اجتماعات العمل 101 - 7 نصائح لإدارة اجتماع فعال

على الرغم من أن الاجتماعات جزء من تفاعلاتنا اليومية ، إلا أننا لا نعرف أبدًا ما قد تكون عليه ، أو اجتماعًا مثمرًا للغاية أو مجرد اجتماع آخر لا طائل منه ويضيع وقتنا. يمكن أن تنجز الاجتماعات الكثير من العمل أو تنهي العديد من الاجتماعات وتدعي أنك لم تنجز أي شيء! بعد كل شيء ، لا يمكنك القول أنك لم تدخل أبدًا في اجتماع سيء. ربما كنت في واحدة فقط ، أو تتذكر عندما لم يكن الاجتماع الذي شاركت فيه يسير على ما يرام أو بدأ جيدًا وانتهى بشكل سيء. هل تأخر الحضور؟ أم أنهم لم ينتبهوا؟ هناك العديد من الأسئلة التي يجب الإجابة عليها ، ولكن في هذه المقالة ، سنناقش بشكل أكبر كيف يمكنك تجنب هذه الأخطاء الصغيرة وإجراء اجتماع فعال مع الخطوات التالية.

7 نصائح لإدارة اجتماع فعال

هل تحتاج الى لقاء؟

إذا تم إحباط فريقك أو أعضاء الشركة الآخرين لدخول اجتماعاتك ، فمن المحتمل أن يشعروا أن اجتماعاتك ليست ضرورية. عندما يحدث هذا ، فأنت لا تهدر وقت الناس فحسب ، بل تضيع وقتك أيضًا. ومع ذلك ، متى تعلم أنه يتعين عليك ترتيب اجتماع؟ أولاً ، هل جلست للتفكير في الوضع في عملك؟ إذا لم يكن كذلك ، حدد وقتًا للتفكير بمفردك - فقط لنفسك. حتى إذا كان عليك تحديد موعد اجتماع ، فستظل قادرًا على القيام بذلك لاحقًا.

لا تحتاج إلى إنفاق الكثير من التفكير لمعرفة مكان عملك. بدلاً من ذلك ، يمكنك ببساطة محاولة الجلوس لمدة 10 دقائق على الأقل والتفكير فيما إذا كان بإمكانك التعامل مع كل شيء بمفردك أم لا. بعد ذلك ، إذا كنت بحاجة إلى تدخل خارجي من الأشخاص الذين يحضرون الاجتماع ، فأرسل بريدًا إلكترونيًا وحدد موعدًا للاجتماع بعد ذلك مباشرة. بعد كل شيء ، مع قوة الاجتماعات عبر الإنترنت ، لن تضطر إلى جدولة الاجتماعات وجهًا لوجه ؛ يمكن أن يكونوا متصلين.

تخطيط وتنظيم اجتماعك الفعال

يجب تنظيم جميع الاجتماعات بطريقة ما ، لذا تأكد من نشر أهدافك وجدول أعمالك ، حتى لو كانت تتضمن بعض النقاط. اختر إطارًا زمنيًا مناسبًا لك وتأكد من أنه الوقت المناسب للمشاركين. تذكر أيضًا أنك تريد تجنب الاجتماعات الطويلة. يصعب ملاءمتها مع جداول الأشخاص ويمكن أن تستغرق وقتًا طويلاً.

قبل كل شيء ، لا يوجد وقت مثالي للوقت الذي يجب أن يستغرقه الاجتماع لأنك قد لا تعرف أبدًا مدى انشغال جدول شخص ما ، وستعتمد المدة على الغرض العام لاجتماع العمل. ومع ذلك ، وفقًا للإحصاءات ، يجب أن تكون القاعدة العامة للاجتماعات هي ألا تزيد مدتها عن 60 دقيقة ويجب أن تتراوح ما بين 15 إلى 30 دقيقة.

بدلاً من ذلك ، يمكنك مناقشة كيفية عمل الجداول الزمنية بتعمق مع المشاركين. إذا كان الوقت ضيقًا ، فحاول عقد اجتماع أقصر وإذا كانت أكثر حرية ، فقم بعقد اجتماعات أطول تصل إلى ساعة واحدة.

