فائدة مسك الدفاتر الرقمية وحفظها

مسك الدفاتر الرقمية هي عملية تمكنت الشركات في إيطاليا من تنفيذها منذ عام 2004 ، ويمكن القول ، دون أدنى شك ، أنه بعد عدة سنوات ، أصبح التشريع أكثر نضجًا ووضوحًا ، مما وضع إجراءات الرقمنة دفاتر المحاسبة طوال دورة حياتها. يوفر اختيار مسك الدفاتر الرقمية فوائد كبيرة من حيث الكفاءة ورقمنة العمليات : دعنا نرى كيف.

لوائح مرجعية ليتم تطبيقها

تم إضفاء الشرعية على القيمة المالية والمدنية للوثيقة الإلكترونية وصيانتها الرقمية وصيانتها وتنسيقها من خلال معيار أساسي ، يتكون من القانون المدني ، قانون الإدارة الرقمية (CAD - المرسوم التشريعي 7 مارس 2005 ، رقم 82 smi ) ، ولائحة الاتحاد الأوروبي لحماية البيانات الشخصية "GDPR". بالإضافة إلى ذلك ، يجب ألا ننسى اللوائح المرجعية الخاصة والقطاعية للمجال الضريبي ، مثل القرار الوزاري الصادر في 17 يونيو 2014 ، والذي تم توضيحه بقرارات وردود وكالة الإيرادات.

هناك أيضًا لائحة فنية ، تتكون من القواعد الفنية لتنفيذ CAD ، ما يسمى بإرشادات AgID ، التي تنظم تكوين وإدارة وحفظ المستندات الإلكترونية والتي يجب احترامها. علاوة على ذلك ، تنص CAD على أن التزامات حفظ وعرض المستندات المنصوص عليها في التشريع الحالي يُفهم أنها مستوفاة لجميع الأغراض القانونية عن طريق المستندات الإلكترونية ، إذا كانت الإجراءات ذات الصلة متوافقة مع الإرشادات.

لكن ما هي فوائد الرقمنة؟

اعتمدت العديد من الشركات بالفعل مسك الدفاتر الرقمية وحفظ السجلات لأنها توفر العديد من الفوائد ، على النحو المحدد أدناه:

• خفض التكاليف والوقت اللازم لمعالجة الورق ، من استهلاك الورق والحبر للطابعات وآلات التصوير إلى إدارة المحفوظات الورقية ؛
• عمليات تشغيلية مبسطة ومحسّنة مع الأتمتة والتبسيط وتقليل الأخطاء البشرية النموذجية في إدارة الورق وتقليل مخاطر فقدان الأصول المستندية ؛
• أصالة الأصل وسلامة الدفاتر المحاسبية ، وضمان الحفاظ على اليقين المالي والمحاسبي طوال فترة الاحتفاظ بأكملها ؛
• التوفر الأمثل عن بُعد ، واسترجاعها ، واستخراجها ، وعرضها للوثائق على حد سواء للسلطات المختصة وهيئات التدقيق ؛
• زيادة الأمن والشفافية والموثوقية والوصول المشترك إلى الكتب طوال فترة التخزين ؛
• ربط اليقين الإلكتروني بالتاريخ بدفاتر المحاسبة الخاضعة لعملية الحفظ ، مع وضع الطابع الزمني على فهرس حزمة الأرشفة ؛
• اعتماد الشركة لعمليات قائمة على الاستدامة البيئية من خلال رقمنة الوثائق ؛
• إمكانية تفويض مهام مدير الحفظ في الشركة والاستعانة بمصادر خارجية للأنشطة وعملية الحفظ إلى مقدم خدمة صيانة متخصص.

مرحلتا الصيانة والحفظ ، لحظتان متميزتان

وكالة الإيرادات ، من خلال الاستجابة ذات الصلة ن. أصدر رقم 236 بتاريخ 9 أبريل 2021 توضيحًا مهمًا بشأن صيانة الدفاتر والسجلات وحفظها ، مشيرًا إلى أنه متوافق مع أحكام CAD إلزامي ، وبالتالي ، من الضروري أيضًا ضمان الامتثال للحفظ الرقمي في غضون ثلاثة أشهر من الموعد النهائي للتقديم عن بعد للإقرار الضريبي السنوي.

