نصائح عملية لتحسين عمليات عملك

تلعب العديد من العوامل دورًا في بناء عمل مزدهر ، أحدها إدارة العمليات التجارية. تتضمن عملية الأعمال الخطوات التي تتخذها شركتك لتحقيق أهداف محددة. تعني إدارة عمليات الأعمال المراجعة المستمرة لكل عملية من عمليات شركتك وتحسينها. من خلال القيام بذلك ، فإنك تزيد من القيمة التنظيمية الإجمالية.

بمجرد أن تتوسع الشركات ، فإنها تصبح أيضًا أكثر تعقيدًا ، وتشارك المزيد من الأشخاص في العمليات اليومية والمزيد من التباين في توقعات العملاء. لذلك ، قد يكون من الصعب التحكم في العمليات لأنها تصبح متغيرة ومعقدة ، مما يؤدي إلى زيادة المخاطر على الشركات.

لبناء شركة قابلة للتطوير والاستمرار في المضي قدمًا ، يحتاج قادة الأعمال إلى تحسين عملياتهم بشكل فعال.

لماذا يعد تحسين العمليات التجارية أمرًا ضروريًا لنمو المؤسسة؟

تمر الشركات بتغيير رقمي مستمر في بيئة الأعمال التنافسية اليوم. من الصعب إبقاء عملك على المسار الصحيح ، ويمكن أن تؤثر العمليات غير الفعالة سلبًا على عمليات عملك بأكملها. لا يتطلب الأمر سوى عملية واحدة غير فعالة للتأثير سلبًا على الموارد والربح وجودة المنتج.

فيما يلي بعض فوائد تحسين العمليات التجارية:

• تأكد من أن مؤسستك لديها فريق فعال والمهارات المطلوبة لمساعدتك في تحقيق أهداف العمل ؛
• تصبح أنت وفريقك أكثر إنتاجية ؛
• تحصل على نهج وإخراج ثابت لعملائك ؛
• تصبح وظيفتك أكثر إمتاعًا ؛
• تقلل وقت سير العمل ؛
• أنت تقلل من الأخطاء.

غالبًا ما تكون المنظمات مقاومة للتغيير ، وهذا أمر مفهوم إلى حد ما ، لأنه ليس من المريح الخروج من منطقة الراحة الخاصة بك. لكن الحقيقة هي أنه لا يمكنك توقع النجاح إلا إذا اخترت عدم الراحة. قد تجد صعوبة في معرفة الخطوات الدقيقة لتحسين عمليات عملك. كيف يمكنك التأكد من أنك تقوم بذلك بشكل صحيح؟ لحسن الحظ ، من خلال التسجيل في برنامج تدريبي ، يمكنك تطوير المهارات اللازمة لقيادة تطوير العملية. من خلال الحصول على شهادة الحزام الأخضر ، ستتمكن من تنفيذ مشاريع تحسين العمليات في شركتك. سوف تتعلم كيفية تحسين العمليات التجارية من خلال تحديد وفحص وتقليل القضايا في العمليات.

طرق عملية لتحسين العمليات التجارية

ضع خريطة للعملية الحالية

هذه خطوة لا تحتاج إلى تفكير - قبل إجراء أي تغييرات على العملية ، من الضروري تصورها. يمكن أن تمنحك خرائط العمليات تمثيلًا مرئيًا لسير عمل العملية ، وبالتالي ، فهي تتيح لك فهمها وتفسيرها بشكل أفضل ثم إجراء التحسينات اللازمة.

توفر الزاوية المرئية للعمليات منظورًا تفصيليًا لعناصر سير عمل العملية ، مثل الموظفين المسؤولين والمهام والأنظمة والأدوات. بهذه الطريقة ، يسهل عليك تحديد المشكلات التي تؤثر سلبًا على أداء عملك.

بمجرد التعرف على ما هو غير صحيح ، يمكنك اتخاذ إجراءات لتحسين العمليات.

يمكن أن تساعدك العديد من الأدوات في تعيين العمليات ، مثل Lucidchart أو Microsoft Visio. أو يمكنك ببساطة استخدام الورق والقلم - إذا لم يكن الاستثمار في مثل هذه الأداة من بين خياراتك.

ابدأ بطرح الأسئلة حول العملية

نظرًا لأنك قائد أعمال ، فمن المحتمل أن يكون لديك صورة واضحة عن كيفية عمل عملياتك. ومع ذلك ، يتمتع موظفوك بأكبر قدر من المعرفة حول عمليات عملك. وبالتالي ، فإن الخطوة التالية في تحسين العملية هي طرح الأسئلة على موظفيك. تحقق مما إذا كنت قد حصلت على جميع تفاصيل خريطتك بشكل صحيح.