علاوة على ذلك ، كلما رأيت أنك تعقد اجتماعات أقصر ، يمكنك البدء في تمرير بطاقة عمل إلى كل شخص في عجلة من أمره. تتيح لك خدمات طباعة بطاقات العمل القيام بذلك ، لذلك يمكنك إبقاء الجميع على اتصال بأي أسئلة قد تكون لديهم بعد الاجتماع ، خاصةً عندما يكونون في عجلة من أمرهم.

ضع جدول الأعمال

ستندهش من عدد الاجتماعات التي تبدأ فعليًا بدون أي غرض على الإطلاق ، وهذا هو المكان الذي سيتم فيه إحباط المشاركين للانضمام. يمكن تلخيص جدول أعمال الاجتماع على السبورة البيضاء أو حتى نشرة ثم مناقشتها على السبورة البيضاء. ومع ذلك ، قبل بدء الاجتماع ، يجب أن يعرف الجميع سبب وجودهم في مكانهم والغرض من الاجتماع العام.

سيوجه جدول الأعمال المحادثة ويضمن عدم خروج الاجتماع عن الموضوع. لذلك ، إذا كان لديك جدول الأعمال الذي تم إعداده قبل بدء الاجتماع ، فسيعرف الجميع ما سيحدث من البداية. لا يرغب معظم المتخصصين في الأعمال في حضور الاجتماعات إذا لم يكن لديهم جدول أعمال معد. في الواقع ، وفقًا لدراسة ، اتفق معظم المتخصصين في الأعمال على أنه إذا لم يكن هناك جدول أعمال ، يمكن أن يصبح الاجتماع فوضويًا بسرعة كبيرة. بعد كل شيء ، لا أحد يريد الدخول في اجتماع لمناقشة ما فعلوه بالأمس!

حدد عدد المرات التي يجب أن تنظم فيها اجتماعًا فعالاً

هناك سببان مهمان وراء الاجتماع ، إما لاكتساب الزخم أو لتغيير مسار كيفية سير العمل. نقصد بتغيير المسار تشجيع جلسات التخطيط والمفاوضات وأي اجتماعات طارئة وغير ذلك. من أجل الحفاظ على الزخم ، تحتاج أيضًا إلى عقد اجتماعات منتظمة ، ولكن كم مرة تحتاج إلى القيام بذلك؟ الاجتماع في كثير من الأحيان ليس فكرة ذكية ، وقد يكون مجرد مضيعة للوقت. من ناحية أخرى ، فإن عدم تلبية ما يكفي ليس فكرة جيدة ، والتقييم والتحسين يعتبران مجرد فكرة لاحقة.

بشكل عام ، لا يوجد سبب للقاء كل يوم ، ولكن عقد اجتماع مرة أو مرتين في الأسبوع هو الخيار الأمثل. على سبيل المثال ، وفقًا لمارك زوكينبيرج ، يعد الاجتماع الأسبوعي أمرًا بالغ الأهمية للحفاظ على مستوى أداء عالٍ في شركتك. بالإضافة إلى ذلك ، من الأفضل أن تجتمع يوميًا كلما كان هناك موظفين جدد حتى يعرفوا طريقهم الخاص. علاوة على ذلك ، إذا شعرت بالارتباك بأي شكل من الأشكال ، يمكنك طرح الأسئلة التالية لتقييم عدد الاجتماعات التي تحتاجها بشكل أفضل:

• هل الاجتماع عاجل؟ افعلها كل يوم.
• هل الاجتماع مهم ولكنه ليس عاجلاً؟ يجتمع بانتظام ولكن ليس كل يوم.
• هل الاجتماع عاجل ولكن ليس بهذه الأهمية؟ لديك اجتماع لمرة واحدة.
• هل اجتماعك غير مهم أو عاجل؟ ليس لديك اجتماع على الإطلاق. فقط أرسل بريدًا إلكترونيًا.