كان توضيح الوكالة ضروريًا لتوضيح أن مفاهيم وأعمال الصيانة والحفظ تظل متميزة ، وإن كانت مستمرة ، أيضًا في ضوء التعديلات الأخيرة على الفن. المادة 7 ، الفقرة 4 مكررًا ، من المرسوم الاشتراعي رقم. 357/1994 قدم بالفن. 12-ثمارًا من المرسوم بقانون رقم. رقم 34/2019 ، والذي امتد ليشمل جميع الدفاتر والسجلات المحاسبية ، صلاحية الاحتفاظ بالأنظمة الإلكترونية أو الميكانيكية دون الالتزام بالطباعة ، والتي تنطبق بالفعل على سجلات ضريبة القيمة المضافة:

"[...] يعتبر الاحتفاظ بأي سجل محاسبي مع الأنظمة الإلكترونية على أي وسيط ، على أي حال ، أمرًا عاديًا في حالة عدم وجود نسخ على الوسائط الورقية ضمن شروط القانون ، إذا كان ذلك في وقت الوصول أو التفتيش أو التدقيق يتم تحديثها على الأنظمة الإلكترونية المذكورة أعلاه ويتم طباعتها بعد الطلب المقدم من قبل الهيئات القضائية وبحضورها ".

التغييرات المتعلقة بالاحتفاظ بالمجلة ، ودفتر المخزون ، والإدخالات المساعدة التي يجب أن يتم فيها تسجيل الأصول وعناصر الدخل ، والإدخالات الإضافية للمستودع وسجل الأصول القابلة للاستهلاك لم تعدل اللوائح المتعلقة بالحفاظ عليها ، مع الإشارة إلى وثائق تكنولوجيا المعلومات ذات الصلة بالضرائب ، وفقًا للقرار الوزاري الصادر في 17 يونيو 2021.

إبرام وكالة الإيرادات في رأيها

وتوضح الوكالة ، في رأيها كما ورد في الرد رقم 236/2021 ، أنه إذا تم الاحتفاظ بالدفاتر والسجلات في شكل إلكتروني ، لأغراض انتظامها:

1. لا يتعين طباعتها حتى الشهر الثالث بعد الموعد النهائي لتقديم الإقرار الضريبي ذي الصلة ، ما لم تطلب الهيئات الإشرافية القيام بذلك على وجه التحديد أثناء الوصول أو التفتيش أو التدقيق ؛
2. بحلول الموعد النهائي المشار إليه (الشهر الثالث بعد الموعد النهائي لتقديم الإقرار الضريبي) ، يجب تخزينها رقميًا وفقًا للقرار الوزاري المذكور أعلاه المؤرخ 17 يونيو 2014 ، CAD بموجب المرسوم التشريعي رقم. 82/2005 والتدابير التنفيذية ذات الصلة ، حيث يرغب دافع الضرائب في الاحتفاظ بها في شكل إلكتروني ، أو يجب أن تتحقق (مطبوعة على الورق) حيث يرغب دافع الضرائب بدلاً من ذلك في اعتماد التخزين الورقي التقليدي.

الاستعانة بمصادر خارجية لعملية الحفظ

قلنا أن التشريع يسمح بالاستعانة بمصادر خارجية لأنشطة مسك الدفاتر الرقمية لمقدم خدمة حفظ معتمد ومتخصص ، مما يضمن الأمن والموثوقية والجودة في تقديم أنشطة الحفظ. بالإضافة إلى ذلك ، يمكن لمدير الحفظ في الشركة المالكة تفويض كل أو جزء من المهام إلى القائم بالحفظ ومديره أو مديرها لخدمة الحفظ ، على الرغم من أن المسؤولية القانونية تظل على عاتق مالك السجلات ومدير الحفظ الخاص به. يجب أن يشير عمل التفويض إلى المراجع وجميع المهام التي تتطلبها إرشادات AgID التي تم تفويضها إلى مزود الحفظ المختار ومديره لخدمة الحفظ ، باستثناء إعداد وتحديث دليل المالك للحفظ ، والذي يظل بمثابة مهمة غير قابلة للتفويض.

