6 نصائح لأصحاب الأعمال للتعامل مع مشاريعهم

تأتي "الملكية" مصحوبة بمستوى عالٍ من المسؤولية. سواء من حيث الاعتراف بالنجاح أو الرد على الإخفاقات. هناك أيضًا شعور بالسلطة في اتخاذ القرارات الكبيرة.

صاحب العمل يستخدم نتائج المشروع. كما أنهم مسؤولون عن التكاليف المتكبدة أثناء التنفيذ. يمكن أن يكون للمشاريع مالكين متعددين. بمعنى أنهم سيتقاسمون النفقات وسيتم تمثيلهم في المجموعة التوجيهية.

يمكن أن يتماشى المشروع بشكل جيد دون مشاركة مالك المشروع بدوام كامل. ولكن بالنسبة للمشاريع الطموحة والمعقدة والطويلة الأمد ، فإن مشاركتك أمر حيوي. يجب أن تتولى مسؤولية رؤيتك والتوجه العام للمشروع.

يمكن أن تكون إدارة المشروع مهمة شاقة. هذا لأنه من المحتمل أن تظهر التحديات ويجب أن تكون مستعدًا للتعامل معها. إذا لم تكن ، على سبيل المثال ، مجهزًا بشهادات إدارة المشروع. قد يكون لديك أيضًا الشهادات ولكنك تفتقر إلى خبرة مالك أو مدير مشروع رائع.

لاحظ أنه لا توجد نصيحة مثالية لكل موقف عند التعامل مع المشاريع. سيعتمد الحل الخاص بك على تفاصيل موقفك. لهذا السبب تحتاج إلى دليل مالك المشروع لمساعدتك في التعامل مع المشروع بنجاح.

سيمكنك من التعامل مع المواقف الفريدة بناءً على طبيعة المشروع. فضلا عن ثقافة مؤسستك. ستوجه مجموعة المبادئ الواردة في الدليل أفعالك.

كيفية التعامل مع المشاريع بصفتك صاحب عمل

يمكن أن تكون معالجة المشاريع مرهقة للغاية. هذا بسبب التحديات التي تأتي مع تنفيذ المشاريع ضمن جدول زمني محدد.

يمكن أن تتحول المشاريع بشكل خاطئ دون التخطيط والإدارة الاستراتيجيين. قد يتسبب ذلك في تخليك عن مشروع استثمرت فيه كثيرًا. لهذا السبب يجب عليك اتخاذ الاحتياطات قبل استثمار مواردك. ستساعدك النصائح هنا في التعامل مع مشاريعك بشكل أفضل في المرة القادمة.

1. تحديد نطاق المشروع والجدول الزمني

هذه هي الخطوة الأولى خلال المراحل الأولية للمشروع. هذا هو المكان الذي تحدد فيه ما تريد تحقيقه. حدد الأهداف وقم بتمييز النقاط غير المدرجة في النطاق. يُنصح بتدوين كل شيء مهم ويمكن أن يؤدي إلى النجاح. فكر من منظور واسع لتصور ما ستقوم بتنفيذه.

أثناء العمل على النطاق ، ابدأ بشكل كبير وضيق نطاق تركيز مشروعك. يجب أن تتذكر أيضًا تحديد الجدول الزمني للمشروع. كم من الوقت ستخصص للمشروع ومتى تتوقع أن يكتمل؟ هذه أسئلة يجب الإجابة عليها خلال المرحلة الأولية.

وبالتالي ، تحتاج إلى تقدير الوقت لكل مهمة في المشروع. لاحظ أن الموعد النهائي للمشروع ثابت ولا ينبغي تغييره. أخيرًا ، اعرض نطاق المشروع على أصحاب المصلحة للحصول على رأيهم.

2. توفير الموارد المطلوبة

التأكد من وجود موارد لتنفيذ المشروع هو عمل صاحب المشروع. وبالتالي ، يجب عليك التحقق لمعرفة ما إذا كانت الموارد المتاحة كافية. تقييم الاستثمارات والآلات والموارد البشرية والتجهيزات اللازمة. سيساعدك هذا على إدراك الاختناقات المحتملة في التنفيذ.

قد تدرك أن أعضاء الفريق يحتاجون إلى أجهزة كمبيوتر محمولة إضافية. أو أن أصحاب المصلحة بحاجة إلى ساعات إضافية في غرفة الاجتماعات. قد يكون أيضًا أن أحد أعضاء الفريق يعاني من مشكلة صحية. يجب أن تكون متاحًا لتقديم حلول معقولة. تذكر أنه من مسؤوليتك إدارة أوجه القصور.

مثال على ذلك عندما يكون لدى شخص ما يعمل في جزء كبير من المشروع أسباب غير متوقعة لأخذ إجازة. يجب أن تكون قادرًا على استبدالهم قبل أن يؤثر غيابهم على تنفيذ المشروع.

تأكد من التحقق من أن أعضاء الفريق يحصلون على ما يحتاجون إليه. سيضمن هذا تقدم المشروع دون انقطاع.

3. تدريب الموظفين الجدد

عندما تقوم بتعيين موظفين جدد ، ستكون هناك زيادة مؤقتة في العمل. لن تتمكن من تفريغ المهام وإكمال المشروع على الفور في الوقت المناسب أو الحصول على وقت الفراغ الذي تتمناه.