يعتبر منظور موظفك عن هذا أمرًا بالغ الأهمية لأنه يساعدك على تعلم الأشياء التي قد تفقدها بخلاف ذلك. لنفترض أنك تريد تحسين عملية إعداد العميل عن طريق تقليل وقت الإعداد. بما أنك القائد ، فأنت تعرف خطوات العملية الفعلية. ومع ذلك ، فأنت لست على علم بما يؤدي إلى التأخير في إعداد العملاء. بمجرد التحدث إلى فريق المشروع ، ستكتشف المشكلة - فريق المبيعات الخاص بك لا يستخدم الأنظمة بشكل صحيح لتحديث وقت المشروع بشأن العملاء الجدد.

قد تبدو هذه التفاصيل غير مهمة ، لكنها ضرورية لتحسين استراتيجية العملية الخاصة بك. والطريقة الوحيدة لمعرفة هذه التفاصيل هي طرح الأسئلة الصحيحة على موظفيك. يجب أن تركز على اكتشاف النتيجة المرجوة من العملية ، والجوانب الرتيبة التي يمكن استبعادها ، والمشكلات التي يواجهونها في عملهم اليومي.

افحص سير العمل الحالي لعمليتك

ربما تكون هذه هي الخطوة الأكثر استنفادًا للوقت ولكنها ضرورية في تحسين عمليات عملك. يمكنك استخدام الخريطة التي قمت بإنشائها لتحديد الفجوات وفرص التقدم في سير العمل ثم إنشاء خطة لإعادة تصميم العملية الفعلية بشكل أكثر كفاءة.

اسأل نفسك عما إذا كان بإمكانك تقليل التكاليف عن طريق توفير المال أو الوقت أو الموارد الأخرى ومعرفة مهام العملية التي تؤدي إلى تأخير الإخراج. أيضًا ، ضع في اعتبارك المهام المتكررة والتي يمكن تشغيلها تلقائيًا. هذه ليست سوى بعض الأسئلة التي يمكنك استخدامها كإرشادات لإنشاء استراتيجية عملية فعالة.

أعد تشكيل سير عمل العملية لملء الفجوات

إذا مررت بجميع الخطوات المذكورة أعلاه ، فستحصل على بيانات كافية لبدء إنشاء خطة عمل. بناءً على البصيرة التي حصلت عليها من تحليلك ، اكتب التغييرات التي ستملأ الفجوات في عمليتك وتعزز أداء العمليات.

تعاون مع فريق العملية الخاص بك لتحديد الحلول الأكثر فعالية. لا تغفل عن اقتراح لمجرد أنه يبدو بسيطًا - فقد يكون ذا تأثير. بمجرد إنشاء قائمة بجميع الأفكار والتغييرات التي يمكنك تنفيذها ، ضع في اعتبارك كيف ستؤثر على نتائج العملية ثم رتبها حسب الأولوية وفقًا لتأثير الأعمال.

أتمتة مهام العمليات المتكررة

يقلل التكرار من الإنتاجية - إنه مثل تناول نفس الوجبة يوميًا. سيؤثر غياب الإبداع سلبًا على موظفيك. يمكنك استخدام المعلومات من تحليل العملية لتقييم مهام العملية المتكررة هذه وإيجاد طرق لأتمتتها.

تعمل الأتمتة على تسهيل سير عمل العملية وتسريع العمليات الخاصة بك. بالإضافة إلى ذلك ، فهو يعزز إنتاجية الموظفين لأنهم يوجهون جهودهم نحو القيام بشيء أكثر إبداعًا وقيمة للأعمال.

تقييم كفاءة تغييرات سير العمل

استخدم مؤشرات الأداء الرئيسية لمراقبة أداء العمليات المحسنة. ما نوع النتائج التي ينتجونها ، وما مدى فعاليتها؟ هل العمليات تنفذ بشكل أسرع؟ هل قللت الأخطاء؟ ماذا عن الموظفين؟ كيف تحسنوا؟ هل هم أكثر إنتاجية مما كانوا عليه من قبل؟

من خلال الإجابة على هذه الأسئلة ، ستحصل على صورة واضحة لكيفية تأثير استراتيجية تحسين العملية على عملك. بهذه الطريقة ، ستعرف أن الجهد والوقت الذي استثمرته في تحسين العمليات كان يستحق كل هذا العناء.

من الواضح أن تحسين العملية لا يتوقف هنا ، ولا يزال يتعين عليك البحث عن المزيد من الفرص لتعزيز العمليات بشكل أكبر. الطريقة الوحيدة للبقاء فوق منافسيك في عالم دائم التغير هي تقييم عملك وتحسينه باستمرار.