الهدف من خدمة الحفظ المتخصصة هو الحفاظ على متطلبات الأصالة ، والسلامة ، والموثوقية ، والوضوح المرتبطة بدفاتر الأستاذ المحوسبة من مرحلة الصيانة إلى مرحلة الحفظ ، ولضمان الوصول إلى المستندات وإمكانية استعادتها وعرضها طوال فترة الحفظ.

ولكن كيف تتم العملية التشغيلية لمسك الدفاتر الرقمية والحفظ؟

من الناحية التشغيلية ، الأمر سهل: يتم مسك الدفاتر الرقمية في برنامج المحاسبة. بعد ذلك ، هناك عملية آلية تنتج ملفات دفتر الأستاذ من برنامج محاسبة الشركة بتنسيق مناسب (على سبيل المثال ، PDF / A أو PDF) مقسومًا على السنة أو الشهر ، اعتمادًا على حجم وطبيعة نوع دفتر الأستاذ ، ومع إنشاء ملف فهرس يحتوي على بيانات وصفية أساسية. بعد ذلك ، ينص الإجراء على النقل عن بعد من أنظمة الشركة إلى خدمة الحفظ القياسية التي يقدمها المتعاقد الخارجي. يتم نقل أو إيداع الملفات المراد حفظها من خلال مربع حوار تطبيق آمن مباشرة مع موصل يربط نظام إدارة المحاسبة بخدمة الحفظ.

من أجل استكمال حفظ السجلات الإلكترونية ، على سبيل المثال في المجلة ، يوصى بإلصاق التوقيع الرقمي من قبل صاحب المشروع أو من يفوضه وفقًا للمادة 2215 مكررًا من القانون المدني ؛ هذا التوقيع الرقمي مع الإجراء التلقائي يمكن ، على سبيل المثال ، أن يتم إلصاقه بالوكالة بواسطة أنظمة مزود الحفظ بشهادة توقيع رقمي لممثل الشركة ، بطريقة سريعة وشفافة ، قبل الشروع في العملية التشغيلية للأرشفة الإلكترونية القانونية. في حالة دفتر الجرد ، يجب أن يتم لصق التوقيع الرقمي المذكور أعلاه بقوة الممثل القانوني ، بما يتوافق مع أحكام المادة 2217 من القانون المدني.

تتم إدارة عملية الحفظ التشغيلية بالكامل بواسطة موفر الحفظ وتوفر إنشاء مؤشر الحفظ خلال الموعد النهائي القانوني (في غضون ثلاثة أشهر من الموعد النهائي لتقديم الإقرار الضريبي) وفقًا لمعيار UNI SInCRO 11386: 2020 للتشغيل البيني ، بتاريخ التي تم لصق التوقيع الرقمي للشخص المسؤول عن خدمة الحفظ والطابع الزمني (شهادة البيانات).

طوال فترة الحفظ التي تبلغ 10 سنوات (المادة 2220 من القانون المدني) ، ستكون الوثائق المحفوظة وفهرس الحفظ قابلين للبحث ، ومتاحين للاستشارة ، ولأغراض المعارض أيضًا.

كيفية دفع رسوم الدمغة

نذكرك أيضًا أن المجلة ودفتر المخزون يخضعان لرسوم الدمغة. لاعتماد الطريقة المناسبة لدفع رسوم الطابع لحفظ المجلة ودفتر الجرد ، ستحتاج إلى التمييز بين ما إذا كانت دفاتر المحاسبة المذكورة أعلاه محفوظة بأنظمة ميكانيكية ويتم تنفيذها على الورق لأغراض الحفظ ، أو إذا تم الاحتفاظ بها وحفظها رقميًا وفقًا لإرشادات AgID. في حالة مسك الدفاتر الرقمية والتخزين لغايات إبراء الذمة من الضريبة ، فإن أحكام المادة يجب تطبيق 6 من القرار الوزاري الصادر في 17 يونيو 2014.

يجب دفع رسوم الطوابع بمبلغ 16،00 يورو ، وزيادة إلى 32،00 يورو للتجار الفرديين ، والشراكات ، والتعاونيات ، وشركات التأمين المتبادل ، والاتحادات ، والهيئات ، والجمعيات ، مقابل كل 2500 تسجيل أو جزء منها (حيث يعني التسجيل حدث المحاسبة الفردي) ، في غضون 120 يومًا من نهاية السنة المالية وبواسطة وسائل الاتصال عن بُعد حصريًا ، أي عن طريق نموذج الدفع F24 مع رمز الضريبة " 2501 " المسمى "رسوم الدمغة على الدفاتر والسجلات والمستندات الأخرى ذات الصلة للأغراض الضريبية - المادة 6 من المرسوم الصادر في 17 يونيو 2014 ”.