هذا لأنه حتى لو كانوا خبراء ماهرين ، فلن يتأقلموا على الفور مع عملك. هذا لأنهم سيحتاجون إلى وقت لتعلم خصوصيات وعموميات العمل. سيحتاجون إلى فهم توقعاتك منهم. ثم سيتعين عليهم وضع الألغاز عقليًا معًا لمعرفة كيف تضيف القطع الصغيرة إلى أهدافك.

لذلك لا تتوقع منهم أن يصلوا إلى الأرض في اليوم الأول. إذا لم يكن موظفوك من ذوي الخبرة ، فيمكنك حثهم على توسيع معارفهم. يمكنك استخدام تدريب Microsoft Project للمبتدئين لمساعدتهم على تعلم كيفية التعامل مع المشاريع.

تم تصميم تدريب MS Project لأولئك الذين يرغبون في فهم مفهوم إدارة المشاريع. سيساعدهم على تنظيم وإنشاء التقارير الأساسية بشكل مستقل.

ستساعدهم دورات Microsoft Project التدريبية أيضًا على تعلم كيفية تخطيط المشاريع وإدارتها. في نهاية التدريب ، سيكون لديهم كل المعرفة الأساسية حول كيفية:

• قم بإعداد الملفات
• تتبع التقدم
• العمل مع طرق العرض
• تخصيص الموارد
• قم بإنشاء مخطط جانت

4. تتبع الوقت المستغرق في المهام

يعد الاحتفاظ بسجل دقيق للوقت الذي تقضيه في المهام أمرًا مهمًا خاصةً إذا كنت تعمل بالقطعة. يساعدك على معرفة المهام التي تستغرق وقتًا أطول. بهذه الطريقة ، يمكنك إيجاد مجالات للتحسين. هذا مهم أيضًا لوضع الميزانية خاصة إذا كنت تتقاضى كل ساعة.

سيساعد وقت التتبع أيضًا في تخصيص الميزانية. وكذلك تحديد نطاق المشاريع المستقبلية. تذكر أن الوقت يمكن أن يضيع بسهولة عندما يعمل الناس. لهذا السبب ، سيكون من الجيد الحصول على أداة لإدارة المشاريع بقدرات تسجيل الدخول والخروج.

يمكن أن تحتوي أيضًا على ميزة توضح لك الساعات التي قضاها في العمل على مهمة. سيكون هذا مفيدًا بشكل كبير في إدارة المشروع.

5. احصل على برنامج محاسبة

سيساعدك تتبع النفقات في السيطرة على التدفق النقدي. يساعدك أيضًا على تصنيف نفقاتك ، وبالتالي الحصول على صورة واضحة عن أين تذهب الأموال.

يمكنك أيضًا استخدام البرنامج لتحميل إيصالات النفقات وتسجيل المعلومات من الإيصالات الممسوحة ضوئيًا. يضمن ذلك عدم تخزين الإيصالات الورقية التي يمكن أن تضيع بسهولة. يجب أن يحتوي تطبيق المحاسبة الجيد على وحدة جدول زمني.

سيساعدك هذا في تحصيل رسوم من العملاء بناءً على الوقت الذي تقضيه في المشروع. تساعد الجداول الزمنية في إدارة المشروع من وقت الميزانية. كما أنه يساعد في إصدار الفواتير للعملاء.

ستضمن عدم المبالغة في دفع العملاء أو دفع مبالغ أقل من قيمتها. بعد الانتهاء من المشروع ، يمكّنك الجدول الزمني من مقارنة ساعات العمل الفعلية والميزانية الأصلية. يساعدك هذا في التخطيط بدقة أكبر في المرة القادمة.

6. تحسين الاتصال الداخلي

عند العمل لتحقيق هدف مشترك ، يحتاج فريقك إلى بيئة للتواصل. لكن وضعها في غرفة واحدة لن يكون أفضل طريقة للقيام بذلك. نحن نشير إلى تعزيز التواصل باستخدام برامج عبر الإنترنت مثل Slack.

سيضمن ذلك أن فريقك يتواصل في الوقت الفعلي بغض النظر عن مكان وجودهم. كما أنه سيساعد على توفير الوقت وتجنب إضاعة الوقت في الاجتماعات المخصصة.

نهائي تيك أواي

المشاريع لها مواعيد نهائية. لسوء الحظ ، يمكن أن تظهر بعض التحديات خلال مرحلتي التخطيط والتنفيذ. يمكن أن تؤخر هذه التحديات اكتمال المشروع أو تجعلك تتخلى عن المشروع. قد لا تكون هذه المواقف تحت سيطرتك المباشرة. لكننا نعتقد أن النصائح الواردة هنا مثل التواصل الأفضل وإدارة الوقت وغيرها ستساعدك على إدارة مشاريعك بشكل أفضل في المرة القادمة. حتى إذا لم تكن مشتركًا بشكل مباشر في مشروع ما ، بصفتك مالكًا ، إذا حافظت على هذه النقاط ، فيمكن أن يساعد ذلك في نجاح المشروع ونمو الأعمال.