثل هذه الظروف الحتمية.

في هذا الصدد ، يجب أن تسأل مزود الخدمة المحتمل عن البروتوكولات التي سيتم فرضها في مثل هذه الظروف.

5. طريقة البروفة

من أجل التنفيذ الصحيح في وقت الحدث ، من الضروري ممارسة جميع الإجراءات والتحقق من أن جميع المعدات تعمل بشكل صحيح. إنه يساعد دائمًا في تجنب أي مفاجآت في اللحظة الأخيرة.

وفقًا لخبراء إدارة الأحداث ، تتيح لك التدريبات التأكد من أن جميع المعدات تعمل بشكل صحيح ، ويتم تنسيق جميع العروض التقديمية بشكل صحيح ، وسيستمر الحدث بشكل جيد. لذلك ، يجب أن تسأل مقدمي الخدمة المحتملين في هذا الصدد.

6. لم تجرب الأفكار بعد

ألا تعرف بعد عن إدارة الحدث القادم لشركتك؟ يمكنك سؤال مزودي الخدمة المحتملين عن الأفكار التي لم يجربوها بعد.

سيساعدك القيام بذلك في الحصول على خطط أحداث مبتكرة متعددة. سيُعلمك أيضًا بمستوى الإبداع لدى مزودي الخدمة المعنيين. علاوة على ذلك ، فإنه يفتح قنوات إبداعية جديدة ويجعل تجربة المبدعين والمخططين والحضور ممتعة في كل جانب.

7. وقت الإعداد

يجب أن يعرف المخططون المدة التي سيستغرقها إعداد المكان. يعتبر النظر في وقت الإعداد مهمًا أيضًا لأنك تحتاج إلى حجب المساحة المعنية لهذا الوقت الطويل. ومع ذلك ، قد يختلف بناءً على حجم الحدث وتعقيده ونطاقه.

غالبًا ما لوحظ أن المخططين يخرجون من الوقت ويسارعون للوفاء بالموعد النهائي ، مما يزيد من التكاليف وقد يؤدي إلى تدريبات على إطلاق النار في اللحظة الأخيرة.

لذلك ، قم بتعيين شركة يمكنها توقع وقت الإعداد بدقة ، إلى جانب الاهتمام باحتياجات الأشخاص الأساسية.

8. السمعة في السوق

المصداقية والسمعة في السوق لهما أهمية كبيرة. على الرغم من أنه ليس من الصعب التحقق من مصداقية مزودي الخدمة ، يحاول العديد من مزودي الخدمة تزييف قصص نجاحهم لجذب العملاء.

يجب أن تكون على دراية بهذا الجانب وتبحث دائمًا عن منصات التعليقات حيث لا يمكن للشركات تزييف المراجعات لصالحها. بالإضافة إلى ذلك ، يمكنك التحقق من حسابات وسائل التواصل الاجتماعي الخاصة بهم والحصول على تعليقات من المستخدمين الآخرين لمعرفة رأي الآخرين حول مزود الخدمة المعين هذا.

للتحقق من مصداقيتهم وسمعتهم في السوق ، يمكنك أن تطلب منهم توفير جهات اتصال لعملائهم السابقين حتى تتمكن من معرفة مصداقيتهم والحصول على تعليقات بشأن خدماتهم.

استنتاج

مفتاح نجاح أي حدث هو فريق إدارة الحدث. كلما زادت كفاءة إدارة الأحداث وتجهيزها جيدًا وفريق الإنتاج السمعي البصري الذي تقوم بتعيينه ، سيكون الحدث الخاص بك أكثر نجاحًا.

بالنظر إلى العوامل المذكورة سابقًا قبل التعاقد مع مثل هذه الشركة ، ستفيدك بالتأكيد بجعل أحداثك لا تُنسى وفعالة من حيث التكلفة.