قرار لا. أوضح رقم 161 / هـ بتاريخ 9 يوليو 2007 أنه بالنسبة للمجلة ، يتم تمثيل حدث محاسبة واحد بكل معاملة اقتصادية ، يتم تسجيلها في قيد مزدوج ، بغض النظر عن عدد السطور التفصيلية. من ناحية أخرى ، بالنسبة لدفتر المخزون ، يشير حدث محاسبة واحد إلى التسجيل الذي يتعلق بكل أصل فردي بالإضافة إلى تسجيل الملاحظة التفسيرية.

أحكام المعرض المناسب

فيما يتعلق بعرض السجلات والوثائق ذات الصلة للأغراض الضريبية ، الفقرة 2 من الفن. تنص المادة 5 من القرار الوزاري سالف الذكر على أنه في حالة عمليات التدقيق أو الضوابط أو عمليات التفتيش ، يجب جعل المستند الإلكتروني مقروءًا ومتاحًا عند الطلب على الورق أو الوسائط الإلكترونية في مقر دافع الضرائب أو في المكان الذي يتم فيه الاحتفاظ بالسجلات. ، على النحو الذي أعلنه الطرف وفقًا للمادة 35 ، الفقرة 2 ، الحرف د) من مرسوم ضريبة القيمة المضافة.

تنص الفقرة 4.9 من إرشادات AGID بشأن "أنماط العرض" على أنه ، دون المساس بالالتزامات المتعلقة بعرض الوثائق المنصوص عليها في اللوائح السارية ، يسمح نظام الحفظ للأطراف المصرح لهم بالوصول المباشر ، حتى عن بعد ، إلى الأشياء الرقمية المحفوظة من خلال إنتاج عبوات التوزيع حسب الطرق الموضحة في دليل الحفظ.

هل من الممكن استعادة الماضي؟

نعم ، يمكن استرداد السجلات التاريخية من السنوات المالية السابقة . هذا منصوص عليه في أحكام المادة 4 من القرار الوزاري الصادر في 17 يونيو 2014. من أجل إزالة الطابع المادي من المستندات التاريخية ، في معظم الحالات ، يمكنك إنشاء نسخ على الكمبيوتر من النسخ الأصلية التناظرية عن طريق استخراج نسخ PDF / A أو PDF صحيحة ودقيقة من مستندات مسك الدفاتر من الفترات السابقة من برنامج المحاسبة الخاص بك ، دون الحاجة إلى المرور عبر عمليات مكلفة وشاقة عملية المسح الشامل.

لا يمكن تجنب المسح في حالة وجود أختام أو أختام على المستند الورقي الأصلي والتي تتطلب من دافع الضرائب إنتاج نسخة صورة حقيقية وصادقة عن طريق المسح الضوئي. على كل من نسخ الكمبيوتر ونسخ الصور ، يجب إكمال الإنشاء عن طريق لصق التوقيع الرقمي على ملف النسخة الفردية ، والذي يمكن أيضًا القيام به من خلال عملية توقيع تلقائي ضخمة يتم تفويضها إلى الحافظ. فيما يتعلق بتوقيت الاسترداد ، من المستحسن تنفيذه في فترات ضريبية ، بطريقة منظمة ، من أجل تسهيل العرض المناسب في حالة طلب السلطات ؛ لا يوجد موعد تشريعي نهائي لإضفاء الطابع المادي على الوثائق التاريخية ، ولكن لا يمكن إتلاف المستند الورقي الأصلي إذا لم يكتمل التخزين البديل.

خاتمة

في الختام ، فإن إجراء الرقمنة الكاملة في مراحل مسك الدفاتر هو عملية تشغيلية مثبتة ، وهي عملية منتشرة بالفعل على نطاق واسع في الشركات الإيطالية وتحظى بتقدير كبير من قبل السلطات المختصة (الإدارات المالية ، والسلطات القضائية ، والهيئات الرقابية ، وما إلى ذلك). .