اختر بحكمة من هو جمهورك

إنها لفكرة ممتازة مشاركة المعلومات عبر الفريق بأكمله والحفاظ على مشاركة الجميع بشكل كامل. ومع ذلك ، تحتاج أيضًا إلى التفكير في تأثير الاجتماع على مستويات الإنتاجية وميزانيتك. ومع ذلك ، افترض أنك تريد تقليل حضور الاجتماع. في هذه الحالة ، يمكنك التفكير في استخدام أداة إدارة مشروع تعاونية تسمح لفريقك بأكمله بمشاهدة كيفية تأثير مهامهم على تقدم المشروع. يمكن أن يساعدك هذا في توفير الوقت من خلال عدم الاضطرار إلى تحديث الموظفين بمستويات تقدمهم. على سبيل المثال ، بعض أدوات إدارة المشاريع التعاونية التي يمكنك التفكير في استخدامها هي:

• تريلو
• مدير المشروع
• جيرا
• وريك
• Monday.com ، وأكثر من ذلك

كن دقيقا مع الوقت

كما ذكرنا سابقًا ، قد لا يكون لدى كل شخص يحضر اجتماعًا الكثير من الوقت. لهذا السبب يجب أن تكون دقيقًا للغاية عندما يتعلق الأمر بالوقت. على سبيل المثال ، إذا بدأ الاجتماع في الساعة 10:00 صباحًا ، فلا تدفعه بعد دقيقة أو حتى تنهيه بعد وقت الانتهاء المحدد. الوقت هو المال ، وكل من ينتظر أن يخمن موعد بدء الاجتماع هو مصدر قلق كبير وإهدار للموارد. بعد كل شيء ، إذا أراد شخص ما أن يكون في الوقت المحدد ، فسوف يفعل.

يحترم جميع المحترفين في جميع أنحاء العالم الوقت قبل أي شيء آخر. على سبيل المثال ، إذا جلست لتتحدث مع بيل جيتس ، فهو يمنحك خمس دقائق فقط ، وإذا كنت بحاجة إلى إطالة ذلك الوقت ، فسيقوم بتعيين مؤقت آخر لمدة خمس دقائق. أنجح الأشخاص في العالم يلتزمون بالمواعيد في إدارة وقتهم ، خاصةً في الاجتماعات.

علاوة على ذلك ، فإن وقت الانتهاء لا يقل أهمية عن وقت البداية. إذا كنت معتادًا على الانتهاء في وقت متأخر عن موعد نهايتك ، سيعرف معظم الناس أنك لست ملتزمًا بالمواعيد ولا تأخذ اجتماعاتك على محمل الجد. باختصار ، أنت لست هنا لتضيع وقت أي شخص ، بما في ذلك وقتك.

لا تنس أن يكون لديك موقف جيد

لا أحد يريد حضور اجتماع بثقافة تنظيمية سيئة ، وهذا يشمل السلوك السيئ وأكثر من ذلك بكثير. إليك ما يمكنك فعله لإظهار حسن السلوك عندما تكون في اجتماع:

• الالتزام بالمواعيد (في الوقت المحدد)
• إيلاء اهتمام وثيق لما يقوله الآخرون
• الاستماع بقدر ما تتحدث
• أن تكون إيجابيا وحيويا
• يتحمل المسؤولية
• احترام حضور الآخرين
• عدم لوم الآخرين على أي شيء

من خلال القيام بما يلي ، فإنك تحافظ على بيئة إيجابية داخل الاجتماع وتتجنب أي تعارض مع المشاركين الآخرين في الاجتماع. بعد كل شيء ، يريد الجميع أن يكونوا حول شخص إيجابي وحيوي.

الاجتماع الفعال - اختتامه

حسنًا ، هذا كل شيء في النصائح السبع لإدارة اجتماع فعال. نأمل أن يكون لديك فهم واضح لما يمكنك القيام به لعقد اجتماعات أفضل في عملك. سيحضر العديد من الأشخاص الاجتماعات ولا يعرفون حتى سبب حضورهم لها. هذا بالتأكيد شيء لا تريد أن يحدث لأن أهمية الاجتماع هي تحديد مكان مشاكل المنظمة وتعزيز التحسين بعد انتهاء الاجتماع. الاجتماعات مهمة ، وإذا وجدت التوازن الصحيح عند تنظيمها ، فسيكون من دواعي سرور الجميع ، بما فيهم أنت ، حضورها.